ECM/GED: tecnologia para
tratar documentos, informações e conteúdo
Antonio Paulo de Andrade e Silva
Muitos ainda crêem que o GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos é apenas digitalizar papéis. Outros acreditam que GED é alguma coisa para organizar arquivos. E, mais recentemente, muita gente acha que GED é o nome de um software. Muita coisa mudou desde que a tecnologia veio para o Brasil, na década de 80, trazida por congressos, cursos e seminários do CENADEM Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação.
É bem verdade que, àquela época, digitalizar documentos e ficar livre de montanhas de papéis era novidade, e bem atraente. Acumular papéis e processos sempre foi um entrave na vida das empresas. Documentos perdidos e espalhados pelas mesas... processos que nunca terminavam... esse cenário mudou bastante com a possibilidade da digitalização. Paralelamente, a legislação começou a dar seus primeiros passos (muito embora, no Brasil, ainda esteja trilhando um complexo caminho) para garantir que digitalizar documentos é uma prática aceitável juridicamente e que seu uso pode até em diversos casos permitir o descarte do original em papel.
Portanto, o GED, no Brasil, chegou baseando-se no conceito de Imaging, a digitalização de documentos, e assim permaneceu por um bom tempo. Era como se digitalização fosse o cerne do GED. Mas, com o passar dos anos, o uso crescente de documentos eletrônicos gerados por computador fomentou a ampliação do conceito de GED, que deixou de ser uma simples tecnologia para ser um conceito mais abrangente, reunindo diversas outras que, trabalhando juntas ou separadamente, cuidam e tratam do gerenciamento de documentos, em variadas mídias, de forma digital, ou seja, através de um software gerenciador.
As vantagens da comunicação em rede mundial também impactaram os desenvolvedores e usuários de soluções para GED. Os desenvolvedores passaram a adequar seus softwares para a plataforma web, contemplando, então, as relações comerciais e necessidade de acesso entre partes envolvidas num processo. Quanto ao usuário, ter tudo à mão, sempre que possível em tempo real, tornou-se necessidade. Empresas à frente de seu tempo estão conectadas. Parceiros conversam e fazem negócios de modo eletrônico. Clientes acompanham seus pedidos de compra da mesma maneira. A economia mudou com a Internet. O modo como as pessoas consomem, também. O cliente é muito importante. Aplicações para processos internos e voltadas ao cliente estão na mira da tecnologia.
Também mudou o modo como as empresas vêem suas informações, documentos e dados. Esse triângulo, de modo organizado, culminou no que conhecemos como Era do Conhecimento. Conceitos e mais conceitos surgem para definir a importância e o valor que se dá à informação. Surgiram o trabalhador do conhecimento, a governança corporativa, responsabilidade social e governo eletrônico.
A tecnologia derrubou os feudos dos antigos centros de processamento de dados e foi para a mesa de cada funcionário. O que antes era um luxo a informática passou a ser parte das estratégias da empresa. Não há economia sem tecnologia. E a tecnologia não faz sentido se não for para levar às mãos de quem precisa informações, documentos e dados para as decisões.
Pela própria amplitude do que se entende por tecnologia e informação, o GED também se transformou, evoluiu. O que antes era apenas digitalizar papéis passou a ser um grupo organizado de tecnologias que compreende desde a captação da informação de seu ambiente (papel, microfilme, mídias impressas, som, imagem, Internet, e-mail, fax etc), passa pelo gerenciamento dessa, distribuição, armazenamento e preservação.
A tecnologia funciona por ondas. Quando surge, passa pela fase de reconhecimento e demora um certo tempo para ter seu uso consumado e aceito. Mas também existem os casos de tecnologias que já existem, mas que ganham aprimoramentos e, conseqüentemente, novos nomes. Considerando-se que muitas tecnologias vêm de fora, quando aportam no nosso País, sempre esbarram em outras tecnologias semelhantes ou até mesmo iguais e, daí, surge a grande confusão.
Atualmente, é isso que está acontecendo entre o GED e o ECM Enterprise Content Management. Desde que a palavra conteúdo surgiu, acompanha-a uma tendência de generalizar o seu significado: o que está num site meramente informativo é conteúdo, as informações, documentos e dados, locados em sistemas dentro de uma empresa são conteúdo, as informações existentes em portais complexos são conteúdo. Nas revistas e jornais já não se fala mais em matérias e reportagens; fala-se em conteúdo.E todo esse conteúdo precisa ser administrado, tratado, gerenciado, publicado e distribuído, considerando-se, evidentemente, o foco, público-alvo, questões de permissão de acesso e segurança.
As tecnologias da informação, por sua vez, acompanharam essa realidade e os produtos para administrar toda essa massa de conteúdo, ganharam variados nomes, dentre os quais ECM.
Independentemente da conceitualização de conteúdo, sistemas de GED sempre contemplaram o gerenciamento de informações, podendo-se dizer, portanto, que GED sempre administrou conteúdos.
A respeitada entidade AIIM Association for Information and Image Management, dos Estados Unidos, foi quem introduziu o termo ECM no mercado mundial, no ano 2000. ECM consiste tanto de tecnologia quanto de estratégia. No que se refere ao produto, o ECM é o conjunto de tecnologias, ferramentas e métodos utilizados para captar, gerenciar, armazenar, preservar e disponibilizar conteúdo em uma empresa. É também uma estratégia para o gerenciamento das informações não-estruturadas de uma organização. O ECM não se resume ao gerenciamento de conteúdo da web; é muito mais importante e complexo do que isso. No nível mais básico, as ferramentas de ECM possibilitam o gerenciamento das informações não-estruturadas de uma organização, onde quer que essas informações se encontrem. A semelhança com GED não é mera coincidência.
O ECM, na verdade, é uma resposta para o que fazer com tanta informação que circula tanto na vida das pessoas como no ambiente corporativo. A própria AIIM patrocinou um estudo, em 2001, o Worldwide Enterprise Applications Study, realizado pelo Gartner, prevendo que em 2004 as organizações manteriam 30 vezes mais dados do que em 1999. Com relação ao tamanho do mercado, o Meta Group, em outra pesquisa, afirmou que aumentará para 10 bilhões de dólares em 2004, considerando-se os mercados de gerenciamento de conteúdo web e o amplo universo do ECM.
Segundo alguns especialistas, o ECM complementa o GED, pois ampliou o leque de tecnologias. Com elas, o ECM consegue abraçar toda a operação referente ao ciclo de vida de um dado, documento ou informação, desde sua captação até a sua preservação, porém, relacionando essas etapas aos processos de negócios do front ao back office.
A AIIM sustenta que na essência de qualquer aplicação corporativa ou de negócio eficaz esteja o gerenciamento estratégico de conteúdo. Tratado estrategicamente, o conteúdo pode unir a camada de um processo voltada ao cliente (CRM- gestão de relacionamento com o cliente, comércio eletrônico etc.) à camada de finalização de back-office (ERP, bancos de dados legados, processamento de pedidos etc.) para dar origem a uma aplicação eficaz.
CENADEM, em sua missão de disseminar as tecnologias do GED, está sempre conectado com os acontecimentos do mundo da TI. Exatamente por isso, desde o ano passado, está adotando a expressão ECM/GED para se referir a todas essas tecnologias . Mais importante do que implantar tecnologias é conhecer as reais necessidades da empresa no que se refere ao tratamento de suas informações, documentos e conteúdo. Somente assim as implantações serão bem-sucedidas.
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