Transportadoras
Segurança, agilidade, modernidade garantidos com o GED
Empresa usa GED para controlar de entregas
Segurança, agilidade, modernidade garantidos com o GED
Uma grande empresa, um grande volume de documentos técnicos e administrativos. Como fazer uma massa documental desse porte funcionar? A TBG Transportadora Brasileira Gasoduto Bolívia-Brasil viu no Gerenciamento Eletrônico de Documentos Técnicos a solução.
Com sede no Rio de Janeiro, a companhia é responsável pela operação, no Brasil, do maior gasoduto da América Latina. Através de uma tubulação de 2.593 km que se estende por três regiões do País, a empresa tem capacidade para transportar até 30 milhões de m 3 de gás natural por dia. Via satélite, 24 horas por dia, o ano inteiro, através de uma moderna Central de Supervisão e Controle, tudo é harmoniosamente orquestado.
Controlar toda a documentação gerada, não só no período da construção, mas também nas fases de operação e manutenção passou a ser fundamental para o bom andamento das obras e posterior consulta.
Embora o gasoduto seja uma obra grandiosa, temos que analisar os detalhes que compõem a obra: válvulas, compressores, máquinas etc. E é de suma importância a identificação e o detalhamento desses componentes dentro de uma conjuntura global. Toda essa informação disponível em cada ponto do gasoduto, seja no Mato Grosso do Sul seja no Rio Grande do Sul. Alcançar esse nível de eficiência somente foi possível não só com a implantação do GED mas também com o correto uso do mesmo.
O GED está sendo empregado na Gerência de Manutenção e Transporte (GEMT), Gerência de Operações (GOPE), Gerência de Qualidade (QSMS), e os documentos envolvidos são na maioria técnicos. Embora técnicos não sejam necessariamente arquivos CAD, há também especificações técnicas, requisições de material, memoriais descritivos, folhas de dados que normalmente são gerados em Word e/ou Excel. Além dessa documentação, temos informações referentes a contratos da época do Gasbol, que são documentos administrativos, justamente para mantermos um histórico profundo da obra.
Graças ao sistema implantado, velocidade e precisão na localização de documentos e sua disponibilização instantânea, grande redução de espaço físico, maior agilidade nas transações entre empresas e integração com outros sistemas são realidade e gerou muitos outros benefícios.
O projeto inicial visava gerenciar toda a documentação gerada no Projeto Gasbol Gasoduto Bolívia-Brasil e sua construção desde a Bolívia até o Rio Grande do Sul, passando por Mato Grosso do Sul, São Paulo, Paraná, Santa Catarina: mais de 2500 km de extensão.
Após escolha do software, foi alocada uma equipe com 17 profissionais em diversos pontos da obra. Em Santa Cruz de la Sierra na Bolívia tínhamos 2 profissionais cuidando de toda a documentação gerada na Bolívia e acessando via Internet para sincronizar os documentos com o servidor localizado na Petrobras/Gasbol; em Campo Grande MS. Outros profissionais cuidavam da documentação técnica da frente de trabalho do lado brasileiro; no Rio de Janeiro. Na Petrobras/Gasbol ficava a equipe de desenvolvimento e digitalização das plantas de engenharia e outros documentos administrativos. Conforme a obra crescia, a equipe se deslocava para acompanhar e dar apoio aos funcionários da Petrobras no local.
No início de 2000, já tendo sido criada a TBG Transportadora Brasileira Gasoduto Bolívia-Brasil, todo esse sistema foi transferido da Petrobras para a TBG e fomos contratados para adaptar e dar suporte ao sistema GED, prioritariamente para a área de Engenharia.
Assim, foi criada uma nova estrutura de índices, foram inseridos novos tipos de documentos e a equipe foi redimensionada para essa nova etapa.
A TBG nos solicitou desenvolver diversas integrações com alguns sistemas como: CAD AutoCad, SAP, estamos em análise de integração com GIS ESRI.
Atualmente a TBG pensa em estender o uso do GED para a área administrativa, totalmente integrada com as demais áreas da empresa.
Software
Spescom. Atende a área técnica e administrativa em nível corporativo. Integração nativa e profunda com AutoCad, MicroStation, GIS- ESRI, SAP, correio eletrônico (Outlook/Exchange/Notes), Microsoft Office. Visualizador próprio com capacidade de ler mais de 256 formatos de arquivos, sem necessidade do software gerador desses arquivos. Arquitetura de três camadas para um rápido e eficiente processamento e agilidade nas respostas das informações, garantindo também a segurança e a integridade dos dados, proporcionando um total controle e rastreamento dos documentos existentes no sistema.
Números
Licenças: 12 concorrentes e 8 nomeadas.
Usuários: 300
Fornecedores: acessam via Intranet e Extranet
Estações: 80
Número de documentos: 96 mil documentos técnicos
Integração: ERP.
Data de inclusão deste case: 1 de fevereiro de 2006
Empresa usa GED para controlar de entregas A Transportadora Binotto é uma empresa do Sul do País que há mais de 40 anos oferece soluções logísticas de transporte para a área florestal e de distribuição. Faz cerca de 20 mil viagens por mês com uma frota de mais de 2,5 mil veículos. Por conta desse grande movimento, a empresa lida com cerca de 20 mil documentos/mês, basicamente os CTRCs- Conhecimentos de Transporte Rodoviário de Carga, um documento estratégico para o setor de transporte que comprova a entrega da mercadoria e garante o pagamento do serviço.
Hoje, a Binotto digitaliza 100% dos conhecimentos e canhotos das notas fiscais, e dá acesso aos clientes para a checagem desses documentos pela Internet. Segundo ele, o sistema se pagou rapidamente, superou o objetivo que era facilitar a manipulação dos controles, e virou um produto da Binotto. Além do controle de entrega de mercadorias, a Binotto resolveu investir também na gestão de contratos com o sistema WI-Contratos, também da Work Image, que faz o gerenciamento de cada um dos contratos da empresa, levantando informações como os documentos que dão sustentação legal e operacional a cada um deles. A expectativa é de que em breve a área de recursos humanos, que foi recém terceirizada, utilize também um sistema de imagem para facilitar o controle dos funcionários e colaboradores.
Data da inclusão dste case: 1 de fevereiro de 2006
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