Previdência
INSS - Sistema de controle de acesso biométrico dentro da área de concessão de benefícios
Fundação CEEE - Otimizando processos com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Brasilprev usa GED, Workflow e ECM para agilizar seus processos
INSS - Sistema de controle de acesso biométrico dentro da área de concessão de benefícios é o projeto de GED do INSS, Instituto Nacional de Seguridade Social
São digitalizados todos os documentos referentes às transações de concessões de benefícios do seguro social. O desenvolvimento do sistema atendeu as prioridades do INSS na área do seguro social, que inclui 18 milhões de brasileiros. Essas prioridades são eliminação das fraudes na concessão de benefícios, melhoria no atendimento aos cidadãos, diminuição do tempo de espera para a concessão de benefícios e padronização da qualidade das informações prestadas aos segurados. São 20 servidores com 700 estações de trabalho, 80 impressoras, 22 escaners de 30 páginas por minuto cada e uma jukebox de 1.3TB, além de toda a infra-estrutura de comunicações. Os benefícios obtidos com esse sistema foram redução da possibilidade de concessão de benefícios fraudulentos, garantia da identificação única e precisa dos funcionários responsáveis pelas diversas etapas do processo de concessão de benefícios, devolução imediata da documentação aos segurados e acesso remoto pela Internet pelos auditores dos processos de concessão de benefícios. A Unisys forneceu toda a solução e a Dataprev implantou o sistema. Na INFOIMAGEM-99, a Dataprev recebeu o prêmio de Melhor Aplicação do Ano de Gerenciamento Eletrônico de Documentos na categoria Document Imaging.
Fundação CEEE - Otimizando processos com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Como gerenciar o volume diário de documentos gerados na empresa? Como organizar toda a papelada que diariamente brota nos departamentos e que vão acabar se acumulando em caixas, ocupando prateleiras, salas e até mesmo andares inteiros da companhia? Como armazenar essas informações de forma segura, prevenindo contra sinistros que podem acabar com todo o arquivo histórico? Essas e outras questões motivaram a Fundação CEEE a investir em um trabalho pioneiro no segmento de previdência complementar: o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
O nome é extenso, mas traduz um procedimento que está otimizando processos, ampliando a área útil da sede da empresa e oferecendo maior segurança para os documentos armazenados nesses 22 anos de atuação. O trabalho faz parte do planejamento estratégico da empresa, no qual uma das diretrizes é qualificar a gestão de processos para aumentar o nível de satisfação dos clientes. Através do GED, a Fundação intensifica o gerenciamento de várias rotinas. Nesse sentido, a Fundação CEEE, maior fundo de pensão do Rio Grande do Sul e um dos maiores do País, com 12 mil participantes e um patrimônio de R$ 1,4 bilhão, aposta, há dois anos, na tecnologia da informação como solução para o crescente volume de documentos que devem ser armazenados permanentemente ou por um certo período.
O GED trata da digitalização de todas as informações documentais contábeis, financeiras e previdenciárias, relacionadas ao dia-a-dia da Fundação CEEE. Através de tecnologias como o Document Imaging e Document Management, os tradicionais arquivos de documentos em papel são convertidos para o meio digital de alta resolução, proporcionando maior segurança no armazenamento, precisão e rapidez de consulta das informações. “A Fundação CEEE tem sido pioneira em muitos processos e o GED é mais um destes avanços que torna a empresa mais ágil e com maior qualidade, ampliando a satisfação dos participantes e reduzindo custos nos processos administrativos”, afirma Ronaldo Vieira, presidente da empresa.
Como funcionava o arquivo antigo da Fundação CEEE
O arquivo com os documentos dos participantes (certidões, cópias de fichas cadastrais) estava organizado em pastas com acesso pelo número de registro na Fundação. Os arquivos das demais áreas (processos, documentos contábeis e de cadastro dos funcionários) eram organizados em caixas, com referência de mês e ano. Os documentos permaneciam nos departamentos e, após um determinado período, eram encaminhados ao arquivo central. A maior dificuldade encontrada pelos funcionários era a pesquisa manual nas salas onde ficam armazenados os arquivos originais. Em função dessa estrutura, o tempo para consulta de um documento poderia chegar a dias. Era difícil o controle de retirada e devolução de documentos, pois a empresa não dispunha de pessoal exclusivo para organização e manutenção do arquivo central. Outro problema era o risco de danificação, em função do manuseio constante.
Racionalização do arquivo
A solução encontrada pela Fundação CEEE para armazenar os documentos permite aos colaboradores o acesso em suas estações de trabalho, sem a necessidade de manuseio físico dos arquivos. O GED funciona como uma biblioteca virtual, na qual os colaboradores pesquisam, pelo computador, imagens de alta resolução, com a possibilidade de serem impressas. Além disso, todos os documentos armazenados no servidor estão indexados de acordo com padrões preestabelecidos. Caso seja necessário, o arquivo original impresso será rapidamente localizado, pois no cadastro das imagens constam o número de caixa e a prateleira onde ele está guardado no arquivo central.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos também permitiu a restrição de acesso aos arquivos, liberando a consulta pelo computador e no arquivo central somente a pessoas autorizadas, que trabalham nas áreas diretamente relacionadas às atividades que envolvem a utilização das informações contidas nos documentos.
Para colocar esse programa em andamento, a Fundação CEEE definiu uma área responsável pela digitalização, arquivamento e guarda dos documentos. Nesse setor, um profissional efetivo e dois estagiários trabalham em duas frentes. A primeira, arquiva os documentos atuais gerados pelas divisões de Atendimento ao Participante, Benefícios, Controle Gerencial, Assessoria Jurídica e Divisão de Recursos Humanos, mantendo uma defasagem de dois dias em relação a data de emissão do documento. Esse prazo, é o tempo necessário para digitalização e indexação no arquivo, dado o volume de documentos gerados diariamente pela empresa. A segunda, se ocupa da triagem e arquivamento do passado da Fundação. Hoje, a equipe está trabalhando no histórico de documentos da Divisão de Controle Gerencial e da Assessoria Jurídica que será resgatado até o primeiro dia de funcionamento da companhia, há 22 anos. O passado das áreas relacionadas à previdência já está pronto. Posteriormente, outros departamentos como a Assessoria de Comunicação Social, Divisão Financeira e Divisão de Investimentos também serão incorporadas ao processo, de acordo com um cronograma preestabelecido.
Outra vantagem do GED é que na triagem são localizados os documentos que podem ser descartados. Na Divisão de Controle Gerencial, por exemplo, alguns arquivos originais devem ser mantidos, obrigatoriamente, por um período de 10 anos. Após a digitalização, a Fundação vai eliminar os arquivos que já prescreveram, aumentando o espaço disponível para os documentos que são gerados diariamente.
Economia de espaço físico
Quando o processo de Gerenciamento Eletrônico de Documentos iniciou, em abril de 2000, o arquivo central da Fundação CEEE ocupava um andar inteiro na sede da empresa localizada em uma área nobre do Centro de Porto Alegre. Eram quatro salas, totalizando 325m2 de área útil ocupados com prateleiras de ferro, armários, caixas de papelão e pastas suspensas. Hoje, o arquivo está reduzido a duas salas, sendo parte de uma delas ocupada pelos funcionários que trabalham na digitalização, indexação e armazenamento dos documentos. O conteúdo armazenado em duas salas do edifício foi alocado em um servidor, com alta capacidade de memória. Até o momento, a entidade investiu R$ 66 mil, em equipamentos, licenças de softwares e suprimentos. As salas desocupadas tornaram-se rentáveis para a Fundação, sendo alugadas para uma de suas patrocinadoras, a Companhia de Geração Térmica de Energia Elétrica (CGTEE).
Segurança para as informações
Com o GED, a Fundação disponibilizou um meio mais ágil e seguro para os colaboradores acessarem os documentos armazenados na empresa. O volume de imagens digitalizadas já está perto de um milhão. Por isso, é necessário um sistema eficiente que disponibilize cópias de segurança para continuar funcionando perfeitamente, prevenindo eventuais panes. Nesse sentido, a Divisão de Informática da empresa utiliza o recurso de espelhamento do arquivo em outro disco. O processo é automático, sempre que o disco original do servidor é modificado com a entrada de novas imagens, o “disco espelho” reproduz o conteúdo, mantendo sempre duas cópias dos arquivos. Diariamente, é feita uma cópia em fita digital (DLT), com capacidade para armazenar 40GB e, semanalmente, é feito outro back up, em DLT que é guardado fora da empresa.
Tecnologia
Além do servidor de grande capacidade de armazenamento, a equipe do GED conta com dois scanners que processam 50 documentos por minuto, gerando imagens de alta resolução e num formato que utiliza pouco espaço em disco (50 Kb, em média). As imagens são disponibilizadas em rede de alta velocidade que facilita o acesso nas estações de pesquisa. Nesses computadores, há total compatibilidade com o sistema corporativo da Fundação CEEE. Na mesma tela do sistema, na qual os colaboradores da Divisão de Atendimento acessam as informações dos participantes, existem campos que mostram quais os documentos disponíveis. Com apenas um clique do mouse, o colaborador abre as imagens referentes à lista de documentos, podendo passar as informações durante a consulta telefônica. No futuro, os participantes poderão acessar imagens de vários documentos, como o seu cadastro na Fundação, através do auto-atendimento pela internet.
O GED em números
150.000 acervo participantes;
1.2 milhão acervo contábil;
50.000 acervo outras áreas;
60 Gb de área em disco utilizada;
50 estações de trabalho com acesso;
3.000 documentos/dia digitalizados.
Infra-estrutura
1 Servidor de imagens Intel - Pentium III Dell 2400 - 733 Mhz - 1Gb de ram - Storage de 8 discos de 18.4Gb com raid 5 - 104.4Gb de área livre;
2 estações de produção de imagens e uma de indexação;
1 licença do software para a indexação e uma licença de search de 25 usuários simultâneos para pesquisa;
2 scaners de produção - 50 pg/min.
1 gravador de cd;
1 funcionário responsável pelo setor, dedicado ao recebimento, preparação, indexação e arquivamento;
2 estagiários para a triagem;
2 estagiários para a digitalização;
Rede que permite circulação de imagens a 100Mb nas estações de maior uso e, nas demais, a 10Mb;
Backbone de 1 Gb.
Brasilprev: otimiza seus trabalhos com tecnologias do GED
Com apenas 11 anos de existência, a Brasilprev Seguros e Previdência S.A. conta atualmente com mais de 1,4 milhão de planos comercializados e uma carteira de mais de R$ 7,8 bilhões em ativos administrados.
Oferece uma ampla gama de produtos de previdência complementar para pessoas físicas e jurídicas,elaborada para atender as necessidades de cada cliente no planejamento e na viabilização da sua aposentadoria.
Por conta desse histórico, trabalha com uma quantidade muito significativa de diferentes tipos de documentos para gerir todos os planos de previdência complementar. Os documentos em sua maioria chegam em papel, mas muitos documentos são enviados à empresa via fax e email. Os documentos em papel são concentrados em um departamento onde são classificados, organizados, e têm os dados extraídos e inseridos manualmente nos sistemas da empresa.
Com relação a todo esse processo, os gestores de Tecnologia da Informação da empresa, que tinham como desafio responder questões como: agilizar o processo de extração de dados para inserção nos sistemas legados; minimizar o uso da mão-de-obra para digitação de dados; minimizar a circulação de papel; disponibilizar os documentos para toda a empresa com menores custos e maior segurança; automatizar o processo de recebimento de fax, integrando-o aos sistemas legados; minimizar custos com serviços de manuseio e transporte de documentos gastos com empresa de Guarda de Documentos e como integrar Imagens e documentos eletrônicos aos processos.
A resposta a estas questões foi a adoção de produtos que compõem uma solução integrada, fornecendo uma solução customizada para todas as regras de negócios e documentos. Para o Gerenciamento de Documentos foi escolhido o Converge ECM Solution , um produto nacional desenvolvido e implementado pela SML Consultoria e Tecnologia em Informática Ltda.
O Converge ECM Solution é uma produto capaz de captar, indexar, armazenar e compartilhar um grande número de documentos proveniente dos mais diversos meios, mantendo-os em local totalmente seguro e disponíveis para as consultas.
Por ser uma solução de grande abrangência e totalmente customizável, o Converge foi escolhido para suprir as demandas de integração com:
• Scanners de médio volume;
• Sistemas de Gestão de Planos de Previdência - "Sistemas da Brasilprev";
• Servidor de fax;
• Servidor de email;
• Solução de Workflow.
As necessidades do negócio, os desafios estratégicos e as ferramentas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos e Workflow traçaram a concepção de uma solução modular, com integração de diversos componentes.
Para entender melhor o conceito funcional da solução, basta seguir o processo de aceite de uma nova proposta, por exemplo:
• Um cliente interessado em fazer um plano de previdência, realiza toda a operação junto a uma agência do Banco do Brasil, assinando a proposta;
• A proposta física é enviada para o CEDOC da Brasilprev para que seja processado;
• Os dados resultados da operação fechada com o cliente são encaminhados pelo Banco do Brasil por uma transferência eletrônica;
• Os dados eletrônicos são recebidos pelos sistemas legados da Brasilprev que iniciam o processo de aceite da proposta, deixando-o em pendência até a chegada do documento físico assinado pelo cliente.
• O documento físico é recebido pelo CEDOC e digitalizado. Os dados da proposta estão contidos em um código de barras que é interpretado durante o processo de digitalização, realizado através dos módulos do Converge.
• O documento já em formato eletrônico segue uma rota pré-estabelecida no processo interno do Converge, que vai armazená-lo em um servidor de arquivos e inicia o processo de integração com os sistemas Legados, fazendo o vínculo lógico entre o documento e os dados enviados pelo Banco do Brasil.
Todas as situações de Não Conformidade e Pendências são tratadas pelo Converge.
Os benefícios: agilidade, integração, facilidade de uso, aumento de produtividade
Fim da circulação de documentos em papel.
Agilidade no processo decisório e no andamento das atividades operacionais.
Os usuários utilizam ferramentas conhecidas, o que minimiza os esforços de treinamento e de gestão de mudanças.
A notificação de que há algo a fazer libera o gestor de ter de verificar freqüentemente se há algo pendente para ser feito.
A automatização da extração de dados e a integração com sistemas, gerou considerável redução de tempo e custo.
Aumento na capacidade de processar mais planos com a mesma equipe técnica.
Distribuição e balanceamento corretos das atividades.
• O projeto: parceria SML e Brasilprev implanta solução diferenciada
Para implantar este projeto, a Brasilprev contou com total apoio e o suporte da equipe de profissionais da SML, especializada em ECM-GED e responsável pela ferramenta Converge ECM Solution.
As equipes responsáveis pelo projeto dividiram as atividades em cinco grandes blocos:
• A análise de negócio através da clara identificação dos tipos de documentos, o mapeamento das informações de cada documento, as exceções, os aprovadores e principalmente o desenho de cada fluxo de trabalho;
• A especificação dos índices, tipos e grupos de documentos, modelagem de indexação, necessidade de pesquisa e de integração da solução de GED;
• O desenvolvimento dos fluxos de trabalho no Workflow, o desenho da aplicação de GED no Converge, a integração com os sistemas da Brasilprev ;
• O término do desenvolvimento marcou o período dos testes integrados com todos os componentes da solução e em seguida as fases de treinamento e implantação de toda a solução.
• A solução foi implantada em duas fases sendo a primeira em meados de 2002 e a segunda etapa no início de 2006.
• A continuidade: escalabilidade permite ampliação de uso da solução
A solução implantada pela SML é totalmente escalável e permite a criação de novos fluxos de trabalho e de novas aplicações de GED, o permitindo que outros processos e documentos sejam gerenciados eletronicamente através da solução.
Tecnicamente, o porte da solução assegura a ampliação da sua aplicação para outros departamentos da Brasilprev . Isso possibilitará a adoção de solução única que permitirá a integração dos processos de uma empresa transnacional.
Após a implantação com sucesso na área de CEDOC, Análise Técnica de Propostas e Resgates, a solução será ampliada para outras áreas da Brasilprev .
Data da inclusão deste case: 28 de junho de 2006 - Case apresentado na INFOIMAGEM-2006
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