“Convergência digital é a macro-tendência tecnológica que marca a integração de dispositivos, serviços e mercados sobre uma base tecnológica de comunicação baseada em tecnologia da informação”. Um mote da convergência digital é a convergência da informação analógica para a informação digital. Ou a convivência de ambas."

"O documento é comumente definido como a unidade de registro de informações, independentemente de seu suporte. Suporte é o meio em que a informação é registrada. "

"O documento sempre estará atrelado ao compartilhamento do conhecimento, à tomada de decisões, à concretização de negócios, aos processos de compra e venda, à jurisprudência e outras importantes ações do dia a dia das empresas e das pessoas. "

"A Gestão Eletrônica de Documentos ou Gerência Eletrônica de Documentos ou, abreviadamente, GED é uma disciplina que une a ciência da informação e a ciência da computação, sendo composta por um conjunto de ferramentas que permite a convergência e a administração de documentos analógicos e digitais através do uso de computadores."

"A literatura técnica define também a Gerência de Documentos Eletrônicos (GDE), como um subconjunto do GED que trata exclusivamente de documentos no formato digital. Tecnologias, como Workflow , Document Imaging, Document Management , e outras, foram sendo agregadas ao GED na medida em que, com o passar do tempo, surgiu a necessidade de ferramentas mais completas para o gerenciamento de documentos. "

"O GED pode ser aplicado em qualquer atividade que trabalha com documentos, ou seja, em todas as áreas de atuação humana: gestão de pessoas; gestão administrativa, financeira e contábil; medicina; engenharia, projetos; geoprocessamento; arquivologia, museologia, biblioteconomia, história; jornalismo; jurisprudência, legislação, cartórios; marketing, vendas, propaganda; seguridade; educação, capacitação, treinamento; finanças; serviços públicos."

"A burocracia instituída durante séculos, a cultura cartorial, a existência de toda uma jurisprudência baseada no papel são outros fatores de sobrevida dos suportes analógicos da informação."

"O valor legal do documento digital foi sempre um entrave à proliferação do uso do documento digital no Brasil. Essas barreiras estão sendo progressivamente derrubadas."

"Um outro grande benefício do GED é que a conversão do analógico para o digital pode ser feita de modo gradual, mantendo os dois suportes pelo tempo necessário para se alcançar uma conversão definitiva. O suporte analógico (papel e microfilme) pode ser mantido para fins de preservação e backup encarregando-se o suporte digital pela pesquisa e acesso imediato à informação"

"O GED é suportado por um software, um sistema capaz de aumentar a produtividade das várias etapas do processo envolvendo documentos analógicos e digitais: digitalização, controle de qualidade, edição, armazenamento, indexação, pesquisa e recuperação."

"A administração pública no Brasil ainda funciona predominantemente através da utilização de documentos em papel. "

"Trata-se de um mercado atualmente em franca expansão, que está longe de demonstrar esgotamento ou saturação. Segundo pesquisa do CENADEM - Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação, após o século XX a demanda por serviços e produtos de GED vem crescendo a taxas anuais próximas de 50%. "

"Alguns softwares, abarcando a Gestão Documental, também dão suporte às etapas de classificação e organização de acervos documentais analógicos. Aproximadamente 150 produtos, nacionais e estrangeiros, segundo o CENADEM, estão disponíveis atualmente no mercado brasileiro de GED."

PONTO DE VISTA

Gestão Eletrônica de Documentos: a convergência digital da informação

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), embora raramente focado quando se trata de convergência digital, representa uma das primeiras iniciativas bem sucedidas de integração da informação analógica e da informação digital. Baseado nas ciências da informação e da computação o GED vem agregando, ano a ano, novas tecnologias que o tornam uma das mais profícuas ferramentas para acesso e recuperação de informações através de redes de computadores, principalmente a Internet. As novas premissas de mobilidade da convergência digital estão agregando novas funcionalidades ao GED e estendendo sua área de atuação.

Convergência Digital

A expressão “convergência digital” está em voga nos dias atuais. É tema de simpósios, seminários, discussões, painéis, livros e artigos. Convergência digital reflete integração e interação de tecnologias como atestam as definições abaixo, disponíveis na Internet:

•  Fusão de vários nichos tecnológicos através de dispositivos que trocam informações em formato digital. Estes nichos são, principalmente: computação, telecomunicação, eletrônica, comunicação de massas e entretenimento.

•  Tendência tecnológica pela qual dispositivos digitais como computadores, televisores, telefones móveis e até geladeiras e fornos de microondas estão convergindo para aplicações multiuso, geralmente através da Internet. Trata-se, de fato, de uma clara tendência tecnológica e industrial, representada por temas como redes sem fio, televisão digital de alta resolução, servidores de mídia, voz sobre IP, casa digital, carro digital, entretenimento portátil, robótica, nanotecnologia...

De maneira mais abrangente, citando o professor Eduardo Morgado, da Universidade Estadual de São Paulo (UNESP): “Convergência digital é a macro-tendência tecnológica que marca a integração de dispositivos, serviços e mercados sobre uma base tecnológica de comunicação baseada em tecnologia da informação”. Um mote da convergência digital é a convergência da informação analógica para a informação digital. Ou a convivência de ambas.

Documento Analógico e Digital

O documento é comumente definido como a unidade de registro de informações, independentemente de seu suporte. Suporte é o meio em que a informação é registrada. Na correr dos séculos, desde que o homem aprendeu a preservar sua história através dos símbolos e da escrita, tem sido utilizado o suporte físico ou analógico para representação da informação: pedras, madeira, placas de argila, pergaminho, papiro etc.

Nos últimos séculos, principalmente após a descoberta de Gutemberg no século XV, o papel, produzido em larga escala, é o principal suporte para a preservação da história e do conhecimento. Muito posteriormente, em meados do século XX, surgiu o microfilme como outro tipo de suporte utilizado em larga escala para armazenamento massivo de informações. Ambos, entretanto, papel e microfilme, continuam, como os anteriormente citados, sendo suportes analógicos.

A ciência e tecnologia da computação introduziram, a partir da década de 1940, os computadores e com eles a informação digital, representada por arquivos constituídos por cadeias de símbolos binários (zero e um), formando uma unidade interpretável por um software ou programa. Surge um contraponto irreversível ao domínio da informação analógica. A rápida evolução tecnológica, que caracteriza a informática, permitiu que em poucas décadas a informação digital, ou o documento em suporte digital, ganhasse uma série de vantagens competitivas sobre a informação em meio analógico.

A evolução teórica e prática de disciplinas como a multimídia, as redes de comunicação, o processamento digital de imagens, os modelos de bancos de dados, o reconhecimento de padrões, as técnicas de compactação e as arquiteturas de computadores, permitiu que se tornassem tecnologicamente disponíveis alternativas de recuperação e acesso, on-line e concorrente, com volumes de informações inimagináveis para o suporte analógico. E com custos cada vez mais exeqüíveis.

A tecnologia GED

O documento sempre estará atrelado ao compartilhamento do conhecimento, à tomada de decisões, à concretização de negócios, aos processos de compra e venda, à jurisprudência e outras importantes ações do dia a dia das empresas e das pessoas. Ainda hoje, é gerada e armazenada imensa quantidade de documentos em papel ou microfilme.

Devido a isso, as empresas estão sempre criando estratégias para gerenciá-los de forma eficiente e rápida, considerando cada vez mais enfaticamente a alternativa de transformação do documento analógico em documento digital. A Gestão Eletrônica de Documentos ou Gerência Eletrônica de Documentos ou, abreviadamente, GED é uma disciplina que une a ciência da informação e a ciência da computação, sendo composta por um conjunto de ferramentas que permite a convergência e a administração de documentos analógicos e digitais através do uso de computadores. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, arquivos de som e imagem e arquivos já criados ou convertidos em formato digital.

A literatura técnica define também a Gerência de Documentos Eletrônicos (GDE), como um subconjunto do GED que trata exclusivamente de documentos no formato digital. Tecnologias, como Workflow , Document Imaging, Document Management , e outras, foram sendo agregadas ao GED na medida em que, com o passar do tempo, surgiu a necessidade de ferramentas mais completas para o gerenciamento de documentos. Para implementar um sistema de GED é necessário unir novos recursos aos já existentes nos tradicionais sistemas de informação. Existem várias nomenclaturas e divisões de serviços de GED na literatura Citam-se a seguir alguns dos mais referenciados pelo mercado:

•  Document Imaging ou Gerenciamento de Imagens de Documentos (DI): trata do processamento, arquivamento, indexação e recuperação de documentos digitalizados. Considera a transposição do documento analógico (papel, microfilme) para o meio digital. Esse tipo de serviço é geralmente usado para documentos prontos, estáveis, que não sofrerão alterações, como por ex.: documentos fiscais, leis e decretos, documentos históricos, e que necessitam ser recuperados e exibidos com rapidez e freqüência.

•  Document Management (DM): trata do controle do fluxo do documento desde a sua criação até o descarte ou arquivamento definitivo. Está naturalmente associado a processos de Workflow.

•  Engineering Document Management System (EDMS): trata do GED aplicado ao gerenciamento de documentos técnicos como mapas, plantas, projetos, etc. Em geral, são documentos de grandes dimensões físicas.

•  Enterprise Report Management (ERM): tem por objetivo gerenciar relatórios oriundos de sistemas legados, normalmente de ambiente mainframe. Cada um desses tipos de serviço envolve software , equipamentos, funcionalidades e conhecimentos específicos.

Por que as empresas estão, nos últimos anos, se voltando para o GED, para a substituição do suporte analógico pelo digital?

A par da grande evolução tecnológica que torna cada vez mais eficaz e barato o desenvolvimento de soluções GED, uma série de benefícios incentiva sua adoção:

O GED pode ser aplicado em qualquer atividade que trabalha com documentos, ou seja, em todas as áreas de atuação humana: gestão de pessoas; gestão administrativa, financeira e contábil; medicina; engenharia, projetos; geoprocessamento; arquivologia, museologia, biblioteconomia, história; jornalismo; jurisprudência, legislação, cartórios; marketing, vendas, propaganda; seguridade; educação, capacitação, treinamento; finanças; serviços públicos.

A rigor, já existem capacitação tecnológica e viabilidade econômica para se substituir o documento analógico pelo digital. O jornal, a revista, o livro já são confrontados pelas publicações digitais, mais ágeis e dinâmicas, a biblioteca tradicional pelas bibliotecas digitais. Mesmo arquivos públicos e privados que tratam com acervos permanentes, estão aderindo ao documento digital.

A força dos suportes analógicos, principalmente o papel, se sustenta pela sua tradição, pela sua praticidade em algumas situações (é mais cômodo e confortável ler um livro impresso do que através de uma tela de monitor), pela base industrial instalada.

A burocracia instituída durante séculos, a cultura cartorial, a existência de toda uma jurisprudência baseada no papel são outros fatores de sobrevida dos suportes analógicos da informação.

O valor legal do documento digital foi sempre um entrave à proliferação do uso do documento digital no Brasil. Essas barreiras estão sendo progressivamente derrubadas.

A convergência digital agrega novas facilidades ao GED. A mobilidade e a abrangência das redes sem fio interligando equipamentos portáteis de uso pessoal e doméstico, capazes de acessar a miríade de informações disponíveis na Internet, eliminam muitas das restrições de desconforto ainda associadas ao suporte digital e permitem a difusão irrestrita da informação.

Um outro grande benefício do GED é que a conversão do analógico para o digital pode ser feita de modo gradual, mantendo os dois suportes pelo tempo necessário para se alcançar uma conversão definitiva. O suporte analógico (papel e microfilme) pode ser mantido para fins de preservação e backup encarregando-se o suporte digital pela pesquisa e acesso imediato à informação.

GED e o mercado nacional

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos começou a ser utilizado no Brasil na década de 1980. Seu uso vem crescendo, principalmente a partir do final da década seguinte. Trata-se de um mercado atualmente em franca expansão, que está longe de demonstrar esgotamento ou saturação. Segundo pesquisa do CENADEM - Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação, após o século XX a demanda por serviços e produtos de GED vem crescendo a taxas anuais próximas de 50%.

Apesar disso, trata-se de uma tecnologia ainda pouco disseminada no mercado nacional. A constante evolução tecnológica, gerando mais e melhores soluções com custo decrescente, aliada ao crescimento da demanda por soluções capazes de fornecer informações confiáveis a qualquer hora e em qualquer lugar, coloca o GED como uma linha de negócio promissora para as empresas prestadoras de serviços em tecnologia da informação.

O GED é suportado por um software, um sistema capaz de aumentar a produtividade das várias etapas do processo envolvendo documentos analógicos e digitais: digitalização, controle de qualidade, edição, armazenamento, indexação, pesquisa e recuperação.

Alguns softwares, abarcando a Gestão Documental, também dão suporte às etapas de classificação e organização de acervos documentais analógicos. Aproximadamente 150 produtos, nacionais e estrangeiros, segundo o CENADEM, estão disponíveis atualmente no mercado brasileiro de GED. No início, década de 1980, a totalidade dos produtos era estrangeira. Atualmente, apesar da ainda forte presença do software importado é considerável o número de opções de produtos nacionais.

Esses últimos têm a vantagem de serem mais facilmente customizáveis para as nossas necessidades, podendo evoluir com as necessidades e objetivos do cliente. O software nacional contorna a barreira do idioma e permite uma maior facilidade de treinamento e suporte. Possui, em regra, boa qualidade. Os softwares importados, muitos de altíssima qualidade, têm, geralmente, custo alto para os padrões nacionais, interface restrita ao idioma inglês, dificuldade de customização e de acesso ao fabricante para suporte e treinamento.

O GED e a Administração Pública

A administração pública no Brasil ainda funciona predominantemente através da utilização de documentos em papel. Os processos relativos à gestão de pessoal, controle da máquina pública, execução e arrecadação financeira, tramitação de processos, elaboração de atos e normas, formulação de políticas públicas, educação, segurança, saúde e muitos outros, baseiam-se na geração, tramitação, controle e guarda de documentos.

No decorrer dos anos, os órgãos públicos, municipais, estaduais e federais, vêm gerando e acumulando dezenas de milhões de documentos em mídia analógica (papel e microfilme). Com esse aumento progressivo e contínuo da massa documental analógica evidenciam-se as suas maiores deficiências: dificuldade de organização e indexação dos documentos e acesso às informações nos locais e momentos necessários, e a necessidade de grande espaço físico para armazenamento.

Os métodos de classificação e indexação para a mídia analógica são restritos e não suportam a demanda de informações rápidas e geograficamente distribuídas, exigidas nos processos atuais de gestão. Os acervos analógicos ainda podem ser relevantes do ponto de vista legal e probatório e como backup, devido a sua durabilidade e custo, mas são insuficientes quanto ao acesso e distribuição.

O aspecto legal do documento digital

Para os documentos produzidos em papel já está disciplinado, por vasta legislação, seu valor legal e probatório. Os documentos gerados pelo poder público são regulados por legislação que disciplina sua produção, armazenamento e descarte. A lei federal 8.159 de 08/01/1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos, define gestão documental, a competência para realizá-la e trata da produção e descarte de documentos públicos.

Em junho de 1994 foi criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), decreto 1.173, que trata dos documentos produzidos por órgãos públicos. Esse Conselho, ao longo dos anos, vem tratando de uma série de resoluções sobre a gestão documental pública.

A Constituição Federal de 1988 cita a responsabilidade do Estado em proteger e dar acesso à documentação pública, salvo em casos específicos. A microfilmagem teve seu valor legal estabelecido pela lei federal 5.433 de 08/05/1968 e tem sido por este e outros fatores (como o custo e longevidade) largamente utilizada como alternativa ou complemento ao documento em papel, apesar de suas claras deficiências com relação à disponibilidade, pesquisa e acesso.

A definição da legalidade do documento digitalizado não foi, durante muitos anos, claramente estabelecida no Brasil. Projetos de leis apresentados no Congresso Nacional não lograram êxito, principalmente pelo temor da adulteração de um documento digital através das técnicas de computação. Nos últimos anos, entretanto, o cenário se altera: as tecnologias de assinatura e certificação digital, que agregam veracidade e confiabilidade ao documento digital, vêm sendo adotadas pelo poder público, primeiramente no governo federal e depois nos Estados e municípios.

Essa prática vem aumentando a utilização do documento digital na administração pública e no setor privado. Com a criação da Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil), através da Medida Provisória 2.200 de 24/08/2001, estabeleceu-se a legalidade do documento certificado de forma digital. Uma série de Autoridades Certificadoras foram criadas e se juntaram ao ICP Brasil, constituindo uma cadeia que abrange todo o País.