Telecomunicações
Anatel - GED e workflow para 600 estações
Telepar - O COLD diminuiu o tempo para o acesso ao documento
Cia Riograndense de Telecomunicações - Aplicações de GED, EDMS e COLD
Claro ( antiga BCP Telecomunicações) - Com a filosofia de ser uma paperless company
Telemar – MG - Solução de COLD e GED
Embratel - Gerenciando 12 milhões de contas
Brasil Telecom, departamento jurídico tem GED
Maxitel
Telebahia Celular
Criação e implantação do Centro Integrado de Gestão de Documentos e Informação da Telemar
Fundação dos Empregados da CRT
Aprovação de Notas Fiscais com Workflow - A experiência da Telemar
Utilizando a Internet para capturar e indexar documentos de forma distribuída – Case Telemar.
Integração de GED ao ERP como solução para acessar diferentes conteúdos na Telemar
Embratel, Solução de Gestão do Conhecimento
Gerenciamento de Faturas via web na Telemar – um novo conceito de disponibilização inteligente de informações
Anatel - GED e workflow para 600 estações entre 11 escritórios regionais e 17 unidades operacionais. Ao final da implantação, 1.400 estações estarão em operação, espalhadas em território brasileiro
A Anatel, Agência Nacional de Telecomunicações, Brasília, Distrito Federal, foi criada pela Lei 9.472, em 1997. Tem por finalidade regular os serviços de telecomunicações. A arquitetura de informatização da Anatel está alicerçada no tratamento, facilidade do acesso e na disseminação de informações sobre o setor de telecomunicações à sociedade brasileira, por meios eletrônicos, sem deixar de lado os meios convencionais como as bibliotecas físicas. A rede corporativa da Agência é composta por redes locais distribuídas pelo território nacional, interligadas através de serviços de comunicação de longa distância. Possuem características descentralizadas com sistemas de informação implementados segundo modelo cliente/servidor. A localização dos repositórios de dados é caracterizada pelas necessidades de cada sistema de informação através de seus gestores na organização. A visão dessa arquitetura é suportada por rede e baseada em padrões abertos. A disseminação se dá por rede corporativa da Agência, Internet e Intranet.
Projeto de GED na Anatel
O GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, foi implantado de modo corporativo, permitindo assim um maior controle e gerenciamento do conhecimento da organização. Com o GED, os documentos são gerenciados e armazenados de forma única.
A ferramenta de GED
Possibilita o controle, a organização, o acesso e o compartilhamento dos corporativos. Um perfil é associado a cada documento que é criado e inserido no software. O perfil tem atributos de preenchimento obrigatório no armazenamento que descrevem o documento.
Necessidades
Foi feito um levantamento verificando as necessidades de gerenciamento de documentos na Anatel. As mais importantes são verificação dos tipos, características e temporalidade dos documentos utilizados; determinação das funcionalidades específicas de funcionamento, levantamento das customizações e desenvolvimento de aplicações integradas que devem ser realizadas para otimizar o processo de gerenciamento de documentos; levantamento de funcionalidades e aplicações auxiliares para agilizar o gerenciamento de documentos.
A implantação do workflow
Foram mapeadas as áreas sobre o organograma da empresa, determinando fluxos de trabalho que permeiam suas diversas unidades administrativas. Cada área foi identificada com suas atividades e classificadas dentro de determinadas situações.
Telepar - O COLD diminuiu o tempo para o acesso ao documento; diminui gastos, e atende aspectos legais no tocante a prazos e mídia eletrônica
A Telepar, Curitiba, Paraná, está utilizando um sistema COLD para o tratamento de suas contas telefônicas. O sistema se integra ao COM já existente. Com a implantação desse sistema, foi otimizado o acesso à informação. Também reduziu-se o tempo para o acesso ao documento. Além de diminuir gastos, a implantação também atendeu aspectos legais no tocante a prazos e mídia eletrônica.
Etapas da implantação
Foi feita uma avaliação de toda a documentação da Telepar, em papel e microfilme, até dezembro de 1997. O volume arquivado em papel correspondia a 30 mil caixas. As microfichas, um serviço terceirizado, totalizavam 8 mil originais e 32 mil cópias por mês. Essa situação gerava problemas como altos gastos com microfilmagem, grande volume de pedidos de documentos microfilmados e das contas telefônicas. Era despendido muito tempo na localização da informação. Além disso, os pedidos judiciais e da segurança pública exigiram mídia eletrônica. O processo de localização, antes da implantação do sistema, envolvia vários empregados. Os processos eram feitos através da rede corporativa. Os pedidos eram recepcionados e localizava-se o documento. Era emitida uma cópia do microfilme, por sua vez enviada pelo malote ou fax. Um simples pedido demorava três dias úteis para ser atendido. O processo gerava 200 cópias por dia.
Busca de soluções
A solução deveria atender as necessidades de compatibilidade com o ambiente computacional já existente, ter fácil uso, proporcionar velocidade na recuperação da informação. O sistema deveria permitir a consulta simultânea de um mesmo documento por várias pessoas e ter custo baixo.
Infra-estrutura já existente
Essa era formada por uma rede local com plataforma Unix e Windows e operava com protocolo TCP/IP. O banco de dados era o Oracle e os servidores Aix. A impressão era formato spool.
Solução escolhida
A Xerox foi escolhida como fornecedora da solução. Foi estabelecido um contrato de prestação de serviço, e implantado sistema cliente/servidor, compatível com o existente. O acesso simultâneo contemplou 50 clientes e houve uma redução de custos com as microfichas. A solução engloba um servidor de rede Unix com processador de 167 Mhz e 128 MB de memória, unidade de fita Dat, jukebox com capacidade de armazenamento de 100GB, software Server versão 3.01 Build 29 Coinserv com 50 licenças versão cliente.
Foram criados layout e chaves de acesso dos aplicativos “contas telefônicas” e “cadastro de clientes”. O aplicativo foi disponibilizado em rede. Houve treinamento com manuais, instalação no cliente, identificação e divulgação de novas regras. Atualmente, são 220 usuários do sistema. Prêmio CENADEM - A Telepar recebeu, em 1998, durante a INFOIMAGEM-98, o prêmio CENADEM "Os Melhores do Ano", na categoria COLD pela aplicação descrita nesse case.
Cia Riograndense de Telecomunicações - Aplicações de GED, EDMS e COLD acessadas por rede em diversos segmentos
Aplicações de GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, EDMS, Engineering Document Management Systems, e COLD com acesso por rede e Intranet estão disponibilizadas em diversas áreas da Companhia Riograndense de Telecomunicações, Porto Alegre, Rio Grande do Sul.
Motivos da adoção dos sistemas
O que levou a companhia a adotar as soluções foram as seguintes necessidades: a de disponibilizar contas telefônicas via CD para as regiões atendidas; tornar disponível a taxação por rede e Intranet para toda a empresa; disponibilizar por rede a documentação normativa para os diretores, superintendentes, gerentes, com uso de senha; disponibilizar por CD a documentação societária para o diretor superintendente, e a área jurídica, com senha e disponibilizar por rede a documentação de engenharia com acesso restrito.
Etapas da implantação
Foi realizado um levantamento de dados que incluiu o tipo de documentos, volume de documentos, controle de acessos, fluxo de trabalho, tempo (cronograma), proposições, análise e custos envolvidos. Após tal etapa, foram diagnosticados os recursos que seriam necessários. Eram eles: servidor de rede, estações para as bases de dados, estações de trabalho para visualização, escaner, spool de impressão e treinamento. A implementação se deu com a instalação do servidor, softwares e escaner; a criação de bases de dados e tabelas de senhas e grupo de acesso. Depois, houve a cópia dos dados automaticamente para o servidor, a instalação run time para visualização, sistemática de backup e contingências.
Áreas das aplicações
Na assessoria de imprensa, a solução foi a taxação eletrônica para clipping de notícias. Elas são digitalizadas e passam por OCR. Foram economizadas 5 mil cópias por dia. Para a área de processos e métodos, é usado o GED. O objetivo é a padronização dos procedimentos. O acervo de normas e procedimentos foi digitalizado. Os arquivos produzidos em AutoCAD foram incluídos na base de dados e imagens. São disponibilizados para consulta via rede com estrutura de segurança. A área jurídica tem digitalizados os documentos como Atas de Pedir, do Conselho de Administração, Conselho Fiscal etc. A engenharia tem digitalizados os documentos desenhos, plantas e outros documentos pertinentes. As contas telefônicas estão no sistema COLD.
Até o final de 1999, estavam em implantação as áreas de recursos humanos, que totalizará 350 mil documentos; acionistas, com um milhão de documentos e contabilidade, com 1,2 milhão de documentos.
Benefícios
Entre os benefícios estão o engajamento de todas as superintendências e gerências da empresa no processo de acompanhamento, acesso e controle do acervo documental; a eliminação da reprodução e circulação de papéis; a confiabilidade das informações, a divulgação instantânea de documentos, redução de espaço para armazenamento e outros.
Claro ( antiga BCP Telecomunicações) - Com a filosofia de ser uma paperless company, a empresa usa tecnologias de GED, COLD, microfilmagem, KM, Internet, Intranet e outras
A BCP Telecomunicações, São Paulo, criou um comitê de documentação. É um órgão consultivo e deliberativo de assuntos relacionados à documentação que tem reflexos diretos sobre a geração de arquivos e à eliminação da circulação de papéis. Ele é responsável pela análise dos documentos e pela definição dos prazos de arquivamento e prescrição. As áreas envolvidas no Comitê são a jurídica, controladoria, sistemas de informação e tecnologia, regulatória, tesouraria e representante de área. Os objetivos desse Comitê são: disseminar conhecimento e estruturar as informações, identificar as áreas responsáveis pela informação, instituir o ciclo de vida dos documentos, evitar a multiplicidade dos documentos, propor e manter uma política corporativa e reduzir custo e espaço físico. Esse comitê multidisciplinar garante o conceito de empresa sem-papel. Para tanto, esse comitê participou ativamente da implantação de sistemas integrados como GED, digitalização de documentos, COLD, COM e microfilmagem. O sistema disponibilizou por Intranet um milhão de documentos digitalizados e mais um milhão a cada seis meses, para melhor atender ao cliente e manter a empresa na vanguarda no mercado em que opera.
Como funciona o Comitê
Ele recebe o documento, analisa e define qual a mídia: se digital, micrográfica ou papel. A área de documentação e imagem deve identificar o volume e tipo de documentação, fornecer dados estatísticos, pesquisar mercado e legislação, apontar vantagens e desvantagens e dar parecer técnico. Ela também gera estimativa de custos e atualiza a tabela de temporalidade. Além do Comitê de Documentação, existe o de Arquitetura. Ele é responsável por identificar, analisar e especificar as soluções de gerenciamento de imagem e informação e de GED indicadas pelo Comitê de Documentação.
Tecnologias utilizadas corporativamente na BCP
A BCP utiliza corporativamente tudo o que atualmente está disponível para o gerenciamento de imagens, informações e processos internos. A empresa utiliza workflow, GED, COLD, microfilmagem convencional em sistema híbrido e COM, Knowledge Management, formulários eletrônicos, Internet, Intranet, e-mail. A mídias de armazenamento são discos ópticos, CD-R, fitas Dat, cartuchos, microfichas e papel. O conjunto dessa estrutura é chamado pela BCP de Full Information Management. Os softwares utilizados são Task COLD/Amass, Ascent Capture, Jetform, Amdocs, SAP e Peoplesoft. A BCP recebeu, em 1999, durante a INFOIMAGEM-99, o prêmio CENADEM Gerenciamento Eletrônico de Documentos na categoria Iniciativa do Ano pela aplicação descrita nesse case.
Telemar – MG - Solução de COLD e GED para a documentação organiza e dinamiza a empresa
As organizações buscam maneiras para aumentar a produtividade tratando as informações e otimizando o fluxo de trabalho, racionalizar processos e atender requisitos de qualidade total. O tratamento da documentação é componente fundamental. Grande parte desta documentação da Telemar-MG se caracteriza como base de relacionamento com clientes, acionistas e fornecedores, contrastando com outros esforços de modernização. A documentação, tratada de modo tradicional, proporciona perdas expressivas para a empresa, decorrentes da utilização de espaço para armazenamento, extravio, dificuldade e tempo para localização do documento. A empresa estava implementado soluções variadas, com softwares diversos. Mas soluções diversificadas impossibilitam um tratamento corporativo da questão e podem trazer dificuldade futura de interface dos sistemas, diversidade de recursos de suporte e a possibilidade de ociosidade destes. Assim, a Telemar-MG adotou um modelo corporativo para o gerenciamento de documentos. As soluções escolhidas foram GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, e COLD.
Objetivo do COLD
Substituir microfichas do sistema COM por outro mais rápido e seguro, reduzindo o tempo de consulta, aumentando a produtividade e garantindo a integridade dos dados. No COLD, os relatórios envolvidos são contas telefônicas, Iu inversas (relatório com informações de interurbano), saldo mensal de conta corrente, folha de pagamento, fechamento de faturamento mensal, materiais em trânsito, livro diário, histórico de serviço e razão analítico. Ao total são cerca de três milhões de páginas por mês.
O uso do GED
O GED foi implantado para proporcionar uma base de dados centralizada e facilitar o acesso à informação e eliminar a duplicidade de documentos. O aperfeiçoamento do acesso à informação facilita o seu compartilhamento e reduz o tempo gasto em sua localização, permitindo ainda agrupar dados não relacionados e estabelecer conexão entre eles. Para reduzir custos, é fundamental a integração dessa solução com os cadastros dos sistemas corporativos já implantados, visando reduzir a mão-de-obra, pois seriam eliminadas as indexações secundárias. Os documentos digitalizados são contratos de fornecimento, notas fiscais, pendências judiciais, perfis de clientes, apuração/contestação de contas, contrato de habilitação e de consultoria, traas (formulário de transferência de assinante). Esses documentos somam 30 mil páginas por mês. A Telemar-MG optou pela terceirização completa do serviço que, após implantado, tem produzido os seguintes resultados:
Modernização dos escritórios;
o cliente/fornecedor/acionista/empregado da Telemar-MG tem, de imediato, a informação que necessita, pois ela está disponível no terminal de computador;
a facilidade de consulta traz benefícios para todos que usavam os sistemas de microfichas/microfilmes, pois o processo de pesquisa era muito trabalhoso, sendo feita através de equipamentos (leitores) de difícil utilização e qualidade insatisfatória;
multicompartilhamento e acesso simultâneo das informações e de documentos.
Embratel - Gerenciando 12 milhões de contas mensalmente com o COLD para melhorar o desempenho dos call centers
Com sede no Rio de Janeiro, a Embratel é o maior provedor brasileiro de telecomunicações. Oferece serviços de abrangência nacional e internacional em ligações telefônicas de longa distância, comunicação de dados, teleinformática, transmissão de texto, difusão de sinal de rádio e televisão e comunicação móvel.
Após a desregulamentação da indústria de telefonia, a Anatel, Agência Nacional de Telecomunicações, permitiu que a Embratel faturasse serviços de telefonia a longa distância diretamente ao cliente. Para tanto, fazendo parte de um projeto de terceirização da formatação, impressão e postagem das contas, a Embratel fez parceria com a Xerox e, no segundo semestre de 1999, colocou em produção a solução de armazenamento e distribuição eletrônica das contas telefônicas com o COLD, Computer Output to Laser Disk. O trabalho foi realizado no Centro de Processamento de Documentos Inteligentes da Xerox, localizado em Tamboré, São Paulo. Esse sistema veio a dar suporte aos call centers da Embratel (em Ribeirão Preto, Goiânia, Vila Velha e Juiz de Fora, e funcionários administrativos) para que o atendimento ao cliente se tornasse um diferencial frente a seus competidores. Mensalmente, são armazenadas 12 milhões de contas, o que equivale a 30 milhões de páginas. O processamento para 2001 é de 25 milhões de contas-mês. O processamento ocorre em seis ciclos mensais de faturamento. As contas são indexadas e depois recuperadas por 1,2 mil usuários simultâneos, atendentes de quatro call centers. A busca pode ser pelo número do telefone, código do cliente, cgc/cnpj, tipo de documento e data de vencimento. As contas são processadas pelo software ESP+Archive (Coinserver) da inci-statements.com num servidor Solaris E-3500 de alta performance. Tem unidade robotizada para backup. O armazenamento se dá em dispositivos de rede EMC e correspondem atualmente a 1,4 TB de páginas/índices da aplicação COLD. O COLD possibilita respostas rápidas ao cliente, já que a recuperação da informação leva apenas dois segundos. O atendente vê na tela exatamente a conta que o cliente tem em mãos. Durante a INFOIMAGEM-2000, a Embratel foi agraciada com o prêmio Aplicação do Ano em COLD, outorgado pelo CENADEM. Contato: Luiz Guimarães Esmanhoto (21) 519.8352 – ou Antônio Amim Neto (21) 519.8820
Brasil Telecom, departamento jurídico tem GED
Controladora de dez concessionárias de serviço telefônico fixo comutado, a Brasil Telecom, antiga Telecentrosul, sentiu a necessidade de disponibilizar documentos com agilidade para colaboradores em diversas localidades. A solução foi a implantação do GED no departamento jurídico. O projeto teve início com a organização física dos documentos, há um ano. Havia um acúmulo de documentos, devido à privatização do sistema Telebras. Foi elaborado um plano de classificação baseado na estrutura organizacional e nas atividades que geravam o acúmulo dos documentos. Após elaboração de um plano de classificação e a organização física dos documentos, foi a vez da modelagem do banco de dados. A solução foi desenvolvida internamente, com uma orientação intelectual de sistemas GED, já do conhecimento da equipe. O banco de arquitetura cliente-servidor fica hospedado em um servidor da Brasil Telecom. A produção diária de documentos é digitalizada e disponibilizada no dia seguinte em rede. Os documentos contemplados pelo sistema são os societários, atas de assembléia de acionistas, conselho de administração, conselho fiscal etc.; contratos diversos; documentos reguladores, como os da Anatel, Procon etc.; documentos judiciais e outros de propriedade intelectual, além de documentos administrativos das atividades rotineiras. Ao todo, aproximadamente, 6 GB de informações. O sistema está em ambiente Windons NT. A digitalização é feita na própria empresa. São dez estações apenas em nível interno (até março de 2001).
Maxitel - A implantação reduziu custos, trouxe mais segurança e desempenho
Contando com mais de 800 mil usuários, a Maxitel opera na telefonia celular com unidades em Minas Gerais, Bahia e Sergipe.
A necessidade de agilidade e segurança no controle de documentos levou a Maxitel a adotar soluções que lhe permitissem atuar atendendo às rotinas da qualidade e das normas ISO 9002.
Com a versão do Docman para Intranet evitou gastos adicionais em hardware e software.
A adoção do sistema proporcionou drástica redução do espaço físico ocupado com documentos; a localização instantânea da informação desejada e a segurança de bloqueio de informações para pessoas não autorizadas. Eliminou o rearquivamento, como também a manutenção permanente da qualidade do documento.
Conta com 500 estações NET e 30 Estações cliente-servidor, que disponibilizam os documentos on line nos postos de trabalho, eliminam falhas de controle de documentos obsoletos e falhas de não-conformidade no controle de documentos, além de melhoria na troca de informações entre usuários, referentes à consistência dos documentos.
O escritório da qualidade controla a distribuição de 520 documentos originais da qualidade para 66 pontos, totalizando 2015 cópias.
O controle eletrônico garante o correto armazenamento, agilidade na busca de informações, preserva a integridade das informações e reduz gastos com papel.
A Maxitel buscou com o GED uma solução para o gerenciamento dos padrões da ISO 9000, de forma a permitir a visualização de documentos em word e excel sem que esses aplicativos estivessem instalados nas estações.
Com o GED é possível converter os documentos para o meio digital. Agilizar processos operacionais para a tomada de decisões e disponibilizar as informações em tempo real para quem precisa consultá-las.
A solução foi da MSA-BKM com o Docman NET, software que permite a visualização dos documentos e imagens via intranet.
Telebahia Celular - Departamento da empresa otimiza processos com sistema de GED e Workflow integrado
A Telebahia Celular implantou um sistema de GED e Workflow para Gestão do Conhecimento nos principais processos de trabalho da empresa. A solução concebida em parceria com a Xerox do Brasil para projeto, implantação e fornecimento do sistema foi baseada nas funcionalidades customizadas da ferramenta Documentum 4i. São gerenciados no sistema mais de um milhão de documentos e 15 fluxos de trabalho.
Antes de iniciar o projeto, as informações foram centralizadas no Departamento de Rede. Essa centralização tinha como objetivo capacitar e melhorar os resultados nas operações diárias do departamento, bem como melhorar a eficiência de cada setor.
O Departamento de Rede iniciou um processo de estudo de ferramentas de mercado adequadas e que pudessem atender às suas expectativas quanto à melhoria dos processos e disseminação do conhecimento. Inicialmente, o escopo do projeto restringia-se a gestão documental, mas com o aprofundamento do conhecimento das tecnologias existentes, o departamento resolveu associar o GED ao Workflow, automação de processos.
Para minimizar os impactos que as novas tecnologias pudessem trazer, como a resistência dos funcionários, a Telebahia envolveu todos os usuários na participação do projeto, mostrando todos seus benefícios, além do treinamento.
O treinamento foi realizado segundo perfil de usuários, definidos pela equipe de projeto, em cliente e supervisor. Basicamente, o treinamento estava voltado para a utilização das principais funcionalidades do sistema para usuários clientes e administração do mesmo para usuários supervisores. Além do conhecimento da ferramenta, o treinamento teve um importante papel na divulgação de conceitos e benefícios que a aplicação de GED traria para o Departamento de Rede.
Com a análise pontual e interação dos processos de cada departamento, a Telebahia teve a oportunidade de melhorá-los, modificá-los ou, até mesmo, suprimi-los para uma maior aquisição de qualidade e vantagem competitiva.
Outro ponto fundamental foi a reestruturação da equipe interna de trabalho, que até então não era multidisciplinar. Definiu-se coordenadores segundo segmentação da aplicação que passou a trabalhar de maneira multidisciplinar, ganhando agilidade e foco.
A documentação dos principais processos (desenho e aprovação) do Departamento de Rede foi complexa por dois pontos principais: disponibilidade de colaboradores responsáveis por cada tarefa ou processo e nível de controle desejado para cada tarefa quanto ao: envio, tempo, recebimento, aceitação, conclusão, etc.
Desde o início dos estudos a empresa tinha consciência de que os colaboradores teriam que estar sempre envolvidos no processo. Pa isso, o primeiro passo foi a criação de um mascote (GEDINHO) que incorporado a Intranet explicava passo a passo tanto os conceitos da tecnologia como detalhes do projeto.
A médio prazo de operação o sistema integrado de GED e Workflow trouxe: a diminuição da duplicidade de informação; ganho em tempo de busca de documentos; revisão e melhoria dos processos de trabalho; eliminação de retrabalho; identificação de gargalos nos processos do departamento, que levam a melhorias nas tomadas de decisões; segurança das informações; agilidade para adaptação de mudanças nos processos dentre muitos outros. Criação e implantação do Centro Integrado de Gestão de Documentos e Informação da Telemar
O sistema consiste em organizar a documentação e digitalizar todos os documentos para que deles sejam retiradas informações para agilizar e melhorar a qualidade no atendimento ao acionista.
O Centro Integrado de Gestão de Documentos e Informação, CIGEDI, tem como objetivo armazenar informações, e não papel, como geralmente é visto em empresas de custódia de documentos. O CIGEDI armazena documentos tratados, indexados, digitalizados e prontos para serem localizados em meio físico e digital e qualquer momento e por qualquer pessoa autorizada. Esse Centro trata das informações que estão ativas nos sistemas corporativos da Telemar. Tem a função de contingência das informações. Ocupa uma área de 2.500 m², sendo que 2.000m² são para armazenagem e 500m² para administração e controle. O volume é de aproximadamente 50 mil caixas e 19,5 milhões de documentos.
O objetivo é a centralização do acervo da Telemar, com coordenação e execução dos serviços de triagem, recuperação, guarda e administração dos arquivos ativos e inativos, através do sistema de gestão de informação, utilizando a metodologia que tem como premissa básica a disponibilização do acervo em quaisquer mídias inclusive na interativa ( Internet). O 16 em 1 objetiva ainda a racionalização da documentação e definição dos procedimentos e mecanismos de controles a partir do mapeamento e avaliação de todos os processos que envolvem a documentação que compõe os arquivos ativos e inativos.
Entre os benefícios estão a melhoria na qualidade dos processos e das informações; normatização sobre a administração e guarda de documentos; eliminação de encargos e perdas decorrentes da demora ou não localização de documentos; manutenção da memória da empresa, visando comprovações e negociações futuras; ganhos efetivos em relação ao tempo gasto com levantamentos empíricos; atendimento à legislação vigente no que diz respeito à guarda de documentos legais. Ainda, total segurança quanto à identificação e inviolabilidade e acesso aos documentos; perfeita organização dos dados e maior agilidade na obtenção das informações.
Fundação dos Empregados da CRT
Na atividade cadastral já foram inseridos dados de todos os participantes ativos e está em fase final os documentos dos participantes assistidos (aposentados e pensionistas), além dos que estão em auxílio doença. Foram digitalizados e indexados mais de 500 mil documentos entre certidões de nascimento e casamento, correspondências, procurações e resumos de tempos.
Dos 58 funcionários, 22 utilizam diretamente o sistema de GED. Solução foi da da Power Imaging, baseada no software Alchemy. Realizou-se um treinamento com toda a equipe do Departamento de Cadastro, para a utilização do sistema e manutenção do trabalho de digitalização. A FCRT está satisfeita com os resultados do projeto, pois documentos que exigiam dois dias para ser encontrados em arquivo morto, agora são pesquisados imediatamente, favorecendo não só os participantes como também a empresa, que ganha cada vez mais credibilidade com sua agilidade no atendimento.
Aprovação de Notas Fiscais com Workflow - A experiência da Telemar
Apresentação da solução integrada de Workflow de aprovação de documentos fiscais, implantada pela Montreal Informática na Telemar, envolvendo desde o protocolo, a digitalização de notas fiscais, em 05 unidades da empresa, até o arquivamento centralizado destes documentos, com níveis de serviço acordados de no máximo 24 horas para a execução de toda a produção e carga no sistema. A solução armazena atualmente cerca de um milhão de páginas de documentos fiscais, disponível em um fluxo eletrônico via WEB e com sinalizadores via e-mail, envolvendo os gestores de contrato, os funcionários do departamento de responsabilidade solidária e da área de recebimento físico-fiscal da empresa. A implantação deste fluxo automatizado possibilitou uma auditoria precisa do processo, reduzindo substancialmente gastos elevados com o pagamento de multas de impostos, eliminando o bloqueio de valores de investimentos e auxiliando na utilização do benefício de crédito de ICMS. A agilidade da produção possibilita a atuação imediata nos pontos de gargalo do fluxo, tendo um reflexo direto na área de Controladoria da empresa. O sistema de armazenamento permite ainda a integração com o sistema SAP, possibilitando a troca de dados e imagens.
Utilizando a Internet para capturar e indexar documentos de forma distribuída – Case Telemar.
Determinados projetos de Document Imaging contemplam a conversão de documentos armazenados em locais descentralizados, e por muitas vezes esta característica acabava inviabilizando o projeto por questões financeiras, geográficas e tecnológicas.
Durante o planejamento de um projeto desta natureza, muitos questionamentos são levantados, tais como:
• Como controlar o processo de digitalização destes documentos em um projeto que envolva centros de documentação distribuídos em diferentes localidades ?
• Deve-se montar um centro de digitalização em cada localidade ?
• Os documentos deverão ser enviados para um único centro de processamento ?
Na realidade não existe uma única resposta para todas estas perguntas, pois cada projeto normalmente pode apresentar características e pré-requisitos bem específicos, entretanto o objetivo desta palestra é de mostrar que em função da redução do custo de utilização da Internet e da disseminação dos serviços de banda larga, é possível implementar uma solução integrada para captura e indexação de documentos através de um cliente universal (browser) utilizando a Internet com meio de transmissão dos dados barato e seguro.
Dependendo do volume de documentos a serem processados e das características técnicas de cada projeto, é possível dimensionar vários centros de digitalização trabalhando de forma integrada, ou a distribuição de diversas estações remotas de captura e indexação. Tudo isso é realidade na Telemar, na Telemar, que tem como principal objetivo a captura e indexação das Notas Fiscais dos fornecedores da Telemar recebidas nos 18 (dezoito) estados em que a Empresa opera
Integração de GED ao ERP como solução para acessar diferentes conteúdos na Telemar
Após a implantação dos seus sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning), as grandes corporações têm sido compelidas à integração de ambientes legados ao backbone corporativo.
Esse fato tem ocorrido porque os softwares de ERP não são uma panacéia para todos os problemas e, em alguns casos, oferecem bem menos aos usuários que os sistemas especialistas de mercado.
Além disso, essas empresas estão percebendo que os documentos são um composto importante nos processos atrelados e gerenciados pelos ERP's.
No entanto, a dimensão dos projetos ERP com sua abrangência corporativa suscitou uma nova sistemática de gerenciamento dos documentos.
Diversas áreas, dentro de uma mesma empresa, possuem diferentes processos que geram diferentes conteúdos e imagens. A centralização dos documentos muitas vezes é inviável em virtude dos múltiplos pontos de chegada dos mesmos. A complexidade desta operação aumenta exponencialmente quando nos deparamos com volumes gigantescos de informações.
Ademais, como muitas destas informações e documentos estão ainda ativos, ou seja, em seu ciclo de vida, estes precisam ser manipulados constantemente. Neste caso, as áreas tendem a manter consigo a guarda da documentação, impedindo a disseminação do conhecimento e o alinhamento informativo dos demais colaboradores da empresa.
Na Telemar, a integração dos sistemas de GED (EDMS) aos sistemas de gestão empresarial (ERP's) visa criar a sinergia necessária entre os diversos departamentos de uma corporação. O fluxo desta documentação acompanhado e integrado aos processos gerenciados pelos sistemas de gestão irá garantir a redução de custos através de uma série de benefícios, tais como: redução no prazo de atendimento a auditorias internas e externas, rastreabilidade dos processos com documentação associada, impossibilidade de extravio de documentos, agilidade para se encontrar a informação correta para a pessoa correta no tempo certo, dentre outros.
Na Embratel, Solução de Gestão do Conhecimento traz eficiência e reduz time-to-market para lançamentos de produtos
A recente desregulamentação do setor nacional de telecomunicações levou gigantes do setor como a Embratel a buscar a eficácia operacional pela rapidez de planejamento e disponibilização de ofertas específicas a seu público de interesse. Para uma operadora com grande atuação no mercado de voz e dados, a agilidade em oferecer novos produtos está diretamente relacionada à capacidade de identificar processos críticos, integrar sistemas e gerir de forma eficiente suas informações e documentos.
Para assegurar o nível de confiabilidade necessário para um sistema corporativo de gestão do conhecimento, a empresa adquiriu o Documentum como plataforfma de EMC Corporativa.
A solução implementada permite, por exemplo, a gestão centralizada e digital de contratos, documentação de fornecedores, manuais de normas e procedimentos, documentação de engenharia dos diversos equipamentos da empresa, documentos de auditoria e fraudes, informações do cliente, notas fiscais de entrada e saída, documentos relativos à Procon e ANATEL, som de atendimento do Call Center, informações do corpo de empregados e prestadores de serviços, entre outras informações.
Todas essas informações encontram-se armazenadas de forma centralizada e estruturada garantindo o acesso imediato, seguro e controlado aos documentos e informações das diversas áreas da empresa, gerando consequentemente, a redução no tempo entre o planejamento e disponibilização do produto idealizado pela operadora para os seus clientes, além de garantir um real controle dos documentos oficiais da Empresa.
A Solução Corporativa de Gestão do Conhecimento que está sendo implementada permite à Embratel uma significativa redução do TIME-TO-MARKET para o lançamentos de produtos, melhores custos, aumenta o controle e segurança, além de acrescer qualidade e velocidade na prestação de seus serviços.
Gerenciamento de Faturas via web na Telemar – um novo conceito de disponibilização inteligente de informações
A solução de Gerenciamento de Faturas via web da Telemar é um projeto inovador de tratamento e disponibilização de informações de forma customizada e flexível para os clientes.
Utilizando arquitetura web, o processo é um subproduto da impressão eletrônica, aliado à gestão eletrônica da informação, pois permite tratar a massa de dados dos spools de impressão, em seu formato nativo, gerando uma base de dados portável, para ser utilizada pelos clientes, e provê também visões gerenciais pré-formatadas das informações armazenadas.
O sistema permite a consolidação de visões gerenciais de todos os dados das contas telefônicas por CNPJ do cliente, raiz de CNPJ e outros agrupamentos definidos, além de disponibilizar a imagem das faturas correspondentes aos dados consolidados.
O serviço de Gerenciamento de Faturas permite visualizar os dados das contas Telemar em meio eletrônico, ou através da web. As empresas têm a facilidade de gerenciar as informações de suas faturas com agilidade e transparência.
Através do Sistema de Gerenciamento de Faturas, as empresas recebem os arquivos contendo o detalhamento das ligações e serviços oferecidos pela Telemar através de download, ou por mídia digital (CD). Ao cadastrar-se para receber o serviço, é só fazer a opção pela forma de envio do arquivo com a sua fatura eletrônica.
Para aderir ao serviço gerenciamento de faturas é necessário cadastrar-se, e definir a forma como se deseja receber as faturas consolidadas (por Terminal/Circuito/Telefone, CNPJ, Raiz de CNPJ ou conglomerado) informando os dados solicitados.
Cada empresa escolhe a forma que deseja visualizar a fatura:
Por terminal/circuito/telefone - informando a localidade e o terminal/circuito/telefone para a sua fatura eletrônica.
Por CNPJ - informando o CNPJ para a sua fatura eletrônica.
Por raiz de CNPJ - informando a raiz do CNPJ para a sua fatura eletrônica.
Por conglomerado/grupo empresarial - informando o CNPJ - conglomerado - para a sua fatura eletrônica.
As empresas visualizam os dados de suas faturas consolidadas, a partir do próximo ciclo de faturamento após seu cadastramento.
O sistema de gerenciamento de faturas por meio eletrônico oferece segurança, sigilo e integridade das informações pois seu acesso é feito a partir de um usuário e senha via o portal de relacionamento Telemar.
Data da inclusão:15 de junho de 2005
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