Recursos Humanos
Xerox superando dificuldades na localização de documentos de funcionários
Prontuários eletrônicos para Recursos Humanos são organizados com o GED na Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo
Ticket Serviços adota GED para prontuários de funcionários
Xerox superando dificuldades na localização de documentos de funcionários
Dificuldade na localização de documentos de funcionários e falta de espaço para o armazenamento dos mesmos são problemas comuns conhecidos pela maioria das empresas.
Para eliminar esses obstáculos na Administração de Pessoal da Xerox do Brasil, a empresa implantou uma solução de GED para o dossiê de empregados.
Com a solução, que atualmente tem mais de 1,2 mil dossiês e cerca de 70 mil imagens digitalizadas, ganhou-se produtividade. Também há um melhor atendimento do cliente interno, nesse caso o funcionário. Espaço físico também foi liberado.
Para implantar-se esse sistema, foi necessário realizar um estudo sobre a documentação da empresa, verificando-se o que era relevante e não poderia ser expurgado, obedecendo assim a legislação trabalhista.
Houve ainda um processo de definição sobre qual seria a forma em que as informações precisavam ser encontradas.
A Xerox ainda estabeleceu um processo de implantação para a digitalização de seu acervo, bem como um processo diário para digitalização e arquivamento de novos documentos.
As características da solução são as chaves de busca por matrícula do empregado, data do documento e tipo de documento, bem como a localização do funcionário.
Os benefícios alcançados foram maior agilidade na busca de um documento, evita o manuseio do dossiê e a possibilidade de perda de documentos. Redução de uso de espaço físico. Alta velocidade e precisão na localização de documentos, bem como a disponibilização instantânea de documentos. Tudo isso contribui para um melhor atendimento ao cliente.
Prontuários eletrônicos para Recursos Humanos são organizados com o GED na Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo
A Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo implantou com sucesso um sistema de Recursos Humanos para os seus 9 mil funcionários. Um dos módulos foi o de prontuários eletrônicos usando a tecnologia de GED integrada de forma transparente ao sistema, permitindo que cada funcionário tivesse acesso aos seus documentos através da Intranet.
Após uma reestruturação interna na Sefaz, foi criada a CGA, Coordenadoria Geral de Administração. Essa Coordenadoria teve como missão tirar a responsabilidade de assuntos administrativos de outras áreas que compõem a Sefaz. Uma dessas responsabilidades é a organização do departamento de Recursos Humanos.
Antes dessa Coordenadoria, havia na Sefaz três divisões: a Tributária, Financeira e pessoal da sede, sendo que dentro de cada uma delas havia um setor que cuidava dos funcionários da capital. Isso fora os 15 núcleos de RH no interior. Imaginemos assim a confusão para a manutenção e localização dos prontuários dos funcionários.
Depois da criação da Coordenadoria, o RH ficou centralizado na Sefaz. O primeiro passo rumo a um estudo da situação dos documentos começou aproximadamente em 1998 quando decidiu-se informatizar o sistema. Uma consultoria de Organização e Métodos avaliou a situação dos documentos do RH. Essa consultoria teve como objetivo padronizar a documentação. Foi preparado um manual de treinamento e de ações com relação ao trato da documentação. Um dos itens era a organização física dos prontuários.
Terminada a etapa das exigidas licitações, a Sefaz recebeu a implantação do software Ergon, solução da Unisys. Foi aí que começou a tarefa braçal da organização dos prontuários.
O primeiro passo foi rever os prontuários. Um a um, analisou-se o que de fato era importante e houve descarte de muitas coisas. Havia prontuários de funcionários com mais de 40 anos de Sefaz.
Esse trabalho foi feito somente nos prontuários da capital. Foi montada uma verdadeira força-tarefa para a limpeza dos prontuários.
Antes da limpeza, imaginou-se que os documentos perfariam o total de 700 a 900 mil. Após a limpeza, foram de fato incluídos no sistema 200 mil documentos.
Foram encontrados muitos problemas: documentos de um no prontuário de outro; nomes diferentes para documentos da mesma pessoa.
Depois da avaliação dos documentos, a inserção dos dados começou. Houve problemas também com erros de digitação; e chegou-se à conclusão de que teria sido melhor digitar a partir da imagem.
Então, a Unisys realizou a digitalização dos documentos e inclui no Ergon o módulo de GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Além dos prontuários, os documentos do PUCT, Processo Único de Contagem de Tempo, também foram digitalizados.
Ter toda a vida do funcionário documentada com exatidão, registrar sua freqüência a o trabalho, evitar o erro no arquivamento, facilidade nas consultas, higiene e saúde para funcionários, que não precisam lidar com documentos com mais de 30 anos, danificados, às vezes. Essas são apenas algumas das vantagens do sistema, além do aumento em produtividade dos funcionários, que podem ser destacados para atividades 'mais nobres'.
Duas leis mexeram com o governo no que tange ao controle de seu pessoal: a Lei Camata e Lei de Responsabilidade Fiscal. Ambas determinam que o governo federal, estadual e municipal só pode gastar 60% da sua receita com folha de pagamento.
Se a documentação dos funcionários não estiver devidamente organizada, o único meio de se saber o gasto com pessoal é a folha de pagamento. Mas a folha de pagamento não transmite a realidade. Ela não diz quem está afastado, por exemplo, e continua a receber. Somente com um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos implantado no RH é possível saber o gasto real com funcionários.
A solução da Sefaz foi da Unisys. Tem o nome de Ergon. Os critérios de busca foram estabelecidos pela Sefaz. Cada tipo de documento recebeu uma inicial. Fazemos a busca pelo número do RG, ou tipo de documento.
Ticket Serviços adota GED para prontuários de funcionários.
A Ticket Serviços é uma empresa Accor, grupo europeu no segmento de hotéis, viagens e serviços, presente no Brasil há 29 anos. Está utilizando o sistema WI-RH de GED, da Work Image, para a administração dos prontuários de seus 840 funcionários, movimentando mais de 50 mil documentos.
Segundo Ricardo Robles, gerente de recursos humanos da Ticket, a empresa procurava uma solução que permitisse monitorar de forma prática e ágil os documentos dos funcionários, em tempo real. A solução adotada se mostrou muito robusta. Com a aquisição desse serviço nós ganhamos segurança, confiabilidade, confidencialidade e agilidade no manuseio dos documentos.
Apesar de ter um fornecedor para a guarda das pastas de documentos dos funcionários inativos, os arquivos dos funcionários ativos eram administrados manualmente ocupando uma área de mais de 20 metros quadrados numa região valorizada. Os prontuários são acessados pela Internet. Os novos documentos são digitalizados, codificados e disponibilizados automaticamente no sistema, e o documento original é encaminhado para a guarda de documentos, serviço também fornecido pela Work Image. O programa garante também uma auditoria permanente nos prontuários dos funcionários lembrando por exemplo, a necessidade de atualizar algum documento que está para vencer ou ainda a falta de um atestado médico, que o funcionário ficou devendo para justificar a ausência no serviço.
Data da inclusão deste case: 1 de fevereiro de 2006
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