Receita Federal
Agilidade na Receita Federal
O grande desafio para todas as empresas, sejam elas públicas ou privadas, é tornar o conhecimento mais útil e valioso. No processo técnico e administrativo, a tomada de decisão é um elemento básico e fundamental e deve ser realizada sobre informações concretas. Para a Assessoria Parlamentar da SRF, os desafios a serem enfrentados eram o de agilizar o acesso ao acervo de Proposições Legislativas das Áreas Tributária e Aduaneira; de tornar o conhecimento mais útil e valioso (acesso mais fácil à informação e com segurança); controlar a guarda e a recuperação da informação; controlar a circulação e o sigilo dos documentos e das informações; reduzir o tempo de acesso e recuperação da informação; desocupar em 100% a área física destinada ao arquivo e reduzir os custos operacionais.
Assim, para vencer estes desafios e agilizar a análise e avaliação das Proposições em trâmite no âmbito do Congresso Nacional, a Assessoria Parlamentar da SRF, em Brasília, implantou um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED baseado no software LaserFiche.
O projeto visa obter melhorias nos aspectos de qualidade, rapidez e segurança no acesso às informações, permitindo agilizar o processo de consulta às proposições; aumentar a produtividade e a qualidade da análise das informações; assegurar o acesso seguro às informações.
A implantação do sistema seguiu as etapas de elaboração do plano de classificação dos documentos, por assuntos e a nomenclatura dos documentos e das pastas, seguindo as normas arquivísticas vigentes e a forma de trabalho do setor. Também contemplou a elaboração do sistema de indexação e de segurança; a instalação e customização do sistema LaserFiche de acordo com os parâmetros definidos anteriormente; a conversão do acervo legado – digitalização e indexação dos documentos e o treinamento.
Os resultados obtidos foram o acesso mais rápido à informação, que se traduz em ganho de qualidade e agilidade na tomada de decisão; e recuperação on-line da informação o que trouxe benefícios qualitativos; a redução do espaço físico do arquivo - os projetos em papel não são guardados em papel permanecendo somente o digital, reduziu-se em 100% o volume da área ocupada; diminuição do custo de material, e agilização do fluxo de trabalho em 80%, devido à possibilidade de consultas simultâneas a diferentes projetos.
O sistema GED implantado auxilia a localização e consulta imediata de projetos e na distribuição de documentos através de correio eletrônico às unidades que participam da análise e avaliação no âmbito da SRF, ampliando, assim, a sua utilização.
A segurança e a confidencialidade das informações estão garantidas por controles de acesso personalizado do sistema.
Desde que o sistema entrou em funcionamento, a Assessoria Parlamentar agilizou o atendimento em todos os processos de análise e avaliação dos projetos; otimizou o fluxo de trabalho; reduziu custos com materiais de escritório; e disponibilizou algumas áreas, antes ocupadas com arquivos físicos. Todos esses benefícios geraram uma economia em torno de 80% do material usado para copiar e guardar os documentos.
A solução de GED, da Laser Fiche, foi implantada pela ArqDigital. O investimento não foi alto, porque a Assessoria Parlamentar utilizou sua própria infra-estrutura de hardware, necessitando apenas de um escanner para digitalização de imagens e um PC que suportasse um banco de dados de quase 15 GB. Houve terceirização de serviços, somente para a digitalização do legado e que foi acompanhado pelos próprios funcionários do setor.
<volta>
|
