CURTAS

Um estudo do  Forrester Research, junto a 28 empresas americanas, constatou que falhas de segurança podem gerar prejuízos de US$ 90 a US$ 305 em cada cadastro ou histórico perdido. Entretanto, 25% desse total de empresas declararam não saber o custo ou não saber calcular o ônus das falhas de segurança.  O instituto incluiu no cálculo despesas legais, de call center, redução de produtividade, multas, perdas com ações e de clientes. A descoberta e a notificação dos erros, por exemplo, podem ser bem caras, em torno de US$ 50 cada caso e a perda de produtividade pode responder por um prejuízo de US$ 30 até que as informações sejam recuperadas.

Sandra Cylke saiu da Kodak e está agora na Xerox, assumindo os desafios do cargo de gerente de soluções BPS. Xerox : Av. Paulista, 1776 – 2º and. sandra.magalhaes@xerox.com

CENADEM

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APRENDA

Por que utilizar GED ou ECM

Vamos começar explicando para que serve ECM e a definição dos termos GED e ECM. Depois, vamos entender por que utilizar suas tecnologias com base nos desafios que encontramos nas nossas empresas e seus  respectivos ganhos por tecnologia.

Para que serve ECM ?

ECM vem da sigla Enterprise Content Management, que compreende o gerenciamento de todos os conteúdos não estruturados da empresa, desde a captação, armazenamento, preservação até a disponibilização do conteúdo.

GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos  é  o  conjunto   de   tecnologias  que  permitem  o  gerenciamento   de documentos de forma digital. Engloba as tecnologias de Document Imaging, Document Management, Records Management, COLD / ERM. Podemos incluir ainda Workflow/BPM dentro desse conjunto de tecnologias que permite o trâmite desses conteúdos gerenciados pelo GED.

ECM também é um termo guarda-chuva que estende as tecnologias cobertas pelo GED, incluindo: Web Content Management, Digital Asset Management, Digital Rights Management e outras.

Por que devemos utilizar ECM nas nossas empresas ?
A justificativa principal é a eficiência da organização que passa a ser 4.8 vezes maior para empresas com ECM, comparada com empresas sem ECM. O mesmo acontece com a eficiência no gerenciamento de informações, que chega a 5.1 vezes mais eficiente com ECM, segundo a última pesquisa conduzida pela AIIM.

No setor privado, comparando a lucratividade das empresas com ECM contra as demais de mesmo nível chegamos a 1.5 vezes mais lucratividade.

No setor público, comparando a eficiência da organização com as demais de mesmo nível, chegamos em 2.3 vezes mais eficiência.

Vamos entender agora o porquê de se utilizar essas tecnologias com base nos desafios que encontramos nas nossas empresas e com suas respectivas tecnologias para solução.

Quando o desafio é  o ciclo de vida dos documentos, a solução é Records Management. RM é o  gerenciamento  do  ciclo  de   vida  de todos os registros em todos os tipos de mídias, desde  a  criação  até  a  destruição ou  arquivo permanente.   É  um   processo  que   monitora documentos  tais  como  papéis, livros, mapas, correio  eletrônico,   conteúdo    de site, fotografias  ou  mensagens  durante  o ciclo de vida  dos  mesmos, desde  o  momento  da  sua criação até o momento em que são destruídos.
Uma das principais justificativas é a redução da guarda de conteúdos obsoletos, podendo reduzir  em até 70% dos arquivos.

Outro forte motivador é o suporte à lei Sarbanes-Oxley
Quando o desafio é muito papel para ser gerenciado, a solução é Document Imaging. As principais justificativas são redução de espaço, velocidade na recuperação, disponibilização corporativa dos documentos, eliminação da tramitação física de documentos, redução de cópias, etc.

Quando o desafio é gerenciar documentos digitais, a solução é Document Management, sendo que as principais justificativas são: controle das versões dos documentos, velocidade na recuperação, disponibilização corporativa dos documentos, eliminação da tramitação física de documentos, garantia da disponibilização da última versão do documento, etc.

Quando o desafio é reduzir e disponibilizar digitalmente relatórios que eram impressos, a solução é COLD/ERM. As principais justificativas são: disponibilização digital dos relatórios, redução de impressão e/ou microfilmagem, agilização no processo de consulta dos relatórios, disponibilização corporativa dos relatórios, etc.

Quando o desafio é o gerenciamento de processos, a solução é Workflow/BPM. Essas tecnologias compreendem ferramentas  que têm  por  finalidade   automatizar processos,  racionalizando-os e, consequentemente, aumentando a  produtividade   por   meio  de  dois componentes  implícitos:  organização e tecnologia.

Workflow  faz  a informação necessária para cada atividade percorrer   o processo previamente mapeado. Workflow é  por natureza, dinâmico.

As justificativas para implementação são: controle do trâmite dos processos, eliminação da tramitação física de documentos, agilização do fluxo dos processos, melhor acompanhamento do trâmite dos processos, ativação automática de programas de correção nos casos de atraso ou gargalos, etc.  

Quando o desafio é publicação de páginas na web, a solução é Web Content Management. Quando o desafio é gerenciar arquivos grandes de 4 a 400 MB, a solução é DAM – Digital Asset Management.

As grandes aplicações estão no suporte a material promocional como propagandas, material de marketing, coleções musicais, demonstração de marketing e vendas, ensino a distância e demais aplicações onde os objetos gerenciados são grandes.

Quando o desafio é controlar segurança e acesso de conteúdos fora do repositório, a solução é DRM – Digital Rights Management.

Os desafios representam as necessidades e as tecnologias de ECM trazem as soluções, sendo facilmente justificadas através de ganhos diretos após sua implementação.

Maurício Antônio Ferreira é diretor de tecnologia do CENADEM e especialista em GED/ECM e suas tecnologias. mauricio@cenadem.com.br

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