A evolução do
GED
É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento
de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser
das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme,
som, imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital.
GED é formado pelas seguintes tecnologias:
·Document Imaging (DI)
·Document Management (DM)
·Workflow
·COLD/ERM
·Forms Processing
·RIM- Records and Infromation Management
Essas tecnologias foram sendo agregadas ao GED na medida em
que, com o passar do tempo, surgiu nas empresas uma necessidade
mais completa para o gerenciamento de documentos, conforme
descreve-se abaixo.
A tecnologia que antecedeu o GED no gerenciamento de documentos
foi a microfilmagem, ainda hoje utilizada por diversas empresas.
A primeira tecnologia de GED que surgiu enfatizava basicamente
a digitalização de documentos de origem papel,
gerando-se imagens digitais dos documentos. Essa mesma tecnologia
também possibilita a digitalização de
documentos de origem microfilme, justamente para converter
os documentos gerenciados pela tecnologia anterior.
Essa tecnologia é conhecida como Document Imaging ou
Gerenciamento de Imagens de Documentos.
Nesse instante é importante diferenciar um documento
proveniente da digitalização, aquele que gera
uma imagem, daqueles que vêm da digitação,
que gera um documento textual. Os documentos no formato imagem
são, em média, dez vezes maiores que os textuais,
e não podem ser processados por sistemas típicos
de processamento de dados.
Para que uma imagem seja processada, quer por um processador
de textos ou por um sistema de processamento de dados, ela
deve passar por um processo de reconhecimento de caracteres.
Tal processo transforma uma imagem de um texto num arquivo
de dados realmente textual, que pode ser editado por um processador
de textos. Quando o reconhecimento se processa sobre caracteres
padronizados, como os documentos impressos, utiliza-se a tecnologia
de OCR, Optical Character Recognition, e quando é preciso
reconhecer textos manuscritos, a tecnologia é o ICR,
Intelligent Character Recognition.
O
amadurecimento dessas tecnologias de reconhecimento viabilizaram
as aplicações de processamento de formulários,
(Forms Processing), na qual, em vez da utilização
de digitadores para a retirada das informações,
utilizam-se sistemas digitais.
Com os documentos todos convertidos para imagens, era necessária
uma tecnologia que substituísse o processo humano de
trâmite de documentos em papel. Surgiu então
a tecnologia do Workflow para imagens de documentos. Com a
implementação de Workflow, muitos ganhos são
obtidos.
O próprio avanço da tecnologia e a disseminação
dos microcomputadores na última década fez com
que boa parte da geração dos documentos passasse
a ser feita pelos sistemas digitais.
Num ambiente de escritório, isso significa a geração
de documentos em processadores de texto, planilhas eletrônicas
e todas as demais ferramentas dessa natureza.
A quantidade de documentos digitais gerada cresce vertiginosamente,
exigindo ferramentas para controle de localização,
atualização, versões e mesmo de temporalidade
de guarda dos documentos.
Dentro dessa necessidade surgiram as ferramentas para Gerenciamento
de Documentos, Document Management (DM).
A tecnologia de DM esteve inicialmente mais envolvida no gerenciamento
de documentos de engenharia e normas técnicas, sendo,
inclusive, uma das exigências da ISO 9000. Essa tecnologia
permite a rastreabilidade das alterações dos
documentos. Hoje, dada a quantidade de arquivos nos diretórios,
a necessidade do compartilhamento de documentos, tanto nas
redes internas como na Internet, e o controle das atualizações
em ambiente distribuído, justifica a implantação
de sistemas de DM para todas as aplicações de
gerenciamento de documentos.
O DM implementa, no mundo digital, muitas das funcionalidades
já existentes nas aplicações de Records
Management no mundo papel.
A tecnologia COLD, Computer Output to Laser Disk, foi inicialmente
introduzida no mercado para substituir a tecnologia COM, Computer
Output to Microfilm, devido a redução de custos
quando se armazenam as informações em discos
ópticos comparados ao microfilme.
Essa tecnologia permite o armazenamento e gerenciamento de
relatórios de forma digital. Devido a abrangência
dessa tecnologia, em vez de COLD ela passou a ser chamada
de ERM - Enterprise Report Management.
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