Prêmio
"Os Melhores do Ano"

2008

Gerenciamento Eletrônico
de Documentos do Ano
PRÊMIO ESPECIAL

MINISTÉRIO DO DESENVOLVIMENTO, INDÚSTRIA E COMÉRCIO EXTERIOR (MDIC)

Para facilitar a rotina das Juntas Comerciais, que recebem milhares de processos de inscrições, alterações e extinções diariamente, o MDIC desenvolveu o Gerimagem. O objetivo é facilitar o atendimento aos usuários das Juntas com a visualização das imagens dos processos arquivados, em substituição à consulta manual aos documentos físicos. Ciente da realidade das Juntas, a coordenação de informática do MDIC provê servidores de imagens, escaners e software de importação e visualização de imagens e consultoria especializada para as Juntas. É uma solução web, cuja consulta aos documentos digitais é feita pelo Siarco, respeitando todas as regras e normatizações do Registro Mercantil, além de atender ao preceito legal previsto no Art. 8º da LEI 123/2006 – REDESIM. O sistema está instalado em 15 das 27 Juntas Comerciais do Brasil, com previsão de instalação em mais seis Estados até o final de 2008. São mais de 20 escaners de produção instalados. Mais de 20 milhões de documentos digitalizados e já disponíveis para os usuários das diversas Juntas. O retorno do investimento é sentido pela melhoria do tempo e da qualidade do serviço oferecido pelas Juntas aos seus usuários.

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos
INICIATIVA DO ANO
ECM E GED INTEGRADOS ÀS MULTIFUNCIONAIS

  CTIS

Um novo modelo de negócios, formado pela integração de soluções de ECM e GED ao parque de multifuncionais dos projetos de outsourcing de impressão. Esse foi o resultado da observação, por parte da empresa CTIS, de um cenário em expansão, como o de outsourcing de impressão. A empresa viu a oportunidade da entrada de serviços adicionais de Tecnologia da informação, em especial, do ECM e do GED. Por conta disso, a CTIS iniciou, no segundo semestre de 2007, a formatação de um novo modelo de negócios para sua unidade de outsourcing de impressão, objetivando adicionar um módulo de GED para transformar um parque de impressão em postos de coleta descentralizados. Um projeto-piloto numa instituição financeira possibilitou automatização e digitalização das rotinas de abertura de crédito em dez praças de atuação da empresa, a partir de equipamentos multifuncionais. O mesmo princípio foi utilizado na área jurídica de um grande banco de varejo. Com a perspectiva de melhorar ainda mais o TCO e ROI de projetos de outsourcing de impressão, a CTIS acredita poder contribuir na criação de um novo modelo de negócios que alavanque processos virtuais baseados em ECM e GED, em substituição aos processos físicos.

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Enterprise Content Management
ECM DO ANO

COMGÁS

A empresa utiliza, há dois anos, um sistema completo de ECM - Enterprise Content Management, que inclui captação, gerenciamento, armazenamento e consulta de documentos relacionados a todas as obras executadas para a rede. Batizado de GEDGAS, o sistema garante aos usuários todas as funcionalidades necessárias para a gestão dos documentos técnicos dos projetos de tubulação da rede de gás canalizado. A integração com outras aplicações aumenta a complexidade do sistema. Novas obras são cadastradas diretamente no sistema de ERP, e os documentos são inseridos e armazenados no ECM. Depois de concluída a obra, é feita uma integração da documentação envolvida do ECM com um sistema GIS. O novo sistema de ECM provê um workflow integrando as áreas de operações, gerencia os certificados de aferição dos medidores, inclui o trabalho das empreiteiras e dos projetistas no processo de Gestão Documental, agiliza o processo de visualização, disponibilização e plotagem dos documentos técnicos, além de atender cerca de 200 usuários. O ECM na Comgás é uma referência ímpar para empresas de serviços públicos. 

A fornecedora da solução é a Kaizen .

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APLICAÇÃO DO ANO
DOCUMENT MANAGEMENT

 CASAS BAHIA

Presente em oito Estados e no Distrito Federal, a Casas Bahia já soma 540 lojas, e está listada entre as 250 maiores empresas de varejo em nível mundial. A habilidade para atender as necessidades e hábitos de consumo de clientes de baixa renda resultou num modelo de negócios único, que movimenta, por ano, cerca de 15,2 milhões de contratos aprovados. A base de clientes somou 26,3 milhões de pessoas ao final de 2006. Essa potência também encara as necessidades tecnológicas como fator estratégico. Diante da necessidade de modernizar o processo com as notas fiscais emitidas e recebidas, optou por uma solução de digitalização, indexação automática, com máxima velocidade de processamento, evitando gargalos. Um forte e bem distribuído sistema de logística gera, anualmente, dentre as notas ficais emitidas e recebidas, um volume de 13 milhões de notas fiscais. A solução que substituiu a coleta manual das informações e arquivamento físico das notas fiscais de vendas contempla um processo de reconhecimento automático dos dados, validação automática das informações, geração de arquivo TXT preparado para a base de dados, guarda digital das imagens dos documentos e disponibilidade para consulta via web. As notas fiscais de fornecedores seguem a mesma linha da solução para as notas de venda, mas são digitalizadas na portaria de entrada. Os dados são checados num sistema já existente. Dentre tantos benefícios, o sistema gerou velocidade no processo de captação e indexação das notas pelo sistema legado, transparência e facilidade para usuários, redução de mão-de-obra e de erros de digitação, além da integração dos dados e imagens com outros departamentos.

A fornecedora da solução é a ReadSoft.

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APLICAÇÃO DO ANO
DOCUMENT IMAGING

GERDAU

Não é difícil imaginar a complexidade da operação para gerenciar um grande volume de documentos fiscais recebidos e processados pelo Grupo Gerdau, maior produtor de aços longos no continente americano, com faturamento de R$ 27,5 bilhões no exercício de 2006. Por isso, o Grupo Gerdau idealizou o projeto CPF – Central de Processamento Fiscal. O objetivo é centralizar o processamento de documentos fiscais de entrada de mercadoria, serviços e conhecimentos de fretes; aumentar a produtividade na entrada e validação dos documentos fiscais no sistema de ERP; otimizar a utilização de recursos, reduzindo custos com mão-de-obra e permitindo a melhoria contínua do processo. Mas superar os desafios para a concretização do projeto não foi fácil. A grande dispersão geográfica dos pontos de captação, a diversidade de layouts de documentos, documentos complexos ( com baixa qualidade ou fundo denso) e a restrição para manter a interface com o sistema ERP nos pontos de captação foram alguns desses difíceis aspectos. Mas a plataforma escolhida para tratar essa documentação contempla todos esses aspectos. Vai desde o melhoramento e processamento da imagem, captação local ou remota, processamento de documentos estruturados ou não, publicação no ambiente ERP até a administração centralizada de todo o Workflow de processamento dos documentos. São mais de 3 milhões de páginas digitalizadas por ano, mais de 140 sites de captação remota e mais de 25 campos extraídos com uso de OCR. Os benefícios são aumento da qualidade dos dados no processamento fiscal, eliminação da circulação dos documentos em papel, compartilhamento e disponibilização das imagens para consulta e aprovação de pagamento.

A fornecedora da solução é a MI Montreal Informática. O software é o Kofax Ascent Capture.

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WORKFLOW DO ANO

 LOJAS MARISA

Primeiro projeto no Brasil que utiliza a tecnologia de classificação automática de documentos.  A fim de agilizar o processo de análise dos documentos de crédito, além de demonstrar também maior transparência para investidores, a Lojas Marisa optou por uma solução para captação  descentralizada dos documentos correspondentes à abertura de crédito de seus produtos Cred21 e SAX, envolvendo GED e Workflow. A solução, graças às tecnologias de ICR e OCR para classificar e identificar as imagens, baseada em algoritmos, é capaz de identificar, dentre os documentos enviados pela loja, qual é a imagem referente à proposta de adesão. A aplicação contempla várias etapas: a captação descentralizada, quebra de pacotes e transferência com controle de banda, remontagem de pacotes, importação automática de imagens, classificação e indexação de imagens, controle de qualidade, reagrupamento de documentos, distribuição e  inclusão no portal de imagens (GED). Implantada em 203 lojas, processa, diariamente, 30 mil imagens. O retorno do investimento  foi obtido em três meses.

A solução é da DPI3. O software é o Ascent Capture Enterprise e Xtrata Pro.

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GED NA INTERNET DO ANO

 ACESSO DIGITAL

A Acesso Digital é uma empresa voltada para soluções de gerenciamento de documentos e informações. Mas, desde o início de 2007, os executivos da empresa idealizaram uma nova solução, tendo como desafio simplificar as tecnologias que suportam o GED para disseminar a tecnologia em mercados ainda inexplorados. A solução desenvolvida é o Safe-Doc, que tem como diferencial o modo como é comercializada. Ao adquirir o Safe-Doc, as empresas recebem um escaner de alta velocidade, ferramenta de captação e classificação de documentos (digitalizados e eletrônicos), acesso a um portal para consulta on-line da documentação, e o armazenamento eletrônico dessas informações em um datacenter com padrão internacional de segurança. A Acesso Digital iniciou a venda de sua nova solução para o segmento de contabilidade, mas já avançou, estando presente em concessionárias de automóveis, escritórios de advocacia e banco de investimento e terceirização de mão-de-obra. Em julho de 2008, a Acesso contabilizou 67 clientes.

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BIRÔ DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMNTOS DO ANO

ATP

A ATP, tradicional fornecedora na área bancária, que utilizava o processamento de imagem como ferramenta de trabalho, tornou-se, nos últimos anos, um dos maiores birôs de digitalização de documentos. Atualmente, oferece esses serviços de forma competitiva, não somente para os bancos, como também para as demais verticais do mercado nacional, principalmente nos serviços orientados à captação remota de documentos. Com presença nacional, iniciou projetos de digitalização distribuída através dos produtos da família Imagon, desenvolvidos pela própria ATP, e dos produtos da Kofax. No último ano, teve um crescimento em contas estratégicas, como no caso do Unibanco, onde já digitalizava de forma centralizada, passando também a oferecer os serviços de digitalização distribuída. Seguindo a tendência dos modelos SaaS e ASP, a ATP assinou um contrato com a empresa Nextech, em julho de 2008, e passou a oferecer soluções de ECM como serviço, diferenciando-se no mercado local com uma oferta altamente competitiva. A solução Imagon Flash, baseada na caneta digital, permitiu um diferencial na captação de novos clientes da BBVeículos, que passa a oferecer o seguro através de uma pesquisa com alto nível tecnológico.

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PIONEIRO DO ANO - PIONEER AWARD

BOB LARRIVEE

Bob é um professor, reconhecido internacionalmente, com mais de 25 anos de experiência na aplicação de tecnologias avançadas e melhoria de processos. É o diretor dos serviços de educação – Américas - para a AIIM International, a Associação do ECM (Enterprise Content Management). Neste papel, Bob lidera uma equipe qualificada na identificação, desenvolvimento e distribuição de formação especializada em melhores práticas, tecnologias e metodologias. Antes de sua posição atual, Bob foi diretor de Marketing para Docubase Systems, Inc. e também trabalhou como consultor/analista na iMerge Consulting, Kinetic Information e BIS Strategic Decisions. No canal de revenda e distribuição, ele conduziu a unidade de Gerenciamento do Conhecimento da Tech Data, onde definiu as direções estratégicas e táticas para a distribuição dos produtos das tecnologias avançadas e emergentes através do canal de distribuição daquela empresa. Bob entrou na indústria de tecnologias emergentes com o Wang Laboratories, onde trabalhou como consultor de marketing com foco em Imaging, Workflow e anotação digitais e sistemas de reconhecimento de voz. Tem uma Licenciatura em Marketing da Franklin Pierce College. Além disso, é AIIM Master de Tecnologia da Informação, com um laureado em Imaging. Ganhou também designações em ECM, MTC, BPM e IOA pela AIIM. É instrutor CDIA+ - Certified Document Imaging Architect, no estado da Flórida. Está listado no International Who's Who de Profissionais. É conhecido como um dos maiores profissionais dos Estados Unidos em ECM, ERM e todas as suas tecnologias associadas.

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PROFISSIONAL DO ANO

LUIS FLÁVIO G. ESTEVES

Começou na IBM, em 1986, realizando projetos em Marketing e na gerência de projetos. Em 1999, foi diretor da LGE Soluções em Informática, em várias áreas, dentre elas,  na elaboração, implantação e gerenciamento de projetos de reengenharia de impressão em clientes de médio e grande porte. Em 2001, iniciou as pesquisas nas áreas de digitalização de documentos, GED e certificação digital. Realizou vários cursos para ampliar seu conhecimento no segmento do GED, ECM. Em 2003, criou a 2D Tecnologia, uma empresa focada nas áreas de GED/ECM, digitalização de documentos e certificação digital, atuando em variadas áreas, destacando-se trabalhos tais como: montagem do Birô de Digitalização dos Conhecimentos de Transporte da Patrus Transportes Urgentes e integração do sistema de imagens com o ERP. Realizou também a consultoria para organização, digitalização e análise dos processos do departamento jurídico da rede de supermercados Bretas, montagem do birô neste departamento para a digitalização dos processos ativos, integração de sistemas e publicação das informações na web. Nos últimos três anos, trabalhou intensamente prestando consultoria nas áreas de montagem de birô de digitalização, análise e redesenho de fluxos documentais, GED/ECM, Gerenciamento de Conteúdo, Workflow, colaboração e implantação de projetos de ECM.

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