Ano 14 | Edição 87 | Julho/Agosto| Atualizada em 11/7//08 - 11h00

Nota incluída dia 11/7/08

Concessionárias adotam solução tecnológica para gerenciar toda a documentação de veículos seminovos

Com as facilidades de crédito, a área de comercialização de veículos seminovos cresceu expressivamente dentro das concessionárias nos últimos tempos. No processo de compra e venda desse tipo de veículo, estão envolvidos dezenas de documentos, que chegam a gerar cerca de 40 cópias dos documentos originais, resultando em uma série de erros no arquivamento e no gerenciamento dessa documentação.

A fim de simplificar a vida dos clientes e garantir a agilidade operacional nas áreas que cuidam dessa documentação, as grandes redes de concessionárias estão optando pelo GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, Safe Doc, da Acesso Digital. eliminando erros no processamento e garantindo o acesso em tempo real, via internet, a todo o acervo documental de cada cliente.

“Antes do SAFE-DOC, as concessionárias tiravam cópias de mais de 40 documentos físicos e imprimiam diversos documentos de origem eletrônica. Cada documento chegava a ter mais duas ou três cópias, pois o processo de compra e venda precisa ser encaminhado a departamentos diferentes, como o de análise e o financeiro. Todo esse volume era armazenado em arquivos físicos e a busca desses documentos representava sempre uma dificuldade, com muita dor de cabeça para a equipe das concessionárias, que tinha que se mobilizar para achar documentos. Essa falta de organização também acarretava para os clientes cobranças indevidas de compromissos financeiros já quitados.”, explica Diego Martins, diretor comercial da Acesso Digital.

Agora com a solução já implantada em concessionárias como Rede Ventuno, Morumbi Motor e Shogun, a digitalização de documentos é realizada no momento da compra ou da venda de um seminovo, e esses documentos são imediatamente disponibilizados em um portal na internet para consulta. Assim, quando os funcionários da concessionária precisam recuperar alguma informação, basta acessar o portal Safe-Doc e, com apenas alguns cliques, encontrar os documentos necessários.

Redução de custos com papel e tonner de impressão, segurança, organização no armazenamento de documentos e produtividade são alguns dos resultados na utilização do Safe-Doc por parte das concessionáriass. Além disso, com maior controle da documentação, há uma diminuição no risco de compra de automóveis com pendências financeiras e/ou judiciais. O atendimento ao cliente também se torna mais rápido, já que é possível acessar com facilidade qualquer documento armazenado no sistema.

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Nota incluída dia 11/7/08

Solução de GED na Cotia Trading

A Cotia Trading Company, empresa de comércio exterior, fornecedora de soluções completas que integram gestão, logística e financiamento, está utilizando a ferramenta de GED, Captaris Alchemy , solução que gerencia documentos eletronicamente, conteúdo fixo como imagens, fax, emails, PDFs e arquivos de relatório durante todo o ciclo de vida das informações. No caso da Cotia, irá gerenciar eletronicamente, principalmente, informações geradas pela área operacional de atendimento aos clientes como: pedidos de faturamento, prontuários, contratos e nomenclatura sobre alíquotas de impostos. O trabalho também engloba a folha de ponto e de pagamento, dos funcionários da companhia. Estão envolvidos cerca de 120 usuários.

O principal objetivo é facilitar o acesso às informações internas, centralizando-as em uma única base de consulta, tornando-as de uso corporativo. De acordo com Gerson Delgado Seeber, gerente de desenvolvimento de sistemas da Cotia Trading, “O ptamos por unificar todo o tipo de informação, sejam elas documentos ou e-mails na ferramenta de GED, assim podemos obter todas as informações com facilidade e rapidez”, explica.

A primeira parte do projeto já está em andamento na filial da Cotia Trading, localizada na cidade de Itajaí (SC). Por último, a matriz, na capital paulista, terá suas informações integradas à solução da Captaris.

A expectativa é que a conclusão da implantação, prevista para os próximos meses, torne as informações mais seguras e acessíveis, já que a solução permite localizar informações por qualquer palavra contida dentro dos arquivos, além de compactar, criptografar, indexar e visualizar mais de 300 tipos de formato.

Todo o projeto foi desenvolvido pela Image Pro - empresa especializada em implementação de soluções e-business, que envolvem automação de processos de trabalho (Workflow), GED e assinatura eletrônica (eSign) - que é parceira de distribuição da Captaris, líder mundial no fornecimento de softwares que automatizam processos de negócios, para o Captaris Alchemy

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Notas incluídas dia 16/6/08

Solução de datacenter para GED beneficia empresa de eventos

Na Expressão Brasil, empresa criada em 2003 com foco em promoção e eventos, o processo de contratação de profissionais gera demandas que não envolvem somente o setor de marketing do cliente, mas também o de Recursos Humanos e a Procuradoria de Serviços, pois as informações jurídicas do profissional passam pela aprovação do cliente antes da contratação.

De acordo com Reinaldo Buoso, sócio-fundador e diretor da Expressão Brasil, “esse trabalho exige uma série de informações legais, da pessoa a ser contratada, que precisam ser comprovadas junto ao cliente. Isso envolve um trânsito muito grande de papéis, além do trabalho de impressão e cópias. Precisamos de agilidade nessa contratação, pois, às vezes o trabalho tem urgência e deve ser iniciado no dia seguinte. Mas, por conta da parte burocrática do contrato, esse processo acabava demandando um tempo mais longo.”

Tendo com objetivo melhorar essa tramitação documental, atingir maior agilidade, transparência de informações e qualidade no serviço, além de maior eficiência na prestação do serviço e controle maior da documentação interna, a empresa optou pela solução Safe Doc, da Acesso Digital.

“Antes da solução, os documentos existiam apenas em arquivos físicos, gerando custos com papel, impressão e cópias, arquivamento, além da remessa do material para exame do cliente”, explica Reinaldo.

A solução permite o arquivamento seguro por ser uma ferramenta tecnológica, além de garantir o acesso imediato, por estar disponível ao cliente em formato de portal eletrônico. Dessa forma, o cliente consegue acessar o documento que precisa de maneira rápida e segura.

“Como atuamos em todo o território nacional, quando fazíamos a contratação fora de São Paulo, por exemplo, havia uma demora muito grande no levantamento de documentos para saber se a exigência legal estava sendo cumprida. É um trabalho que requer tempo, desde a impressão e o envio dessa documentação, até a aprovação do cliente. Por conta da demanda dos clientes ser, muitas vezes, urgente e ter a exigência de início imediato, o desafio girava em torno de redução do tempo no levantamento da documentação. Com o Safe Doc, conseguimos disponibilizar esses documentos de forma segura e imediata para nossos clientes, os quais também recebem uma identificação para acessar a ferramenta e encontrar a documentação que precisarem referentes à sua empresa”, atesta Reinaldo.

Dentre os benefícios, estão a redução da utilização de papéis, impressão, remessa da documentação e diminuição do espaço físico. Organização, agilidade e facilidade de acesso. “Acreditamos no ganho financeiro ao agregar valor do serviço diante da concorrência e agilidade interna. É uma ferramenta extremamente eficiente. Além de agregar valor na prestação de serviço, torna o trabalho totalmente transparente e gera agilidade interna. Agregou também qualidade e maior produtividade. Conseguimos ter um valor competitivo maior no mercado em que atuamos. Hoje, guardamos também no Safe Doc todo o material criado em campanha, como arquivo eletrônico. Isso também auxilia o cliente. Com essa documentação digitalizada, o responsável dentro da empresa tem fácil acesso a própria campanha”, finaliza Reinaldo.

 A Acesso Digital, investindo na simplificação das tecnologias que suportam o Gerenciamento Eletrônico de Documentos e Informações, idealizou um modelo de negócio ainda inédito no país, desenvolvendo o SAFE-DOC, ferramenta de digitalização e acesso de documentos com base e armazenamento em um datacenter próprio, que permite a geração de confiança, credibilidade, segurança e agilidade na consulta e arquivamento de documentações das empresas de pequeno, médio e grande porte.

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 Baesa usa Gestão Documental e GED para a documentação ativa

A Baesa - Energética Barra Grande diante de novo e motivado empreendimento, na criação de um Centro de Serviços Compartilhados entre (Baesa, Enercan, Maesa e Salto Pilão), tem como uma das metas a melhoria e inovação da Gestão Documental, a fim de contribuir para segurança das informações, controle na criação, trâmite, recuperação e preservação dos documentos.

Uma maior preocupação é referente à documentação da construção da usina, remanejamento da população atingida e demais documentos considerados histórico-institucional e efetivamente legais para o funcionamento do empreendimento.

De acordo com Pâmela Tamanini , a rquivista da Baesa, foi necessária a implantação de um sistema de Gestão Documental, prevendo os procedimentos técnicos, tecnológicos e guarda externa para os documentos considerados intermediários e permanentes. “Vale ressaltar que o nosso acervo é composto por aproximadamente 700 caixas de arquivo permanente, alocadas num espaço físico de 40m² localizado em área nobre na cidade de Florianópolis. ”

Ela explica que a documentação está estruturada em sete principais áreas: Institucional; Administrativo; Contabilidade; Contratações; Financeiro; Meio Ambiente e Responsabilidade Social ; e Correspondências. Dentro de cada área é atribuído um método de organização que melhor contemple a necessidade categórica.

“Para examinar os documentos físicos foi desenvolvida a triagem, organização, avaliação e descarte, e tudo foi bem como o registrado em planilhas eletrônicas. Finalizado a etapa de registro, avaliamos a documentação necessária para realizarmos a migração ao software implantado. Realizamos, também, um diagnóstico dos documentos digitais, onde estimamos que 50% do acervo a ser digitalizado já estão em formato digital. Termos esta quantidade de acervo digitalizado demonstrou o quanto a empresa é organizada a se preocupa com a segurança das suas documentações. Esta é uma vantagem, pois, comprovou-se a cultura organizacional em tornar os documentos digitais a fim de segurança e com a agilidade ao acesso imediato à informação, visto que estamos em uma sociedade onde as resultados devem ser ágeis, fidedignos e eficazes.”

Segundo Pâmela, o critério para a escolha da ferramenta contemplou requisitos tais como: tecnologia; ergonomia, flexibilidade para migração de outros sistemas, equipe profissional qualificada; suporte ágil e satisfação de clientes.

A ferramenta tem versão 100% web, facilitando assim o acesso independente de local físico, além de flexibilidade de migração de outros sistemas e desenvolvimento de janelas indexadoras conforme necessidade e exigência de cada categoria. A guarda externa da documentação por empresa terceirizada também foi rigorosa, obedecendo critérios de segurança e adequação do local, considerando temperatura, controle da umidade do ar, restrição de contato pessoal e higiene.

O maior desafio, no início do projeto, de acordo com Pâmela, foi o de convencer o usuário da responsabilidade sob os documentos que geram, e que o trabalho do profissional da informação deve estar fortemente entrelaçado a cada usuário para uma melhor contribuição e gestão eficaz no processo arquivístico documental.

“Como o trabalho está evoluindo, teremos muitos objetivos a alcançar, porém, como importante ressalva ‘o primeiro passo foi dado', a fim aquisição de ferramenta, triagem, e guarda externa para os documentos arquivísticos considerados intermediários e permanentes. Ainda temos muitas conquistas, a fim de cumprir as necessidades para uma gestão arquivística documental, a ser considerada modelo no setor elétrico”, finaliza Pâmela.

Múltiplos benefícios foram obtidos frente à gestão documental como: qualidade; agilidade; controle; segurança e melhor aproveitamento das informações além da inovação no setor de documentação.

A construção da Usina Hidrelétrica Barra Grande, erguida no leito do rio Pelotas, entre os municípios de Anita Garibaldi (SC) e Pinhal da Serra (RS), foi a razão que motivou as empresas Alcoa Alumínio S/A, Camargo Corrêa Cimentos S/A, Companhia Brasileira de Alumínio, Companhia Paulista de Força e Luz (Geração) e DME Energética Ltda a constituírem a BAESA (Energética Barra Grande S/A), em 27 de setembro de 2001.

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Documentar desenvolve Gestão do Conhecimento para condensar suas informações e aplicá-las em clientes

A Documentar é uma empresa prestadora de serviços e consultoria em gestão da informação e do conhecimento corporativos, há 22 anos no mercado nacional.

Registrar vivências, lições aprendidas, inovações, que poderiam auxiliar outras pessoas, evitando o retrabalho e otimizando ações atuais ou futuras, não fazia parte da rotina dos profissionais. Isso por não existir uma política de reaproveitamento do conhecimento adquirido, garantindo, principalmente, que o conhecimento gerado ao longo dos anos não se perdesse ou se concentrasse em uma minoria das pessoas.

De acordo com Elisângela Cristina Aganette, consultora técnica da Documentar, diante de uma equipe de consultores tão diferenciada; da quantidade de informações geradas e descentralizada; do fator geográfico e da agenda dos consultores, surgiu a necessidade de se fazer algo, para garantir o acesso e facilitar o compartilhamento de conhecimento e lições aprendidas.

“Optamos, então, por implantar a Gestão do Conhecimento internamente e uma nova linha de negócios ligada à Gestão do Conhecimento, tendo como objetivos solucionar questões internas e usar essa experiência para se definir metodologia de trabalho que viriam a fazer parte dos seus serviços. Com base neste cenário, foi criada a Unidade de Gestão de Conteúdo e Conhecimento - UGC.”

Elisângela explica que o primeiro objetivo dessa unidade foi fomentar a criação e disseminação do conhecimento produzido e de interesse para a Documentar, em prol do aumento contínuo da qualidade técnica e administrativa, e da geração de inovação, vantagem competitiva e diferenciação no mercado. “O segundo objetivo foi a criação da metodologia Documentar para implantação de projetos de Gestão do Conhecimento em futuros clientes.”

Essa nova unidade UGC desenvolveu projetos de Taxonomia Documentar; Glossário; Automação dos processos de inclusão e recuperação de informações e Implantação das Práticas de Conhecimento.

A abordagem da Documentar quanto ao processo de implantação da Gestão do Conhecimento focou-se na organização, aquisição, criação e no uso do conhecimento em várias formas, tratando o capital intelectual como um ativo gerenciável, envolvendo os recursos humanos, a organização e cultura da organização, a tecnologia de informação e os métodos e ferramentas que a suportam e a viabilizam .

  Todo o esforço foi recompensado com muitos benefícios. Um deles, a utilização de uma base única que reuniu, o conteúdo relevante e atual para a Documentar, apoiada em políticas internas de comunicação (categorização de documentos), e utilização de conteúdos já registrados e compartilhados em projetos da empresa, permitindo a automação do processo de registro e recuperação de informações.

“A gestão descentralizada de conteúdos (técnico, externo e interno), utilizando-se de editor baseado em estrutura XML , com interface customizada, disponibilizado em todas as estações de trabalho da Documentar foi outro benefício.

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Samarco Mineração soluciona problema com inserção de dados em sistema de GED

Tempo de parada de equipamento condicionado ao tempo de busca e localização do desenho; ocasionando eventuais atrasos na manutenção dos equipamentos. Falta de confiabilidade nos repositórios de documentos, gerando duplicidade de desenhos nas áreas com informações divergentes. Tomadas de decisões erradas fundamentadas em desenhos desatualizados no arquivo. Dificuldade de localização e pesquisa de desenhos no arquivo técnico. Processo de consulta e atualização de desenhos e documentos técnicos totalmente manuais. Esses eram alguns dos problemas na Samarco no que se referia à sua documentação técnica.

Para resolver essa problemática, de acordo com Diones Pimentel Corrêa, técnico em arquivo, Samarco Mineração, Anchieta, ES, a empresa buscou soluções para uma rápida inserção de dados no módulo DMS (Sistema de Gerenciamento de Documentos) das informações contidas nos desenhos e documentos técnicos de maneira clara e confiável, disponibilizando-as a todas as unidades da Samarco.

“Dentre os objetivos, queríamos disponibilizar a informação no momento desejado, atendendo as necessidades de todos os usuários com maior eficiência, bem como fornecer informações mais confiáveis na execução dos processos de operação ou manutenção da planta”. Diones também mencionou obter maior segurança da informação e consequentemente maior velocidade nas tomadas de decisão e tornar mais ágeis as tarefas de gestão documental em todas as unidades da Samarco.

“Desenvolvemos etapas do processo de inserção em massa dos desenhos e documentos técnicos de maneira confiável, disponibilizando com rapidez e segurança as informações a todos os usuários. Também preparamos planilhas de importação de dados em Excell, contendo as informações necessárias dos documentos para posterior migração de dados para alimentar o DMS. Fizemos ainda a verificação dos dados pelo pessoal responsável pela documentação técnica e correção das informações não conformes pelo pessoal terceirizado. Houve ainda a migração dos dados e arquivos eletrônicos para o sistema DMS pela equipe de TI.”, explica ele.

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Nota incluída dia 1/4/08

GED na Sodexo com solução da TCI

As TCI, empresa pioneira em BPO ( Business Process Outsourcing , ou terceirização dos processos de negócios) no Brasil, implementou um projeto de GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos na Sodexo Cheques e Cartões de Serviço.

Os serviços envolveram guarda, organização, auditoria e digitalização. Entre maio e dezembro de 2006, foi trabalhado um volume físico de 17,4 mil documentos das 13 filiais da Sodexo no País, armazenados em 1,7 mil caixas, e foi realizada auditoria de mais de 74 mil contratos; até agosto de 2007, o projeto envolve ainda o gerenciamento eletrônico de mais 96 mil contratos legados e de mais 1,8 mil novos contratos ao mês.

O projeto da TCI envolve prestação de serviços de GED para identificação e confronto dos documentos frente aos registros eletrônicos. A esses serviços, a empresa aliou gestão de contratos legados (organização, armazenamento e gerenciamento do acervo) e gestão e auditoria dos novos contratos (organização e armazenamento do acervo, auditoria entre físico e carga eletrônica e integração dos sistemas). Tudo isso com fácil acesso ao banco de dados desse sistema.

Os serviços envolvem ainda o transporte das caixas para o ambiente de armazenagem do acervo físico; higienização dos documentos físicos; triagem, organização e acondicionamento; informatização; digitalização; gestão eletrônica dos documentos e imagens; controle de qualidade; e segurança aos acervos físico e eletrônico.

Alguns dos principais benefícios da Sodexo são a possibilidade de a empresa focar suas atividades em seus processos centrais, evitando desperdícios de recursos; melhores níveis de segurança e acondicionamento adequado das informações; melhor atendimento ao público interno e externo; perenidade ao acervo de documentos; automatização do processo; e redução de custos com infra-estrutura.

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Nota incluída dia 10/3/08

TCI digitaliza páginas do Diário Oficial do Estado de São Paulo

Dando continuidade ao Projeto 100 anos de transparência, a TCI, empresa pioneira em soluções integradas de BPO ( Business Process Outsourcing , ou Terceirização dos Processos de Negócios) no mercado brasileiro, foi a empresa escolhida pela Imprensa Oficial para realizar o trabalho de digitalização de todas as páginas do Diário Oficial.

Estão disponíveis na Internet 116 anos da história da administração pública do Estado de São Paulo, desde maio de 1891, totalizando mais de 7 milhões de páginas para consulta. Com a digitalização, é possível consultar qualquer edição do Diário Oficial com mecanismos de busca que permitem ao leitor “folhear” o jornal de forma rápida.

As atividades da TCI relacionadas ao projeto englobaram os seguintes serviços: processamento eletrônico de documentos, reconhecimento textual do acervo de imagens, implantação de solução de data search e organização do acervo físico documental, entre outros. Mais de 150 equipamentos possibilitaram a conversão dos impressos em arquivos eletrônicos. O volume de dados manuseado foi de aproximadamente 1.126 gigabytes em informações, demandando alta capacidade de armazenamento digital e uma robusta solução sistemática de pesquisa, fornecidas pela TCI.

O presidente da TCI, Roberto Marinho, comenta que “o projeto demandou alta complexidade, pois, além do uso de tecnologia avançada, foi preciso muito cuidado no manuseio de páginas e microfilmes antigos”.

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Nota incluída dia 29/1/08

Digitalização viabiliza pagamento dos expurgos da poupança

A Justiça determinou, no ano de 2007, o pagamento dos expurgos que as poupanças sofreram com os planos econômicos Bresser, Verão, Collor I e II. Esse expurgo é uma diferença entre a inflação no período e a correção para menos que a poupança sofreu, devido às mudanças na forma de cálculo que foi realizada com a entrada desses planos. Vários clientes entraram na justiça para obter o pagamento dessa diferença. Dessa maneira, os bancos tiveram que levantar dados dos clientes, como extratos e lista de contas poupança, que foram solicitadas por alguns juízes.

Esses dados estão arquivados pelos bancos em microfichas, cada banco com um modelo diferente, e muitas vezes o mesmo banco possui modelos diferentes dependendo do ano em questão. Em apenas um banco, por exemplo, há 50 mil microfichas de extratos bancários, o que chega ao número fabuloso de 50 milhões de extratos a serem recuperados. Se esse trabalho fosse realizado manualmente, levaria anos até que se conseguisse terminar o levantamento.

A New Space, birô de digitalização, Cotia - SP, está trabalhando em projetos de alguns desses bancos para digitalizar e indexar as microfichas. A empresa conta com o Prodimage Enterprise para ajustes na imagem e indexação das microfichas digitalizadas. No projeto, são utilizadas quatro máquinas para digitalização e 500 digitadores em três turnos para acréscimo de campos de indexação determinados (número da conta, poupador, valores, entre outros). Já foram digitalizadas as microfichas de três grandes bancos, e outros dois bancos já mostraram interesse na solução oferecida.

A Prodimage realizou customizações no software para adequação ao projeto, que chega a obter 95% de acerto no reconhecimento dos dados, mesmo considerando os diferentes formatos e baixa qualidade de imagem comum as microfichas. Para alcançar um índice tão alto foram desenvolvidos recursos específicos de remoção de sujeira, corte e ajuste de posicionamento específicos para microfichas bancárias.

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Nota incluída dia 17/1/08

Instituto Fernando Henrique Cardoso terá material digitalizado pela Winsdata

O Instituto Fernando Henrique Cardoso, que tem como principais atividades a preservação e organização do Acervo Presidente Fernando Henrique Cardoso, e a promoção de seminários e debates sobre temas de interesse para desenvolvimento do Brasil e da América Latina,

escolheu a Winsdata Sistemas , integradora brasileira de soluções e fábrica de software com forte expertise em documentos, para digitalizar um acervo que engloba os períodos pré-presidencial, presidencial e pós-presidencial de Fernando Henrique.

"A Winsdata está conosco desde abril de 2006 e vem desenvolvendo um trabalho de qualidade, com rapidez e eficiência. A empresa foi responsável pelo desenvolvimento do sistema que suporta o banco de dados do nosso acervo e agora presta suporte a esse sistema", explica Danielle Ardaillon , curadora do Acervo.

O trabalho visa o cumprimento do primeiro objetivo do Estatuto do iFHC: "(...) organizar, registrar e preservar o acervo presidencial privado de Fernando Henrique Cardoso (...) compreendendo material de caráter arquivístico, bibliográfico e museológico de relevo econômico, social e político para a história do Brasil(...)", precisa Patricia Melo , superintendente do iFHC.

O projeto está em sua primeira fase, e 80% do material ainda será indexado. "O projeto está evoluindo, mas ainda temos muito pela frente. É um trabalho longo e totalmente voltado à pesquisa; é uma prestação de serviço. Para se ter uma idéia da dimensão a qual me refiro, é importante ressaltar que o acervo ocupa dois subsolos do edifício do Instituto, localizado no Vale do Anhangabaú, em São Paulo (SP). São documentos textuais, bibliográficos, audiovisuais, sonoros, iconográficos e tridimensionais sobre Fernando Henrique Cardoso e sua esposa, dra. Ruth Cardoso" , enfatiza Sylvio Emygdio , diretor executivo da Winsdata . Disponibilizar o material para consulta pela Internet está planos futuros.

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GED numa empresa do Reino Unido administra informações

A Alliance & Leicester, um dos maiores grupos financeiros do Reino Unido, vem conseguindo manter seus processos de negócios e reduzir custos com a aquisição do Columbus, pacote de software para gerenciamento e distribuição de documentos capaz de administrar toda a cadeia de suprimento de informações - da criação dos documentos até o arquivamento - a partir de um único ponto de controle.

O Columbus, comercializado com exclusividade no Brasil pela Eccox, foi adquirido em substituição ao sistema FlowMaster, usado até então pela Alliance & Leicester.

Foi escolhido então o Columbus, que atendia às necessidades da Alliance & Leicester. Durante a transição, foi possível migrar todas as imagens, índices e notas existentes a partir da solução anterior e importá-los com facilidade para a área de armazenamento dentro do Columbus.

Manutenção dos processos de negócios, redução dos custos em andamento e uso de uma tecnologia já consolidada são apontados pela Alliance & Leicester como os principais benefícios conquistados com a aquisição do Columbus.

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Polícia Federal implementa projeto de BPO com a TCI

Um projeto para gerenciar 2 milhões de prontuários de registros de estrangeiros para o Departamento de Polícia Federal do Brasil é o mais recente desafio da empresa TCI, pioneira em soluções integradas de BPO ( Business Process Outsourcing - Terceirização dos Processos de Negócios) no mercado brasileiro.

O objetivo do projeto é garantir maior agilidade e segurança na gestão e acesso às informações dos documentos. Nesse sentido, as atividades da TCI englobam, basicamente, seis serviços: guarda dos prontuários em prédio localizado no Distrito Federal; segurança dos prontuários, mantendo-os protegidos do acesso de pessoas não autorizadas; conservação dos prontuários; organização e disponibilização dos prontuários para fácil localização e acesso exclusivo da Polícia Federal a qualquer hora do dia; fornecimento de relatórios mensais de movimentação de entrada e saída de prontuários e inventários quantitativos existentes; e etiquetagem e disposição dos prontuários em sistemas, bem como a indexação do material arquivado por sistema de código de barras.

A TCI explica que esses serviços são fundamentais para gestão das atividades de registro e expedição da Cédula de Identidade de Estrangeiro (CIE). "Ao terceirizar esses processos, o Departamento de Polícia Federal investe para oferecer melhores serviços aos usuários, pois mantém seu foco nos principais objetivos das suas próprias atividades, com segurança e agilidade na gestão dos prontuários", comenta Roberto Marinho, presidente da TCI.

CSN atualiza sistema de GED para documentos técnicos

Na CSN – Companhia Siderúrgica Nacional, um sistema de EDMS – Enginneering Document Management System está em funcionamento desde 2003.

Essa solução gerencia 900 mil documentos tipo desenho, cadastrados com imagem indexada. Porém, com o desenvolvimento de técnicas modernas de engenharia, e com o advento de novos recursos para a obtenção de informações sobre o estado de conservação dos equipamentos passou a gerar grandes quantidades de documentos técnicos, cujos formatos não mais se enquadram no de “desenho” convencional, ou mesmo de simples documento texto.

Com essa motivação foi incorporado ao Sistema de Gerenciamento de Documentação Técnica da CSN, uma nova gama de processos e conceitos necessários para gerenciar estes formatos de documentação, de acordo com a necessidades das áreas usuárias.

A alta capacidade de customização da ferramenta utilizada permitiu essa mudança e inclusão, mantendo a estratégia da empresa de tornar sistemas de informação corporativos, independentemente da origem de unidade ou grupo de negócio.

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Aurus: Workflow e gestão de processos

Uma plataforma de integração de soluções de Workflow e gestão de processos. Essa é a principal finalidade do sistema Aurus, criado para o Governo do Estado de Minas Gerais, através de dois pilares: ser um suporte informatizado para a definição de fluxos de trabalho e tramitação e acompanhamento de processos nos órgãos e entidades do Estado e proporcionar armazenamento, organização, recuperação e preservação de registros e informações produzidos durante a realização de processo de negócio do Estado.

O sistema oferece uma solução de gestão de processos integrada com gestão de registros e de legislação, aplicável a todos os organismos e entidades do Estado de Minas Gerais. Desse modo, é possível definir regras de tramitação dos processos, executar a tramitação com base nas regras definidas, acompanhar a execução de cada tarefa, gerenciar listas de tarefas, recuperar o histórico da tramitação.

Também, permite o gerenciamento de todos os registros e documentos que são gerados, consumidos ou alterados pelos órgãos e entidades durante a tramitação de seus processos.

O sistema Aurus conta com classificação de documentos, políticas de preservação e descarte, controle de versões, temporalidade, além de ter um banco de legislação capaz de armazenar de forma estruturada, toda a legislação estadual e federal.

Fonte: Marconi Martins de Laia, diretor da superintendência de governança eletrônica do Governo de Minas Gerais.

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Acervo digitalizado fortalece história do interior de São Paulo

A Fundação Romi digitalizou o Arquivo Histórico de Santa Bárbara do Oeste, SP. Com essa iniciativa, além de preservar a memória da própria Fundação e das Indústrias Romi, resgata todo o passado da região, revelando mudanças sociais, políticas e econômicas.

São mais de 25 mil imagens, uma hemeroteca com todos os jornais, desde 1900 até os dias atuais, peças audiovisuais, documentos textuais e diversas peças museológicas.

Para a realização deste trabalho, a Fundação adquiriu, da Scansystem, um escaner planetário Zeustschel OS 10000 para documentos encadernados até o formato A1.

Já foram digitalizados mais de 500 mil documentos, de um total de quase 2 milhões.

A Fundação Romi é mantida pelas Indústrias Romi e tem como missão promover o desenvolvimento da educação e da cultura como elemento transformador da Sociedade. Atualmente fabricante de máquinas, criou o primeiro automóvel fabricado em série no Brasil que teve seu lançamento oficial em 5 de setembro de 1956, o Romi-Isetta , que mantém, ainda hoje, uma legião de proprietários e admiradores.