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PROJETO DE LEI DO SF – PLS 22/96 ATUAL
PROJETO LEI CD - N? 3.173/97.
O Congresso Nacional decreta:
Art. 1º É autorizado em todo o território nacional o arquivamento em meio eletrônico de informações, dados, imagens e quaisquer outros documentos.
§ - 1º O arquivamento de documentos em meio eletrônico observará, ainda, o disposto em regulamento.
§ - 2º Observado o disposto na legislação específica, em particular a Lei nº 8.159 de 8 de janeiro de 1991, os documentos originais, independentemente de seus suportes ou meio onde forem gerados, após serem arquivados eletronicamente na forma desta Lei, poderão, a critério do seu proprietário ou possuidor, ser eliminados ou transferidos para outro suporte e local.
§ - 3º O parágrafo anterior aplica-se também ao arquivo de documentos eletrônicos arquivados em microfilme, na forma da Lei nº 5.433 de 8 de maio de l968 e do Decreto nº 1.799 de 30 de janeiro de 1996.
Art. 2º A integridade, autoria e confidencialidade dos documentos arquivados em meio eletrônico serão assegurados pela execução de procedimentos lógicos, regras e práticas operacionais, bem como pelo atendimento dos requisitos e padrões correntes em tecnologia da informação, mediante assinatura digital baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora – AC credenciada na Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.
§ - 1º - Mediante requerimento, realizar-se-á o credenciamento de que trata o caput, desde que, na forma do regulamento, a AC:
I - comprove o cumprimento das diretrizes e normas técnicas, bem como das regras operacionais, políticas e práticas de certificação da ICP-Brasil;
II - mantenha contrato de seguro em vigor para cobertura da responsabilidade civil decorrente da atividade de certificação;
III - disponha de profissionais que comprovadamente tenham o conhecimento, a experiência e a qualificação necessários ao exercício da atividade;
IV - comprove a idoneidade fiscal e financeira dos responsáveis pela administração e operacionalização da AC;
V - garanta o sigilo da chave privada de assinatura de modo que o seu uso, conhecimento e controle sejam exclusivos do seu titular;
VI - demonstre possuir mecanismos e procedimentos adequados a impedir a falsificação de certificados;
VII - assegure que as chaves de assinatura sejam geradas pelo próprio titular e em dispositivo seguro de criação de assinatura que garanta eficaz proteção da chave privada de assinatura contra falsificação ou sua utilização por terceiros, bem como não permita sua dedução a partir de outros dados;
VIII - utilize sistemas seguros de armazenamento de certificados de modo que apenas as pessoas autorizadas possam introduzir dados e alterações, a autenticidade das informações possa ser verificada, e os certificados possam ser conferidos pelo público apenas quando consentido pelo seu titular;
IX - possua sistemas de proteção de dados adequados para impedir o uso indevido de informações e documentos fornecidos pelo titular para emissão do certificado digital;
X - suas instalações operacionais e seus recursos de segurança física e lógica, inclusive sala-cofre, sejam compatíveis com a atividade de certificação e estejam localizados no território nacional;
XI - assegure que as entidades de registro a ela vinculadas realizem a identificação e o cadastramento dos usuários mediante a presença destes, bem como mantenham os documentos por eles fornecidos pelo período de tempo necessário;
XII - implemente práticas eficazes da informação do usuário, inclusive sobre os efeitos jurídicos produzidos pelo certificado digital emitido e as medidas necessárias para proteção e segurança da chave privada de assinatura.
§ - 2º O credenciamento de AC na ICP-Brasil importa na emissão do respectivo certificado digital pela Autoridade Certificadora Raiz - AC Raiz ou por AC já credenciada, e poderá ser limitado a determinadas políticas de certificado.
§ - 3º A inobservância de qualquer dos requisitos previstos neste artigo, implicará o cancelamento do ato de credenciamento e na imediata revogação do respectivo certificado digital, sem prejuízo das demais sanções cabíveis.
Art. 3º Os documentos arquivados em forma eletrônica ou similar que tiverem sua integridade e autoria assegurados nos termos desta Lei, terão o mesmo valor probante, para todos os fins de direito, que os documentos arquivados em papel ou em outra forma ou meio legalmente admitidos, desde que sejam acessíveis, legíveis e recuperáveis, segundo os padrões correntes em tecnologia da informação.
Art. 4º O exercício da atividade de arquivamento de documentos em meio eletrônico importa a manutenção de procedimentos voltados à gestão e inviolabilidade de documentos, ficando sujeito à autorização e fiscalização por órgão ou entidade pública, na forma estabelecida em regulamento.
Parágrafo único - O arquivamento de documentos em meio eletrônico seguirá os padrões correntes de tecnologia da informação.
Art. 5º O acesso aos documentos arquivados em meio eletrônico, será assegurado segundo as mesmas condições que os documentos arquivados em papel.
Art. 6º As reproduções em papel obtidas a partir de documentos arquivados em meio eletrônico na forma dos arts. 2º e 4º presumem-se fiéis, para todos os fins de direito, aos respectivos originais, admitida prova em contrário, na forma da Lei.
Art. 7º Responde penal, civil e administrativamente, de acordo com a legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social arquivados, na forma prevista nesta Lei.
Art. 8º Naquilo que não contrariar o disposto nesta Lei, aplica-se subsidiariamente ao arquivamento de documentos em meio eletrônico a Lei 8.159 de janeiro de 1991 e seu regulamento
Art. 9º A conservação mediante arquivamento em meio eletrônico, dos livros obrigatórios de escrituração contábil e fiscal, dos comprovantes dos lançamentos neles efetuados e demais documentos fiscais atenderá, ainda, às normas baixadas com base no art. 100 da Lei n.º 5.172 de 25 de outubro de 1966 - Código Tributário Nacional.
Art. 10º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Postos ficais de divisa
Postos Fiscais de Divisa têm GED aprovado
Leia na íntegra o Decreto número 4505 de 31 de agosto de 1999, publicado no Diário Oficial do Estado do Espírito Santo de 1º de setembro de 1999. Conforme ele, o governo daquele Estado está autorizado a usar sistema de GED nos Postos Fiscais de Divisa.
Decreto nº 4.505 – N, de 31 de agosto de 1999
Ratifica os Convênios ICMS nºs 29/99, 30/99, 31/99, 32/99, 34/99, 35/99, 36/99, 41,99, 43/99, 44/99, 45/99, 46/99, 47/99, 48/99 e 50/99; o Convênio ECF nº 04/99; os Ajustes SINIEF nº 02/99, 06,99 e 07/99, os Protocolos nºs 15/99 e 17/99 e introduz alterações no RICMS/ES, aprovado pelo Decreto nº 4.373 – N, de 02 de dezembro de 1998.
O GOVERNADOR DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso das atribuições que lhe confere o artigo 91, inciso III, da Constituição Estadual e tendo em vista o disposto no artigo 4º da Lei Complementar nº 24, de 07 de janeiro de 1975,
DECRETA:
Art. 1º Ficam ratificados os Convênios ICMS nºs 29/99, 30/99, 31/99, 32/99, 34/99, 35/99, 36/99, 41/99, 43/99, 44/99, 45/99, 46/99, 47/99, 48/99 e 50/99; o Convênio ECF nº 04/99; os Ajustes SINIEF nºs 02/99, 06/99 e 07/99, os Protocolos nºs 15/99 e 17/99, celebrados na cidade de João Pessoa/PB , em 23 de julho de 1999 e publicados no Diário Oficial da União de 29 de julho de 02 de agosto de 1999, na forma dos Anexos I a XXI, que integram este decreto.
Art. 2º Os dispositivos abaixo relacionados, do RICMS/ES, aprovado pelo Decreto nº 4.373-N, de 02 de dezembro de 1998, passam a vigorar com as seguintes alterações:
I – o artigo 423 fica acrescido do § 3º.
"Art. 423......................................
§ 3º Para fins de controle da movimentação de mercadorias no território deste Estado, os documentos referidos no "caput" poderão ser submetidos a processo de coleta, armazenamento e transmissão de dados e imagens, observadas as disposições que seguem:
I – nos Postos Fiscais de Divisa dotados de equipamentos capazes de realizar captura e processamento eletrônico de dados e imagens, a 1a via do manifesto de cargas, bem como das respectivas notas fiscais, serão chanceladas ou carimbadas e, em seguida, copiadas eletronicamente, antes de serem devolvidas ao transportador;
II – na fiscalização volante ou unidades administrativas que não possuam equipamentos de que trata o inciso anterior, a captura das imagens dar-se-á através de uma das vias da Nota Fiscal, devidamente carimbada;
III – as impressões das imagens dos documentos fiscais de que tratam os incisos anteriores, sempre que necessário, serão utilizadas com a finalidade de instruir e fazer prova material em processos administrativos-fiscais". (NR)
II – no anexo V, a que se refere o artigo 203, § 2º do RICMS, ficam alterados os itens II e X, na forma do anexo XXII que integra este decreto.
Art. 4º Este decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 5º Revogam-se as disposições em contrário.
Palácio Anchieta, em Vitória, aos 31 dias de agosto de 1999, 178º da Independência, 11º da República e 465º do Início da Colonização do Solo Espírito-santense.
JOSÉ IGNÁCIO FERREIRA
Governador do Estado
Artigo sobre o Comitê Executivo do Governo Eletrônico
por Ademar Stringher:
O governo brasileiro, pela promulgação do Decreto Federal (sem número) de 18 de outubro de 2000, publicado no Diário Oficial da União de 19 de outubro, criou, no âmbito do Conselho de governo, o Comitê Executivo do Governo Eletrônico. Esse comitê tem o objetivo de formular políticas, estabelecer diretrizes, coordenar e articular as ações de implantação do Governo Eletrônico, voltado à prestação de serviços e informações aos cidadãos.
Competência do comitê
Compete ao comitê:
a) coordenar e articular a implantação de programas e projetos para a racionalização da aquisição e da utilização da infra-estrutura, dos serviços e das aplicações de tecnologia da informação e comunicações na administração pública federal;
b) estabelecer as diretrizes para a formulação, pelos ministérios, de plano anual de tecnologia da informação e comunicações;
c) estabelecer diretrizes e estratégias para o planejamento da oferta de serviços e de informações por meio eletrônico, pelos órgãos e pelas entidades da administração pública federal;
d) definir padrões de qualidade para as formas eletrônicas de interação;
e) coordenar a implantação de mecanismos de racionalização de gastos e de apropriação de custos na aplicação de recursos em tecnologia da informação e comunicações, no âmbito da administração pública federal;
f) estabelecer níveis para a prestação de serviços e informações por meio eletrônico; e
g) estabelecer diretrizes e orientações e manifestar-se para fins de proposição e revisão dos Projetos de Lei do plano plurianual de diretrizes orçamentárias e do orçamento anual sobre as propostas orçamentárias dos órgãos e das entidades da administração pública federal, relacionadas à aplicação de recursos em investimento e custeio na área de tecnologia da informação e comunicações.
O referido comitê poderá constituir grupos de trabalho específicos convidados para participar dos mesmos representantes de órgãos e entidades públicas e privadas. O comitê também definirá no ato de criação do grupo de trabalho seus objetivos específicos, sua composição e prazo para conclusão do trabalho.
Esse comitê da administração pública federal vai ao encontro à determinação do Secretário-Executivo do Ministério da Fazenda pela publicação da Portaria No. 528, de 2 de setembro de 1996, publicada no Diário Oficial da União de 10 de outubro de 1996, que regulamentou o Sistema Setorial de Gestão de Documentos e Informações - SGDI. Esse sistema tem como finalidade a normalização e padronização da gestão, a preservação e o acesso aos documentos e informações produzidos e recebidos pelos órgãos do Ministério da Fazenda no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades.
Na Portaria MF No. 528/96, foi exteriorizado que compreende-se por Gestão de Documentos e Informações o planejamento, o controle e a avaliação de documentos e informações por um conjunto de normas, procedimentos e técnicas operacionais. Esse conjunto se refere à produção, registro, tramitação, uso, reprodução, organização, arquivamento, em face corrente e intermediária, visando à eliminação ou guarda temporária para posterior recolhimento ao Arquivo Nacional.
Documento: qualquer que seja o suporte utilizado, o conjunto de informações que registre o conhecimento humano para que seja utilizado como elemento de consulta, estudo e prova.
Informação: o dado tratado e registrado que transmite um conhecimento.
Haverá uma interação com os reais objetivos do Comitê Executivo do Governo Eletrônico determinados pelo Decreto Federal No. 3587, de 5 de setembro de 2000, publicado no Diário Oficial da União de 6 de setembro. Esse decreto estabeleceu as normas para a criação da infra-estrutura de chaves públicas do Poder Executivo Federal ICP-Gov. O referido diploma legal autorizou, após a elaboração da sua devida normatização operacional pelo órgão federal competente, em regra geral, a utilização, por meios eletrônicos, das operações comerciais feitas pela rede da Internet.
Nas disposições gerais do Decreto Federal No. 3.587/2000, ficou estabelecido que à Autoridade de Gerência de Políticas - AGP compete tomar as providências necessárias para que os documentos, dados e registros armazenados e transmitidos por meio eletrônico, óptico, magnético ou similar, passem a ter a mesma validade, reconhecimento e autenticidade que se dá a seus equivalentes originais em papel.
Em conclusão, S.M.J, temos que: a Assinatura Digital, Transações Comerciais Eletrônicas, Documentação em Geral (Comercial e Fiscal) serão regulamentadas e, autorizadas o seu uso oficialmente, isto pelas pessoas físicas e jurídicas de direito público e privado, sem qualquer entrave burocrático, por parte dos Órgãos Públicos Federais.
Bibliografia:
Cad-Interciências de Pesquisa e Extensão - Vol. 1 – Nº 3 – Páginas 24 e 25 Junho 1997-Ed. UNIb - São Paulo;
Revista de Direito - Universidade Ibirapuera - Vol. 1 - No.3 - UNIb - São Paulo. 2000;
Diplomas e dispositivos legais citados no texto.
Ademar Stringher é professor titular da UNib, doutor em Ciência-Direito e advogado.
Importação e Exportação
01 - Decreto Nº 660/92, de 25 de setembro de 1992, que implantou o "Siscomex", autorizou os importadores/exportadores a utilizarem a emissão da documentação afeta ao comércio exterior, através do Processamento Eletrônico de Dados e Imagens "ON LINE" e Meio Magnético;
Empresas de Saúde
02 - O Conselho Federal de Medicina através do Processo Consulta CFM Nº 1076/92, de 16 de Novembro de 1992, já havia autorizado as empresas de saúde a preservarem sua documentação médica em geral, por métodos de registros, capazes de assegurar a restauração plena das informações nele contidos, ou seja, meios eletrônicos, magnéticos ou ópticos;
Juntas Comerciais
03 - Lei Nº 8.934, de 18.11.94, publicada no "DOU" do dia 21.11.94, preceituou no seu Artigo 57 que: "Os atos de empresas, após microfilmados ou preservada a sua imagem por meios tecnológicos mais avançados, poderão ser devolvidos pelas Juntas Comerciais, conforme dispuser o regulamento";
Cartórios e Notariados
04 - Lei Nº 8.935, de 18.11.94, dispôs que nos Serviços Notariais e de Registro, os Notários e Oficiais de Registro poderão se utilizar dos Sistemas de: computação, microfilmagem, discos ópticos e outros meios de reprodução, independentemente de autorização;
Registro de Empregados
05 - Portaria MT Nº 1.121/95, de 08.11.95, publicada no "DOU" do dia 09.11.95, autorizou as empresas em geral a: "efetuarem registro de empregados, em observância às exigências legais relativas ao contrato de trabalho, através do sistema informatizado que utilize meio magnético ou óptico";
Atos de Empresas Mercantis
06 - Decreto Nº 1.800, de 30.01.1996, ratificou no seu Artigo 90 que: "Os atos de empresas mercantis, após preservada a sua imagem através de microfilmagem ou por meios tecnológicos mais avançados, poderão ser devolvidos pelas Juntas Comerciais, conforme dispuser instrução normativa do Departamento Nacional de Registro do Comércio";
Documentação Contábil e Fiscal
07 - Lei Nº 9.430, de 27 de dezembro de 1996, determinou que: "as pessoas jurídicas que utilizam sistema por processamento eletrônico de dados na produção da sua documentação fiscal e contábil, deverão possuir arquivos magnéticos ou assemelhados dessa documentação técnica";
Instrumentos de Escrituração das Empresas Mercantis
08 - O DNRC, autorizou as pessoas jurídicas em geral a produzirem os "Instrumentos de Escrituração das Empresas Mercantis" através de meio magnético - processamento eletrônico de imagens - COM - Microfilmagem de Saída Direta do Computador, conforme Instrução Normativa DNRC Nº 65, de 31.07.1997;
Cadastro do Comércio Exterior
09 - O Diretor do Departamento de Comércio Exterior, através do Comunicado DECEX Nº 24/97, publicado no "DOU" do dia 14.08.98, autorizou as empresas em geral a produzirem o "Cadastro do Comércio Exterior" por intermédio da INTERNET ou por Disquete;
Cadastro do Comércio Exterior
10 - Lei Nº 9.492, de 10.09.1997, publicada no "DOU" do dia 11.9.1997, definiu a competência, regulamentou os serviços concernentes ao protesto de títulos e outros documentos de dívida. Para os serviços nela previstos, os Tabeliães poderão adotar e substituir, independentemente de autorização, sistemas de computação, microfilmagem, gravação eletrônica de imagem e quaisquer outros meios de reprodução;
Transferência de Fundos
11 - O Presidente do INSS com a Resolução Nº 484, de 16 de setembro de 1997, publicada no "DOU"do dia 19.9.97, autorizou os bancos contratados a receber as contribuições previdenciárias de empresas e de contribuintes individuais por intermédio de débito em conta corrente e demais meios eletrônicos de transferências de fundos;
Habilitação e Licenciamento de Veículos
12 - Lei Nº 9.503, de 23.9.1997 que instituiu o "Código de Trânsito Brasileiro" determinou que as repartições de trânsito deverão manter em arquivo por 5 (cinco) anos os documentos referentes a Habilitação, Registro e Licenciamento de Veículos. Poderão as repartições, no entanto, utilizarem da tecnologia da microfilmagem, meio magnético ou discos ópticos, para essa manutenção;
ICMS
13 - Com as Portarias CAT. Nº 59/96, de 04.9.1996 e CAT. Nº 82/97, de 26.9.97, o Sr. Coordenador da Administração Tributária da Secretaria da Fazenda - SP, disciplinou os procedimentos para a entrega da "Guia de Informação e Apuração do ICMS"- GIA em meio magnético ou teleprocessamento;
Visto em Notas Fiscais
14 - Com o Comunicado CAT. Nº 72, de 26.09.97, publicado no "DOE" de 30.9.1997, o Coordenador da Administração Tributária esclarece que foi eliminado o "Visto" nas NFs de Saídas para a Zona Franca de Manaus e para as Áreas de Livre Comércio. Em substituição ao "Visto" será emitida uma relação em meio magnético. O programa em pauta poderá ser copiado no "site" INTERNET (www.fazenda.sp.gov.br) ;
Receita Federal
15 - Instrução Normativa SRF Nº 77, de 30.09.1997, publicada no "DOU" do dia 01.10.1997, o Sr. Secretário da Receita Federal, autorizou a produção da "Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica"e quadro societário por disquete. O programa FCPJ pode ser copiado por intermédio da INTERNET (www.receita.fazenda.gov.br) ;
Registro de Declaração de Importação
16 - Instrução Normativa SRF Nº 98 de 29 de dezembro de 1997, publicada no "DOU" do dia 31.12.1997, regulou o pagamento de tributos devidos no Registro de Declaração de Importação mediante débito automático em conta corrente DARF eletrônico;
Registro de Declaração de Importação
17 - Instrução Normativa SRF Nº 15, de 11.2.1998, publicada no "DOU" do dia 13.2.1998, autorizou as pessoas físicas e jurídicas em geral a apresentarem suas "Declarações de Renda" do exercício de 1998 por meio magnético ou através da INTERNET (www.receita.fazenda.gov.br);
DCTF, DIPS, DIRF
18 - Instrução Normativa SRF Nº 132, de 13.11.1998, publicada no "DOU" determinou que : A "Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais" DCTF, a "Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica"- DIPS; a "Declaração de Imposto de Renda na Fonte"- DIRF e demais declarações periódicas exigidas da Pessoa Jurídica pela Secretaria da Receita Federal - SRF, a serem entregues a partir de 1º de janeiro de 1999, deverão ser apresentadas, exclusivamente, em meio magnético ou transmitidos pela INTERNET;
Rais
19 - Portaria Nº 769 de 03.12.98, do Ministro do Trabalho aprovou as Instruções Gerais para a Declaração da "Relação Anual de Informações Sociais - RAIS". As informações deverão ser fornecidas em Disquete, Fita Magnética, Formulário Oficial impresso ou via INTERNET, através do site do SERPRO (www.serpro.gov.br);
DIRF
20 - Instrução Normativa SRF Nº 144 de 07.12.98, determinou que as pessoas físicas e jurídicas que deverão apresentar a DIRF, poderão fazê-lo através de disquetes 1/2. Poderão também apresentar em CD-ROM, Fita Magnética, Fita DAT ou Cartucho, desde que os respectivos arquivos contenham mais de 10.000 beneficiários;
Ano de Retenção de 1998
21 - Instrução normativa SRF Nº 03, de 12.01.1999, aprovou o Programa Gerador na Versão 1.0 para apresentação em "Disquete" ou CD-ROM, relativa ao ano de retenção de 1998, desde que observado o disposto na IN SRF Nº 144/98.
Microfilmagem para Documentos Oficiais e Particulares
01 - Lei Nº 5.433, de 08 de Maio de 1968, Diploma Legal que regula a microfilmagem de documentos oficiais e particulares e dá outras providências;
Microfilme
02 - Tratado de Beirute - Decreto Federal Nº 51.658/63, determinou: Os Microfilmes, sob forma de negativos sensibilizados e revelados ou sob forma de positivos sensibilizados e revelados, têm o valor educativo, científico e cultural dos originais.
O que é Documento Oficial
03 - Documentos Oficiais são todos aqueles, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos Órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive os da administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios;
O que é Documento Particular
04 - Documentos Particulares são todos os documentos emitidos por Pessoas Naturais e Jurídicas de Direito Privado. Ex. Notas Fiscais, Notas Fiscais-Faturas, Duplicatas etc.;
Destruição de Originais
05 - Segundo manifestação do Ministério da Justiça - Divisão Especializada, dada através do Processo Nº 015376/75; "A destruição dos originais, autorizada por lei, fica a critério da autoridade competente que, no caso dos documentos particulares está configurada no seu detentor, firma ou indivíduo";
Microfilmagem em Serviços Médicos e Hospitalares
06 - O Ministério da Previdência e Assistência Social admitiu a microfilmagem da documentação comprobatória dos lançamentos efetuados para serem reembolsados pelos Serviços Médicos Hospitalares ou Ambulatoriais, isto através da Portaria MPAS Nº 768, de 26.06.1977;
INSS - Fiscalização
07 - O Secretário de Serviço de Arrecadação e Fiscalização do INSS, com a Ordem de Serviço Nº 22.26-SAF-INSS de 12.09.1977 estabeleceu o procedimento para aceitação dos documentos microfilmados, para fins de fiscalização, bem como, disciplinou as normas a serem seguidas pelos fiscais junto às empresas;
Microfilmagem – INSS
08 - O Secretário Regional da Arrecadação do INSS de Florianópolis, Santa Catarina, interpretou, com o Ofício Nº 420.0100/84-81, de 05.11.1981, que o microfilme é o substituto legal dos documentos fiscais, inclusive das fichas de empregados desligados;
Microfilmagem – CEF
09 - A CEF de Curitiba, Paraná, com o Ofício DIFUG/PR Nº 135/88, de 05.05.1988, aprovou o microfilme como substituto legal do original;
Documentos Médicos
10 - O Conselho Federal de Medicina, através da Resolução CFM Nº 1331/89, referendou o uso da mídia micrográfica e digital para a guarda da documentação médica em geral, exceto para o "Prontuário" documento permanente, o qual poderá ser substituído legalmente por outra mídia, somente decorridos 10 (dez) anos do seu arquivamento final;
Microfilmagem – Notas Fiscais
11 - As Notas Fiscais produzidas mecanograficamente poderão ser substituídas pelo Microfilme, conforme prescrevem os Regulamentos do ICMS e do IPI, nos termos dos seus Artigos 517 e 254, respectivamente.
Documentos Particulares de Interesse da Fiscalização
12 - Segundo o Parecer Normativo CST Nº 171/74, de 25.9.1974: "as cópias microfilmadas de documentos particulares de interesse da fiscalização dos tributos federais têm a sua validade jurídica condicionada ao atendimento dos requisitos estabelecidos pelo Decreto Nº 64.398/69, regulamentador da Lei Nº 5.433/68";
Originais Pedidos pelo FISCO
13 - O Senhor Coordenador do Sistema de Tributação interpretou de uma forma equivocada que: "os originais dos referidos documentos deverão, entretanto, ser conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se referiram, face ao disposto no Art. 195 e seu parágrafo do CTN, Lei Nº 5.172/66, facultando-se assim, aos agentes do Fisco exigir a apresentação daqueles originais sempre que, no interesse da ação fiscalizadora e da segurança do controle fiscal, entenderem necessário e oportuno fazê-lo". Dessa forma, foi ferido o princípio jurídico da LEGALIDADE;
Exame Pericial
14 - O CPC, Lei Nº 5.869/73, estabelece que a reprodução fotográfica faz prova dos fatos desde que não impugnada a sua autenticidade, em cujo caso o juiz determinará a realização de exame pericial.
Reproduções Fotograficas
O Artigo 384, no entanto, prescreve que: "As reproduções fotográficas ou obtidas por outros processos de repetição dos documentos particulares, valem como certidão sempre que o escrivão portar por fé a sua conformidade com o original;
Microfilme e COM
15 - O Decreto Nº 1.799/96, de 30.1.96, regulamentou a Lei do Microfilme Nº 5.433/68, o qual autorizou o uso do microfilme convencional e também daqueles produzidos através do Processamento Eletrônico de Imagens; "COM - Computer Output Microfilm";
Ministério da Fazenda – O que é Documento
16 - Com a Portaria MF Nº 528/96, de 02.9.1996, o Ministério da Fazenda definiu o que a Fazenda entende por Documentos, isto é, qualquer que seja o suporte, o conjunto de informações que registre o conhecimento humano de forma que possa ser utilizado como elemento de consulta, estudo e prova. Informação é o dado tratado e registrado que transmite um conhecimento;
Ementa – Provas
17 - Agravo de Instrumento Nº 50.034 - RJ - Registro Nº 7083548, Ementa: Processo Civil, Prova, Microfilme, Autenticação, Validade das reproduções dos microfilmes trazidos aos autos, consoante autorização legal (Lei Nº 5.433/68, Decreto Nº 64.398/69), Improvimento do Agravo.
Ementa – FGTS
18 - Apelação Cível Nº 119.438, SP, Registro 7982810, Ementa: Previdenciário - FGTS - Quitação, Quitação devidamente comprovada através de procedimento cautelar em apenso. Mantido o percentual da honorária. Negou-se provimento ao recurso voluntário;
Resolução CFM nº 1.639, de 10 de julho de 2002
O CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA, no uso das atribuições que lhe confere a Lei nº 3.268, de 30 de setembro de 1957, regulamentada pelo Decreto nº 44.045, de 19 de julho de 1958, e
CONSIDERANDO que o médico tem o dever de elaborar o prontuário para cada paciente a que assiste, conforme previsto no art. 69 do Código de Ética Médica;
CONSIDERANDO que os dados que compõem o prontuário pertencem ao paciente e devem estar permanentemente disponíveis, de modo que, quando solicitado por ele ou seu representante legal, permitam o fornecimento de cópias autênticas das informações a ele pertinentes;
CONSIDERANDO o teor da Resolução CFM nº 1.605/2000, que dispõe sobre o fornecimento das informações do prontuário à autoridade judiciária requisitante;
CONSIDERANDO que o sigilo profissional, que visa preservar a privacidade do indivíduo, deve estar sujeito às normas estabelecidas na legislação e no Código de Ética Médica, independente do meio utilizado para o armazenamento dos dados no prontuário, seja eletrônico ou em papel;
CONSIDERANDO o volume de documentos armazenados pelos estabelecimentos de saúde e consultórios médicos em decorrência da necessidade de manutenção dos prontuários;
CONSIDERANDO os avanços da tecnologia da informação e de telecomunicações, que oferecem novos métodos de armazenamento e de transmissão de dados;
CONSIDERANDO a legislação arquivística brasileira, que normaliza a guarda, a temporalidade e a classificação dos documentos, inclusive dos prontuários médicos;
CONSIDERANDO o disposto na Resolução CFM nº 1.638/2002, de 10 de julho de 2002, resolve:
Art. 1º - Aprovar as "Normas Técnicas para o Uso de Sistemas Informatizados para a Guarda e Manuseio do Prontuário Médico", anexas à esta resolução, possibilitando a elaboração e o arquivamento do prontuário em meio eletrônico.
Art. 2º - Estabelecer a guarda permanente para os prontuários médicos arquivados eletronicamente em meio óptico ou magnético, e microfilmados.
Art. 3º - Recomendar a implantação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos em todas as unidades que prestam assistência médica e são detentoras de arquivos de prontuários médicos, tomando como base as atribuições estabelecidas na legislação arquivística brasileira (a Resolução CONARQ nº 7/67, a NBR nº 10.519/88, da ABNT, e o Decreto nº 4.037/2002, que regulamenta a Lei de Arquivos - Lei nº 8.159/91).
Art. 4º - Estabelecer o prazo mínimo de 20 (vinte) anos, a partir do último registro, para a preservação dos prontuários médicos em suporte de papel.
Parágrafo único - Findo o prazo estabelecido no caput, e considerando o valor secundário dos prontuários, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, após consulta à Comissão de Revisão de Prontuários , deverá elaborar e aplicar critérios de amostragem para a preservação definitiva dos documentos em papel que apresentem informações relevantes do ponto de vista médico-científico, histórico e social.
Art. 5º - Autorizar, no caso de emprego da microfilmagem, a eliminação do suporte de papel dos prontuários microfilmados, de acordo com os procedimentos previstos na legislação arquivística em vigor (Lei nº 5.433/68 e Decreto nº 1.799/96), após análise obrigatória da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da unidade médico-hospitalar geradora do arquivo.
Art. 6º - Autorizar, no caso de digitalização dos prontuários, a eliminação do suporte de papel dos mesmos, desde que a forma de armazenamento dos documentos digitalizados obedeça à norma específica de digitalização contida no anexo desta resolução e após análise obrigatória da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da unidade médico-hospitalar geradora do arquivo.
Art. 7º - O Conselho Federal de Medicina e a Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS), mediante convênio específico, expedirão, quando solicitados, a certificação dos sistemas para guarda e manuseio de prontuários eletrônicos que estejam de acordo com as normas técnicas especificadas no anexo a esta resolução.
Art. 8º - Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 9º - Fica revogada a Resolução CFM nº 1.331/89 e demais disposições em contrário.
EDSON DE OLIVEIRA ANDRADE
Presidente do Conselho
RUBENS DOS SANTOS SILVA
Secretário-Geral
Ementário elaborado peloProf. Dr. ADEMAR STRINGHER, Diretor Stringher Advogados Associados.
São Paulo, 19 de Fevereiro de 1999.
Prof. Dr. Ademar Stringher
Doutor em Ciência - FESP - USP
Advogado - OAB 47.268
Atualizado em fevereiro de 2001.
ANEXO
NORMAS TÉCNICAS PARA O USO DE SISTEMAS INFORMATIZADOS PARA A GUARDA E MANUSEIO DO PRONTUÁRIO MÉDICO
Integridade da Informação e Qualidade do Serviço
O sistema de informações deverá manter a integridade da informação através do controle de vulnerabilidade, de métodos fortes de autenticação, do controle de acesso e métodos de processamento dos sistemas operacionais conforme a norma ISO/IEC 15408, para segurança dos processos de sistema.
II) Cópia de Segurança
Deverá ser feita cópia de segurança dos dados do prontuário pelo menos a cada 24 horas. Recomenda-se que o sistema de informação utilizado possua a funcionalidade de forçar a realização do processo de cópia de segurança diariamente. O processamento de backup deve seguir as recomendações da norma ISO/IEC 17799, através da adoção dos seguintes controles:
a)Documentação do processo de backup/restore;
b)As cópias devem ser mantidas em local distante o suficiente para livra-las de danos que possam ocorrer nas instalações principais;
c)Mínimo de três cópias para aplicações críticas;
d)Proteções físicas adequadas de modo a impedir acesso não autorizado;
e)Possibilitar a realização de testes periódicos de restauração;
III) Banco de Dados
Os dados do prontuário deverão ser armazenados em sistema que assegure, pelo menos, as seguintes características:
a)Compartilhamento dos dados;
b)Independência entre dados e programas;
c)Mecanismos para garantir a integridade, controle de conformidade e validação dos dados;
d)Controle da estrutura física e lógica;
e)Linguagem para definição e manipulação de dados (SQL-Standard Query Language);
f)Funções de auditoria e recuperação dos dados.
IV) Privacidade e Confidencialidade
Com o objetivo de garantir a privacidade, confidencialidade dos dados do paciente e o sigilo profissional, faz-se necessário que o sistema de informações possua mecanismos de acesso restrito e limitado a cada perfil de usuário, de acordo com a sua função no processo assistencial:
a)Recomenda-se que o profissional entre pessoalmente com os dados assistenciais do prontuário no sistema de informação;
b)A delegação de tarefa de digitação dos dados assistenciais coletados a um profissional administrativo que não exime o médico, fornecedor das informações, da sua responsabilidade desde que o profissional administrativo esteja inserindo estes dados por intermédio de sua senha de acesso;
c)A senha de acesso será delegada e controlada pela senha do médico e a quem o profissional administrativo está subordinado;
d)Deve constar da trilha de auditoria quem entrou com a informação;
e)Todos os funcionários de áreas administrativas e técnicas que, de alguma forma, tiverem acesso dos dados do prontuário deverão assinar um termo de confidencialidade e não divulgação, em conformidade com a norma ISO/IEC 17799.
V) Autenticação
O sistema de informação deverá ser capaz de identificar cada usuário através de algum método de autenticação. Em se tratando de sistema de uso local, no qual não haverá transmissão de informação para outra instituição, é obrigatória a utilização de senhas. As senhas deverão ser de no mínimo 5 caracteres, compostos por letras e números. Trocas periódicas das senhas deverão ser exigidas pelo sistema no período máximo de 60 (sessenta) dias. Em hipótese alguma o profissional poderá fornecer a sua senha a outro usuário, conforme preconiza a norma ISO/IEC 17799. O sistema de informações deve possibilitar a criação de perfis do usuário que permita o controle de processo do sistema.
VII) Auditoria
O sistema de informações deverá possuir registros (log) de eventos, conforme prevê a norma ISO/IEC 17799. Estes registros devem conter;
a)A identificação dos usuários do sistema;
b)Datas e horários de entrada (log-on) e saída (log-off) no sistema;
c)Identidade do terminal e, quando possível, a sua localização;
d)Registro das tentativas de acesso ao sistema, aceitas e rejeitadas;
e)Registro das tentativas de acesso a outros recursos e dados, aceitas e rejeitadas;
f)Registro das exceções e de outros eventos de segurança relevantes devam ser mantidos por um período de tempo não inferior a 10 (dez) anos, para auxiliar em investigações futuras e na monitoração de controle de acesso.
VII) Transmissão de Dados
Para transmissão remota de dados identificados do prontuário, os sistemas deverão possuir um certificado digital de explicação única emitido por uma AC (autoridade certificadora) credenciada pelo ITI responsável pela AC Raiz de estrutura do ICP-Brasil, a fim de garantir a identidade do sistema.
VIII) Certificação do software
Verificação do atendimento destas normas poderá ser feita através de processo de certificação do software junto ao CFM, conforme especificado a seguir.
IX) Digitalização de prontuários
Os arquivos digitais oriundos da digitalização do prontuário médico deverão ser controlados por módulo de sistema especializado que possua as seguintes características:
a)Mecanismo próprio de captura de imagem em preto e branco e colorida independente do equipamento scanner;
b)Base de dados própria o armazenamento dos arquivos digitalizados;
c)Método de indexação que permita criar um arquivamento organizado, possibilitando a pesquisa futura de maneira simples e eficiente;
d)Mecanismo de pesquisa utilizando informações sobre os documentos, incluindo os campos de indexação e o texto contido nos documentos digitalizados, para encontrar imagens armazenadas na base de dados;
e)Mecanismo de controle de acesso que garantam o acesso a documentos digitalizados somente por pessoas autorizadas.
CERTIFICAÇÃO DOS SISTEMAS SINFORMATIZADOS PARA GUARDA E MANUSEIO DO PRONTUÁRIO MÉDICO
Todas as pessoas físicas, organizações ou empresas desenvolvedoras de sistemas informatizados para a guarda e manuseio do prontuário médico que desejam obter a certificação do CFM e da SBIS deverão cumprir os seguintes passos:
1)Responder e enviar, via internet, o questionário básico, disponível na página do CFM: <http://www.cfm.org.br/certificacao>;
2)O questionário remetido será analisado pelo CFM/SBIS, que emitirá um parecer inicial aprovando ou não o sistema proposto. Este parecer será enviado, via internet, ao postulante;
3)Caso aprovado, o sistema de gestão de consultório e pequenas clínicas (sistemas de menor complexidade) deverão ser encaminhados a sede do CFM para análise. Os sistemas de gestão hospitalar ou de redes de atenção à saúde (sistemas de maior complexidade) que não possam ser enviados serão analisados "in loco" (sobre a responsabilidade do CFM/SBIS);
4)O processo de avaliação consistirá na análise do cumprimento das normas técnicas acima elencadas. A aprovação do sistema estará condicionada ao cumprimento de todas as normas estabelecidas;
5)Em caso de não-aprovação do sistema, serão especificados os motivos para que as reformulações necessárias sejam encaminhadas;
6)Uma vez aprovado o sistema na versão analisada, além do documento de certificação o CFM e a SBIS emitirão um selo digital de qualidade que poderá ser incorporado na tela de abertura do sistema;
7)A tabela de custos para o processo de certificação dos sistemas de informação do prontuário eletrônico encontra-se disponível no site http://www.cfm.org.br/certificacao;
8)A certificação deverá ser revalidada a cada nova versão do sistema, seguindo os mesmos trâmites anteriormente descritos.
Fonte: Diário Oficial da União; Poder Executivo, Brasília, DF .n. 154, 12 de agosto de 2002. Seção 1, p. 124-5.
Número da Resolução:
2005/001020
Descrição: NBCT 2.8 Formalidades Escrituração Contábil Forma Eletrônica
Data de Publicação no Diário Oficial da União: 02.03.2005
Ementa:
Aprova a NBC T 2.8 - Das Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Eletrônica
Resolução CFC nº 1.020/05
Aprova a NBC T 2.8 – Das Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Eletrônica
O Conselho Federal de Contabilidade, no exercício de suas atribuições legais e
regimentais,
Considerando que as Normas Brasileiras de Contabilidade e suas Interpretações Técnicas constituem corpo de doutrina contábil que estabelece regras de procedimentos técnicos a serem observadas quando da realização de trabalhos;
Considerando que a forma adotada de fazer uso de trabalhos de instituições com as quais o Conselho Federal de Contabilidade mantém relações regulares e oficiais está de acordo com as diretrizes constantes dessas relações;
Considerando que o Grupo de Trabalho das Normas Brasileiras de Contabilidade, instituído pelo Conselho Federal de Contabilidade, atendendo ao que está disposto no Art. 1º da Resolução CFC nº 751, de 29 de dezembro de 1993, elaborou a NBC T 2.8 – Das Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Eletrônica;
Considerando que por se tratar de atribuição que, para o adequado desempenho, deve ser empreendida pelo Conselho Federal de Contabilidade em regime de franca, real e aberta cooperação com o Banco Central do Brasil (Bacen), a Comissão de Valores Mobiliários (CVM), o IBRACON – Instituto dos Auditores Independentes do Brasil, o Instituto Nacional de Seguro Social (INSS), o Ministério da Educação, a Secretaria Federal de Controle, a Secretaria da Receita Federal, a Secretaria do Tesouro Nacional e a Superintendência de Seguros Privados,
Resolve:
Art. 1º Aprovar a NBC T 2.8 – Das Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Eletrônica.
Art. 2º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Brasília, 18 de fevereiro de 2005.
Contador José Martonio Alves Coelho
Presidente
Ata CFC nº 868
NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE
NBC T 2 – DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL
NBC T 2.8 - DAS FORMALIDADES DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL EM FORMA
ELETRÔNICA
2.8.1. DISPOSIÇÕES GERAIS
2.8.1.1. Esta norma estabelece critérios e procedimentos para a escrituração
contábil em forma eletrônica e a sua certificação digital, sua validação
perante terceiros, manutenção dos arquivos e responsabilidade de
contabilista.
2.8.1.2. A Entidade deve manter um sistema de escrituração uniforme dos seus atos e fatos administrativos que atendam às NBC T 2.1, NBC T 2.2, NBC T 2.3, NBC T 2.4, NBC T 2.5, NBC T 2.6 e NBC T 2.7 e aos requisitos adicionais estabelecidos nesta norma.
2.8.1.3. O processo de certificação digital deve estar em consonância com a
legislação vigente e as normas estabelecidas pela Infra-Estrutura de
Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil.
2.8.2. CONTEÚDO
2.8.2.1. Para fins desta norma, a expressão “em forma contábil” de que trata o item 2.1.2 “b” da
NBC T 2.1 deve conter, no mínimo:
a) data do registro contábil;
b) conta(s) devedora(s);
c) conta(s) credora(s);
d) histórico que represente o verdadeiro significado da transação, ou código de histórico
padronizado, neste caso, baseado em tabela auxiliar inclusa no Livro Diário Eletrônico;
e) valor do registro contábil.
2.8.2.2. O registro contábil deve conter o número de identificação do lançamento relacionado ao respectivo documento de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos e a prática de atos administrativos.
2.8.2.3. Na escrituração contábil em forma eletrônica, o lançamento contábil deve ser efetuado
com:
a) um registro a débito e um registro a crédito, ou;
b) um registro a débito e vários registros a crédito, ou;
c) vários registros a débito e um registro a crédito, ou;
d) vários registros a débito e vários registros a crédito.
2.8.2.4. Os documentos em papel podem ser digitalizados e armazenados em meio eletrônico ou magnético, desde que assinados e autenticados, conforme segue:
a) Os documentos digitalizados devem ser assinados pela pessoa física ou jurídica
responsável pelo processo de digitalização, pelo contabilista responsável e pelo
empresário ou sociedade empresária que utilizarão certificado digital expedido por
entidade devidamente credenciada pela ICP – Brasil;
b) Os documentos digitalizados, contendo assinatura digital de
contabilista, do empresário ou da sociedade empresária e da pessoa
física ou jurídica responsável pelo processo de digitalização, devem ser
apresentados aos serviços notariais para autenticação nos termos da
lei.
2.8.2.5. A escrituração contábil em forma eletrônica e as emissões de livros,
relatórios, peças, análises, mapas demonstrativos e Demonstrações
Contábeis são de atribuição e responsabilidade exclusiva de contabilista
legalmente habilitado com registro ativo em Conselho Regional de
Contabilidade e devem conter certificado e assinatura digital do
empresário ou da sociedade empresária e de contabilista.
2.8.2.6. O Balanço Patrimonial e demais Demonstrações Contábeis de encerramento de
exercício devem ser inseridos no Livro Diário Eletrônico, completando-se com as
assinaturas digitais de contabilista legalmente habilitado com registro ativo em
Conselho Regional de Contabilidade e do empresário ou da sociedade empresária.
2.8.2.7. Além dos demais livros exigidos por lei, o “Livro Diário” e o “Livro Razão”
constituem registros permanentes da entidade e quando escriturados em forma
eletrônica devem ser assinados digitalmente de acordo com os requisitos estabelecidos por entidade devidamente credenciada pela ICP – Brasil.
2.8.2.8. Os livros de registros auxiliares da escrituração contábil em forma eletrônica devem
obedecer aos preceitos desta norma para sua escrituração e registro, observadas as peculiaridades da sua função.
2.8.2.9. No Livro Diário Eletrônico, devem ser registradas todas as operações relativas às atividades
da entidade, em ordem cronológica, com individualização, clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por digitação direta ou reprodução digitalizada.
2.8.2.10. A entidade deve adotar requisitos de segurança compatíveis com o processo de
certificação digital regulamentado pela ICP - Brasil ou submetê-los aos serviços
notariais quando imprimir livros, demonstrações, relatórios e outros documentos a
partir da escrituração contábil em forma eletrônica, que contenham assinaturas e
certificados digitais, conforme estabelecido nesta Norma, para fazer fé perante
terceiros.
2.8.2.11. O Livro Diário Eletrônico, contendo certificado e assinatura digital de contabilista
legalmente habilitado e com registro ativo em Conselho Regional de Contabilidade e do
empresário ou da sociedade empresária, deve ser submetido ao Registro Público
competente.
2.8.2.12. O contabilista deve tomar as medidas necessárias para armazenar em meio eletrônico ou
magnético, devidamente assinados digitalmente, os documentos, os livros e as
demonstrações referidos nesta norma, visando a sua apresentação de forma integral, nos
termos estritos das respectivas leis especiais ou em juízo quando previsto em lei.
Regime Especial – Emissão e Impressão Simultânea do Documentário Fiscal
Por Ademar Stringher*
Resumo
Este artigo abordará os aspectos legais nas esferas estadual e federal, para que os contribuintes do Imposto de Circulação de Mercadorias – ICMS e do Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI, e detentores do Sistema de Processamento Eletrônico de Dados, possam emitir e imprimir simultaneamente, a Nota Fiscal de Venda ou Transferência de Mercadorias, cujas operações estejam sujeitas a incidência dos referidos impostos, por meio de um “Regime Especial”, este concedido pela Secretaria da Fazenda do Estado, onde o estabelecimento matriz estiver localizado e, posteriormente, o sistema deverá ser averbado, no Posto Fiscal Estadual, de subordinação do estabelecimento usuário e na Superintendência da Receita Federal, se o mesmo for contribuinte do IPI.
• Doutor e Mestre em Ciência – Direito – FESP – Professor Titular do Curso de Mestrado em Direito, da Universidade Ibirapuera; Coordenador Geral do Centro de Pesquisa e Extensão – CPE – Unib – Advogado Especializado “Gestão Documental Digital”, Relações Comerciais Internacionais e Assuntos Corporativos – Sócio-Gerente – Stringher – Advogados Associados – www.stringher.com.br ;
Introdução
Após várias reuniões mantidas com empresas de Consultoria, Desenvolvimento, Software e Serviços de Informática, inclusive com as entrevistas ocorridas na Delegacia Regional Tributária de Pinheiros, Capital, Estado de São Paulo e no Departamento Executivo da Administração Tributária – DEAT, da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, nas quais foram tratadas as condições de utilização, por meio de um “Regime Especial”, da Emissão de Documentário Fiscal por Processamento Eletrônico – Sistema “Cold” ou “Laser”, com digitalização direta dos mesmos, entre outros temas de caráter sistêmico fiscal , e considerando que n as respectivas reuniões , foi abordado com extrema clareza, pelos Agentes Fazendários Estaduais consultados, que o procedimento pode ser requerido pelos contribuintes e interessados em geral na utilização desse Sistema Eletrônico de Emissão de Documentário Fiscal, sendo viável e possível de aprovação por parte dos Órgãos Fazendários Tributários, tanto na esfera estadual como na federal, desde que, se emitam os respectivos documentos fiscais, no número de vias estabelecidas, e atendam as determinações emanadas da Portaria CAT – No. 32/98, da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, e, também, conforme exigência imposta pela Legislação Federal aplicável à matéria, e considerando também o acima exposto e com base nas legislações extraídas do “site” da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, efetuamos um amplo estudo das Portarias e Instruções Normativas, tanto na esfera estadual, como também, na esfera federal , p ara tanto, levantamos as seguintes legislações aplicáveis, diretamente à matéria, conforme relação abaixo:
• Portaria CAT No. 39 , de 01 de Julho de 1991, publicada no “Diário Oficial do Estado” de 02 de julho de 1991, com a respectiva Retificação no dia 04 de julho de 1.991;
• Portaria CAT No. 32 , de 28 de Março de 1996, com as alterações dadas pelas Portarias CAT 81/96, CAT 13/97, CAT 35/97, CAT 46/97, CAT 73/97, CAT 92/97, CAT 54/98, CAT 4/00, CAT 21/01 e CAT 69/01;
• Portaria CAT N. 92 , de 30 de Dezembro de 2002, que altera a Portaria CAT No. 32/96, de 28 de Março de 1996, que dispõe sobre emissão de documentos fiscais e escrituração dos livros fiscais por sistema eletrônico de processamento de dados;
• Instrução Normativa SRF No. 85, de 11 de Outubro de 2001 , publicada no “Diário Oficial da União do dia 16 de Outubro de 2001, que disciplina a concessão de regimes especiais de emissão de documentos e escrituração de livros fiscais;
• Ato Declaratório Interpretativo SRF No. 12, de 20 de agosto de 2002, publicado no “Diário Oficial da União” do dia 23 de Agosto de 2002.
Breves Considerações sobre os Dispositivos Legais Acima
Fizemos uma ampla análise jurídica dos dispositivos legais em pauta, e após uma taxinomia jurídica implícita, elaboramos em termos práticos e operacionais, o procedimento administrativo e sistêmico que os interessados deverão seguir para o atendimento pleno desse procedimento especial, ou seja:
Da Competência
• Fica atribuída à Diretoria Executiva da Administração Tributária – DEAT, Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo a decisão sobre pedidos de concessão, averbação, alteração, concordância, cassação e extinção dos regimes especiais de emissão de documentário fiscal e autorizações de utilização desse sistema por outros estabelecimentos da mesma empresa (Art. 1 o da Portaria CAT No. 39/91 e Art. 2 º da Instrução Normativa SRF No. 85/01);
Do Pedido e de seu Encaminhamento
• O requerimento de “Regime Especial” ou de Autorização dirigido ao Diretor Executivo da Administração Tributária, da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo deverá conter:
• Identificação da Requerente e dos estabelecimentos que adotarão o Regime Especial (nome, endereço e inscrições estaduais e no C.N.PJ, e o Código de Atividade Econômica Estadual);
• “Fac-símile” dos modelos de documentos e sistemas especiais pretendidos, com descrição geral de sua utilização;
• Declaração de que a Requerente é ou não contribuinte do Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI;
• Declaração sobre regularidade de recolhimento do ICMS, bem como quanto ao cumprimento de obrigações vinculadas a parcelamento, se houver;
• Declaração de que a requerente não está sob ação fiscal e da existência ou não de Auto de Infração e Imposição de Multa;
• Declaração sobre regularidade de recolhimento do IPI se couber;
• Descrição das causas que dificultam o cumprimento de obrigação regulamentar específica;
• Indicação dos dispositivos da legislação tributária que o fundamentam;
• Indicação de seu signatário, juntando-se prova de representação se for o caso.
• A Requerente deverá declarar expressamente, que a empresa, tanto pela matriz, como por qualquer dos seus estabelecimentos, ainda não é beneficiária da autorização ou do “Regime Especial” pretendido;
Da Apresentação do Pedido de Regime Especial
• O pedido de “Regime Especial” para Emissão de Documentário Fiscal, deverá ser apresentado pelo estabelecimento matriz, ao Posto Fiscal Estadual, a que estiver vinculado, em 2 (duas) vias quando a Requerente for, exclusivamente contribuinte de ICMS e, em 4 (quatro) vias, quando for contribuinte do IPI;
Da Averbação
• O requerimento de averbação, dirigido ao Diretor Executivo da Administração Tributária, deverá ser apresentado em 2 (duas) vias, pelo estebelecimento-matriz ao Posto Fiscal a que estiver vinculado, contendo:
• identificação completa dos estabelecimentos que adotarão o Regime Especial;
• número do processo em que, originariamente, foi concedido o benefício;
• tratando-se de benefício concedido por autoridade federal ou pelo Fisco de outra Unidade da Federação, o requerimento deverá ser instruído com cópia do Ato Concessivo; e cópias autenticadas pelos Fiscos, Federal ou Estadual, conforme o caso, de documentos e sistemas aprovados, se houver;
• se o estabelecimento-matriz localizar-se em outra Unidade da Federação, o requerimento de averbação será formulado pelo estabelecimento principal situado neste Estado, assim entendido aquele eleito pelo contribuinte como tal;
Das Alterações
• Em caso de alteração, o estabelecimento que tiver solicitado a concessão ou averbação deverá apresentar pedido dirigido ao Diretor Executivo da Administração Tributária e o respectivo requerimento pleiteado ao Posto Fiscal, que estiver subordinado, em face da sua localização territorial;
Da Divulgação e da Publicação do Pedido
• A notificação de despacho do Processo de Pedido de Regime Especial será efetivada, pelo Posto Fiscal a que estiver vinculado o estabelecimento da Requerente, bem como prestar esclarecimentos complementares ou oferecer documentação aditiva à apreciação do pedido, isto por parte do Contribuinte pleiteante do “Regime Especial”. Os despachos concessórios de Regime Especial exarados pela Diretoria Executiva da Administração Tributária serão publicados em resumo no “Diário Oficial do Estado”;
Procedimento sobre Emissão de Documentos Fiscais por Contribuinte Usuário de Sistema Eletrônico de Processamento de Dados
Do Objetivo
• A emissão por sistema eletrônico de processamento de dados dos documentos fiscais previstos no artigo 124 do Regulamento do ICMS, aprovado pelo Decreto Estadual No. 45.490, de 30 de novembro de 2000, bem como a escrituração dos livros fiscais devem obedecer às disposições da Portaria CAT No. 32, de 28 de Março de 1996, com as alterações dadas por diversas portarias subsequentes, conforme dispõe o Convênio ICMS No. 57/95, na sua Cláusula primeira;
Da Documentação Técnica e Registros Magnéticos
• O contribuinte usuário de sistema eletrônico de processamento de dados deverá fornecer, quando solicitado pelo fisco, documentação técnica minuciosa, completa e atualizada, contendo descrição, gabarito de registro (“layout”.) dos arquivos, listagem dos programas e as alterações ocorridas no exercício de apuração, conforme determina Cláusula quarta do Convênio ICMS No. 57/95;
• O contribuinte deverá manter o registro fiscal, na forma estabelecida na Portaria CAT-32/96, referente a todas as operações, aquisições e aos serviços prestados e/ou tomados, a qualquer título, realizados no exercício de apuração e gerar o arquivo magnético para entrega ao fisco, conforme preceitua o Convênio ICMS – 57/95, cláusulas quinta, na redação do Convênio ICMS-56/98, pelas cláusulas segundas, cláusula sétima, décima sétima e vigésima nona;
• O contribuinte que emitir Notas Fiscais por Processamento Eletrônico de Dados deverá obedecer, para efeito de composição de registro fiscal, os seguintes níveis de detalhamento requeridos pelo Convênio ICMS-57/95, cláusula quinta, na redação dada pelo Convênio ICMS-60-02, cláusula primeira:
• Por total de documento fiscal quando estiver obrigado à emissão ou para lançamento de um dos seguintes documentos fiscais: Notas Fiscal Modelo 1 ou 1-A;
• Além das obrigações previstas no item anterior, o contribuinte deverá manter registro fiscal por item de mercadoria quando emitir as referidas Notas Fiscais Modelo 1 ou 1-A;
• O disposto neste item aplica-se aos documentos fiscais relativos às operações, aquisições e serviços prestados e/ou tomados, a qualquer título, independentemente do meio utilizado para sua emissão;
• A Diretoria Executiva da Administração Tributária poderá estabelecer formatos de registros fiscais a serem apresentados, em arquivos magnéticos, além dos previstos na Portaria CAT-32-96 ou forma de apresentação diferente da constante do Manual de Orientação – Anexo 1, que acompanha a citada Portaria, hipótese em que definirá os gabaritos dos registros e condições de apresentação;
• O registro fiscal em pauta deverá ser conservado pelo prazo indicado no artigo 202 do Regulamento do ICMS, aprovado pelo Decreto Estadual No. 45.490/00, contado a partir do dia 1 º de janeiro seguinte ao exercício de apuração a que se referir;
• O contribuinte do IPI, também, deverá manter o registro fiscal conforme dispuser a legislação específica daquele imposto.
Dos Documentos Fiscais
• Os documentos fiscais serão emitidos segundo as especificações de cada modelo, na forma prevista no Regulamento do ICMS, aprovado pelo Decreto Estadual No. 45.490/00, inclusive quanto à quantidade de vias e sua destinação, obedecendo especialmente, em relação à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, o disposto nos parágrafos 4 o e 22 do artigo 127;
• As indicações referentes ao transportador, as característica dos volumes e à data e hora da efetiva saída das mercadorias do estabelecimento emitente poderão ser feitas mediante a utilização de qualquer meio gráfico indelével;
• A emissão dos documentos fiscais dar-se-á no estabelecimento que promover a operação ou prestação, podendo realizar-se em local distinto do mesmo contribuinte, neste Estado, desde que a opção seja consignada no Pedido/Comunicação de que trata o artigo 2 º , de acordo com o que preceitua o Convênio ICMS-57-95, na sua cláusula décima - segunda;
• Na impossibilidade técnica para a emissão dos documentos fiscais por sistema eletrônico de dados, em caráter excepcional, poderá o documento ser emitido por qualquer meio gráfico indelével, hipótese em que deverá ser incluído no sistema, conforme autoriza o Convênio ICMS-57-95, na sua cláusula décima primeira na redação dada pela cláusula oitava do Convênio ICMS-31-99;
• As vias dos documentos fiscais, que devem ficar em poder do estabelecimento emitente serão encadernadas em grupos de até 500 (quinhentos) documentos, obedecidas sua ordem numérica seqüencial e observado o disposto no item 1 do Parágrafo 5 º do artigo 136 do Regulamento do ICMS, aprovado pelo Decreto No. 45.490, de 30 de Novembro de 2000, de acordo com o que determina a Cláusula Décima Terceira do Convênio ICMS-57/95, com nova redação dada pela Cláusula Nona do Convênio ICMS-31/99;
• Os Contribuintes remeterão às Secretarias de Fazenda, Finanças ou de Tributação da Unidade da Federação, até o dia 15 (quinze), o arquivo magnético, com os registros fiscais das operações e prestações interestaduais efetuadas, no trimestre anterior, conforme Convênio ICMS 57/95, Cláusula Nona, na redação do Convênio ICMS-69-02, Cláusula primeira);
• Sempre que, informada uma operação interestadual e, por qualquer motivo a mercadoria não for entregue ao destinatário, far-se-á a geração de um arquivo esclarecendo o fato, com o código de finalidade “ 5” (item 09.1.3 do Manual de Orientação), que será remitido juntamente com o arquivo relativo ao mês em que se verificar a ocorrência;
• O arquivo magnético deverá ser previamente composto por meio de programa validador disponível no Posto Fiscal Eletrônico da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, no endereço: http://pfe.fazenda.sp.gov.br nas páginas Informações>Sintegra>Validador Nacional do Sintegra;
• As informações referentes às operações interestaduais, destinadas ao fisco paulista , deverão ser enviadas por meio da “Internet”, utilizando o programa TED (Transmissão Eletrônica de Dados), disponível no Posto Fiscal Eletrônico da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, no endereço: http:pfe.fazenda.sp.gov.br, páginas/Informações>Sintegra>Download>Programa de Transmissão – TED.
Da Impressão e Emissão Simultânea de Documentos Fiscais
• O Contribuinte usuário de sistema eletrônico de processamento de dados poderá mediante “Regime Especial”, realizar impressão e emissão de Notas Fiscais, simultaneamente, hipótese em que, para os efeitos da citada Portaria, será denominado impressor autônomo, conforme previsto nas Cláusulas primeira e segunda do Convênio ICMS-58/95 e Cláusula Primeira do Convênio ICMS – 131/95;
• Quando o impressor de que trata o parágrafo anterior for contribuinte do IPI, a concessão do Regime Especial será comunicada à Superintendência Regional da Receita Federal;
• A impressão de que trata o item “ 13” acima fica condicionada à utilização de papel com dispositivos de segurança, denominado formulário de segurança, e terá, no mínimo, as seguintes características:
Quanto ao papel deve :
• ser apropriado a processos de impressão calcográfica, “off-set”, tipográfico e não impacto;
• ser composto de 100% (cem por cento) de celulose alvejada com fibras curtas;
• ter gramatura de 75 g/m2;
• ter espessura de 100 (+) ou (-) 5 micra;
Quanto a impressão deve:
• ter estampa fiscal, localizada no campo reservado ao fisco, com dimensão de 7,5 cm x 2,5 cm impresso pelo processo calcográfico, na cor azul pantone no. 301, tarja com Armas da República, contendo microimpressões negativas com o texto “Fisco” e positivas com o nome do fabricante do formulário de segurança, repetidamente, imagem latente com a expressão “Uso Fiscal”;
• ter numeração tipográfica única e seqüencial, contida na estampa fiscal, de 000.000.001 a 999.999.999, reiniciada quando atingido esse limite e seriação de “AA” a “ZZ”, que suprimirá o número de controle do formulário, em caráter tipo “leibinger”, corpo 12, adotando-se seriação exclusiva por estabelecimento fabricante do formulário de segurança, conforme autorização da Comissão Técnica Permanente do ICMS- COTEPE/ICMS;
• ter fundo numismático na cor cinza pantone No. 420, contendo fundo anticopiativo com a palavra “Cópia” combinada com as Armas da República, com efeito, Íris nas cores verde/ocre/verde com as tonalidades tênues pantone No. 317, 143 e 317, respectivamente, e tinta reagente a produtos químicos;
• ter, na lateral direita, nome e CNPJ do fabricante do formulário de segurança, série, numeração inicial e final do respectivo lote;
• conter espaço em branco de um centímetro, no rodapé, para aposição de código de barras, de altura mínima de meio centímetro.
• As especificações técnicas aqui estabelecidas deverão obedecer aos padrões do modelo disponibilizado pela COTEPE/ICMS e terão uso exclusivo em documentos fiscais;
• O “Regime Especial” poderá dispensar, nas operações internas, quaisquer dos dispositivos de segurança mencionados no item “ 13” ;
• O “ Regime Especial” de que trata este documento, o impressor autônomo apresentará ao Posto Fiscal a que estiver vinculado, o Pedido para Aquisição de Formulário de Segurança – PAFS;
• Deferido o PAFS pelo Chefe do Posto Fiscal, o impressor autônomo estará em condições de adquirir, do fabricante credenciado, o respectivo formulário de segurança;
• Recebidos os f |
