CURTAS

A praga do spam continua atormentando os internautas. Uma pesquisa da Symantec realizada em julho revela que 66% das mensagens que circularam na rede e-mais indesejados. Embora o número seja elevado, a empresa de segurança informa que o índice permaneceu estável.

O Ministério da Educação prorrogou, de 30 de setembro para 1º de outubro, o prazo final para envio de propostas de apoio financeiro à produção de conteúdos educacionais digitais multimídia. Cerca de R$ 75 milhões, provenientes dos ministérios da Ciência e Tecnologia e da Educação, financiarão os projetos selecionados. O objetivo é selecionar projetos de ensino médio nas áreas de matemática, língua portuguesa, física, química e biologia, destinados a constituir um amplo portal educacional para professores.

Em julho, foi formalizado  um contrato de distribuição para todo território brasileiro dos produtos da Urudata Software de BPM e GED com a CLM Software. Através deste acordo, os parceiros Q-flow e Intellikon vão receber um apoio adicional ao que já recebem, de uma empresa especializada em distribuição de softwares, e a Urudata adiciona um importante número de revendas do canal da CLM, o que assegura uma maior difusão de suas tecnologias no país.
 A CLM, fundada em 1990, é  distribuidora especializada em soluções voltadas para  Gestão de Riscos, Segurança da Informação, Internet, e-Business e WebAnalitics. Sua missão é levar aos canais e clientes tecnologia avançada com suporte altamente especializado e know how de quase 20 anos.  

A praga do spam continua atormentando os internautas. Uma pesquisa da Symantec realizada em julho revela que 66% das mensagens que circularam na rede e-mais indesejados. Embora o número seja elevado, a empresa de segurança informa que o índice permaneceu estável.

CAPA

Artigos e matérias sobre volume de informação dentro das empresas já não causam surpresas. Essa matéria, em especial, focalizará o modo como algumas importantes empresas do Brasil solucionaram seus problemas com documentos e informações, utilizando GED. ECM e suas tecnologias.

Os cases que seguem foram premiados durante a INFOIMAGEM-2007, em diferentes categorias.

Detalhados, eles mostram como as empresas podem obter benefícios por terem incluído em suas estratégias de ação o tratamento das informações, documentos e conteúdos.

Esse é o exemplo da Vivo. Dois anos após ter investido no maior projeto de Gestão Documental do País, a prestadora de serviços de telecomunicações móveis já observa os bons resultados desse trabalho, que recebeu investimento de R$ 48 milhões.

Em 2004, a operadora tinha uma quantidade enorme de documentos que precisavam ser gerenciados e contava com 16 fornecedores diferentes para gerir seus documentos, demorando, em média, 22 dias para localizar alguma informação.

Percebendo a necessidade de agilizar este processo, a operadora procurou empresas especializadas em Gestão Documental e, juntamente com a OR Info e a multinacional Iron Mountain, implantou o Projeto Alexandria.

Com o Projeto Alexandria, a operadora de celular diminuiu o número de fornecedores de 16 para apenas um, optando pelo modelo centralizado de gestão de documentos.

“Além de reduzir o número de contratos para gerenciar, apostamos em modelo centralizado para padronizar o tratamento de documentos em todo o Brasil e adquirir maior controle de nossas informações”, explica Paulo R. de Alencastro Jr., da diretoria de serviços da Vivo.

A OR Info, que atua desde 1994 no mercado de Gestão Documental, foi a empresa escolhida pela VIVO para tratar e organizar sua documentação em todo Brasil, aplicando tecnologias e utilizando o que há de mais novo no mercado de gestão da informação.“A implantação do Projeto Alexandria aconteceu de forma gradual e contínua, e exigiu muito planejamento para não afetar o dia-a-dia do cliente. As metas iniciais do Projeto já foram atingidas e estão trazendo muitos benefícios para a Vivo”, diz Diego Martins, diretor comercial do setor de telecom da OR Info. A primeira meta era a unificação de atividades de antigos fornecedores, que foi concluída em janeiro deste ano com a migração do último fornecedor para o novo formato de trabalho estruturado pela OR Info.

Outra grande preocupação da Vivo era agilizar a recuperação de suas informações. Para atender esta necessidade, a OR Info passou a digitalizar e disponibilizar on-line a documentação da VIVO. Hoje, o acervo de documentos digitalizados e disponíveis para consulta imediata é de quase 50 milhões de imagens e o prazo de localização de um documento diminuiu de 22 dias para apenas alguns segundos.

A terceira e mais delicada meta do Projeto Alexandria era combater as fraudes de subscrição. Esse problema, que afeta todas as operadoras de celular, gera grandes perdas financeiras para estas empresas e afeta diretamente o consumidor, que acaba sendo prejudicado por ações de fraudadores.

Quase três anos depois do inicio da implantação do Projeto, a Vivo conseguiu diminuir em 80% o seu número de fraudes. “O acesso fácil aos documentos de habilitação e a utilização de novas tecnologias facilitaram o trabalho de nossa área anti-fraudes, que hoje detecta irregularidades na documentação e bloqueia as linhas fraudadas com mais agilidade”, diz Paulo. Antes do Projeto Alexandria, este processo era demorado e trazia perdas financeiras para a Vivo, já que o fraudador continuava utilizando os serviços da operadora.

Além dos documentos digitalizados, a OR Info através da Iron Mountain administra cerca de 300 mil caixas de documentos físicos das mais diversas áreas da empresa.

Apesar de já ter atingido suas metas iniciais, o Projeto Alexandria não pára de trazer benefícios para a Vivo: transparência perante órgãos fiscalizadores (como Refeita Federal, Procon e Anatel), agilidade no atendimento ao cliente e eliminação de perdas financeiras decorrentes de extravio de documentos são mais alguns exemplos de sucesso do Projeto.“O Projeto Alexandria já é, sem dúvidas, um modelo de Gestão Documental para o mercado. Porém, nós ainda queremos aprimorá-lo, utilizando novas tecnologias e perseguindo sempre a excelência em nossos processos”, finaliza Paulo.

No Tribunal

Tendo como ponto de partida a insuficiência de espaço físico para o armazenamento e a dificuldade de acesso à informação pelas partes aos autos de processos judiciais findos do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios (TJDFT), o organismo desenvolveu um modelo de gestão documental que procura solucionar de forma definitiva a questão da falta de espaço físico para o armazenamento de documentos, a acumulação de massas documentais, sem o devido tratamento arquivístico, além do acesso aos processos.

A metodologia adotada foi a de gerenciamento de projetos, associada às técnicas de Arquivologia e do Direito, e ao uso de novas tecnologias da informação.

“Após um diagnóstico preliminar da situação arquivística, elaborou-se um projeto básico intitulado de “PROMA – Projeto de Modernização dos Arquivos do TJDFT”. O PROMA foi concebido, por uma iniciativa da Vice-Presidência, por meio da sua Secretaria de Gestão Documental (SEGD), e recebeu o apoio institucional da Presidência e da Corregedoria, como o objetivo de resolver de forma gradual, sistemática e duradoura, o problema de armazenamento de autos judiciais findos, promovendo a definição de critérios e procedimentos para a destinação final de documentos judiciais e a utilização de ferramentas tecnológicas que garantam armazenamento em ambiente seguro e viabilizem a adoção de sistema digital para o rito processual como alternativa à forma tradicional”, explica Arthur Cezar da Silva Junior, Analista Judiciário – Secretário de Gestão Documental.

De acordo com ele, para alcançar esses objetivos foram estabelecidas algumas metas: eliminar 50% da documentação relacionada a autos findos armazenados pelo TJDFT, no seu Arquivo Central, com base na Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD – Área Fim aprovada pela Administração Superior; migrar de suporte, de acordo com os critérios a serem estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD, 50% da massa documental – Área Fim – armazenada pelo TJDFT e; Implantar o Gerenciamento Eletrônico de Documentos à gestão documental da Área Fim do TJDFT na SUGIP.

Os principais benefícios da aplicação dessa metodologia são: velocidade e precisão na localização de autos judiciais; ausência de reprodução de documentos, em razão da disponibilização em rede; apresentação instantânea de documentos, sem limites físicos, de modo a reduzir a circulação de autos; redução do número de consultas de processos arquivados; gerenciamento automatizado de processos; Ilimitadas possibilidades para indexação e localização de documentos; aproveitamento de espaço físico; prevenção de extravio ou falsificação de documentos e melhora no atendimento aos usuários; Ganho de espaço nas Varas por meio da aplicação da TTD-AF, que prevê a eliminação de processos findos desprovidos de valor legal e histórico; preservação da memória institucional do TJDFT; criação do Espaço Histórico Cultural e Centro de Memória Digital do TJDFT; racionalização dos processos de trabalho, pessoas e recursos financeiros, e; num segundo momento, apresentação instantânea dos documentos para as partes e advogados, reduzindo, assim, a consulta às Varas.

 O PROMA foi subdividido em quatro subprojetos. O subprojeto 1 – “Bases da GED”, trata da criação de uma Tabela de Temporalidade de Documentos para que se possa realizar a efetiva Gestão Documental, além de elaborar um “Projeto de Arquitetura de Gestão Eletrônica de Arquivo” que permitiu a implantação de uma moderna sistemática de migração de suporte informacional, resultando na otimização dos espaços reservados ao arquivamento de autos judiciais, na melhoria ao acesso às informações, no significativo aumento na segurança das informações contidas nos autos e na viabilização da implantação de uma sistemática digital que venha a substituir os procedimentos fundamentados no papel.

O Subprojeto 02 “Aquisição de Infra-estrutura”, teve como objetivo principal prover os recursos e promover as ações necessárias à implantação do PROMA.

O Subprojeto 03 “Gestão Documental, Preservação e Acesso Eletrônico das Informações”, trata da contratação de empresa para a realização dos serviços arquivísticos, digitais e micrográficos, que estão sendo executados no acervo do Arquivo Central, em um prazo máximo de 42 meses, a contar da data de 01 de maio de 2006.

 O Subprojeto 04 “Nova Sede do Arquivo Central”, seguirá os mesmos passos metodológicos adotados pelos Subprojetos 01, 02 e 03, com elaboração de um “Projeto Básico para a Contratação dos Serviços de Arquitetura e Engenharia”, necessário à edificação de um edifício dentro das orientações técnicas de construção de unidades de arquivo. Este subprojeto já é ponto de discussão e de estudos no âmbito interno da SEGD, aguardando um momento oportuno para ser apresentado à Administração Superior da Casa.
 
Bancorbrás 
              
Tendo uma grande estrutura informacional baseada em todos os conceitos do ECM (Web Content Management, Digital Asset Management, Content Integration, Archiving, DM, DI, COLD e Workflow), a Bancorbrás conseguiu racionalizar tarefas, aumentar eficácia e diminuir burocracia.

Também conseguiu suprir a necessidade de toda a organização em estruturar, centralizar documentos e padronizar atividades, tudo isso com uma infra-estrutura destinada à digitalização e guarda de documentos permanentes. Evoluindo, modernizou seu sistema, que passou a possibilitar digitalização, indexação e verificação de documentos de forma remota.
 
Para tanto, montou ilhas de digitalização com seis estações e 25 colaboradores e desenvolveu um workflow para o tratamento das diversas etapas de preparação de documentos.

O acesso é pela Internet ou pela integração de sistemas utilizados na empresa, com páginas customizadas e funcionais, com controle rígido de acesso. Ao todo, são 550 usuários em todo o Brasil, acessando dados para o planejamento, tomada de decisão, acompanhamento, controle e visibilidade de atividades importantes para o processo de trabalho. A base conta com  130 GB, cerca de 1 bilhão de documentos.

Construtora Norberto Odebrecht

Um sistema de GED gerencia a documentação jurídica sobre contenciosos e documentos jurisprudenciais, dando agilidade e facilidade para os departamentos da empresa  alinharem-se, produzindo um fluxo de informações diretivas. O sistema contemplou a elaboração de uma tabela de temporalidade, funcionalidades de indexação e pesquisa com esquema dinâmico de taxonomia -  cujos itens de classificação são automaticamente atualizados pelos administradores do sistema - ,  acesso, pesquisa e visualização  via portal web e a interação da ferramenta com o e-mail. O conteúdo é armazenado e disponibilizado  nos mais variados formatos, funcionando num ambiente familiar aos usuários e com segurança garantida e acesso remoto.

Tegma

Responsável por uma atividade de transporte de carros novos e peças, a Tegma registrava, diariamente, um movimento de 1,5 mil CTRC (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas). Três funcionários dedicavam 100% de seu tempo para armazenar esses documentos pelo número seqüencial e código da filial.

Diante da necessidade de gerir esses documentos com agilidade e precisão, além de eliminar a consulta manual, a Tegma adotou uma solução de captação automática de dados, digitalização dos documentos e armazenamento digital com busca e acesso via web.

A solução da Tegma utiliza tecnologias OCR ( reconhecimento óptico de caracteres), ICR ( reconhecimento inteligente de caracteres) e código de barras. Para garantir a eficácia do sistema, o documento mudou de formato, foi criada uma rotina de arquivamento por caixa/lote na qual, a partir da digitalização, cada imagem adquire indexação no lote.

Uma única estação realiza a digitalização, captação de dados e importação para o ERP da empresa. São cinco estações de visualização que permitem também imprimir e enviar a imagem por e-mail. Redução de erros com digitação e mão de obra, integração de dados e imagens  entre departamentos são alguns dos benefícios.

Prefeitura

A Prefeitura Municipal de Angra dos Reis, Rio de Janeiro, optou pela implantação do GED para ter mais eficiência na recuperação da informação, acesso simultâneo e descentralizado, eliminação do trâmite e da necessidade de controle sobre o documento em papel, redução de custos e liberação de espaço físico.

Para concretizar esse ideal, um projeto piloto no Departamento de Cadastro Imobiliário da Secretaria Municipal de Fazenda foi a ponta do iceberg de um grande trabalho  de implantação de um birô de digitalização para atender toda a demanda do organismo no que diz respeito às aplicações de GED.

A utilização de software livre para armazenamento e visualização das imagens e dados viabilizou o projeto, trazendo ganhos significativos, como aumento de produtividade, eliminação de busca manual da informação, liberação de espaço físico, melhor atendimento ao cliente interno e outros. O birô conta com duas estações de digitalização, com capacidade de digitalização para 100 mil documentos/mês,  e disponibilização para consulta via Internet. Outros órgãos da Prefeitura planejam iniciar a digitalização de documentos, somando aproximadamente 5 milhões de documentos. Trata-se de uma solução inovadora que garante ao poder público dominar a tecnologia e seus fundamentos, garantindo atendimento a todas as necessidades no que se refere ao GED e independência quanto aos fornecedores.

Petrobras

A Petrobras tem 12 refinarias e duas unidades de fertilizantes, chamadas Unidades de Negócios. O gerenciamento da documentação técnica dessas unidades é feito por arquivos técnicos subordinados à gerência de engenharia de cada uma das unidades.

Cada um desses arquivos utiliza um sistema específico de GED, que não são integrados e estão instalados em 11 servidores distintos. Mas nem todos os documentos dos acervos estão cadastrados em seus sistemas e ainda estão em papel.

O resultado dessa diversidade é a dificuldade em se consultar documentos tanto pela sede de abastecimento quanto entre as unidades. Assim, foi desenvolvido um novo modelo de gestão para esta documentação. É um sistema único com infra-estrutura centralizada, disponibilização de equipamentos para os arquivos técnicos (escaners e ploters), realização de serviços de organização física e tratamento dos acervos com a indexação no sistema de documentação ainda não cadastrada e descarte dos documentos duplicados ou obsoletos.

Para superar o desafio de implantar um sistema único, a Petrobras começou por quatro refinarias, definindo funcionalidades a serem introduzidas, e implantou o sistema em três etapas, envolvendo cerca de 1,2 milhão de documentos. A infra-estrutura de servidores é robusta o suficiente para atender um sistema centralizado, totalmente web com sites remotos, clusterização, virtualização de servidores e ambiente de contingência.

Muitos benefícios

Esses cases acima descritos evidenciam a importância do tratamento das informações, conteúdo e documentos  nas empresas e também organismos públicos.

O assunto “informação” é uma preocupação para a maioria das empresas no mundo todo. As tecnologias do GED, ECM e outras a essas relacionadas são o auxílio que  gestores precisam para resolver a problemática  de não ter acesso às informações quando delas se precisam.

Embora as tecnologias do GED já sejam conhecidas no Brasil desde a década de 80,  muitas empresas ainda não conhecem os benefícios que podem obter, utilizando tais tecnologias.

Nos cases mencionados nesta matéria, ficou  claro que as empresas consideravam o tratamento de suas informações e documentos como um fator estratégico para seus processos de negócios. Portanto,  incluir investimentos com tecnologias no orçamento anual das empresas é uma necessidade. Segundo pesquisa do IDC, o investimento em tecnologia da informação deve crescer 15 por cento no Brasil em 2007, para cerca de 18,6 bilhões de dólares, mantido o atual cenário de expansão econômica.

Já no que diz respeito ao GED e suas tecnologias correlatas, numa pesquisa realizada no final de 2006 pelo CENADEM, ficou claro que as empresas não pretendem investir muito em projetos de GED, já que 39% pretendem investir menos de R$ 50.000,00 e apenas 9% estimam projetos superiores a R$ 1.000.000,00. 25% investirão entre R$ 50 mil e R$ 100 mil, 10% de R$ 300 mil a R$ 500 mil. 42% dos respondentes aguardam o retorno de investimento em até 12 meses após a implantação.

Independentemente dos valores a serem investidos, não há dúvidas que soluções para informação e documentação estão na pauta dos dirigentes. Isso ficou indicado na pesquisa, visto que 50% dos respondentes pretendem ter projetos futuros para captação de imagens de documentos ( 57%), GED (61%),  digitalização e processamento de imagens (48%) e Gestão Documental (42%).

Investir e implantar GED é investimento que se paga com benefícios tangíveis e intangíveis, que levam empresas e organismos do governo a terem sempre acessíveis valiosos documentos e informações para concretizar processos de negócios.