Universidades
Universidade Federal do Rio de Janeiro - Cinco milhões de documentos microfilmados
Projeto Univercidade - GED no ensino Centro Universitário da Cidade do RJ – UniveCidade. O que aconteceu após o GED
Universidade Federal do Rio de Janeiro - Cinco milhões de documentos microfilmados
Um espaço de 600 metros quadrados abriga todos os processos administrativos e de registro de diplomas da Universidade Federal do Rio de Janeiro, UFRJ. Equipamentos de última geração tratam cinco milhões de documentos. Até junho de 2000, havia uma demanda reprimida de 50 milhões de documentos a serem microfilmados. O microfilme é utilizado na administração central da UFRJ. Lá, todos os processos administrativos e de registro de diplomas são arquivados. São cerca de 55 mil processos anuais. Baixo custo, durabilidade no armazenamento e normas de legislação levaram a UFRJ a adotar o microfilme para documentos pouco consultados. Usa-se a digitalização para documentos que são mais freqüentemente consultados. A consulta é feita em terminais de computador. Os terminais localizam e informam em que filme o documento está. A localização é rápida, segura e atende as necessidades. O conjunto dos equipamentos envolve oito planetárias de 16 mm, uma de 35 mm, duas processadoras, duas duplicadoras, duas Image Link Kodak, seis leitores de revisão, dois densitômetros e um microscópio eletrônico. Também há uma rede de computadores de grande porte, ligados por fibra óptica, em que é armazenada toda a base de dados da UFRJ. Dr. GUILHERME RIBEIRO DO REGO BARROS - Diretor Subst. da Divisão de Comunicações e Chefe da Microfilmagem da UFRJ."
Projeto Univercidade - GED no ensino Centro Universitário da Cidade do RJ – UniveCidade. O que aconteceu após o GED
O Centro Universitário da Cidade – UniverCidade é uma Instituição de Ensino Superior (IES), com Unidades de Ensino localizadas na Cidade do Rio de Janeiro. Com quase 30 anos a serviço da educação, a UniverCidade é uma das Instituições de Ensino privada que mais tem se desenvolvido no Rio de Janeiro. Desde a sua fundação, a UniverCidade vem procurando atender, da melhor forma possível, as necessidades educacionais das comunidades nas quais está inserida. Seu propósito é expandir sua autonomia e constituir-se numa Instituição pioneira, qualitativamente avançada e fortemente comprometida com a excelência do ensino.
Seus únicos compromissos são com a qualidade acadêmica, a constante inovação e a agilidade de ações – parâmetros esses que há muito vem orientando todas as atividades desenvolvidas pela Instituição. Para demonstrar esse compromisso, a equipe dirigente da UniverCidade tudo tem feito para mantê-la sempre sintonizada com as constantes mudanças educativas, econômicas e tecnológicas do mundo moderno cada vez mais globalizado, oferecendo cursos cujos currículos reflitam de forma efetiva os principais aspectos e implicações relacionadas com essas evoluções. O orgulho em perseguir esse ideal só é superado pelo entusiasmo dos nossos professores e funcionários administrativos, cuja dedicação e talento representam a principal propulsão do sucesso da Instituição.
Uma Instituição preocupada com o ensino de alta qualidade deve tornar a vida acadêmica de seus alunos extremamente proveitosa, desde sua localização até a arquitetura de suas instalações. As Unidades de Ensino da UniverCidade estão em áreas de fácil acesso e contam com modernos recursos indispensáveis à formação profissional dos estudantes. A UniverCidade é mantida pela Sociedade Educacional São Paulo Apóstolo, fundada em 1969, e é dedicada à filantropia social, sob a Resolução 62, de 30/04/97, e foi considerada de utilidade pública federal, pelo Decreto de 24/03/92, e Estadual, pela Lei 2484 de 05/11/74.
PRINCIPAIS DESAFIOS
Devido à estratégia de atuação definida pela Mantenedora da Instituição em democratizar o ensino de qualidade, sentiu-se necessidade de realizar uma reestruturação organizacional baseada em uma razoável infra-estrutura tecnológica, permitindo uma centralização das funções administrativas acadêmicas.
Uma Secretaria Geral foi constituída de forma centralizada na Sede da UniverCidade, responsável, dentre outras funções administrativas acadêmicas, pela guarda e disponibilidade da documentação escolar. Perante este grande desafio, disponibilidade total, surgiu a necessidade de buscar uma solução adequada tendo como foco a dispersão geográfica das nossas Unidades de Ensino.
Em 1997, com o surgimento de legislação aplicável ao arquivamento de documentos escolares, em modalidade de disquete ou CD ROM obtidos por sistemas computadorizados, vislumbrou-se a utilização do Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED.
DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO
Devido ao desconhecimento administrativo desta tecnologia, baseada na mídia digital, a Instituição optou por dividir o processo em duas etapas de forma a reduzir o tempo necessário para eliminação da mídia impressa, ou seja, papel. Dessa maneira, terceirizou-se os serviços com a Montreal Informática para realizar a digitalização da documentação escolar dos alunos ativos das 17 primeiras Unidades de Ensino.
Os principais serviços executados para a implantação da solução de digitalização foram:
Verificação e análise da documentação escolar no que tange a consistência e integridade;
Preparação da documentação escolar separada por tipo de forma que cada um esteja contemplado em uma folha de papel A4;
Agrupamento dos documentos em lotes;
Digitalização dos documentos;
Controle da legibilidade dos documentos;
Indexação das imagens;
Verificação da integridade dos dados indexados;
Armazenamento definitivo dos lotes de documentos;
Disponibilidade dos documentos escolares para pesquisa e consulta.
Tendo em vista os grandes desafios impostos pela solução, é interessante ressaltar os grandes números gerados durante a implantação de um projeto dessa magnitude:
Aproximadamente 40.000 pastas de alunos ativos e 80.000 pastas de alunos inativos;
Organização das pastas por Unidade de Ensino e Matricula;
Quinze documentos escolares, em média, por pastas dos alunos ativos e 30 documentos, em média, dos alunos inativos;
Documentos escolares em boa e média qualidade;
Documentos escolares em tamanho A4, no máximo;
Tipos de Documentos escolares:
o Histórico escolar;
o Diploma e/ou Certificado do Ensino Médio;
o Cópia xerox do RG e CPF;
o Contrato de Prestação de Serviços Acadêmicos;
o Titulo de Eleitor;
o Comprovante de Alistamento Militar;
o Certidão de Nascimento e/ou Casamento.
A Previsão do incremento anual médio do acervo digital institucional é de 200.000 páginas/documento. Concluímos desta forma, que se não optássemos pelo Gerenciamento Eletrônico (GED), seria praticamente impossível garantir a qualidade da mídia impressa e sua total manipulação pelos setores administrativos, levando em conta principalmente, a distribuição dos discentes pelas Unidades de Ensino da UniverCidade dispersas geograficamente na Cidade do Ripo de Janeiro.
DADOS TÉCNICOS DA SOLUÇÃO
Ambiente operacional M.I. Montreal Informática para este prjeto:
Servidor de arquivos Netfinity, dual, com RAID implementado em nível 5;
Scanners de microformas Sunrise PROSCAN IV e Wicks & Wilson;
Scanner de papel Bell & Howell 8125D e 8080D e scanners Fujitsu 4099;
Rede TCP-IP/MS Windows, Ethernet 100Mb, Servidor de Banco de Dados MS SQL Server 2000;
Software de Produção Ascent Capture – Kokax, licenças de ScanStation & Workstation;
Estações de trabalho para execução das fases de Digitalização, Controle de Qualidade, Verificação e Indexação e Consolidação.
Ambiente operacional Coordenação de Digitalização de Documentos:
Servidores DELL linha 6450 Power Edge, 1(hum) processador Pentium III Xeon 800 MHz, 80 Gbytes de disco implementado em RAID Nível 5, 1(hum) Gbyte de memória RAM;
Estações de Trabalho DELL, monitores 21” coloridos, para execução das fases de digitalização, Controle de qualidade, Verificação e Indexação;
Rede TCP-IP/MS WINDOWS, Ethernet 100 Mb, Servidor de Banco de Dados MS SQL Server 2000;
Software de Produção Ascent Capture – Kokax, licenças de ScanStation & Workstation;
Visualização de Tiff G4 via Alchemy Search;
Scanner de papel de alta performance FUJITSU 4097D;
Impressora Laser de alta velocidade com capacidade de impressão A3.
PRINCIPAIS BENEFÍCIOS DA SOLUÇÃO
Conservação e preservação da documentação acadêmica;
Democratização do acesso à informação;
Padronização do acervo de documentação escolar em mídia digital (imagem);
Redução dos custos necessários à criação e manutenção do espaço físico adequado ao armazenamento da documentação em mídia impressa;
Rapidez e precisão na recuperação de informações para tomada de decisões;
Agilização no atendimento de pesquisas e consultas;
Capacidade técnica dos usuários da Secretaria Geral;
Capacidade técnica da equipe responsável pela operacionalização da Coordenação de Digitalização de Documentos.
CONTATOS: Vera D'Albuquerque
Rosangela Gervazoni
Cesar Lopes de Abreu
TELEFONES: (21) 9602-3380
(21) 7893-8671
(21) 9383-2740
ENDEREÇO: Rua Humaitá 275, 6º andar
Humaitá, Rio de janeiro
E-MAIL INSTITUCIONAL:vera@unikey.com.br
rgervazoni@univercidade.edu
abreu@montreal.com.br
<volta>
|
