Prefeituras
Prefeitura de Curitiba - EDMS, Engineering Document Management Systems
Prefeitura usa microfilme
Prefeitura de Florianópolis
Capital baiana - Workflow a favor da conservação histórica
A experiência do Cadastro Imobiliário de Campinas, com 400 mil documentos num sistema de GED em software livre
Modernização da Gestão Documental no Departamento de Uso e Ocupação do Solo da Prefeitura de Campinas.
Prefeitura de Macaé
Prefeitura de Campinas
Prefeitura de Ibema
Prefeitura de Uberlândia
Prefeitura de São José dos Campos
Prefeitura de Curitiba - EDMS, Engineering Document Management Systems, mostra seu valor estratégico, melhorando o acesso à informação e apontando melhorias no atendimento ao cidadão e ao contribuinte
Devido a problemas como a falta de agilidade na procura de documentos, demora na reprodução do documento, insatisfação do contribuinte na aprovação de obras, desatualização das plantas das edificações e qualidade dos documentos recebidos e microfilmados, a Prefeitura de Curitiba, Paraná, implantou sistema de recebimento eletrônico de projetos para aprovações de obras civis, e a digitalização do acervo histórico da Secretaria Municipal de Urbanismo, utilizando a tecnologia do EDMS, Engineering Document Management Systems.
O sistema proporcionou a redução dos deslocamentos do contribuinte à prefeitura, redução de cópias de projetos e do prazo de aprovação de 15 para cinco dias.
Antes desse sistema, para o controle do uso do solo, cadastro técnico e controle de edificações, quando um contribuinte queria aprovar um projeto, ele deveria apresentar uma cópia em papel para o processo de verificação.
Uma obra necessitava, em média, de três verificações, com deslocamentos do contribuinte à Secretaria, levando ao final, cerca de 48 dias úteis para a aprovação total.
Com o novo sistema, os projetos são enviados e recebidos pela Internet nas fases de verificação, que são feitas no arquivo eletrônico com o uso de mark-up e red-line em diferentes camadas.
Isso diminui o tempo de aprovação, deslocamentos do contribuinte e custos com cópias, sendo que somente no final do processo é necessária a apresentação do projeto em papel.
Esse sistema de EDMS armazena tanto os novos projetos como os 470 mil projetos do acervo histórico da Prefeitura, digitalizados a partir do microfilme e papel.
Entre os benefícios obtidos estão redução do tempo de aprovação para quatro dias úteis e de custos para o contribuinte; controle ágil da veracidade dos documentos , a segurança na guarda das informações, a melhoria da imagem da Secretaria junto ao contribuinte e a motivação desse para regularizar obras. A fornecedora da solução foi a Xerox.
Prêmio CENADEM - A Prefeitura de Curitiba recebeu, em 1999, durante a INFOIMAGEM-99, o prêmio CENADEM Gerenciamento Eletrônico de Documentos na categoria EDMS pela aplicação descrita nesse case.
Prefeitura usa microfilme
A Secretaria Municipal de Administração é o órgão da Prefeitura Municipal de Porto Alegre ao qual compete, entre outras atribuições, o gerenciamento da documentação. A Coordenação da Documentação é formada pelo protocolo central, arquivo municipal e centro de microfilmagem. Os documentos são controlados e numerados pelo protocolo central e conservados no Arquivo Municipal. Os papéis oficiais são triados e microfilmados no Centro de Microfilmagem. Após a microfilmagem, os documentos oficiais considerados de valor histórico são encaminhados ao Arquivo Histórico de Porto Alegre. Os arquivos de microfilme estão divididos em arquivo de consulta e de segurança. O primeiro armazena cópias dos microfilmes (diazo), utilizadas para consulta e fornece cópias de documentos. O arquivo de segurança tem 1895 rolos de microfilmes de 16 mm com cerca de 2,5 milhões processos administrativos dos anos e 1892 a 1988; 356 rolos de microfilmes 35 mm, contendo projetos arquitetônicos, elétricos e estruturais; 281 rolos de 35 mm com projetos hidrosanitários, 522 rolos de 35 mm e 49 de 16 mm com fichas funcionais e financeiras, contratos de trabalho, folhas de pagamento, termos de opção FGTS num total aproximado de 1,29 milhão de documentos. A indexação da documentação administrativa é feita por um sistema de teleprocessamento, chamado de Sistema de Gerenciamento de Processos Administrativos. Para os demais documentos, a indexação utilizada é a microficha ou a manual. Entre os equipamentos estão microfilmadora rotativa e planetária, processadora de microfilmes e diversas leitoras-copiadoras. Os benefícios são redução do espaço físico, segurança e integridade documentação e velocidade na localização. A recuperação da informação no microfilme é de 30 segundos.
Prefeitura de Florianópolis - Pesquisa on line otimiza serviços e dificulta extravios e deterioração de documentos
Para dinamizar os serviços internos e externos, a Prefeitura de Florianópolis implantou um sistema de GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, fornecido pela Laser Fiche.
A prefeitura já utilizava o sistema no setor legislativo e, com os resultados positivos da implantação, resolveu ampliá-lo à área administrativa.
Todos os documentos legais, como leis, decretos e portarias, eram microfilmados, descentralizados e acessados por um equipamento leitor de jaquetas. Outros papéis, que não eram microfilmados, ficavam em caixas e a pesquisa era feita manualmente, o que levava dias para encontrar o documento.
Com a solução, os documentos podem ser acessados instantaneamente por qualquer palavra do documento. A pesquisa on line além de agilizar os serviços, dificulta o extravio, a perda e a deterioração dos documentos.
O sistema também facilitou a busca de documentação de funcionários, como fichas de freqüência, atestados, registros e guias.
Capital baiana - Workflow a favor da conservação histórica
Reconhecida mundialmente como um grande patrimônio histórico e cultural, Salvador luta para acompanhar seu crescimento econômico e garantir uma infra-estrutura urbana, capaz de preservar e perpetuar toda essa riqueza cultural.
Assim, a capital baiana criou a Sumac, Superintendência de Manutenção e Conservação da Cidade, órgão da prefeitura responsável pela proteção das edificações públicas, do sistema viário, da macro e micro drenagem do município.
Para agilizar os processos de licitações, elaboração de editais, apuração de ocorrências e aprovação de contratos, a Sumac adotou um sistema de workflow, implantado pela Lab245, Rio de Janeiro.
O fluxo do sistema consiste em quatro etapas: controle de contratos, os usuários aprovam e controlam contratos de serviços; cadastro de empenhos, onde são lançados os valores reservados para cada serviço, conforme disponibilidade de caixa; cadastro de medições, momento em que são avaliados os valores de serviços contratados; e cadastro de notas fiscais, onde são lançados os documentos fiscais.
A segurança fornecida pelo processo de workflow controla e restringe o acesso somente aos usuários responsáveis pelas etapas acima. “Com essa aplicação, é possível a localização imediata do processo, que controla as funções desempenhadas por cada pessoa e avisa, através de e-mails, o atraso de alguma tarefa, permitindo regularizar pendências.
Outra característica importante é a diminuição do fluxo de papel, pois as informações transitam na Intranet e somente são impressos documentos realmente necessários.
A Sumac, em menos de um ano, consolidou-se como uma autarquia competente e rápida na solução de seus contratos em Salvador.
A experiência do Cadastro Imobiliário de Campinas, com 400 mil documentos num sistema de GED em software livre
O Departamento de Receitas Imobiliárias - Secretaria de Finanças - Prefeitura Municipal de Campinas – DRI/SF/PMC, atualmente, mantém o controle de toda a documentação do cadastro imobiliário do Município, estimada em aproximadamente 400.000 documentos, que são objeto de consultas dos respectivos históricos, pois as novas atualizações serão registradas num sistema de processamento eletronico de dados.
As consultas mais intensas são dos funcionários da secretaria, que se deslocam até o arquivo e manuseiam os documentos, trazendo um desgaste contínuo dos mesmos. Além disso, os documentos ou as informações neles contidas são também requisitados pelos fiscais, setores regionais/descentralizados, outras secretarias e pelos cidadãos em geral, (pois é a única fonte de informação do histórico do cadastro imobiliário), o que gerava a indisponibilidade da informação em alguns momentos.
A implementação de uma solução completa de GEID – Gerenciamento Eletrônico de Imagens de Documentos, desde a digitalização de documentos, passando pela indexação e armazenamento até a disponibilização para consulta via web, visava disponibilizar para a Secretaria uma solução tecnológica que permitisse uma maior eficiência com relação a recuperação mais rápida da informação, acesso simultâneo e descentralizado, eliminação de trâmite e controle de papel, redução de custos (na compra de itens de escritório, como pastas, caixas de arquivo, armários, estantes, etc., e no trâmite e controle de papéis, como boys, correios, cópias xerográficas, livros/guias de remessa) e liberação do espaço físico para atividades mais nobres do que guarda de documentos.
Acontece que os custos de mercado para a implementação de uma solução dessas desestimulava todas as iniciativas nesse sentido, não só pelos investimentos em hardware, mas principalmente no que se refere às licenças de softwares para acesso ao banco de dados e visualização de imagens. A utilização de recursos de Software Livre no armazenamento das imagens e dados e no software de visualização viabilizaram o projeto, trazendo ganhos significativos para o usuário final, com relação a:
- Economia na aquisição de licenças de softwares
(acesso simultâneo e descentralizado
- Aumento da produtividade (5 índices de
pesquisa, contra 1 anteriormente)
- Economia de atividades
- Redução de espaço físico em mais de 50%
- Economia de equipamentos de escritório
- Menos suprimentos para a manipulação de papel
- Menor necessidade de recursos de distribuição
- Disponibilidade da informação
- Acesso simultâneo / descentralizado
- Melhor controle dos documentos
- Proteção contra processos
- Proteção contra catástrofes
- Melhor atendimento ao cliente interno e externo
- Melhor suporte ao trabalho de campo
- Mudanças organizacionais
- Potencial de aplicação em outras áreas
Data da inclusão deste case: 3 de setembro de 2004
Contato: ribamar.carvalho@ima.sp.gov.br
Modernização da Gestão Documental no Departamento de Uso e Ocupação do Solo da Prefeitura de Campinas.
Solução para modernização da gestão documental na série de documentos "Aprovação de projetos de edificação particular", no Departamento de Uso e Ocupação do Solo da Secretaria Municipal de Obras e Projetos, integrado com o Sistema Corporativo de Protocolos e Processos da Prefeitura Municipal de Campinas (sistema legado).
As consultas mais intensas aos documentos de aprovação e fiscalização de edificações particulares são dos funcionários do DUOS, que se deslocam até o Arquivo Municipal (fora do prédio da Prefeitura) e manuseiam os documentos, trazendo um desgaste contínuo dos mesmos. Além disso, os documentos ou as informações neles contidas são também requisitados pelos fiscais, setores regionais/descentralizados, outros órgãos da secretaria e pelos cidadãos em geral para atualização das informações, o que gerava a indisponibilidade da informação em alguns momentos, a impossibilidade de acesso simultâneo e descentralizado.
A implantação de uma solução de modernização da gestão documental, aplicando técnicas de arquivologia, integrando o sistema legado com novas tecnologias, como GED-DI (Gerenciamento Eletrônico de Documentos - Imagem de Documentos), na Internet, visava disponibilizar para o Departamento uma solução tecnológica que permitisse uma maior eficiência na recuperação da informação, acesso simultâneo e descentralizado, eliminação de trâmite e controle de papel, redução de custos na compra de licenças de softwares e itens de escritório e liberação do espaço físico.
Os preços das soluções de mercado desestimulava quaisquer iniciativas de implementação, não só pelos investimentos em hardware, mas principalmente no que se refere às licenças de softwares para acesso ao banco de dados e visualização de imagens. A utilização de recursos de Software Livre no armazenamento das imagens e dados e no software de visualização viabilizaram o projeto, trazendo ganhos significativos para o cliente.
Em função do cenário encontrado, a solução proposta foi:
a) Validação das séries documentais integrantes da função Normalização de Procedimentos, Aprovação, Fiscalização e Cadastro de Edificações Particulares do Quadro de Classificação Funcional e Tabela de Temporalidade.
b) Oferecer suporte teórico e técnico de Arquivologia para atividades a serem desenvolvidas pela Prefeitura e demais instituições parceiras.
c)Customização do Sistema Corporativo de Protocolos e Processos da Prefeitura de Campinas (sistema legado).
d)GED-DI - Gerenciamento Eletrônico de Documentos - Imagem de Documento:
Digitalização de mapas e documentos do acervo do Arquivo Municipal;
Indexação das imagens desses documentos por índices definidos pelo Cliente;
Armazenamento de imagens e dados.
e) Imagem na Internet:
Software de visualização de imagens via web, sem restrição do n° de acesso, para acesso simultâneo e descentralizado;
f) Integração do sistema de Imagem com sistema legado:
Permitir a consulta de informações e das imagens dos documentos.
Data da inclusão: 15 de junho de 2005
Prefeitura de Macaé
O município de Macaé , no estado do Rio de Janeiro, é hoje uma referência de negócios no Brasil. Desde a instalação da Petrobrás, em 1972, a cidade não parou de crescer e já foi classificada diversas vezes entre as cidades com melhor qualidade de vida do país. Atualmente o município possui cerca de 140.000 habitantes e uma administração ativa no setor público.
A Prefeitura conta com 25 secretarias e aproximadamente 6000 empregados; este grupo de profissionais produz, entre processos internos e externos, cerca de 5000 processos por mês.
Um grande desafio para modernização da administração pública era a modelagem e otimização dos processos. Para isso, adotamos na Prefeitura de Macaé um sistema informatizado para automação de todos os seus processos.
Para tentar aproveitar alguns profissionais do corpo interno do município, o projeto foi acompanhado e modelado contando com recursos da área de informática da própria Prefeitura. Montamos uma equipe com consultores externos que treinaram e acompanharam o desempenho da equipe interna no intuito de preparar os profissionais locais para suporte e acompanhamento do projeto.
O projeto teve seu início em dezembro de 2003, com a fase de levantamento de informações. Levantamos os setores pelos quais os processos passavam, e quais as informações (campos) que cada processo continha. Foi necessário também fazer o levantamento dos direitos de cada usuário, o que foi feito através de grupos. Com isso, cada usuário tinha acesso às informações que seu setor e seu cargo permitiam, aumentando a segurança dos processos.
Com a adoção do sistema de workflow, a Prefeitura pode agora acompanhar o andamento de
qualquer processo através de um simples clique. E, com o antigo sistema, as opções de busca de um processo eram bem restritas. Agora, com o sistema de workflow, é possível localizar um processo através de qualquer informação que o mesmo contenha.
Outro benefício conquistado foi a criação de métricas através da inclusão de informações, antes inexistentes, nos processos. Com a utilização do software especializado em workflow, os formulários de dados vão ganhando informações obrigatórias a medida que são manipulados pelos funcionários da Prefeitura, baseado nos níveis de segurança dos seus cargos. Com isso a Prefeitura ganhou dados contábeis e gerenciais de grande valor, fornecendo informações ao Tribunal de Contas e ao gabinete do Prefeito, além do corpo de secretários do município.
Com esse controle, a Prefeitura tem um montante de informações que lhe permite aferir, por exemplo: o tempo médio que um processo fica em cada área; a produtividade de cada funcionário; as maiores requisições por setor ou por assunto, etc. As possibilidades são inúmeras.
Um problema que foi vencido na adoção dessa ferramenta foi a resistência por parte dos usuários à mudança de paradigma e de tecnologia. Mas, com a semana de treinamentos que foi realizada, e a posterior entrada do sistema no ar, esse problema foi resolvido, visto que todos viram a importância de uma ferramenta de workflow, com a agilidade e o controle que ela proporciona. O treinamento foi feito em agosto de 2004, junto com a distribuição dos manuais para os usuários. Também nessa etapa treinamos alguns funcionários da Prefeitura para que se tornassem disseminadores do treinamento.
Outro ponto importante no projeto de implantação da ferramenta de workflow foi a inserção do conceito de GED ao projeto. Todos os processos, após seu término, são encaminhados ao arquivo central da Prefeitura, onde os funcionários digitalizam os documentos e anexam a imagem dos mesmos. Com isso todos os processos gerados a partir do início da implantação da ferramenta de workflow, podem ser consultados digitalmente sem necessidade de movimentação de pessoal.
Data da inclusão: 15 de junho de 2005
Prefeitura de Campinas
A Prefeitura de Campinas viabilizou o GED em diversos órgãos com o desenvolvimento de módulos de armazenamento e visualização em software livre. A solução, adotada nos cadastros do IPTU e do ISSQN do município paulista, foi desenvolvida pela Informática de Municípios Associados S/A (IMA), empresa de economia mista especializada em prover soluções para o poder público. Ao todo, nos dois cadastros foram digitalizados e indexados cerca de 800 mil documentos (um total de 1.600 mil imagens).
Havia uma grande demanda dos órgãos responsáveis por esses tributos, o Departamento de Receitas Mobiliárias (DRM) e o de Receitas Imobiliárias (DRI), por uma solução tecnológica que disponibilizasse um atendimento mais ágil e eficaz para os clientes internos, que eram as outras secretarias da Prefeitura, e o externo, ou seja, os cidadãos, através do acesso simultâneo e descentralizado às imagens dos documentos.
Os representantes dos órgãos em questão tiveram uma grande dificuldade em encontrar soluções financeiramente viáveis no mercado. Sabendo da expertise no desenvolvimento de sistemas utilizando ferramentas livres, eles procuraram a IMA, que conseguiu desenvolver uma solução completamente funcional, a um preço cerca de 1/3 dos valores que estavam sendo praticados no mercado naquele momento. Dentre os benefícios mais marcantes da implantação do GED no DRM, vale destaque a redução de custos com pessoal e o aumento da eficiência do seu departamento.
Por viabilizar a alocação de mais recursos humanos na área de fiscalização, a implantação do GED promoveu um incremento da ordem de 15% na arrecadação. O aumento da eficiência a que se referiu Ferroz pode ser evidenciado na diminuição do tempo de atendimento ao cidadão, que antes poderia esperar de dez minutos a três dias para obter acesso às informações contidas em um documento e, agora, com a implementação da solução, têm acesso instantâneo, em questões de segundos. A agilidade no atendimento foi ampliada também pelo maior número de índices de pesquisa incluídos na solução. Eles permitem uma recuperação mais rápida da informação. Na situação anterior havia apenas um índice, o número de inscrição. Agora são cinco índices: número de inscrição, cnpj, cpf, razão social ou nome.
Outra vantagem foi a economia na aquisição de licenças de softwares, permitindo acesso simultâneo e descentralizado, sem restrição do número de usuários que acessam a aplicação. O técnico da IMA não tem dúvidas: "A nossa solução foi além das oferecidas pelo mercado, justamente por ser a única que previa a redução de investimentos em software, por utilizar ferramentas livres, e disponibilizar as informações através da web”, conclui Carvalho.
Num caso desses, o maior beneficiado é o cidadão. Pode parecer pouco, mas qualquer sistema que elimine etapas burocráticas e acelere a resposta ao cliente é uma prova do quanto se pode fazer com tecnologias relacionadas ao GED e ao tratamento da informação.
Data de inclusão deste case: 1 de fevereiro de 2006
Prefeitura de Ibema
Um portal pra reunir todas as informações do município, tanto aquelas referentes à administração pública, quanto às relacionadas a iniciativa privada. Além disso, racionalizar os custos com papel e otimizar a circulação de informações. Esse era o objetivo da Prefeitura de Ibema, um município localizado no Oeste do estado do Paraná.
A solução para atingir esse objetivo foi o GED e Workflow. Junto ao desenvolvimento do Portal foi realizada a digitalização e ocerização da legislação municipal (que estava arquivada em papel) e disponibilizada a todos os usuários, internos e externos à Prefeitura.
Também foram digitalizados todos os documentos do funcionalismo público municipal. A consulta desses documentos foi integrada a outro aplicativo, sistema responsável pelo gerenciamento da área de recursos humanos daquele organismo.
A última fase do trabalho foi a de reestruturação dos fluxos de trabalho. Utilizando o Workflow para automatizar todas as rotinas de circulação interna de documentos da prefeitura, desde as comunicações internas até a abertura de processos, solicitando alvarás e as solicitações de serviços vindas da comunidade.
Segundo informações da fornecedora da solução, com essas modificações a prefeitura tem ganhado muito em dinamismo e operacionalidade, além de economia de recursos: eliminou-se as cópias de leis e decretos, que agora são consultadas diretamente no portal; a contagem de tempo para aposentadoria, que antes demorava mais de 30 dias buscando informações sobre a vida funcional, agora é realizada em menos de uma semana. Com a construção dos workflows espera-se, também, uma sensível agilização no encaminhamento de todas as atividades de administração pública municipal, além de eliminar os gastos com a circulação de papéis.
Prefeitura de Uberlândia
A Prodaub, empresa que gerencia o setor de processamento de dados da Prefeitura de Uberlândia, organizou toda a sua documentação de Recursos Humanos, utilizando seu banco de dados e um software com a flexibilidade, a velocidade e a segurança necessárias para disponibilizar a pesquisa da documentação em sua Intranet. Após a escolha da solução, foram digitalizadas e indexadas aproximadamente 500 mil páginas. Em momentos de pico, com três máquinas e cinco profissionais trabalhando em turnos de oito horas, chegaram a ser digitalizadas e indexadas 10 mil páginas por dia.
A visualização dos documentos é feita através de uma página de intranet, construída especialmente para a prefeitura. Nela, o usuário pode pesquisar o documento por tipo, CPF e nome. Cada documento pode ser visualizado e pesquisado individualmente. Os documentos da pasta de cada funcionário da prefeitura podem ser visualizados na mesma ordem em que eles estão armazenados na pasta física. Essas funcionalidades fazem com que qualquer documento ou grupo de documentos desejado possa ser encontrado em poucos instantes. A base do sistema continua crescendo e ganha de 1.000 a 1.500 documentos por mês.
Prefeitura de São José dos Campos
A cidade de São José dos Campos, berço da Embraer e do ITA, é uma cidade conhecida pela criação de tecnologia de ponta. Dentro desse cenário, a Câmara Municipal não poderia continuar a usar métodos antigos para gerenciar a sua documentação.
Em 2001, a Câmara decidiu criar um portal em ambiente web, solução que armazenaria toda a sua documentação, na época em papel. Dentro do portal, que pode ser acessado pela Internet, está armazenada toda a legislação do município, disponível com acesso livre. Além da legislação, estão disponíveis com acesso através de login e senha, a documentação de processos internos, comunicação social, documentação contábil e financeira e documentação de recursos humanos.
A pesquisa dos documentos é rápida e simples, e pode ser feita através de campos específicos, como número do processo e data; ou pode ser feita pelo conteúdo do documento. O organismo trabalha hoje com muito mais agilidade em seus processos internos. A transparência das informações da documentação contábil e financeira é também muito maior, possibilitando auditorias internas mais dinâmicas e abrangentes.
Data da inclusão dstes cases: 2 de fevereiro de 2006
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