Usinas
Usiminas com GED para eProcurement
Estudo de caso da ELETRONUCLEAR na busca e implantação de uma solução de EDMS, Workflow e Content Management
Usiminas com GED para eProcurement Como o Grupo Usiminas buscou o GED para realizar compras
1. Introdução
O e-procurement (compras usando um meio eletrônico, como a internet) integrado com o módulo de compras do ERP (Sistema de Gestão Empresarial) e com um sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documento) reduz em torno de 35% o tempo de um processo de compra, com o envio automático de desenhos e documentos técnicos aos fornecedores, via internet, nas compras de materiais e sobressalentes. Reduz-se a burocracia nas compras sob desenho, eliminando impressões, extravio de documentos, envio de desenhos com revisão expirada e diminuindo o volume de correspondências tanto do fornecedor quanto do cliente.
2. Desenvolvimento
O grupo Usiminas implantou no ano 2000 o sistema de e-procurement (compras usando um meio eletrônico, como a internet) chamado
e-Fornecedores, que recebeu o prêmio da Microsoft de "Melhor sistema de e-commerce da América Latina" e possui integração on-line com o software de ERP (Sistema de Gestão Empresarial) SAP. Após essa implantação o tempo médio de compras caiu 35%, porém, continuava o problema de envio de desenhos para fornecedores, principalmente no exterior, cuja redução de tempo não era tão significativa, pois havia que aguardar o documento. Devido a esta necessidade, tornou-se necessário a integração do e-Fornecedores ao nosso sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documento) desenvolvido pela Novasoft, para exibição on-line de desenhos e documentos técnicos.
2.1 Para que foi criado o e-Fornecedores
Agilizar os processos de compras;
Disponibilizar o comprador para funções mais nobres;
Reduzir estoque de suprimentos;
Eliminar custos de papéis e comunicação, minimizando burocracia no processo;
Melhorar o relacionamento com fornecedores e bancos;
Garantir a segurança e confiabilidade dos dados.
2.2 Funções do e-procurement do Grupo Usiminas
Exibir as solicitações de cotação de preços para fornecedores nacionais e estrangeiros;
Inserir as cotações de preços diretamente no SAP/R3;
Exibir pedidos e contratos para o fornecedor classificado;
Exibir a avaliação de desempenho do fornecedor;
Entregar ao fornecedor a programação de remessa de suprimentos;
Exibir faturas e notas fiscais pagas e em aberto para fornecedores e bancos;
Permitir a alteração de determinados dados cadastrais pelo fornecedor;
Exibir a especificação completa de cada material a ser fornecido;
Permitir o envio de notas fiscais e conhecimentos de transporte pelo fornecedor e transportador através de web EDI;
Validar usuários e funções de web service;
Possibilitar a visualização de desenhos atrelados aos processos de compras.
2.3 Visualização de Desenhos
A Usiminas possui um sistema de gerenciamento de desenhos e projetos (GDEP) na sua intranet, desenvolvido pela Novasoft, que possibilita aos funcionários a visualização dos documentos técnicos em qualquer parte da empresa.
Com a implementação do e-Fornecedores o tempo médio de compras do Grupo Usiminas caiu 35%, porém, continuava o problema de envio de desenhos para fornecedores, principalmente no exterior, cuja redução de tempo não era tão significativa, pois tinha que aguardar o documento.
Surgiu então a necessidade de integrar o
e-Fornecedores com o Gdep para agilizar o envio de desenhos e documentos para os fornecedores.
2.4 Fluxo do Processo
2.5 Benefícios
Eliminar papeis entre a empresa e os fornecedores;
Reduzir o número de cópias de desenhos do setor de compras (1.000 cópias/mês);
Atender à solicitação dos fornecedores, pois o tempo de entrega dos desenhos passa a ser imediata;
Diminuir o prazo de resposta das cotações, independentemente da localização física dos fornecedores concorrentes;
Eliminar o envio de desenhos com revisões desatualizadas;
Permitir a visualização de detalhes dos desenhos, através de recursos dos software's;
Eliminar o extravio de documentos;
Economizar no envio de cópias pelo método tradicional (correio, sedex, etc.).
2.6 Resultados obtidos
Sistema Usiminas
(Usiminas, Cosipa, Fasal, Rio Negro, Usiminas Mecânica e Unigal)
3. Conclusão
Após esta implementação os benefícios foram imediatos, tais como:
Eliminação de 90% dos papeis entre as empresas e os fornecedores, com economia de correio, sedex, etc.;
Redução do número de cópias de desenhos do setor de compras (aproximadamente 1.000 cópias/mês);
Atendimento à solicitação dos fornecedores, pois o tempo de entrega dos desenhos passa a ser imediato;
Diminuição do prazo de resposta das cotações, independentemente da localização física dos fornecedores concorrentes;
Visualização de detalhes dos desenhos, através de recursos dos softwares;
Eliminação do extravio de desenhos e do envio de desenhos com revisões desatualizadas.
O grupo Usiminas movimenta anualmente através do e-Fornecedores cerca de R$ 1,7 bilhões em compras.
Estudo de caso da ELETRONUCLEAR na busca e implantação de uma solução de EDMS, Workflow e Content Management .
Área de atuação da empresa em que foi implantado o sistema:
Geração de energia elétrica através de plantas termonucleares.
Breve descritivo da empresa em que foi implantado o sistema.
Eletronuclear - Eletrobrás Termonuclear S/A, trata-se de uma empresa do Grupo Eletrobrás, cuja função precípua é a geração de energia elétrica através de plantas termonucleares. Além de contar com engenharia própria, quer seja para atuação no âmbito de novos empreendimentos, dentro do conceito de EPC - Engineering, Procurement & Construction, bem como engenharia dedicada ao apoio à operação das Usinas da Central Nuclear Almirante Álvaro Alberto, neste momento as usinas nucleares ANGRA I e Angra II.
Motivos que levaram à implantação do sistema.
A motivação principal para a tomada de decisão em estarmos implantando uma solução de GEDT (Gerenciamento Eletrônico de Documentos Técnicos), com dispositivo de Workflow (automação de processos), integrada a uma ferramenta de busca e classificação de conteúdo estruturado e não-estruturado, encapsulada em ambiente de Portal, se deu na busca da garantia de estarmos, de forma segura e controlada, tornando disponíveis ao usuários todo o acervo documental técnico que representasse exatamente a configuração das usinas no momento efetivo da pesquisa. Ou seja, disponibilizar os documentos de engenharia e operação em meio eletrônico sem perda do “Controle da Configuração da Planta”.
A especialização técnica da área nuclear gera inevitavelmente um legado de sistemas especialistas com repositórios isolados, uma ferramenta de busca e classificação de conteúdo estruturado e não-estruturado oferece tecnologia diferenciada em escalabilidade e velocidade de consulta. Este tipo de ferramenta capacita usuários a descobrirem conhecimento, antes isolado nestes repositórios, oferecendo um mecanismo de ‘knowledge delivery', evitando retrabalho e minimizando erros.
Etapas da implantação.
As etapas de implantação, através de uma abordagem sucinta, pode ser descrita da seguinte forma:
1. Criação e capacitação de Grupo de Trabalho, visando concentrar em uma equipe de trabalho o foco no cenário da documentação e da informação que a empresa apresentava, a célula inicial desta equipe foi pós-graduada em Gestão do Conhecimento e Inteligência Empresarial pelo CRIE – Centro de Referência em Inteligência Empresarial da COPPE - Coordenação dos Programas de Pós-graduação de Engenharia / Universidade Federal do Rio de Janeiro – UFRJ / COPPE;
2. Houve uma forte atividade deste grupo na prospeção nestes segmentos do mercado, quer seja no âmbito de Sistemas Eletrônicos de Gestão de Documentação de Engenharia, bem como no âmbito de ferramentas de busca e classificação de conteúdos.
3. Elaboração de Anteprojetos na construção do embasamento técnico e para a percepção mais detalhada das demandas que se apresentariam na implantação de soluções de GEDT e de ferramentas de busca e classificação de conteúdos. Nestas atividades contamos, no caso do GEDT, com o suporte técnico do SAGE – Laboratório de Sistemas Avançados de Gestão da Produção/ COPPE–UFRJ. Já nas definições concernentes à ferramentas de busca e classificação de conteúdos, contamos com o suporte técnico do CRIE – Centro de Referência em Inteligência Empresarial da COPPE–UFRJ;
4. Fomentamos uma também intensa atividade de Benchmarking em empresas com perfil e porte similares ao nosso;
5. Nos calcamos, fortemente, em guidelines preconizados por instituições de pesquisa que norteiam nossas atividades, como o EPRI - Electric Power Research Institute. Neste caso específico da “Difusão do Conhecimento em Usinas Nucleares”, utilizando aspectos contidos no conceito do EPRI, intitulado: “PIM - Plant Information Management”;
6. Definição da lógica da solução a ser adotada:
a) Uma solução de GEDT oferece funcionalidades especialistas no controle de documentação de engenharia em todo seu ciclo de vida, prevendo integração com ferramentas de gerenciamento de projetos, aplicativos CAD/Raster, gestão de referências, entre outras, que são essenciais para garantir a configuração da planta;
b) A integração do GEDT com a ferramenta de busca e classificação de conteúdo possibilita a consulta e visualização da ultima revisão (aprovada) de um documento técnico, sem necessitar que o usuário seja capacitado na utilização do GEDT para exercer esta função, além de resguardar a segurança determinada, conforme perfis predefinidos;
c) Os custos de licenciamento para simples consultas a base documental são reduzidos significativamente, por não exigirem obrigatoriamente licenças do GEDT, que normalmente apresentam um custo maior de licenciamento do que adotar uma solução corporativa de busca e classificação de conteúdo.
Antes e depois da implantação e benefícios.
Cenário antes do início da implantação, à Ambiente Pré-Projeto:
? Os sistemas estão preparados para processar informação, mas não para gerir conhecimento;
? A informação encontra-se dispersa por inúmeros computadores, sistemas e “Datapools”;
? Multiplicam-se as fontes de informação com conteúdos e formatos diversificados;
? Grande quantidade de conhecimento disponível não é utilizado de forma eficaz devido a dificuldade de acesso.
Benefícios: à
? Conteúdos Articulados;
? Relações Corporativas identificadas e controladas;
? Interações de Soluções identificadas e controladas;
? Interações de Processos identificados e controlados;
? Eventos referenciados;
? Informações consolidadas.
Tecnologias envolvidas
? EDMS – “Engineering Document Management System”;
? ECM – “Enterprise Content Management”.
Tipo de documentação envolvida
? Documentos de engenharia de Projeto;
? Documentação Técnica de um modo geral (Repositórios de conhecimento Não-estruturado);
? Banco de Dados de Sistemas Especialistas.
Quantidades de documentos envolvidos
? Gerenciamento de 700.000 documentos de engenharia.
Nome do(s) produto(s) utilizado(s) em hardware e software
Software: à
? GEDT - Gerenciamento à Eletrônico de Documentos Técnicos e Workflow (automação de processos) SINCRONIA.
? Contato com o fornecedor: Bruno França;
? Cargo: CEO;
? e-Mail: bruno@sincronia.com.br
Data de inclusão deste case: 3 de setembro de 2004 ( relato do usuário)
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