Ano 14 | Edição 88 | Setembro/Outubro| Atualizada em 29/9//08 - 15h00
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Inclusão: 29/9/08
Click here to english version Fora de Controle!
O quanto a segurança é segura quando se trata de informações corporativas?
Bob Larrivee
A segurança tornou-se uma questão importante atualmente, como nos dias em que seu avô falou sobre quando os militares cunharam a frase, "lábios soltos afundam navios", como um mantra para manter a informação segura em todos os níveis, incluindo suas conversas. Isto ainda é verdade hoje, com o advento da tecnologia celular, que nos permite conversar em qualquer local e horário com qualquer um e pensar que nossa conversa não será percebida por aqueles que nos rodeiam. Além do óbvio, esta mesma tecnologia nos permite partilhar informações textuais, sob a forma de mensagem instantânea (instant messaging) e e-mail criação e resposta. Pense sobre a quantidade de informações que são transmitidas e transferidas diariamente para fins comerciais. Esmagadora!
No mundo de hoje
A idéia toda de afundar navios soltando os lábios pode agora ser aplicada às conversas via celular, comunicações por correio eletrônico, mensagens instantâneas e até mesmo dispositivos de armazenamento portáteis, como pen drives, que nos permite ter informações conosco aonde quer que vamos. Imagine o que aconteceria se você tivesse um pouco da sua propriedade intelectual corporativa em seu poder. Digamos que ela é armazenada em formato eletrônico sobre uma unidade tipo pen, que está disfarçada como uma caneta. (Sei que isso soa como coisa de Agente Secreto, mas eu mesmo tenho uma.) Agora vamos imaginar que a "caneta" cai de seu bolso ou mala, no aeroporto, sem você saber. Uma pessoa desconhecida, andando por lá um pouco depois, encontra essa bonita caneta e a pega, sem saber “do segredo escondido com ela”.
Com o passar do tempo, o transeunte inocente, agora dono da caneta, a gira só para descobrir se contém uma unidade pen. Uau! isso é um dispositivo incrível! Sem demora, é colocada na porta USB onde todo o conteúdo já está disponível para visualização, o tempo todo. Enquanto isso, você está se perguntando o que aconteceu com o dispositivo, e preocupado de quem poderia tê-lo agora. Felizmente, para você, essa pessoa não tem idéia do que significa a informação, elimina-a e usa o aparelho para outros fins.
Preparar-se para o inesperado
Este é apenas um exemplo das coisas que podem dar erradas no mundo de hoje. Esse mesmo cenário poderia ter usado um telefone celular ou até mesmo, como vemos com demasiada freqüência nas notícias ultimamente, um laptop. É fácil perceber por que razão se poderia pensar que suas práticas de gestão da informação estão fora de controle.
A chave é preparar-se e esperar o inesperado. Sei que existem esses dispositivos, as pessoas vão usá-las e as informações serão transferidas de várias maneiras. A idéia é implementar uma sólida política de registro e gestão de conteúdo corporativo que detalhará procedimentos corretos em relação às informações corporativas. A incorporação de sistemas (ERM) Electronic Records Management e ECM (Enterprise Content Management) que apoiam plenamente os seus registros e políticas de retenção irá fornecer a você uma posição mais forte para fazer valer as práticas de gerenciamento da informação. Se lábios soltos podiam afundar navios, informações desordenadas e sem controle podem afundar empresas.
Próximos passos
Você tem agora uma melhor compreensão dos riscos e dos cuidados que você deve fazer para que reforce a segurança em torno de suas informações. A questão é onde começar a aprender sobre as melhores práticas e obter os conhecimentos que lhe permitirá agir?
Você já começou sua jornada e agora é tempo de desenvolver o que você aprendeu neste artigo, considerando os benefícios resultantes das ofertas de Educação AIIM em ERM ou ECM. Cada um desses programas apresenta as estratégias, os conceitos e processos associados a uma abordagem holística. Nos programas de mestrado, você terá tudo o que você aprendeu e poderá aplicar em cenário de estudo de caso, tendo tudo alinhavado numa forma prática. Você pode se dar ao luxo de esperar?
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Reprint da AIIM eDoc Magazine, escrito por Bob Larrivee, diretor do AIIM Global Education Services - Américas |
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Inclusão: 7/7/08
Para aonde caminha o ECM e o BPM ? - Rota Captura
Carlos A. Bassi
Continuando a trilhar pelas diferentes ‘Rotas' que as tecnologias ECM (Enterprise Content Management) e BPM (Business Process Management) oferecem, vamos analisar neste artigo a ‘ Rota Captura ' e a forte tendência na captação da documentação de forma descentralizada.
As organizações têm buscado cada vez mais realizar a captação de sua documentação diretamente do local de origem ou de geração. Alguns fatores têm contribuído significativamente para que essa captação passe a ser descentralizada, em vez da forma centralizada como estava sendo adotada por muitas empresas:
• toda a logística necessária para movimentação, manuseio e transporte do volume de documentos que vem crescendo nos últimos tempos;
• todos os custos associados com essa logística;
• todos os riscos associados na perda de documentos por conta dessa movimentação e manuseio;
• aumento no número de locais que passaram a gerar documentos;
• redução no prazo para processamento das informações constantes nesses documentos por necessidades estratégicas.
O mercado passou a oferecer alternativas atraentes para realizar a captação de forma descentralizada. Desde escaners de baixo volume com recursos comparáveis aos sofisticados escaners de produção, até as multifuncionais com melhores capacidades de digitalização de documentos.
Dentre algumas das características oferecidas por esees equipamentos podemos destacar:
• melhor performance;
• fácil interação do usuário, por meio de interfaces cada vez mais simples e intuitivas baseadas em ícones e painéis touch screen – muito similar aos caixas eletrônicos utilizados na rede bancária;
• conexão em rede;
• custos competitivos.
A adoção de equipamentos multifuncionais para realizar a captação de forma centralizada vem crescendo significativamente. Segundo pesquisa realizada pela AIIM – Association for Information and Image Management em 2007, 46% dos participantes indicaram a intenção de aumentar a utilização de multifuncionais para a captação da documentação no próximo ano.
Com o fortalecimento dessa tendência, podemos esperar um aumento no tráfego de arquivos de imagem nas redes das organizações, bem como uma maior necessidade do armazenamento eficiente desses documentos.
Outro fator que já está influenciando a captação descentralizada é a preocupação com a autenticidade das imagens capturadas e a adoção da certificação digital para tal, mas cabe uma avaliação mais detalhada dessa questão em próximo artigo.
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Inclusão: 4/6/08
Desafios do ECM e BPM - Justificando investimentos
Carlos A. Bassi Esta série de artigos intitulada “ Desafios do ECM e BPM ” procura apresentar os desafios que os profissionais envolvidos na implantação de projetos baseados nas tecnologias ECM ( Enterprise Content Management ) e BPM ( Business Process Management ) devem se deparar durante sua condução.
Estes desafios terão que ser superados para que possam concluir a implantação com sucesso e a organização obtenha os benefícios oferecidos pelas tecnologias.
Na última pesquisa divulgada pela AIIM ( Association for Information and Image Management ) em março de 2008, aproximadamente 40% dos entrevistados indicaram que é “Muito importante” justificar os investimentos com a implementação de tecnologias ECM e BPM em suas organizações. Ocorre que nesta mesma pesquisa, 29% dos participantes indicaram que o maior obstáculo na implantação é justificar o seu investimento.
No Brasil, esse desafio está sendo considerado ainda maior. Segundo pesquisa realizada pelo CENADEM, em abril de 2007, 55% dos participantes indicaram que a justificativa de investimento é o principal obstáculo na implantação dessas tecnologias em suas organizações.
Diversas ações realizadas no início ou durante a execução dos projetos tornam este desafio ainda maior.
Um dos principais fatores que geram um árduo trabalho para superação é a identificação clara dos objetivos que irão direcionar a implantação do projeto. Questões como as abaixo apresentadas são parcialmente respondidas, comprometendo a definição de uma estratégia adequada e, por conseqüência, a obtenção dos benefícios:
• Quais motivos levam à implantação do projeto?
• Quais problemas serão resolvidos com a implantação dessas tecnologias?
• Qual escopo o projeto deve atender?
• Em quais prazos esse escopo deverá ser atendido ?
Outro fator que dificulta muito a superação do desafio de justificar o investimento é a falta de métricas dos problemas que esperam ser resolvidos com a implantação das tecnologias ECM e BPM. Como será possível estimar um ganho e posteriormente comprová-los se a dimensão desse problema é desconhecida ou incipiente?
A falta de identificação de cenários alternativos e a avaliação criteriosa de cada um desses cenários também contribuem de forma negativa na tarefa de justificar o investimento. Isso se deve em parte à falta de conhecimento das tecnologias envolvidas, à falta de experiência na realização de projetos com essas tecnologias e às resistências prévias por parte de pessoas ou áreas envolvidas. Algumas dessas questões serão avaliadas nos próximos artigos dessa série.
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Carlos Alberto Bassi, diretor e consultor da Informsys Consultoria Comércio e Serviços em Informática Ltda. Também é editor técnico do Jornal do GED on-line |
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Inclusão: 28/1/08
Para aonde caminha o ECM e o BPM ? - Rota Mercado
Carlos A. Bassi
Dando continuidade na avaliação dos diferentes caminhos ou rotas que as tecnologias ECM (Enterprise Content Management) e BPM (Business Process Management) vêm trilhando, iremos analisar, neste artigo, a Rota Mercado – a influência dos fornecedores e consumidores na evolução dessas tecnologias e em seu mercado.
Em especial, vamos analisar os impactos que a movimentação dos grandes fornecedores tem causado, por conta de aquisições e fusões ocorridas nos últimos anos.
O Gartner previu que 50% dos fornecedores de soluções de ECM seriam comprados ou se associariam à outras empresas, por volta de 2006. Em relação aos fornecedores de soluções de BPM, ele prevê que não mais do que 25 das 140 empresas existentes em 2006 continuarão operando em 2008.
Essas previsões tem se realizado, basta avaliar a “dança das cadeiras” nos últimos tempos:
• Captaris adquiriu a Alchemy;
• EMC adquiriu a Documentum e a Captiva;
• Global 360 adquiriu a Lexign que havia comprado a Keyfile;
• IBM comprou a Filenet;
• Open Text comprou a Hummingbird e a IXOS;
• Oracle adquiriu a Stellent, que havia comprado a Optika, e acabou de anunciar a aquisição da BEA, que havia comprado a Fuego.
Pode-se perceber que os gigantes do mercado que fornecem produtos de infra-estrutura, tais como sistema operacional, banco de dados e equipamentos de armazenamento, estão começando a concentrar as soluções baseadas nas tecnologias de ECM e BPM.
Dentre os diversos objetivos que levam uma empresa a comprar a outra, podemos citar:
• Aquisição do know-how desenvolvido e consolidado pela empresa que está sendo comprada;
• Aquisição da base de clientes, e conseqüente aumento de sua participação no mercado;
• Diminuição ou mesmo eliminação da concorrência em um determinado nicho.
Toda essa movimentação acaba gerando uma série de incertezas tanto para os atuais usuários como para aqueles que pretendem ingressar nas tecnologias, dentre as quais:
• A empresa compradora pode não continuar a desenvolver o produto instalado;
• Esssa empresa pode oferecer suporte ao produto apenas por um determinado período;
• A concentração do mercado na mão de algumas poucas empresas pode encarecer os custos dos produtos e serviços associados.
Quando da ocorrência desses fatores, os usuários terão que avaliar a adoção de uma série de ações, tais como a substituição por uma nova ferramenta, a necessidade de conversão de sua base de informações para outra, a continuação com a antiga solução sob riscos de defasagem tecnológica e falta de suporte. Impreterivelmente, esses fatores irão acarretar custos para as organizações. Essas situações não estão distantes de nós, e muitas já ocorreram com empresas aqui no Brasil.
A estabilização do mercado das tecnologias de ECM e BPM por conta dessas movimentações irá depender apenas do tamanho do “apetite” dessas grandes empresas.
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Para aonde caminham o ECM e o BPM ?
Rota SaaS
Carlos A. Bassi
No artigo publicado na edição anterior, discutimos sobre a ‘ Rota Infra ' – a incorporação das tecnologias ECM (Enterprise Content Management) e BPM (Business Process Management) como parte da infra-estrutura nas organizações.
Neste artigo iremos analisar a Rota SaaS - outro dos caminhos que essas tecnologias vêm trilhando, e que cresce tanto no mercado mundial como no brasileiro. Consiste na substituição dos modelos tradicionais de aquisição de licenças de software e infra-estrutura pela modalidade SaaS ( S oftware a s a S ervice ) ou Software como Serviço.
Segundo o Gartner, o custo anual para gerenciar aplicações de software pode ser superior a quatro vezes o custo inicial de aquisição. As empresas estão gastando mais de 75% do total de seus orçamentos de TI apenas para manter seus sistemas.
Na modalidade SaaS, as organizações podem contratar tanto o software como a infra-estrutura necessária para sua operacionalização, pagando apenas um valor proporcional à sua utilização. Como infra-estrutura podemos entender todos os recursos tais como, hardware, sistema operacional e equipamentos bem como, os serviços de instalação, configuração, customização e treinamento.
Uma das vantagens na adoção desta modalidade é o seu menor custo para início da operação associado ao seu menor prazo de implantação.
Esta modalidade permite se adequar facilmente às expansões e contrações do negócio. Desta forma, evitam-se os custos de aquisição de licenças de software que ficarão ociosas por um dimensionamento falho.
Também, permitirá a utilização de uma solução sempre atualizada sem os custos e os inconvenientes das políticas de manutenção e up grade normalmente empregadas nos modelos tradicionais.
Em determinadas situações, poderão existir problemas de integração com os sistemas legados e atendimento às necessidades específicas da organização, em face de estar adquirindo um produto padronizado que atende diversas empresas ou segmentos de mercado e, por isso mesmo, de custo atraente.
Outro fator que está impactando sua adoção por um maior número de empresas é cultural. A AIIM (Association for Information and Image Management) realizou uma pesquisa no intuito de avaliar o quanto as organizações estavam considerando a modalidade SaaS no atendimento às necessidades de BPM. Praticamente 70% dos participantes não estavam considerando ou estavam considerando parcialmente sua adoção. As preocupações que levavam os participantes em não considerá-la eram a possível falta de segurança, a possível falta de flexibilidade e a possível perda de controle.
A adoção do modelo SaaS pelas organizações dependerá mais de uma maturidade do mercado e de uma ruptura das resistências culturais do que de aspectos tecnológicos.
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Carlos Alberto Bassi, diretor e consultor da Informsys Consultoria Comércio e Serviços em Informática Ltda. Também é editor técnico do Jornal do GED on-line |
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TAXONOMIA CORPORATIVA: FACILITANDO O CONHECIMENTO ORGANIZACIONAL E BUSCANDO VANTAGEM COMPETITIVA
Vivemos emornal um contexto organizacional no qual as informações associadas à tecnologia assumiram um importante papel no compartilhamento do conhecimento corporativo e na busca por vantagens competitivas.
Entretanto, intranet, internet, bases de dados e o grande turbilhão de informações utilizadas por muitas pessoas ao mesmo tempo de forma descontrolada, em vez de proporcionar o aumento do conhecimento organizacional e economia para as empresas, têm resultado em várias buscas infrutíferas e tomadas de decisão por muitas vezes equivocadas devido à ausência de confiabilidade das fontes de informação e da falta de estruturação das bases disponíveis.
Diante do caos informacional, a crescente demanda pela estruturação das informações de instituições públicas e privadas é notável. Para que a informação agregue valor a qualquer atividade empresarial, constituindo-se capital organizacional é preciso que a mesma esteja tratada e disponibilizada de forma estruturada conforme os assuntos e processos de negócio, segundo uma ordem lógica e precisa.
Como solução para o problema, várias organizações e a própria internet através da Websemântica tem investido na estruturação das informações, por meio da criação de tesauros, ontologias e taxonomias.
No universo corporativo, uma taxonomia bem estruturada, através do seu formato, consegue revelar todos os termos que compõem determinada área do conhecimento, possibilitando, assim, uma visão sistêmica de processos e áreas da empresa e fomentando o conhecimento sobre a dinâmica da organização.
Uma das aplicações mais importantes da taxonomia em âmbito corporativo é automatizar o "raciocínio", facilitando práticas voltadas à própria gestão do conhecimento com inferência e armazenamento.
Uma taxonomia corporativa pode ajudar também na criação de um mapa explícito e funcional da base de conhecimento de uma organização, fonte essencial para avaliação e a administração dos ativos digitais e da propriedade intelectual da empresa.
Inúmeras são as vantagens da aplicação de taxonomias no universo coorporativo, no entanto, várias são as dificuldades, devido à inexistência de metodologia padronizada, capaz de fornecer meios eficientes para construção de uma taxonomia corporativa capaz de correlacionar áreas e processos de negócio, preservando a especificidade da linguagem utilizada na organização.
Nesse contexto, a Taxonomia Corporativa tem como fundamentos principais:
- Definir um modelo conceitual de taxonomia capaz de refletir verdadeira ideologia e a estrutura organizacional da empresa;
- Dar meios para a construção de uma taxonomia que contemple a interação com os usuários da informação;
- Garantir uma abordagem metodológica com enfoque, realmente, corporativo, no sentido de adequar-se naturalmente à condução dos processos organizacionais na prática, definindo conceitos e propriedades ou objetos e relações, por meio da linguagem formal, que apresente sintaxe e semânticas bem definidas inerentes à instituição e ao público a que se destina.
- Possibilitar que qualquer pessoa, inserida em uma organização, possa ter intuitivamente uma visão geral de seus processos, áreas e seus relacionamentos;
- Garantir que pesquisadores, usuários, entre outros, familiarizados com os processos organizacionais, possam vê-los a partir de novas perspectivas.
O acesso rápido e eficiente às informações é um requisito fundamental para o bom desempenho de qualquer profissional. Nesse contexto, o uso de taxonomias para agilizar o acesso às informações garante melhoria nos tempos de resposta e tomada de decisão, permitindo que as organizações reconheçam dentro de si, processos e atividades que realmente agreguem valor ao negócio, diminuindo a duplicação de esforços na produção e utilização do conhecimento.
As formas de controle da diversidade de significação do vocabulário interno garantem a recuperação da informação com qualidade superior à obtida por sistemas de busca baseados somente em palavras-chave.
Esse modelo de estruturação de taxonomia prevê a sistematização do conhecimento organizacional através da modelagem de uma estrutura informacional que represente os conceitos intrínsecos à corporação, servindo como guia no processo de Gestão do Conhecimento.
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Elisângela Cristina Aganette, Consultora em Taxonomia e Informação, Documentar Tecnologia e Informação |
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