Tribunais Federais
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios (TJDFT)
Tecnologias de Workflow e GED garantem alto poder de armazenamento, segurança e agilidade Projeto Execução Fiscal Virtual - 3ª Região Digitalização e microfilmagem eletrônica no Tribunal Siperior Eleitoral
Tecnologias de Workflow e GED garantem alto poder de armazenamento, segurança e agilidade Projeto Execução Fiscal Virtual - 3ª Região
A Solução EFV (Execução Fiscal Virtual) é baseada na utilização das tecnologias GED, WorkFlow, Criptografia, Biometria e Smart Card e tem como objetivo, agilizar o ajuizamento de processos de execução fiscal, do Tribunal Regional Federal da 3a. Região, que atende aos estados de São Paulo e Mato Grosso do Sul, garantindo alto poder de armazenamento, segurança, performance/agilidade, bem como um alto índice de produtividade ao Órgão.
Em função do alto número de processos aguardando ajuizamento, bem como do crescente montante de novos processos, advindos das entidades exequentes (INSS, PGFN, etc), a Solução é dotada de uma poderosa infra-estrutura de servidores, bem como de dispositivos de alta capacidade de armazenamento, tendo como premissa para o TRF, a revisão desta infra-estrutura a cada 6 meses, caso seja identificada a necessidade, em função deste crescimento, bem como da expansão vertical e horizontal da solução prevista.
A Camada de segurança prevista para a solução foi amplamente discutida entre a equipe técnica das empresas contratadas para implementação da solução, as empresas de tecnologia do governo federal que dão apoio e subsidio tecnológico aos Órgãos exequentes que são o DATAPREV (INSS) e o SERPRO( PGFN) e envolve criptografia de arquivos e dados, assinatura e certificação digital, biometria e Smart Card, para oferecer um alto índice de segurança as transações e aos arquivos que estarão sendo tratados pela mesma.
Para garantir o volume de transações esperado para a solução, bem como o volume de documentos previstos, foram adotadas modernas e poderosas ferramentas de Workflow de produção, GED, bem como as ferramentas de desenvolvimento.
A solução, embora seja totalmente Web, traz algumas características totalmente inovadoras, que trarão maior facilidade, agilidade e consequentemente produtividade para os usuários da solução, pois, à interface, foram atribuídas feitures que atualmente, somente são encontradas nas melhores ferramentas de trabalho para o desktop, podendo citar como exemplo, o Microsoft Outlook.
Digitalização e microfilmagem eletrônica no Tribunal Siperior Eleitoral
Garantir a segurança dos processos em caso de sinistro, evitar o desgaste físico devido ao constante manuseio, permitir o acesso a um processo por mais de um usuário, agilizar a recuperação de processos por funcionários e usuários externos foram os motivos pelos quais a Seção de Arquivo, da Coordenadoria de Comunicações, da Secretaria de Documentação e Informação do Tribunal Superior Eleitoral – TSE optou por digitalizar e microfilmar eletronicamente parte do seu acervo de documentos de guarda permanente.
Foram digitalizados e microfilmados eletronicamente 400 metros lineares –2.400.000 folhas – do acervo de decisões do Tribunal, processos judiciais e os registros de apuração das eleições de 1945 a 1955.
Com o processo de digitalização, o tempo de recuperação de um processo foi reduzido para menos de um minuto. Os funcionários do Tribunal podem agora pesquisar processos a partir das imagens digitais e enviá-las por correio eletrônico, evitando assim o manuseio do processo físico.
O Tribunal Superior Eleitoral garantiu, graças a utilização das imagens digitais e do microfilme, a segurança dos seus processos e a preservação da história das eleições no Brasil.
Data da inclusão deste case: 3 de julho de 2006 - Case apresentado na INFOIMAGEM-2006
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios (TJDFT)
Tendo como ponto de partida a insuficiência de espaço físico para o armazenamento e a dificuldade de acesso à informação pelas partes aos autos de processos judiciais findos do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios (TJDFT), o texto se propõe a apresentar um modelo de gestão documental que procura solucionar de forma definitiva a questão da falta de espaço físico para o armazenamento de documentos, a acumulação de massas documentais acumuladas, sem o devido tratamento arquivístico, além do acesso aos processos. A metodologia adotada foi a de gerenciamento de projetos, associada às técnicas de Arquivologia e do Direito, e ao uso de novas tecnologias da informação. Nesse sentido, após um diagnostico preliminar da situação arquivística, elaborou-se um projeto básico intitulado de “PROMA – Projeto de Modernização dos Arquivos do TJDFT”. O PROMA foi concebido, por uma iniciativa da Vice-Presidência, por meio da sua Secretaria de Gestão Documental (SEGD), e recebeu o apoio institucional da Presidência e da Corregedoria, como o objetivo de resolver de forma gradual, sistemática e duradoura, o problema de armazenamento de autos judiciais findos, promovendo a definição de critérios e procedimentos para a destinação final de documentos judiciais e a utilização de ferramentas tecnológicas que garantam armazenamento em ambiente seguro e viabilizem a adoção de sistema digital para o rito processual como alternativa à forma tradicional. Para alcançar esses objetivos foram estabelecidas algumas metas: Eliminar 50% da documentação relacionada a autos findos armazenados pelo TJDFT, no seu Arquivo Central, com base na Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD – Área Fim aprovada pela Administração Superior; Migrar de suporte, de acordo com os critérios a serem estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD, 50% da massa documental – Área Fim – armazenada pelo TJDFT e; Implantar o Gerenciamento Eletrônico de Documentos à gestão documental da Área Fim do TJDFT na SUGIP. Os principais benefícios da aplicação dessa metodologia são:Velocidade e precisão na localização de autos judiciais; Desnecessidade de reprodução de documentos, em razão da disponibilização dos mesmos em rede; Apresentação instantânea de documentos, sem limites físicos, de modo a reduzir a circulação de autos; Redução do número de consultas de processos arquivados; Gerenciamento automatizado de processos; Ilimitadas possibilidades para indexação e localização de documentos; Aproveitamento de espaço físico; Prevenção de extravio ou falsificação de documentos e melhora no atendimento aos usuários; Ganho de espaço nas Varas por meio da aplicação da TTD-AF, que prevê a eliminação de processos findos desprovidos de valor legal e histórico; Preservação da memória institucional do TJDFT; Criação do Espaço Histórico Cultural e Centro de Memória Digital do TJDFT; Racionalização dos processos de trabalho, pessoas e recursos financeiros, e; Num segundo momento, apresentação instantânea dos documentos para as partes e advogados, reduzindo, assim, a consulta às Varas. O PROMA foi subdividido em quatro subprojetos. O subprojeto 1 – “Bases da GED”, trata da criação de uma Tabela de Temporalidade de Documentos para que se possa realizar a efetiva gestão documental, além de elaborar um “Projeto de Arquitetura de Gestão Eletrônica de Arquivo” que permitiu à Casa implantar uma moderna sistemática de migração de suporte informacional, resultando na otimização dos espaços reservados ao arquivamento de autos judiciais, na melhoria ao acesso às informações, no significativo aumento na segurança das informações contidas nos autos e na viabilização da implantação de uma sistemática digital que venha a substituir os procedimentos fundamentados no papel. O Subprojeto 02 “Aquisição de Infra-estrutura”, teve como objetivo principal “prover os recursos e promover as ações necessárias à implantação do PROMA” O Subprojeto 03 “Gestão Documental, Preservação e Acesso Eletrônico das Informações”, trata da contratação de empresa para a realização dos serviços arquivísticos, digitais e micrográficos, que estão sendo executados no acervo do Arquivo Central, em um prazo máximo de 42 meses, a contar da data de 01 de maio de 2006. O Subprojeto 04 “Nova Sede do Arquivo Central”, seguirá os mesmos passos metodológicos adotados pelos Subprojetos 01, 02 e 03, com elaboração de um “Projeto Básico para a Contratação dos Serviços de Arquitetura e Engenharia”, necessário à edificação de um edifício dentro das orientações técnicas de construção de unidades de arquivo. Este Subprojeto já é ponto de discussão e de estudos no âmbito interno da SEGD, aguardando um momento oportuno para ser apresentado à Administração Superior da Casa.
Case apresentado na INFOIMAGEM-2007 - Data da inclusão: 9 de agosto de 2007
<volta>
|
