|
ECM
e GED são a mesma coisa?
O
que é o GED
É
um grupo de tecnologias, divididas em cinco funcionalidades
básicas: captação, gerenciamento, armazenamento,
distribuição e preservação. Dentro
dessas funcionalidades, cada tecnologia tem uma função
específica. Essas tecnologias, trabalhando reunidas
ou isoladamente, promovem a organização de informações
não-estruturadas.
O
uso de uma ou outra tecnologia, ou de várias delas,
é determinado pela necessidade da empresa em adequação
à sua atividade-fim e a seus processos de negócios.
A realidade do país também conta. Para Maurício
Antônio Ferreira, especialista em GED e diretor de tecnologia
do CENADEM, a utilização do GED e tecnologias
correlatas no nosso País, - apesar de já termos
instalações complexas e de alto nível
– ainda causa muitas dúvidas. “Nos cursos
ministrados pela CENADEM, dos quais sou instrutor, posso notar
que os participantes têm problemas elementares em suas
empresas, sendo que o principal mesmo é a eliminação
dos fluxos de trabalho baseados em papel. As empresas devem
começar por avaliar seus procedimentos, utilizar a
digitalização para depois partir para as demais
tecnologias do GED”. Segundo ele, a decisão de
se usar o GED deve começar por uma avaliação
dos documentos da empresas, processos, metodologias, fluxo
de atividade, partir para o Imaging e, aos poucos, para as
demais tecnologias.
As
siglas
Os fornecedores de GED são, em grande parte, representantes
de soluções norte-americanas ou da Europa. Portanto,
quando os conceitos chegam ao Brasil, sofrem adequações
para nossa realidade.
Atualmente, fala-se em ECM – Enterprise Content Management.
A definição da AIIM - Association for Information
and Image Management para ECM é “as tecnologias,
ferramentas e métodos usados para captar, gerenciar,
armazenar, preservar e distribuir conteúdo pela empresa.
No nível mais elementar, as ferramentas e estratégias
de ECM permitem o gerenciamento de informação
não-estruturada de uma organização, enquanto
aquela informação existir”. Qualquer semelhança
com o se entende por GED não é mera coincidência.
“A questão toda está na nomenclatura.
Quando trouxemos o GED ao Brasil, seu equivalente nos Estados
Unidos era o EDMS – Electronic Document Magement System.
Hoje, fala-se também em IDM – Integrated Document
System, que para nós corresponde ao Document Management,
um dos componentes do GED. Para nós, especialistas
no Brasil, o ECM é, numa maneira mais simplificada
de se explicar, o GED com a sofisticação que
a web permite.
Mas, em essência, é a mesma coisa. Os recursos
da comunicação pela Internet, incorporados às
ferramentas, tecnologias e métodos do GED resultam
numa amplitude das capacidades das funcionalidades inerentes
ao GED”, diz Maurício. Segundo afirma John Mancini,
presidente da AIIM International, em seu discurso na Sessão
Oficial de Abertura, existem diferentes termos para ECM: DI,
DM. As diferenças são fruto de como os fornecedores
pensam em confronto com o que os usuários pensam. “A
indústria de ECM deve pensar em reduzir custos e conduzir
negócios usando colaboração. Essas tecnologias
oferecem ferramentas para cumprir normativas e objetivos,
reduzir custos e atender conformidades”.
Maurício afirma que a diferença entre ECM e
GED está apenas na sofisticação. “Tratar
as informações e documentos das empresas e organismos
baseando-nos em todas as tecnologias descritas que estão
envolvidas pelo ECM ainda não é um procedimento
concreto no Brasil, onde as companhias ainda estão
descobrindo o Imaging como solução para eliminar
papéis.”
Fonte: Jornal do GED – Jan/Fev 2004
|
