Siderúrgicas
Usando sistemas híbridos no Centro de Documentação da ACESITA gerencia documentos administrativos, técnicos e biblioteca
Belgo Mineira: EDMS e workflow facilitam elaboração de projetos e manutenção em setor de engenharia
Solução de Document Imaging adotada pela Albrás uma empresa da Cia. Vale do Rio Doce, contempla todo o trabalho desenvolvido para análise e catalogação dos documentos
CSN elimina defasagem tecnológica com GED
No segmento da siderurgia, as sete empresas do Grupo Usiminas estão integradas pelo GED
GED na Acesita, integrado ao R/3 e Maximo
Centro de Documentos Digitais Belgo – da definição à implantação de uma estrutura corporativa
Rumo ao GED, antes de a papelada crescer
Usando sistemas híbridos no Centro de Documentação da ACESITA gerencia documentos administrativos, técnicos e biblioteca
ASPECTOS GERAIS
Uma das mais modernas empresas fabricantes de aços inoxidáveis do mundo, a Acesita está localizada em Timóteo-MG. A partir de sua privatização em 1992, seguida da modernização tecnológica da Usina de Timóteo e da ampliação de sua capacidade produtiva de inoxidáveis laminados a frio, a Empresa capacitou-se para a inserção no mercado globalizado de comércio e tecnologia. O passaporte definitivo para o século 21 veio com a entrada da Usinor, um dos maiores produtores de aços do mundo, no grupo de controle da Companhia. A Acesita lidera o mercado brasileiro de aços inoxidáveis e siliciosos e detém uma fatia considerável do mercado do Mercosul. Além disso, com a entrada da Usinor em seu quadro de acionistas, ganhou caminho para novos mercados da Europa e Ásia.
Atualmente a empresa está certificada pelas normas ISO 9002 E ISSO 14001.
Em Julho de 1998 foi implantado com sucesso o seu Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED, com a missão de atender inicialmente às áreas de engenharia, projetos e manutenção, dentro dos processos:
Aquisição de Documentos Técnicos;
Elaboração/Aprovação de Documentos Técnicos; Aquisição/Edição de Documentos Técnicos.
O GED está baseado atualmente em ambiente de arquitetura mista Client/Server-WEB. Inicialmente em 1998, como projeto piloto, foi implantado na área do Arquivo Técnico em ambiente C/S. Para estender o sistema para outras áreas, em 1999, optou-se pelo ambiente WEB.
ARQUIVO TÉCNICO
O Arquivo Técnico da Acesita, subordinado à Área de Manutenção tem como missão administrar a documentação de engenharia dentro dos padrões de qualidade, para garantir a satisfação dos clientes, fornecedores e equipe.
O acervo técnico da Acesita conta hoje com aproximadamente 360.000 documentos: desenhos, manuais, listas de materiais, relatórios técnicos, especificações técnicas e dados técnicos, sendo que 80.000 já possuem imagem eletrônica.
ARQUITETURA DE IMPLANTAÇÃO DO GED
O Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos Técnicos da Acesita, foi elaborado utilizando como banco de dados o Oracle e está implantado nas áreas de Manutenção, Operação, Suprimentos, Oficinas e Engenharia. O Servidor do sistema encontra-se instalado no prédio do Escritório Central da empresa, localizado a um quilômetro de distância do Arquivo Técnico, local de entrada de dados no sistema GED.
Cumprindo uma estratégia de implantação, o sistema atualmente viabiliza o fornecimento de imagens eletrônicas para revisão/atualização nos documentos técnicos, troca eletrônica de documentos com fornecedores de projetos de engenharia, bem como com fornecedores de peças sobressalentes.
Considerando a evolução prevista no gerenciamento das imagens, objetiva-se a aquisição de uma máquina servidora com a capacidade prevista para gerenciar 150.000 imagens, no ano de 2002.
EQUIPE
Para elaboração e implantação do GED na Acesita foi formada uma equipe multidisciplinar, composta por:
- 01 Assistente técnico do Arquivo Técnico
- 01 Analista técnico do Arquivo Técnico
- 01 Analista de Sistemas
- Equipe de tecnologia da área de Informática
Atualmente a equipe do Arquivo Técnico é composta de:
- 05 analistas técnicos, treinados em AutoCad e Leitura e interpretação de desenhos, os quais estão capacitados para a prestação de consultoria na elaboração de documentos técnicos, análise dos documentos recebidos e suporte aos clientes.
- 05 funcionários terceirizados responsáveis pelo arquivamento dos desenhos em papel, reprodução de cópias e digitalizações.
DIGITALIZAÇÃO
Para o acervo já existente somente em meio físico papel, a Acesita adotou a digitalização terceirizada, com instalação do site na área física do Arquivo Técnico, para execução dos serviços e responsabilidade em todas as etapas do processo:
- Preparação dos desenhos: retirada das mapotecas e pastas, recuperação dos desenhos (retirar dobras, fita adesiva, etc, quando necessário) e classificação por tamanho e qualidade.
- Digitalização: transformação do documento em papel para imagem digital.
- Tratamento da Imagem: retirada de manchas, marcas de dobras e sujeiras oriundas do papel.
- Controle de Qualidade: comparação entre o documento original e a imagem, incluindo pequenas edições como reforçar linhas e textos, etc.
- Re-digitalização: nova digitalização dos documentos não aprovados pelo controle de qualidade.
- Indexação no sistema GED: vinculação da imagem ao cadastro do desenho, no sistema GED.
O acervo é composto de documentos com 25% apresentando qualidade baixa (escuros), 25% qualidade média e 50% qualidade alta (claros). O valor contratado para a digitalização varia conforme o tamanho e qualidade do documento.
IMPRESSÃO/PLOTAGEM
Os equipamentos instalados pelo prestador de serviço na área do Arquivo Técnico são:
- 01 ploter A0
- 01 scanner A0
- 01 copiadora OCÉ 9400 - A0
- 01 maquina xerox A4/A3
- 01 micro para o scanner
- 02 micros para tratamento de imagem
- 01 micro para indexação de imagem no sistema GED.
Das solicitações recebidas atende-se em média:
- 45% de cópias a partir do papel (xerox);
- 30% de cópias a partir da imagem (plotagem);
- 25% de imagens para envio através de correio eletrônico.
DIFICULDADES ENCONTRADAS NA OPERACIONALIZAÇÃO DO SISTEMA
- Descompasso tecnológico de algumas empresas de engenharia quanto à utilização do EDMS.
- Despadronização gráfica na confecção dos documentos, gerando desconfiguração na visualização da imagem (fontes, blocos, linhas).
- Desconhecimento dos procedimentos para rasterização e edição.
- Resistência à mudanças.
- Curva de aprendizado.
DIFICULDADES DE ARMAZENAMENTO
O sistema GED, quando de sua entrada em produção em 1998, recebeu uma massa de aproximadamente 300.000 registros migrados do antigo sistema desenvolvido em Mainframe, que foram cadastrados no repositório VAULTACT, com a tecnologia Vault.
Em função da operação do sistema, o disco rígido (16 GB) no qual os documentos (objetos) encontravam-se armazenados teve sua capacidade esgotada no final do ano 2000.
Para solucionar o esgotamento foram adquiridos mais 03 discos rígidos, com capacidade de 18 Gb/cada, de forma a aumentar o RAID de 2 discos para RAID de 5 discos.
Tínhamos as seguintes informações:
- Número aproximado de registros na base de dados: 352.000
- Número aproximado de imagens indexadas: 47.000
- Número de imagens já disponíveis para indexação: 60.000
- Espaço Físico disponível em disco para armazenamento: 46 Gb
Ocorre que mesmo com a inclusão dos novos discos e a criação do VAULTACT1, o sistema permaneceu inoperante, pois o cadastro onde deveria receber as imagens permaneceu no VAULTACT, que devido ao espaço esgotado, não permitiu a indexação das imagens.
O VAULTACT1 estava liberado apenas para os novos documentos/desenhos.
Foi solicitado ao fornecedor do software de GED, a realização do serviço de manutenção da janela de cadastro do sistema, bem como de alguns triggers (limpar com default, preenchimento automático por default).
Os arquivos que seriam indexados possuem seus nomes como o trio de unicidade dos documentos da Acesita: Código, Folha e Revisão.
Através do código Acesita foi possível se determinar de forma única à qual unidade siderúrgica pertence o documento. Assim, pode-se dividir os documentos em repositórios, identificados por áreas siderúrgicas.
Nesse sentido, foi providenciado uma subdivisão dos vault's ACT e ACT1 em diversos vault's (cada vault correspondendo a uma unidade siderúrgica da Usina e a seguir houve o redirecionamento dos trezentos e cinqüenta e dois mil registros para os seus respectivos Vault`s, assim nomeados:
ACIARIAS
ADMINISTRATIVOS
BARRAS
INOX
PRÉDIOS
REDUÇÃO
SILICIO
TIRAS A QUENTE
UTILIDADES
Foi realizada também uma nova customização da função de cadastro, para permitir o endereçamento manual dos novos registros para os vault's correspondentes às unidades siderúrgicas.
Foi estabelecido que a capacidade dos novos Valt's seria limitada a 5000 registros. Caso a unidade siderúrgica encontre-se no limiar do número de documentos possíveis, um novo vault correspondente a essa unidade siderúrgica é gerado, seguido de um número sequencial, permitindo-se assim o direcionamento dos novos documentos, bem como a otimização da performance do sistema.
Conversão de Registros
Em princípio, para a conversão dos registros e o novo endereçamento na base de dados, houve a remoção física dos objetos em mídia eletrônica para o novo disco rígido. Os nomes dos arquivos foram convertidos para os “id's” dos documentos, mantendo-se assim a relação com a base de dados.
Desta forma, foi possível que a Acesita indexasse as imagens aos registros, enviando-as para o Vault correspondente à respectiva área siderúrgica de forma automática.
PADRONIZAÇÃO
Foi revisada a Norma Técnica Acesita de Elaboração e Revisão de Documentos Técnicos, com o objetivo de orientar os fornecedores de serviços de engenharia. Nessa norma são estabelecidos os padrões e pré-requisitos básicos que asseguram a compatibilidade com o visualizador do GED.
O recebimento dos documentos se dá 100% em imagem eletrônica, obedecendo aos requisitos:
Documentos elaborados em Software AutoCad devem ser gravados em arquivos com o mesmo nome, nas extensões DWG+ PLT (preferencialmente).
Documentos elaborados em Software MicroStation devem ser gravados em arquivos com o mesmo nome, nas extensões DGN+PLT.
Documentos elaborados em softwares proprietários deverão ser enviados no padrão DXF, para compatibilização com os softwares AutoCad ou MicroStation.
Documento elaborado em Sistema Word ou Excell devem ser gravados em arquivos com extensão .doc ou .xls
Para os fornecedores de equipamentos, cujo projeto ü foi detalhado em prancheta, e tenham restrições em gerar um novo desenho através dos softwars citados acima, o documento poderá ser digitalizado tendo como padrão o formato raster TIFF CCITT MSB Grupo 4.
Para todos os itens acima é exigido que os arquivos sejam acompanhados de cópias impressas, que após a conferência da fidelidade entre o papel e a imagem, são enviadas para a área de operação e manutenção, permanecendo no Arquivo Técnico apenas a imagem do documento.
Para grandes volumes e/ou arquivos com grande memória, estes poderão ser compactados com utilização do software WINZIP ou WINARJ.
Os procedimentos de elaboração e revisão de documentos técnicos de engenharia e procedimentos de acesso ao Sistema GED foram disponibilizados via Intranet para toda a empresa.
CONCLUSÃO
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED, é uma tecnologia essencial para a formação da base do gerenciamento do conhecimento, pois o mesmo é dotado de ferramentas integradoras dos processos organizacionais, o que facilita a comunicação e o trabalho de forma colaborativa entre as diversas áreas da empresa e também fornecedores externos.
Belgo Mineira: EDMS e workflow facilitam elaboração de projetos e manutenção em setor de engenharia
Composta por cinco unidades industriais, a companhia Siderúrgica Belgo Mineira foi a primeira usina siderúrgica integrada da América Latina. Recentemente, o setor de engenharia da unidade de Vitória destacou-se pelo seu sistema de EDMS.
A solução implantada, o AutoManager Workflow, agilizou a pesquisa e localização de arquivos e documentos técnicos, facilitando o trabalho de manutenção e de levantamento de dados para a elaboração de projetos.
O sistema também aumentou a produtividade. Os desenhos enviados aos fornecedores para orçamento exigiam tempo de solicitação e cópia em papel. Hoje, todo o processo é feito eletronicamente, reduzindo o tempo de busca e gastos com a impressão.
Além de ser eficiente na organização e controle dos desenhos e documentos técnicos, o sistema fornece pela Internet o material necessário à área de projetos da Belgo Mineira.
O AutoManager Workflow foi fornecido pela SKA e implantado pela Ícone.
Solução de Document Imaging adotada pela Albrás uma empresa da Cia. Vale do Rio Doce, contempla todo o trabalho desenvolvido para análise e catalogação dos documentos
O ARQUIVO TÉCNICO DA ALBRÁS possui um acervo composto por aproximadamente 650.000 documentos técnicos (formatos A0/A1/A2/A3/A4) correspondentes às Plantas e Manuais da fábrica e dos seus componentes dos processos produtivos. Neste acervo estão contidos todos os documentos relevantes, desde a fase de implantação da fábrica até os dias atuais, sendo que este arquivo era composto de documentos em papel e arquivos eletrônicos vetorizados (CAD). O projeto iniciado em 1998 e finalizado em 2001, contemplou 3 fases:
• Projeto piloto – envolveu uma única unidade fabril – FUNDIÇÃO, que correspondia à 2% do acervo total.
• 10.000 documentos
• Projeto piloto II – envolveu uma outra unidade fabril – ANODO, que correspondia à 35% do acervo total.
• 250.000 documentos
• Projeto final – envolveu todas as demais unidades da fábrica e correspondeu restante do acervo total.
• 400.000 documentos
O acervo está disponibilizado para toda a rede corporativa da Albrás e fornecedores.
CSN elimina defasagem tecnológica com GED
O projeto de implantação do GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, no formato Web Services, na CSN – Companhia Siderúrgica Nacional, que administra a documentação técnica. Com o sistema, um volume de um milhão de documentos, que geraram 600 mil imagens, pode ser acessado por 900 usuários, em diferentes pontos de acesso, espalhados pelo Sudeste e Sul do País.A implementação e integração foi realizada pela Nextech, provedora de soluções globais para gerenciamento de informações e distribuidora exclusiva, no Brasil, dos produtos para GED e Workflow da Cimage.
O projeto foi implantado em duas fases e teve como metas principais eliminar a defasagem tecnológica existente, implantar um sistema que agregasse outros recursos e que acompanhasse a evolução tecnológica para, no futuro, atender às necessidades de comunicação entre a siderurgia e clientes, fornecedores, empresas de engenharia, entre outros.
Para alcançar todos esses resultados, a equipe da Nextech teve como principais desafios a total integração da solução Cimage Web Services, migração do acervo digital com cerca de 370 mil documentos técnicos do antigo sistema – o Altris Win-Track – para a nova solução GED, além de garantir a conectividade do sistema entre as unidades localizadas em Volta Redonda (RJ), São Paulo (SP), Casa de Pedra (MG), Sepetiba (RJ) e Araucária (PR).
Segundo Jessé de Hollanda Cordeiro Júnior, analista de Tecnologia da Informação da CSN, o fato de a empresa fornecedora ter experiência com grande base instalada no segmento da siderurgia teve peso entre as opções presentes na concorrência. Ele também afirma que “hoje em dia as empresas querem ter a certeza de que os sistemas legados terão manutenção e integração viáveis economicamente”. Sistemas Web Services oferecem essas características.
A equipe do projeto não arrisca estimar, em valores, a economia que o sistema GED vai representar na CSN e prefere contabilizar o saldo positivo enfatizando a qualidade e produtividade maximizadas nas áreas de manutenção, engenharia, compras, abastecimento, entre outras, da companhia.
Para 2004, está programada uma nova etapa de digitalização de documentos, originalmente produzidos em papel, para que sejam inseridos no sistema, reduzindo assim o espaço físico utilizado pelo Arquivo Técnico da CSN. Além disso, para o futuro existem perspectivas de integração com o software de ERP SAP R/3 e utilização da tecnologia de Workflow.
Forneceedor: Nextech - www.nextech.com.br - São Paulo: (11) 5185.2889 - Belo Horizonte: (31) 328.7800
No segmento da siderurgia, as sete empresas do Grupo Usiminas estão integradas pelo GED
GED não é novidade para a Usiminas, que tem sistemas desde 1994 visando controlar com a máxima eficiência documentos técnicos e administrativos. Em 1998, a Usiminas contratou a consultoria da Nextech, fornecedora da solução Cimage e3 para realizar a migração do sistema antigo para uma que melhor e encaixa nas necessidades de recuperação da informação e documentos no segmento siderúrgico. Recentemente, a mesma empresa foi contratada para integrar as sete empresas do Grupo Usiminas (Usiminas, Cosipa, Usiminas Mecânica, Unigal, Fundação São Francisco Xavier, Fasal e Rio Negro) pelo modelo web service.
Segundo Jayme Brum, coordenador de projetos de GED do sistema Usiminas, “as melhores práticas de cada uma das empresas estão se tornando padrão. Manteremos processos diferentes apenas em casos particulares. Para definir quais são as melhores práticas, profissionais responsáveis pelos arquivos técnicos e também pelas áreas tecnológicas da sete empresas tiveram que se debruçar juntos sobre o projeto. Por ser um empreendimento que envolveu várias empresas, houve racionalização da infra-estrutura no tocante a hardware e software, reduzindo custos operacionais. Antes da integração com o web services, cada empresa tinha seu próprio servidor, fato que gerava maiores custos de manutenção, upgrades e licenças. A centralização para um só banco de dados armazenado no servidor na Usiminas reduziu custos com tecnologia da informação e deu maior rapidez ao tráfego das informações. Cerca de mil funcionários têm acesso ao sistema, composto por 2,2 milhões de documentos que formam o arquivo digital do Grupo. São plantas em arquivos CAD, informações relacionadas a projetos, normas de qualidade, documentos administrativos e outros
GED na Acesita, integrado ao R/3 e Maximo
O sistema GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos de Engenharia, concluiu a sua terceira etapa de implantação na Acesita S.A., empresa do ramo de siderurgia, produtora de aço inoxidável. Nele estão cadastrados 330.000 documentos de engenharia (desenhos, listas técnicas, memórias de cálculo e manuais), destes, 60% estão em imagem eletrônica.
Etapas de implantação:
• Originalmente ele foi implantado em maio/1998, para controlar o cadastro de documentos no Arquivo Técnico, não sendo disponibilizado para os demais usuários da empresa. O sistema foi implantado, fazendo integrações com os sistemas de Oficinas, Compras, Controle de Estoques e Recursos Humanos, que estavam implantados no mainframe.
• A Segunda etapa ocorreu em outubro/1999, que consistiu na liberação do sistema GED via Intranet da Acesita, para os usuários de manutenção da planta, oficinas, compras, recebimento e engenharias de projeto e de equipamento.
• A Terceira etapa ocorreu em novembro/2004, junto com a implantação do sistema R/3. Na oportunidade, o GED foi integrado aos módulos MM (Materiais) e PP (Oficinas), bem como ao sistema Maximo (Gerenciador da Manutenção Industrial).
Benefícios decorrentes do sistema GED:
Controle eletrônico dos novos documentos recebidos decorrentes da expansão das linhas de produção, ao longo dos últimos 5 anos (50.000 documentos).
Redução das consultas "in loco" no Arquivo Técnico, passando de uma média mensal de 30 consultas/dia para zero, praticamente.
Aquisição de peças conforme desenho com 100% dos documentos digitalizados.
Redução de 58% das cópias de documentos, após 5 anos. As cópias remanescentes são, em sua maioria, destinadas à fabricação de peças conforme desenho (oficina mecânica).
Redução de dois dias no prazo de cotação de materiais conforme desenho.
Redução de 58% no quadro de pessoal, após 5 anos.
Data da inlusão: 15 de junho de 2005
Centro de Documentos Digitais Belgo – da definição à implantação de uma estrutura corporativa
A crescente demanda por gestão de documentos e processos nas empresas e a oferta cada vez mais diversificada de soluções que utilizam tecnologia relativas a Enterprise Content Management podem levar as empresas a realizar investimentos errados em soluções pontuais ou que se mostram inadequadas após a implantação. A perda de investimento e tempo na adoção de uma solução de Enterprise Content Management afeta decisivamente as possibilidades de melhoria de performance, aumento de receita e diminuição de custos nas organizações.
No caso da Belgo, o competente CIO Newton Afonso de Lima verificou que estavam sendo implantadas duas ou três soluções de GED em diferentes áreas da empresa, de forma isolada e departamental. Apercebendo-se da problemática, o CIO encomendou um estudo para mapear a situação de uma forma global.
Um dos mais relevantes resultados obtidos pela consultoria foi identificar que, na Belgo, 30% da informação é estruturada e 70%, não-estruturada.
Com elementos concretos nas mãos, o CIO partiu para um grande projeto de ECM que já está, hoje, implantado em diversas áreas e com um bem elaborado cronograma de expansão.
O projeto e a implantação estão sendo dirigidos por Lucio Pereira Gonçalves, Consultor Funcional e ECM Manager.
O projeto, corretamente batizado de Centro de Documentos Digitais Belgo, é um programa de ECM corporativo, definido para todo o Grupo Belgo e composto de política padrão, solução de software, solução de hardware e equipe especializada, objetivando suprir toda necessidade do grupo com respeito à gestão de conteúdo.
O Centro de Documentos Digitais Belgo também é a base para toda solução necessária a qualquer departamento, área ou usina do grupo, que tenha necessidade de tratar documentos ou processos. Além disso, apóia e supre as necessidades tecnológicas do projeto de gestão do conhecimento do grupo.
Entre outras tecnologias, o projeto abrange Document Management, Document Imaging, Workflow e COLD contando, até o momento, com 500 usuários.
Dentre os principais benefícios do projeto de ECM e do Centro de Documentos Digitais Belgo, os responsáveis apontam os seguintes: coordenação e padronização no uso de soluções de ECM através de uma política corporativa; compartilhamento do conhecimento contido nos conteúdos (documentos e processos); redução do risco de perda da memória corporativa; informação corrente, reduzindo o “lead time” para disponibilização da informação; garantia da adequada formalização dos processos de negócio segundo políticas definidas pela Belgo com a automação dos fluxos de trabalho; implementação rápida de soluções, utilizando a estrutura existente de hardware e software; aumento de produtividade nos processos controlados pela tecnologia de ECM; melhoria no relacionamento com os clientes, com a criação rápida de novos fluxos de trabalho e controle do processo de vendas; redução de custos com diminuição de recursos necessários para execução das tarefas (fazer mais com menos recursos); redução da perda; extravio e danificação da documentação física, com o processo sendo realizado por documentos eletrônicos.
Data da inclusão: 15 de junho de 2005
Rumo ao GED, antes de a papelada crescer
A siderúrgica Vega do Sul, empresa do Grupo Arcelor, é uma indústria de transformação de aço com os mais modernos processos de decapagem, laminação a frio e galvanização. A empresa fornece bobinas de aço para as indústrias automobilística, de eletrodomésticos, construção civil, tubos, entre outras.
Seguindo a tendência mundial do setor siderúrgico de controlar virtualmente a produção, alteração e fluxo de documentos, já começa a investir em GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
O projeto permite a consulta de quase 100 mil documentos de diversos formatos, inclusive através da Internet. A solução é da Nextech, com o Cimage e3 Web Services, com módulos de conversão de formato, revisão e atualização dos documentos. A empresa fornecedora propôs também que a base digital de documentos se comunique integralmente com o sistema de manutenção utilizado pela siderúrgica – o Máximo. Isto permitirá a atualização automática e em tempo real dos documentos entre os sistemas.
A Vega do Sul espera ainda agilizar e otimizar a engenharia de manutenção, através da atualização constante da documentação da planta da siderúrgica, facilitando a compra para reposição de equipamentos e peças.
O projeto, que irá implementar diferentes tecnologias e levará cerca de dois anos para conclusão de todas as suas fases, conforme cronograma de investimentos definido pela Vega, de implementação de sistemas de GED, Workflow, EAI e Portal GED, e envolverá toda a empresa. Os principais usuários do sistema serão as áreas de Engenharia e Manutenção, porém há planos de expansão para que o sistema atenda outras áreas da companhia.
Data da inclusão deste case: 1 de fevereiro de 2006
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