Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Enterprise Content Management
EMPRESA DO ANO
STOQUE GLOBAL SERVICES
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Com apenas pouco mais de dois anos de atuação no mercado nacional, a empresa já nasceu completamente focada em consultoria, projetos e implantações de ECM – Enterprise Content Management, realizando um trabalho de divulgação da importância de todas as tecnologias envolvidas por esse conceito para a vida corporativa das empresas. Nesse período, atingiu excelente desempenho, desenvolvendo atividades e projetos de sucesso no segmento. Com tais projetos, conseguiu que seus clientes percebessem o caráter corporativo das soluções, levando-as para a pauta do corpo diretivo das empresas. Conseqüentemente, em seus projetos, contribuiu para a ampliação do uso dessas tecnologias e para que os ganhos diretos, como redução de custo e aumento da eficiência operacional fossem refletidos através do Retorno de Investimento (ROI), tornando reais os benefícios atingidos com o uso ordenado da plataforma de ECM. Em sua atuação, destacam-se os projetos do Centro Belgo de Documentos Digitais, no Grupo Belgo Mineira. A empresa foi responsável pela consultoria nas principais unidades do Grupo, que determinou a criação de uma política corporativa. Também foi a responsável pela implantação da solução. Dentre outros projetos, estão também o do Banco de Desenvolvimento de Minas Gerais, avaliando todas as áreas. Na Companhia de Fomento Mineral e Participações, apontou aos dirigentes como as soluções de ECM podem ser utilizadas para reduzir os problemas. A solução englobou Imaging e certificação digital
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Enterprise Content Management
ECM DO ANO
CENTRO BELGO DE DOCUMENTOS DIGITAIS
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Ao identificar, através de uma consultoria, que 30% da informação da empresa estava estruturada e 70%, não-estruturada, o Grupo Belgo Mineira partiu para um grande projeto de ECM, criando o Centro de Documentos Digitais Belgo, um programa de ECM corporativo e composto de política padrão, solução de software, solução de hardware e equipe especializada, objetivando suprir toda necessidade do grupo com respeito à gestão de conteúdo. O projeto abrange Document Management, Document Imaging, Workflow, COLD, Forms Processing, Assinatura digital e Web Content Management. Conta com 500 usuários. Dentre os principais benefícios estão coordenação e padronização no uso de soluções de ECM através de uma política corporativa; compartilhamento do conhecimento contido nos conteúdos (documentos e processos); redução do risco de perda da memória corporativa; informação corrente, reduzindo o lead time para disponibilização da informação; garantia da adequada formalização dos processos de negócio segundo políticas definidas pela Belgo com a automação dos fluxos de trabalho; implementação rápida de soluções, utilizando a estrutura existente de hardware e software; aumento de produtividade nos processos controlados pela tecnologia de ECM; melhoria no relacionamento com os clientes, com a criação rápida de novos fluxos de trabalho e controle do processo de vendas; redução de custos com diminuição de recursos necessários para execução das tarefas (fazer mais com menos recursos); redução da perda; extravio e danificação da documentação física, com o processo sendo realizado por documentos eletrônicos. Poucas vezes se viu no Brasil uma empresa preocupar-se corporativamente com a Gestão de Conteúdo, passando a aplicá-la em todas as suas áreas, seguindo uma política única e um único padrão tecnológico. O software utilizado foi o OnBase, da Hyland.
A integradora do sistema foi a Stoque
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DOCUMENT MANAGEMENT
APLICAÇÃO DO ANO
BANCO ABN AMRO REAL
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Instituição fortemente engajada em projetos e políticas ambientais, o Banco Real ABN AMRO direciona suas ações não somente para contribuir com a sustentabilidade de suas operações, mas também minimizar os impactos do meio ambiente. A fim de dar continuidade a seus negócios, sem deixar essa filosofia, a instituição vem utilizando uma solução de Imaging e Workflow, que vem sendo aprimorada desde 2002. O sistema processa, controla e provê suporte técnico-operacional ao atendimento ao cliente relativo às operações de câmbio e comércio exterior. Trata-se do WIC – Sistema de Workflow e Imaging de Câmbio, cujo objetivo é auxiliar o processo de tramitação de documentos, permitindo a realização de atividades de recepção, digitalização, indexação, custódia e disponibilização de documentos. O sistema contempla quatro formas de entrada de documentos: documentos físicos, captação automática de fax e e-mails, mensagens swift e captação de telas do mainframe. Cada uma dessas situações envolve várias etapas desde a recepção dos documentos, e apresenta benefícios específicos. No aspecto social, a solução contribui para a eliminação de 60 mil folhas/mês, o que preserva, anualmente, 75 árvores de grande porte ou 225 eucaliptos.
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APLICAÇÃO DO ANO
DOCUMENT IMAGING
SECRETARIA DA SEGURANÇA PÚBLICA DO ESTADO DE SÃO PAULO
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Dois órgãos pertencentes à Secretaria de Segurança Pública do Estado de São Paulo, o IIRGD – Instituto de Identificação Ricardo Gumbleton Daunt e o Detran- Departamento de Trânsito encontraram no GED e suas tecnologias a solução para tratar um grande volume de documentos. No IIRGD, a digitalização de 41 milhões de fichas civis e 3,5 milhões de processos criminais. No Detran, 14,2 milhões de imagens. Em ambos os órgãos, foi eliminada a problemática do espaço físico, preservada a memória documental e o conhecimento institucional, promovida a segurança e acondicionamento adequado da documentação pública, além da integridade da informação. Custos foram reduzidos e um melhor atendimento ao cidadão foi proporcionado. Fraudes nos processos foram eliminadas, e promoveu-se a gestão integrada das informações e documentos. A implantação na SSP-SP está baseada nas tecnologias correlatas do GED (OCR/ICR) e na aplicação potencial da tecnologia de PKI – Public Key Infrastructure, normatizada pelo ICP – Brasil e também na adoção de modernas metodologias para gerenciamento físico e armazenamento dos documentos e informações de forma segura e com localização rápida e objetiva. Trata-se de um dos maiores projetos de GED no País.
O fornecedor da solução e dos serviços foi o Grupo TCI.
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WORKFLOW DO ANO
PETRÓLEO BRASILEIRO S.A. - PETROBRAS
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Graças a um sistema que envolve GED e Workflow, 250 mil beneficiários, entre funcionários, aposentados e dependentes de todas as empresas do grupo Petrobras, que têm direito a um sistema de auxílio médico chamado AMS, podem ter suas despesas médicas reembolsas. O sistema de reembolso também utiliza tecnologia Web Content Management, com integração de sistemas de pagamento da empresa, digitalização e armazenamento de documentos e Workflow com características administrativas e de produção. A Petrobras é uma empresa com tradição no uso do GED e Workflow, mas não tinha um processo integrado para o reembolso das despesas médicas, situação essa que criava despesas operacionais e ocasionava demora no reembolso. A aplicação de GED/Workflow integra e agiliza a resposta e o pagamento do associado. Para um melhor uso das tecnologias, os processos de trabalho foram formalizados e padronizados, envolvendo mais de 50 postos de atendimento das quatro sedes que cuidam da análise, cálculo e decisão sobre a concessão do reembolso. Todas as operações de Workflow e consulta são feitas pela Internet. São 252 usuários diretos da equipe da AMS e 50 estações de digitalização, armazenando imagens em unidade storage ligada a um servidor de aplicação. A consulta do processo e do pagamento está disponível para o beneficiário pelo portal da Petrobras.
A fornecedora da solução foi a Lab245
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Gerenciamento Eletrônico de Documentos
GED NA INTERNET
HOSPITAL E MATERNIDDE SÃO LUIZ
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Fundado em 1948, o Hospital e Maternidade São Luiz, em São Paulo , é considerado um dos mais avançados centros hospitalares do País. Para continuar com esse conceito, o Hospital buscou uma solução no cenário de Tecnologia da Informação para melhor tratar e gerenciar a documentação dos pacientes e para isso, escolheu as tecnologias GED e Workflow. A fase inicial do projeto de GED englobou a digitalização dos prontuários médico e financeiro dos pacientes atendidos no pronto-socorro. Considerando-se as duas unidades do hospital, são aproximadamente 800 prontuários digitalizados, totalizando 9 mil documentos por dia, eliminando custos com máquinas copiadoras e papel, além de agilizar o processo de consulta às informações médicas e financeiras de cada atendimento. A digitalização dos documentos inclui as tecnologias de OCR – Reconhecimento Óptico de Caracteres e de código de barras, que identifica o paciente e a partir do qual se faz a integração com o sistema médico do hospital. A solução implantada permite o acesso via Internet por médicos e funcionários devidamente autorizados. Na segunda etapa, o projeto englobará também a digitalização dos prontuários de pacientes internados e Workflow para alguns processos do hospital, além do desenvolvimento de um portal corporativo.
A fornecedora da solução foi a Datasul
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Records Management – Gestão Documental
EMPRESA DO ANO
DOCUMENTAR
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Completando 20 anos de atuação, a Documentar é especializada em consultoria e serviços de integração nas áreas de documentação, informação e Tecnologia da Informação. Tem como missão tornar acessível todas as informações relevantes e necessárias para a gestão e a operação dos negócios de seus clientes, quer sejam ou não estruturadas. Para atender as necessidades de seus clientes, utiliza metodologia própria e recursos tecnológicos de última geração. Dente vários pontos, os projetos incluem um diagnóstico da situação documental com inclusão de análise das demandas informacionais, método de estruturação da informação, técnica de armazenamento, tecnologias aplicadas e modelagem e melhoria dos processos com mapeamento dos registros documentais e riscos operacionais. Também desenvolve taxonomia e implementa estruturas para compliance. Elabora tabela de temporalidade e define as tecnologias a serem utilizadas, como GED, Workflow, COLD e outras. Dentre os principais projetos estão Aerus, Banco Fidis, Banco de Desenvolvimento de Minas Gerais, Cia Vale do Rio Doce, Embratel, Fiat, Gerdau Aço Minas, Leme Engenharia, Petrobras Distribuidora, Rede Globo e Tribunal de Justiça do Rio de Janeiro.
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BIRÔ DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS DO ANO
GRUPO TCI
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Com uma capacidade de digitalização diária de até 1 milhão de imagens, considerando-se todos os sites de captação, e desenvolvendo soluções próprias de Document Imaging e integração com ferramentas de mercado, a TCI File é a premiada. Dentre as atividades envolvidas na captação de imagens, estão a análise e especificação de projetos, estruturação da operação de logística, customização da solução de Document Imaging, treinamento da equipe, recepção de documentos, captação e indexação com os métodos manual, OCR, ICR e código de barras, e armazenamento. A TCI File tem 1,4 mil funcionários, 26 estações de digitalização, operando com escaners Kodak, diversos modelos, 63 de indexação, opera com 49 servidores e capacidade de armazenamento de 10 TB para imagens e 200 GB para dados. Nos últimos dez meses, gerou aproximadamente 56 milhões de imagens, com projeção de atingir 130 milhões nos próximos dez meses. Dentre os projetos, destaca-se o da Secretaria de Segurança Pública do Estado de São Paulo, nos órgãos IIRGD e Detran, com visibilidade muito positiva no mercado. Também atuou na Caixa, Tim, Rapidão Cometa, Secretaria de Administração e Reforma do Estado de Pernambuco e outros mais.
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EMPRESA MICROGRÁFICA DO ANO
KODAK DOCUMENT IMAGING
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A empresa, atuando no Brasil desde 1920, destacou-se nos últimos meses, através de sua divisão de Document Imaging, por oferecer soluções na área micrográfica que unem os mundos digital e analógico. Trata-se da microfilmagem eletrônica, um sistema em que os documentos são captados por escaners e as imagens gravadas em microfilme base prata, com todas as características de armazenamento de longo prazo da mídia. Esse processo apresenta aumento de produtividade, melhoria na qualidade final do produto e eliminação de filmes de correção. A solução é capaz de captar mais de 4 milhões de documentos diariamente. Entre os anos de 2004 e 2005, vários projetos foram implementados no Brasil, como no Banco Itaú, Casas Bahia, DPI3, BNDS, TWIC, NT Imagem, Prodesp e Tribunal de Contas da Bahia. A Kodak está criando um novo mercado, no qual não só a preservação da imagem está sendo feita, mas também está abrindo as portas do microfilme como instrumento de preservação documental e validação da informação digital.
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PRÊMIO ESPECIAL
SERPRO
O Serpro tem ativos quatro sites de digitalização de documentos ( São Paulo, Curitiba, Rio de Janeiro e Belo Horizonte), preparados em conformidade com as necessidades específicas de cada um deles. Cada um desses sites trata determinado tipo de documento. Em Belo Horizonte são digitalizados os AR – Avisos de Remessa, referentes ao Imposto de Renda, por exemplo. Consistem em estações de captação, trabalho e módulo de gerenciamento de processos. Os escaners são da Fujitsu e o software o Prodimage Enterprise, da Prodimage. Juntos, mensalmente, os sites produzem 1,5 milhão de imagens indexadas. A gerência técnica do projeto é feita em São Paulo. Ao todo, são 26 licenças do software. A solução atingiu alto índice de produtividade, o que possibilitou ao Serpro entrar na área do GED de forma competitiva em relação ao mercado, além de servir de exemplo para outras empresas públicas investirem em projetos de GED.
A fornecedora da solução foi ProdImage
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INICIATIVA DO ANO
IMA – INFORMÁTICA DE MUNICÍPIOS ASSOCIADOS
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O Governo Federal está convencido e empenhado na ampliação do uso do software livre. No que se refere ao GED, muitas vezes o preço das soluções desestimula quaisquer iniciativas de implementação, principalmente no que diz respeito às licenças. Caminhando nesse sentido, a IMA, empresa de economia mista na área de Tecnologia da Informação do município de Campinas-SP, tornou-se provedora de recursos de software livre nas soluções de GED, mais especificamente nos processos de armazenamento das imagens e dados naquele órgão, nos departamentos e Receitas Imobiliárias, Mobiliárias, Recursos Humanos. Também está atuando na Prefeitura de Ipatinga, MG e Prefeitura de Valinhos. Seu objetivo maior é mostrar para a administração pública que o software livre de GED abre novas oportunidades que passam a quebrar paradigmas. Assim, com a condição do software livre, é possível viabilizar projetos em diversos órgãos e instituições no Brasil que podem ter sido abandonados devidos aos altos custos. Pela experiência de seus 29 anos de atuação e, mais recentemente pela disseminação do GED em plataforma livre, a IMA recebe o prêmio.
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Enterprise Content Management
PIONEIRO DO ANO
NEWTON AFONSO LIMA
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Recebe a prêmio pela aguçada visão de entender a importância do ECM – Enterprise Content Management para a gestão das informações não-estruturadas do Grupo Belgo-Mineira. Ele responde por todos os projetos e definições de soluções para Tecnologia da Informação para o Grupo no Brasil e exterior. É o responsável direto pela implantação corporativa de ERP, infra-estrutura tecnológica para todo o Grupo e apontamento da direção que o Grupo deve seguir em termos de tendências tecnológicas. Através de sua gestão, foi definido um estudo em toda a empresa sobre as necessidades cobertas por tecnologias de ECM. Ele foi responsável pelo mapeamento da necessidade corporativa de ECM, através de contratação de consultoria externa, e também pela definição de uma política para padronizar a implantação de projetos nessa área. Elevou o tratamento das informações não-estruturadas a um nível corporativo, dando uma importância à aplicação de tecnologias ECM com uma abrangência poucas vezes vista.
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Gerenciamento Eletrônico de Documentos
PROFISSIONAL DO ANO
CARLOS ALBERTO BASSI
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Ele tem 20 anos de experiência em informática e, desses, 17 são dedicados ao GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Formado em Engenharia Elétrica – ênfase em Eletrônica, pela Escola de Engenharia Mauá, atualmente é diretor e consultor da Informsys Consultoria Comércio e Serviços em Informática. Vem realizando atividades de especificação, implementação, redesenho de processos, integração entre sistemas, consultoria, análise de viabilidade, suporte, treinamento e gerência de projetos baseados nas tecnologias de Gerenciamento Eletrônico de Documentos Administrativos e Técnicos, Gerenciamento de Fluxo de Trabalho, ERM/COLD, Armazenamento Óptico, Reconhecimento de Caracteres, Processamento de Formulários e Internet, para diversas empresas dos setores financeiro, industrial, serviços e governo. Apresentou trabalhos em congressos como Fenasoft, Guide Latin America, INFOIMAGEM e Xplor. Ministrou diversos seminários e cursos sobre o assunto. Recebeu o título Master of Information Technologies, da Association for Information and Image Management International (AIIM) no congresso de 2003, Neste ano, em New York , como reconhecimento pela atuação e experiência na área, recebeu na Filadélfia, na AIIM International, o título de Laureate of Information Technologies in Workflow Document Management. É profissional CDIA+ Certified Document Image Architect, conferido pela CompTIA. Teve atuação marcante no setor financeiro, em instituições como Banco Toyota, Caixa Econômica Federal, Loyds Bank, Banco Sudameris. Também participou de implantações no setor de seguro, como no Unibanco, Sul América e Itaú Seguros. Na indústria: Cia Siderúrgica Nacional e Petrobras; no governo: Ministério da Fazenda, Senado Federal e em muitas outras empresas.
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