ECM ou GED: o assunto continua
Mario Gabriel de Salles
A sigla GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos – foi criada por volta de 1991 pelo Cenadem, para introduzir a nova tecnologia e ao mesmo tempo facilitar o entendimento do termo usado nos EUA naquela época – EDMS ou Electronic Document Management Systems (Sistemas de Gerenciamento de Documentos Eletrônicos).
A sigla, divulgada desde então pelo Cenadem, foi muito importante para a dissimulação dos conceitos de DI - Document Imaging e DM - Document Management, durante a década de 90. Foi tão importante, que acabou se tornando sinônimo de DI, DM, Workflow, COLD, Records Management e ECM, para os usuários finais, aqui no Brasil.
Tal foi a aceitação do termo GED que se tornou necessário, durante a conversa com as pessoas, perguntar a qual das tecnologias a pessoa estava se referindo, dentre as tecnologias englobadas pela sigla GED (ECM, DM, DI, Workflow, COLD, Records Management) .
Por outro lado, lá nos EUA, não foi criada uma sigla global como o GED. Então, para se diferenciar da concorrência, as várias empresas dessa indústria começaram a criar siglas novas.
Assim, as empresas que antes possuiam somente soluções de DI ou DM, começaram a ofertar os dois produtos juntos, em uma “suite integrada de produtos” e denominaram isso de Content Management ou CM, uma vez que, além das imagens dos documentos, agora podiam gerenciar documentos gerados no formato eletrônico (word, excel, powerpoint, autocad, vídeos, músicas, fotos etc).
A suíte integrada de produtos dessas empresas cresceu e passou a incorporar produtos de Workflow e COLD, o que não afetou o conceito de CM.
No final da década de 90, entre 98-99, as soluções começaram a gerenciar também as páginas de conteúdo dos sites e o processo de criação, revisão, aprovação e publicação dessas páginas no site, incluindo o tempo de permanência das páginas no ar etc. Novamente, para se diferenciar das soluções de CM existentes, foi criada uma nova sigla – WCM ou Web Content Management.
Por volta do ano 2000, outra sigla surgiu, pegando uma carona no conceito de ERP, muito divulgado por ocasião do bug do milênio – ECM ou Enterprise Content Management, que é basicamente o WCM com um novo nome e com um apelo para que a solução seja vista como corporativa e não somente como algo departamental e isolado.
Aqui no Brasil, essas siglas foram usadas pelos fornecedores mundiais para divulgar para o pessoal de TI e para os usuários sobre as vantagens e benefícios de se complementar as soluções que automatizavam somente os dados estruturados (basicamente os ERPs, call centers etc), automatizando-se também os documentos, as tarefas e os relatórios.
Seguiu-se então, dois caminhos: o do Cenadem, que manteve o conceito do GED da forma global, e o dos fornecedores que, no intuito de se diferenciar, passaram a utilizar os conceitos americanos em vez do GED.
Isso gerou uma característica muito curiosa e peculiar: nas empresas do eixo São Paulo-Brasília-Rio de Janeiro, onde as grandes empresas fornecedoras mundiais atuam com maior ênfase, o conceito de ECM é mais usado pelos usuários e pelo pessoal de TI. Já ocorreram até situações em algumas empresas, onde o pessoal de TI só estava aberto a conhecer soluções de ECM, recusando totalmente as soluções de GED, tal a influência dos “big players” na formação de opinião nessas empresas. Note o detalhe que as funcionalidades que eram requeridas eram as mesmas: digitalização, armazenamento, consulta e visualização das imagens dos documentos.
Nas empresas fora desse eixo, ou nas empresas onde as grandes empresas fornecedoras mundiais, não atuam com maior
ênfase, o termo GED predomina entre o pessoal de TI e usuários finais.
Em resumo, a questão das siglas - GED, CM, WCM ou ECM – é essencialmente uma questão de comunicação e de marketing. Do lado da comunicação, tenta-se, antes de mais nada, divulgar, de uma forma didática e fácil as tecnologias e principalmente os benefícios, da automação de documentos, tarefas, relatórios e de web sites, para os usuários e pessoal de TI.
Do lado de marketing, a intenção é diferenciar para melhor, um determinado produto, em relação a um produto concorrente. Faz-se isso ao se enquadrar um determinado produto numa categoria que possui uma funcionalidade que o concorrente não possui, ou simplesmente ao denominar o seu produto de ECM e o do concorrente como CM, ou seja, nesse caso, presumidamente inferior.
É importante notar um detalhe: o que define o melhor produto a atender uma determinada necessidade é a própria necessidade e não a categoria onde o produto se situa. Se um usuário particular não necessita a curto, médio ou longo prazo, de soluções de automação de websites, uma solução simples de gerenciamento de imagem de documentos pode ser mais adequada, não obstante o conceito de ECM pareça melhor ou mais atual do que o conceito de CM.
Mario Gabriel de Salles, consultor e especialista em GED, mdsalles@uol.com.br
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