Mantenha-se atualizado!

Petroquímica

Petrobras - Gestão de documentos sigilosos

Petrobras - Solução integrada de GED, COLD e workflow nas áreas contábil-financeira, compras, RH e assessoria jurídica

GED agiliza processo decisório na área jurídica: trabalhista, cível, tributário, administrativo e criminal em refinaria

EDMS e workflow para usuários remotos possibilitam solução centralizada otimizando recursos da companhia

Informações de engenharia; gerenciamento dos padrões e da documentação normativa e integração por Intranet e acesso para fornecedores dentro das unidades produtivas da Copene Petroquímica ( atual Braskem)

GED e workflow no call center da Petrobras

Usando tecnologias de gerenciamento de documentos, as rotinas de reuniões na diretoria executiva da Petrobras podem ter sua produtividade melhorada

Experiência da Petrobras com solução sharepoint para Colaboração

GED e Workflow na AMS da Petrobras

Minerando dados para encontrar valor organizacional - Uma experiência da Petrobras

Documentação na RSUD-ID - Petrobras

Petrobras - Solução integrada de GED, COLD e workflow nas áreas contábil-financeira, compras, RH e assessoria jurídica

A Gerab, Gerência de Administração da Bahia, Salvador, é um órgão da Petrobras que dá apoio administrativo para as áreas contábil-financeira, compras, RH e assessoria jurídica.
Visando a melhora contínua de seus processos administrativos e também a agilização de processos decisórios, a área financeira da Gerab está utilizando as tecnologias de COLD, GED e workflow para processar pagamento de materiais, de serviços e de bens numerários.
A implantação foi feita em módulos. O primeiro módulo foi o de pagamento de bens numerários, que manipula uma média de 200 processos de pagamentos por mês com 35 documentos por processo, totalizando 7,5 mil documentos por mês.
Com o workflow, foi definido um novo fluxo de trabalho, visando as necessidades e controles do processo de pagamento dos bens numerários.
O COLD permite o acesso ao relatório do borderô de pagamento para conferência dos processos. Os relatórios gerados são mantidos on line durante 30 dias.
O sistema roda em rede local Windows NT, um servidor com 8GB de disco rígido e jukebox para discos ópticos regraváveis de 2,6 GB cada.
Os benefícios são a redução de até 60% na tramitação entre tarefas; redução de 50% no tempo de recuperação de qualquer processo; possibilidade de acesso simultâneo à documentação e redução de espaço físico ocupado.

GED agiliza processo decisório na área jurídica: trabalhista, cível, tributário, administrativo e criminal em refinaria

Com o objetivo de agilizar o processo decisório e melhorar o gerenciamento da documentação, a Refinaria Presidente Getúlio Vargas, Araucária, Paraná, implantou um sistema de GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Desde 1994, a Refinaria usa documentos digitalizados, e no período de 1994 a 1997 duas aplicações foram implantadas, atendendo à demandas específicas nas áreas de pessoal (contracheques dos funcionários) e documentação técnica.
A partir de 1997, foram identificadas necessidades para utilização das tecnologias de imagem e Gerenciamento Eletrônico de Documentos em diversas áreas da refinaria de modo integrado.

Área contemplada

A primeira área contemplada com o projeto foi a jurídica. Os motivos dessa escolha foram o aumento do número de processos e conseqüentemente da documentação envolvida e o desligamento da companhia, por motivo de aposentadoria, dos funcionários que detinham o conhecimento da documentação jurídica e de seus controles.
Da documentação jurídica, em papel, são mais de 600 mil documentos, sendo 375 mil processos ativos, 224 mil processos encerrados, 20 mil documentos de arquivo administrativo (legislação, acórdãos, sentenças, súmulas, instruções normativas e outros) e 4,6 mil documentos do arquivo geral.

Quem acessa o sistema

Cinquenta e três usuários têm permissão para acessar o sistema, sendo cinco na assessoria jurídica, um para cada posição da estrutura organizacional, totalizando 37 usuários; dois para cada órgão apoiado, num total de dez e um no escritório de advocacia contratado.
A interface com o escritório de advocacia contratado se dará através da disponibilização de uma licença do software de GED para acesso às funções de cadastramento de documentos de processos jurídicos (gerados ou recebidos pelo escritório) nas pastas eletrônicas correspondentes; consulta à documentação armazenada nas pastas de processos jurídicos.
A agilização do processo decisório e a melhoria da documentação se deu a partir da recuperação imediata de qualquer documento, agilidade na tramitação, interface com escritório de advocacia contratado e acompanhamento da tramitação dos processos a partir do registro de cada ocorrência neles.


Infra-estrutura utilizada

A Refinaria está utilizando o software de GED Novation, num ambiente de rede local e rede Novell 4.1, servidor para o software de GED e banco de dados Oracle 8i. Para armazenamento, usa disc array com quatro discos de 9 GB cada. As estações clientes usam microcomputadores com memória RAM de 32 MB e 2,1GB de HD.

Benefícios apontados

A adoção do sistema trouxe ganhos de produtividade, aumento de espaço físico, acesso simultâneo de vários usuários a um mesmo documento, segurança no acervo, economia com cópias e possibilidade de acesso a qualquer documento armazenado.

EDMS e workflow para usuários remotos possibilitam solução centralizada otimizando recursos da companhia: engenharia, qualidade, recursos humanos, área médica, jurídica, financeira e compras

A Petrobras tem 14 unidades operacionais responsáveis pelo abastecimento de derivados no Brasil. As unidades estão localizadas em diversos Estados, e são formadas por dez refinarias, uma fábrica de lubrificantes, duas de fertilizantes nitrogenados e um módulo industrial do xisto.
O primeiro projeto de gerenciamento de documentos foi iniciado em 1996 com uma solução de EDMS, Engineering Document Management Systems, na Refinaria Landulpho Alves. Em 1999, decidiu-se pela expansão da solução nas demais unidades operacionais.
Para otimizar recursos, considerando-se a infra-estrutura existente em telecomunicações e o estado da arte da tecnologia, a implantação do EDMS contemplou sete unidades operacionais em dois pólos principais: um na Bahia, para o atendimento a uma refinaria e duas fábricas de fertilizantes, e dois em São Paulo, atendendo quatro refinarias. Para as demais unidades, a implantação foi descentralizada na própria unidade.

Motivos que levaram à adoção de solução centralizada

Em 1997, atendendo uma solicitação da diretoria executiva, a Petrobras iniciou um processo de revisão da função da Tecnologia da Informação dentro da companhia. Tal revisão também objetivou otimizar recursos e levou à decisão de centralizar o desenvolvimento, operação e manutenção de sistemas corporativos e departamentais e correio eletrônico em três centros de processamento de dados situados no Rio de Janeiro, São Paulo e Salvador. Esse procedimento gerou a transferência de hardware, software e recursos humanos dos núcleos de informática para um dos três centros principais. Gerou ainda a padronização de ambiente de hardware e software; a centralização de contratos de manutenção e atualização tecnológica de softwares. Também acarretou a centralização da operacionalização e suporte dos recursos operacionais.
O sistema de EDMS, que já vinha sendo utilizado, foi incluído nesse escopo. A demanda crescente dessa tecnologia implicou em sua utilização nos diversos órgãos operacionais e administrativos da Petrobras.

Os recursos tecnológicos

Os dois recursos tecnológicos que possibilitaram a adoção da solução centralizada foram os softwares de EDMS e workflow. O software deveria atender às seguintes possibilidades: utilização para diversos tipos de documentos: engenharia, qualidade, recursos humanos, área médica, jurídica, financeira e compras; ter facilidade de customização para atendimento às particularidades de cada tipo de documento; interface com sistemas legados; acesso remoto pela Internet; e que funcionasse na infra-estrutura da Petrobras.
Depois de uma avaliação técnica e comercial dos softwares disponíveis no mercado brasileiro, bem como realização de protótipos para testes, escolheu-se o Novation, da Novasoft.
Tendo em mente que a implantação dos sistemas em plataformas centralizadas implicaria numa sobrecarga na rede de telecomunicações, devido ao tráfego intenso de arquivos com as imagens dos documentos no formato TIF, foram realizados testes de desempenho com o Novation nos pólos da Bahia e São Paulo. Tais testes foram realizados em três etapas. Os resultados obtidos indicaram desempenho superior da interface com Internet em relação à de cliente/servidor e desempenho no acesso local e remoto com link de comunicação considerado satisfatório.

Arquiteturas definidas

A Refinaria Landulpho Alves e duas fábricas de fertilizantes operam com uma máquina servidora para o software de EDMS e workflow e gerenciamento da mídia de armazenamento (disk array de 54GB); uma máquina servidora para banco de dados com o índice dos documentos (16GB de HD) e uma máquina servidora Internet ( 32GB de HD).
Os órgãos operacionais operam com memória cache de 1 GB para armazenamento temporário de novos documentos e documentos revisados. As fábricas de fertilizantes têm memória cache de 2 GB, já armazenam também os documentos mais consultados.

Benefícios

Redução de custos nas estruturas organizacionais dos órgãos operacionais, obtidos com a centralização física de máquinas servidoras e equipes de suporte; aumento do poder de negociação com fornecedores de softwares e serviços; redução de custos e melhor gerenciamento dos recursos instalados, devido à padronização.

Informações de engenharia; gerenciamento dos padrões e da documentação normativa e integração por Intranet e acesso para fornecedores dentro das unidades produtivas da Copene Petroquímica ( atual Braskem)

Ao implantar o GED, EDMS e workflow, a Copene Petroquímica do Nordeste S.A., Camaçari, Bahia, alavancou a integração das informações necessárias para as operações das suas unidades produtivas. A solução integrada forma uma base para o gerenciamento do conhecimento explícito ou registrado. As aplicações são para o gerenciamento de documentos e informações de engenharia; gerenciamento dos padrões e da documentação normativa e integração por Intranet e acesso para fornecedores.


Como se deu a implantação

Em 1996, a Copene deu início ao projeto de GED, EDMS e workflow. Foi definido um planejamento para implantação do projeto com o objetivo de testar todo o potencial e restrições das tecnologias. Foi feita uma análise objetivando a escolha de fornecedores de soluções e empresas com projetos instalados. O levantamento das informações foi feito pela equipe do projeto nas áreas usuárias da documentação técnica (produção, manutenção, engenharia, tecnologia), áreas de documentação e informática. Os dados levantados indicaram as expectativas dos clientes, as condições de retorno e restrições para a implantação da solução.

Características que a solução deveria compreender

O projeto conceitual contemplou algumas características que a solução deveria atender. Foram elas: integração com sistemas de gestão empresarial, manutenção, CAD e outros; integração com processos de fluxos de trabalho; infra-estrutura de hardware e software; licenças e usuários; carga de dados e processos de conversão; estratégia de implantação do projeto-piloto; capacitação de usuários e treinamento; padronização; indicadores de desempenho e estratégia de expansão.
O projeto-piloto foi implantado em janeiro de 1997. Ele compreendeu o cadastro de atributos e relacionamentos de todos os documentos técnicos que se encontravam em papel ou meio eletrônico. Também englobou a conversão para formato eletrônico através da rasterização de 2 mil desenhos (fluxogramas de processos, diagramas e isométricos); e a incorporação da base de dados dos desenhos rasterizados e dos documentos eletrônicos gerados a partir da implantação do projeto-piloto em softwares AutoCAD, MicroStation e outros. O projeto-piloto foi liberado para os 67 usuários em julho de 1997 e foi avaliado e expandido em dezembro daquele ano.

Quantidade de documentos

O GED, EDMS e workflow na engenharia abrangem o gerenciamento, atualização, distribuição e armazenamento da documentação técnica gerada nas fases de projeto, construção, operação e manutenção de plantas. São 300 mil documentos em suporte papel ou eletrônico, sendo que 22 mil desses, mais usados, estão disponíveis em formato raster ou vector. O sistema também gerencia 1.470 padrões normativos e de engenharia, o que garante as atividades de padronização da Copene.


Benefícios

A Copene reduziu em 75% os gastos com reprodução, microfilmagem e atualização de desenhos e documentos técnicos de engenharia. Outros benefícios são a segurança do acervo, interrupção do processo de deterioração dos desenhos e a redução do prazo de entrega de comentários de engenharia de 12 para 3 dias também são benefícios do sistema.
Os sistemas cuidam de 311 mil registros na base de dados; 9 mil desenhos em mídia eletrônica; mais de 4 mil desenhos e documentos técnicos em revisão e de oito fluxos de trabalho mapeados. Engenheiros, técnicos de produção e de manutenção e operadores de processo, somam 189 usuários treinados.
Os sistemas, como solução corporativa, serão ampliados para as áreas administrativas, contemplando gradualmente todos os processos organizacionais. O foco principal dessa ampliação será sua integração total com o ERP.

Abaixo, leia texto preparado para apresentação na INFOIMAGEM-2001, narrando as atualizações sofridas no sistema:

As tecnologias de Gerenciamento Eletrônico de Documentos e Workflow são adotadas na COPENE como soluções corporativas. Foram implantadas aplicações de GED e Workflow nas seguintes áreas:
- Gerenciamento de Documentos e Informações de Engenharia;
- Gerenciamento dos Padrões (Standards) e da Documentação Normativa;
- Memória Tecnológica e Registros do TPM (Total Productive Maintenance);
- Processo de Contratações de Materiais e Serviços (Em implantação);
- Processo de Contas a Pagar .
A combinação da tecnologia de Gerenciamento Eletrônico de Documentos e de alguns princípios da Gestão do Conhecimento possibilita identificar, registrar e compartilhar o acervo de conhecimento tecnológico gerado na organização o que facilita a criação de novos conhecimentos.

Os objetivos que norteiam o GED na Memória Tecnológica são:

Disponibilizar as informações que reflitam o know-how interno geradas pelo corpo técnico da organização;

Criar uma base de dados para as informações tecnológicas e dos processos, possibilitando o acesso diretamente pelos empregados em seus postos de trabalho;

Disponibilizar via INTRANET Corporativa, 24 horas por dia todo o acervo da Memória Tecnológica.

A produção intelectual do corpo técnico da organização é armazenada na Memória Tecnológica nas formas de relatórios, estudos, informes técnicos, recomendações de inspeções e outros.

O GED é uma ferramenta para transferência do conhecimento que vem sendo utilizada pelos grupos de melhorias do sistema de Gestão da Produtividade Total para registrar o conhecimento técnico e lições aprendidas nas intervenções em equipamentos e nos projetos através de documentos gráficos e textuais denominados como Lição de um Ponto, Feedback de Projetos etc.

Todo o acervo da Memória Tecnológica constituído por documentos em suporte papel ou eletrônico está registrado na base de dados do GED. Os documentos gerados a partir do ano 2000 são disponibilizados nos formatos eletrônicos e podem ser consultados pelos 1,3 mil colaboradores através da Intranet.
Na Copene, o conhecimento registrado na documentação impressa ou eletrônica é categorizado, organizado e disseminado através dos repositórios disponibilizados na Intranet através no Portal Corporativo.
Indicadores e resultados do uso do GED, Workflow e tecnologias correlatas na Copene
51 mil documentos e desenhos técnicos disponibilizados no GED nos vários formatos (dwg, dgn, tiff, cal xls, doc, pdf);
18 mil documentos atualizados e revisados utilizando processo de vetorização e rasterização;
1,3 mil usuários treinados no GED e tecnologias correlatas;
Aplicações disponibilizadas na rede corporativa e Intranet;
Disseminação do Workflow em vários processos de trabalho;
Integração com sistemas legados.

GED e workflow no call center da Petrobras


Foi implementado na Petrobras, Bahia, um call center para atender credenciados e beneficiários da Assistência Multidisciplinar de Sáude, AMS. O GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, e workflow estão sendo utilizados na integração do back office com o call center. O sistema atende, em média, 6 mil ligações por mês. Mil são atendidas por uma URA, Unidade de Resposta Audível. As outras 5 mil têm atendimento personalizado por operadores de telemarketing que utilizam como suporte ao atendimento os sistemas corporativos da Petrobras.
Vinte porcento dessas 5 mil ligações requerem tratamento específico, e precisam tramitar entre técnicos especializados. Em função disso, a solução concebida envolveu o funcionamento de dois subsistemas, o call center, para atendimento e contato direto com o público; e o back office para as solicitações recebidas pelo call center e que não são respondidas. O GED e o workflow integram os dois subsistemas. Para cada solicitação não atendida diretamente no call center é gerada uma pasta eletrônica com formulário eletrônico contendo informações da solicitação. A pasta tramita entre os técnicos envolvidos na resolução do caso. Os documentos gerados para o atendimento, incluindo resposta, são armazenados na pasta. O que levou a empresa a implantar um call center integrado ao GED e workflow foi a necessidade de prover uma central de atendimento estruturada para os clientes do serviço da assistência multidisciplinar de saúde da gerência da administração da Bahia. O processo de atendimento envolve o recebimento, tratamento e solução das solicitações. Esse processo necessita de acompanhamento desde o registro da solicitação até o encerramento do atendimento. Para tanto foi necessário o suporte tecnológico das três tecnologias integradas: call center, GED e workflow. As etapas de implantação foram elaboração do projeto conceitual, especificação técnica para contratação dos serviços, desenvolvimento das aplicações, treinamento dos usuários, divulgação e início de operação. Nove estações atendem a uma média de 550 solicitações mensais, que contêm dois documentos cada. Os benefícios são padronização do atendimento e da comunicação externa, com ganho de produtividade; confiabilidade da informação e sua disponibilidade; qualidade no atendimento e agilidade no tratamento das solicitações e reclamações. CASE APRESENTADO NA INFOIMAGEM-2000.

Na Transpetro, sistema é responsável pela guarda e conservação da documentação das instalações, em especial pela documentação técnica.

A TRANSPETRO é uma empresa subsidiária da Petrobras criada em 12 de junho de 1998, com o objetivo de transportar e armazenar petróleo, derivados e gás natural através de dutos e navios e também de operar os terminais. É também responsável pela operação, inspeção e manutenção de aproximadamente 9.200 Km de oleodutos e gasodutos além de 47 terminais e bases de armazenamento distribuídos por todo o país.
O gerenciamento das atividades executivas da TRANSPETRO é exercido pelos seguintes órgãos que compõem a sua estrutura básica: Superintendência da frota nacional de Petroleiros – FRONAPE – responsável pela execução das atividades do negócio transporte marítimo; Superintendência dos Dutos & Terminais do Norte e Nordeste – DTNEST – responsável pela execução das atividades do negócio transporte dutoviário e serviços nas Regiões Norte e Nordeste; Superintendência dos Dutos & terminais do Sudeste – DTSE – responsável pela execução das atividades do negócio transporte dutoviário e serviços de terminais na Região Sudeste; Superintendência dos Dutos & Terminais do Centro-Oeste e São Paulo – DTCS – responsável pela execução das atividades do negócio transporte dutoviário e serviços de terminais em São Paulo e na Região Centro-Oeste e Superintendência dos Dutos & Terminais do Sul – DTSUL – responsável pela execução das atividades do negócio transporte dutoviário e serviços de terminais da Região Sul.
Além destes, existem os órgãos que respondem pelas atividades de assessoramento corporativo, os órgãos de suporte de dutos e terminais e os órgãos especiais. As superintendências dos Dutos e Terminais (também conhecidas como DT's) são responsáveis pela guarda e conservação de toda a documentação referente às instalações de sua abrangência, em especial a documentação técnica de engenharia, que se encontra distribuída em 11 arquivos físicos localizados em diferentes cidades.
Ao longo dos anos e em estruturas organizacionais anteriores à criação da TRANSPETRO, estes arquivos evoluíram de forma diferente no que se refere à adoção de sistemas de indexação da documentação, à codificação dos documentos e aos procedimentos para guarda e tratamento dos acervos.
Com a criação da TRANSPETRO verificou-se a necessidade de uma padronização na gerência da documentação, bem como de se dispor do acesso às informações constantes nos documentos a partir de 48 pontos do território nacional. Para atendimento à essas necessidades, foi decidida a implantação de um projeto utilizando as tecnologias de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e de Imagem de Documentos (Document Imaging) com acesso pleno através da Internet / Intranet. O principal objetivo a ser atingido com a utilização das tecnologias de Imagem de Documentos (Document Imaging) e de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) na documentação técnica de engenharia da TRANSPETRO é a garantia de que a documentação técnica de engenharia esteja disponível e seu conteúdo seja confiável, levando não somente a ganhos de produtividade como também a confiabilidade do processo decisório suportado por informações constantes nessa documentação.
O escopo do projeto contemplou: o saneamento da base documental de todo o acervo de forma a garantir a unicidade do documento, totalizando: 300.000 documentos técnicos (coorespondendo a 630.000 páginas) em diversos formatos (A0 até A4) incluindo desenhos, folhas de dados, isométricos, requisição de materiais, especificações técnicas, memoriais descritivos; 58.000 documentos (correspondendo a 1.200.000 páginas) referentes a catálogos industrias, manuais e fabricantes e data-books.
O acervo encontra-se distribuído em 11 diferentes localidades que são: Suape/PE, Madre de Deus/ BA, Angra dos Reis e Campos Elíseos/RJ, São Sebastião, Santos, São Caetano e Guarulhos / SP, São Francisco do Sul / SC, Paranaguá / PR e Tamandaí / RS. A carga imediata no sistema de toda a documentação eletrônica existente, correspondendo a 30% do acervo da documentação técnica. A conversão de todas as bases de dados em uso para a base de dados única do sistema de GED. A realização de as-built para atualização da documentação tornando-a compatível com a situação de campo.
A conversão para formato eletrônico, através do processo de digtalização, da documentação atualmente existente em papel, a partir de critérios pré-definidos. A disponibilização do acesso à documentação eletrônica conforme necessidades específicas dos usuários (para visualização, redline, edição e gerência). Foi contemplado no projeto o funcionamendo do sistema de GED de forma integrada com os sistemas: GIS, Geographical Information System e INFOPAE: Sistema de Informações do Plano de Ação Emergencial. A documentação de ambos os sistemas (ortofotos e planos de ação emergencial respectivamente) ficam residentes no GED e são acessadas através de visualizadores específicos de cada um deste sistemas.
A definição da infra-estrutura para funcionamento do sistema foi objeto de um estudo específico e levou em consideração as condições atuais de telecomunicações, as necessidades e frequência de acesso à documentação e o número de usuários e a localização geográfica dos mesmos. A opção foi implantar o sistema nos centros de tecnologia da informação da PETROBRAS, considerando uma estrutura de hardware e software para cada DT, todas interligadas em rede e com acesso através da Web.
Os principais ganhos para a TRANSPETRO com a adoção dessas tecnologias são: garantia da tomada de decisão apoiada em informações atualizadas e confiáveis; ganhos de produtividade em função da disponibilização de informações conforme as necessidades dos usuários, segurança do acervo, maior facilidade no atendimento a usuários internos e externos em função de uma cultura única proporcionada pela padronização de hardware, software e procedimentos.

Usando tecnologias de gerenciamento de documentos, as rotinas de reuniões na diretoria executiva da Petrobras podem ter sua produtividade melhorada

Após algumas tentativas frustadas de se utilizar um sistema para apoiar as reuniões de diretoria executiva da Petrobras, finalmente em outubro de 2002 foi implantado com sucesso o SDE (Sistema de Apoio às Reuniões de Diretoria Executiva). Seu principal benefício é contribuir para a agilidade e sigilosidade do processo decisório da Direção Superior da Petrobras.
Desde a sua implantação, os participantes das reuniões de DE (Presidente, Diretores e Secretário Geral) comparecem às reuniões com seus notebooks que possuem acesso ao sistema e, a cada reunião, vêm utilizando menos papel.
O sistema possui integração com a aplicação DIP (Documento Interno Petrobras), que gera uma proposição de pauta e permite que um órgão a encaminhe para o seu gabinete de contato e este a encaminhe para uma reunião de Diretoria Executiva.
Uma característica fundamental da aplicação é ser tolerante a falhas do servidor e da rede, já que ela está preparada para ser acessada localmente, através de cópia local programada para ocorrer automaticamente.

As principais funcionalidades do SDE são:
• Confecção da agenda de reunião de DE com as pautas apontando para os respectivos DIPs e com as apresentações apontando para os respectivos arquivos em power point
• Envio eletrônico da Agenda de Reunião para os gabinetes (diretores e presidente)
• Inclusão do Parecer dos assistentes para cada pauta (assunto) da reunião
• Inclusão do Parecer do Diretor/Presidente para cada pauta da reunião
• Fórum comum aos gabinetes que permite que sejam incluídos tópicos e comentários relativos a uma pauta
• Consulta aos pareceres previamente inseridos e às pautas (DIPs) durante a realização da reunião
• Inclusão do Comentário da Decisão de cada pauta, por parte dos Diretores/Presidente e do Secretário Geral, durante a realização da reunião
• Envio eletrônico da Posição de Pautas para os gabinetes, após o término da reunião
• Envio eletrônico do Comunicado (decisão) de cada pauta aos órgãos interessados
• Consulta aos documentos armazenados (pautas, comunicados, pareceres, agendas de reunião e posição de pautas)

Em decorrência do sucesso do SDE, está sendo desenvolvido um protótipo de uma aplicação similar para ser utilizada nas reuniões do Conselho de Administração. Além disso, também há intenção de implantar o SDE em empresas do Sistema Petrobras, como por exemplo a REFAP S.A.

Colaboração na Petrobras com Sharepoint

O avanço das tecnologias e a complexidade dos ambientes interno e externo impactam as organizações, que buscam cada vez mais, obter da tecnologia, recursos para otimizar processos e aumentar a qualidade das informações. A comunicação apóia a construção e desenvolvimento dos valores organizacionais, promovendo a interação entre os participantes dos processos de geração de valor através dos recursos intangíveis. As tecnologias que apóiam a comunicação e promovem a integração e automação dos processos através das pessoas são chamadas de ferramentas de colaboração. Com os recursos oferecidos pelas ferramentas de colaboração, os processos podem ser apoiados, e recursos podem ser empregados para motivar e possibilitar as comunicações síncronas (chat, conferences) e assíncronas (mail, fórum, posts, web contents).

A partir das ferramentas colaboração, e com apoio de especialistas da informação, as áreas de negócio podem se beneficiar de seus recursos e implementar melhorias nos processos buscando maior efetividade para a realização de serviços e geração de produtos. Utilizando a colaboração como apoio aos processos já automatizados pelos sistemas de informação, complementando o conjunto de ferramentas disponíveis, se capacitando nos recursos que são fornecidos, e participando ativamente no desenvolvimento prototipado que as ferramentas as áreas de negócio possibilitam, os especialistas das áreas de negócio se habilitam a implementar novas funcionalidades e melhorias nos processos atuais, que geram novas necessidades de inovação e pesquisas na área da tecnologia da informação.

Neste contexto, sera analisado o caso de implantação de uma solução de colaboração, com o foco de atuação forte no apoio a construção de novos processos apoiados pela tecnologia. A necessidade de se avaliar os impactos da inserção de uma nova tecnologia, seu ciclo de vida, o apoio contínuo e pro-ativo entre as áreas de negócio, o perfil indicado para atuar nestes projetos e ferramenta mais adequada projeto foram consideradas. A partir de uma necessidade identificada junto às das áreas de negócio, foi identificada a necessidade de se buscar uma solução de baixo custo, rápida implementação, com usabilidade ao nível dos padrões Web e integrada aos demais recursos disponíveis na infra-estrutura. As necessidades específicas eram pela procura por forums, chats, armazenamento de documentos, controle de versão, check-in e check-out, capacidade de customizacao de design e funcionalidades e possibilidade de pesquisa para localização de documentos, de atributos e conteúdos.

O projeto foi desenvolvido pela área de projetos tecnológicos da TI - recém-criada para identificar focos de necessidades tecnológicas e redesenho de arquiteturas e composta por profissionais multidisciplinares. A proposta da solução foi apresentada ao departamento de Tecnologia da Informação e apresentada no comitê de TI, e se baseou no utilização da plataforma Microsot Windows SharePoint, versão disponível para clientes que já possuem base instalada de servidores com sistemas operacionais Windows 2003 Server. A escolha foi beneficiada pelo custo – o produto esta disponível para clientes com o perfil da empresa, sem custo – e pela capacitação dos profissionais que estariam envolvidos na implantação do projeto – e que já desenvolviam projetos de colaboração, GED, GD e Document Imaging.

A implantação foi iniciada para armazenamento de documentos e controle de atividades, em marco de 2005. Foram habilitadas – como condição prioritária ao projeto – as integrações com o ambiente de messaging e autenticação corporativo, evitando a necessidade de integracoes complexas. O primeiro cliente das áreas de negocio iniciou sua utilização em junho de 2005, para armazenar e promover colaboração através de foruns, sendo cadastrados inicialmente 30 usuarios. Sempre com apoio da equipe da TI e com a supervisão da equipe de projetos, o produto foi sendo customizado e novas funcionalidades foram sendo prospectadas e implantadas, em Outubro de 2005, estavam cadastrados cerca de 500 usuarios com cerca de 30 acessos por dia, utilizando forums, chats, armazenamento de documentos, controle de projetos, e aplicações customizadas. Em Marco, o ambiente atendia a 1.500 usuarios, com cerca de 20 mil acesssos mensais. A arquitetura passa por uma revisão de escopo, pesquisa por novas funcionalidades e extensão do projetos para novas áreas de negocio.

Os fatores que contribuíram para o sucesso do projeto foram o alinhamento obtido através da atuação da TI em Comitês Estratégicos , de onde são obtidas as demandas de negocio, a prospecção de uma ferramenta disponível e sem custo, a usabilidade Web do produto, suas funcionalidades e capacidade de customizacao, a integração da solução a arquitetura existente, a condução do projeto pela área de gestão de conhecimento e GED, e a existência de uma equipe multidisciplinar com formação acadêmica, atuando em prospecção e projetos de TI.

Data da inclusão deste case: 3 de julho de 2006 - Case apresentado na INFOIMAGEM-2006

GED e Workflow na AMS da Petrobras

Os Serviços Compartilhados é uma unidade integrada que atua na prestação de serviços internos para o Sistema Petrobras. A estrutura desta unidade é formada por uma Gerência Executiva e quatro regionais: Regional Sudeste, Regional São Paulo-Sul, Regional Norte-Nordeste e Regional Bacia de Campos. Sua atuação abrange todo o território nacional, atendendo mais de 90% das unidades da Companhia. Os serviços prestados estão contidos em cinco áreas de atuação: Bens e Serviços, Biblioteca e Arquivo, Infra-estrutura, Pessoal e SMS.

Em 2005, os Serviços Compartilhados implantaram uma aplicação de GED e Workflow na área de Pessoal para automação do fluxo da documentação envolvida no processo de solicitação de reembolso de despesas médicas/odontológicas feitas pelos beneficiários da Assistência Multidisciplinar de Saúde - AMS. A AMS possui cerca de 250 mil beneficiários entre empregados ativos, aposentados, pensionistas e seus dependentes. O sistema trouxe como benefícios o controle automatizado do processo de reembolso e a eliminação da tramitação de papel, diminuindo o tempo para a execução do reembolso. Além disso, permite ao beneficiário acompanhar a situação da sua solicitação pela intranet da Petrobras, obtendo dentre outras informações, a data e o valor previsto para receber o seu reembolso, tornando o processo mais transparente para o usuário e eliminando as constantes consultas através de telefone.

A solução possui interface Web e está disponível para todos os beneficiários da AMS. Para operação do sistema, foram implantadas 53 estações de digitalização e indexação em 49 Postos Avançados do Compartilhado, situados em várias Unidades da Companhia nas diversas regiões do território nacional.

O novo processo automatizado contempla a digitalização dos recibos médicos/odontológicos nos Postos Avançados, disparando um fluxo de trabalho que encaminha os processos de reembolso automaticamente para análise e pagamento em uma das quatro Regionais da Unidade. Hoje, o sistema possui 273 usuários entre atendentes dos Postos Avançados e do Call Center, analistas técnicos, médicos e dentistas da AMS. O volume médio mensal de reembolso é de 4.000 solicitações gerando em média 8.000 documentos por mês.

Toda a infra-estrutura de servidores da aplicação, banco de dados e documentos está centralizada em um único site , situado na Bahia. Os clientes acessam as informações e documentos através da intranet da Petrobras.

Data da inclusção deste case: 3 de julho de 2006 - Case apresentado na INFOIMAGEM 2005 e 2006.

Minerando dados para encontrar valor organizacional - Uma experiência da Petrobras

O avanço das tecnologias e a complexidade dos ambientes interno e externo impactam as organizações, que buscam cada vez mais, obter da tecnologia, recursos para otimizar processos e aumentar a qualidade das informações. A comunicação apóia a construção e desenvolvimento dos valores organizacionais, promovendo a interação entre os participantes dos processos de geração de valor através dos recursos intangíveis.

Estudos demonstram que apenas uma fração das informações que circulam ou estão armazenadas em meios digitais estão disponíveis a forca de trabalho de uma organização. Diversas informações permanecem armazenadas em meio físico. Conteúdos relevantes como documentos de referencia técnica, catálogos de produtos, mídias internas e externas, que poderiam servir de base para geração de conhecimento, permanecem distante do fluxo informacional automatizado.

Os conteúdos armazenados em diferentes ambientes digitais, quando mantidos em arquiteturas diferentes, não são disponibilizados para acesso e consulta. Diversos setores das organizações, atuam em seus processos diários sem o apoio de ferramentas de busca e classificação.

Os conteúdos mantidos em meios digitais e que podem ser acessados através de mecanismos de busca, não mantem relação de controle de vocabulário e taxonomia implementados através de ferramentas automatizadas. Técnicas de Mineração de Texto não são aplicadas para identificar padrões no conjunto de dados.

As instruções de trabalho, digitalizadas, são padronizadas e criteriosamente distribuídas entre os colaboradores, como forma de manter o atendimento e funcionamento dos processos de modo corporativo com padrão, qualidade e autenticidade. A necessidade se devia a uma busca por melhorias internas no processo e um tratamento da informação, para controle de vocabulário, implementação de taxonomias no conteúdo e integração dos resultados com formas de pequisa avançada. A partir da identificação de uma necessidade de ferramenta tecnológica que apoiasse a pesquisa, classificação, distribuicao e analise de conteúdo, foi proposta a implementação de processos tecnológicos de text mining, pesquisa, interfaces Web, ferramentas de colaboração e captura de informações via OCR, gerando um ciclo de gestão de conteúdo.

O projeto foi desenvolvido pela área de projetos tecnológicos da TI - recém-criada para identificar focos de necessidades tecnológicas e redesenho de arquiteturas e composta por profissionais multidisciplinares. A proposta da solução foi apresentada ao departamento de Tecnologia da Informação e apresentada no comitê de TI, e se baseou na utilização de uma metodologia para tratamento das informações a partir das técnicas de Text Mining, que permitiram gerar conjuntos de dados diferenciados que permitiram identificar as palavras-chave, criar clusters de informações, criar regras taxonômicas, e regras para a criação de um vocabulário controlado. A escolha foi beneficiada pelo custo – as ferramentas foram especificadas e desenvolvidas internamente – e pela capacitação dos profissionais envolvidos na implantação do projeto – e que já desenvolviam projetos de colaboração, GED, GD e Document Imaging, e com experiência em projetos de pesquisa em instituições acadêmicas.

A implantação foi iniciada em um pequeno conjunto de documentos. Foi criado um primeiro conjunto de dados que permitiu iniciar a construção de um portal para publicação, colaboração e pesquisa, com cerca de 100 documentos. Três meses depois, novo conjunto de documentos internos foi classificado, estendendo a capacidade de pesquisa para cerca de 200 documentos, e o projeto foi apresentado em um comitê interno de TI, que enxergou as novas oportunidades e reorientou o projeto para que o escopo passasse de departamental para corporativo.

Os fatores que contribuíram para o sucesso do projeto foram o alinhamento obtido através da atuação da TI em Comitês Estratégicos , de onde são obtidas as demandas de negocio, a integração do projeto junto ao departamento de documentação técnica e bliblioteconomia, a prospecção de uma metodologia de tratamento de informações avançada, embora restrita ainda a meios acadêmicos e de pouca implementação no Brasil.

Data da inclusão deste case: 3 de julho de 2006 - Case apresentado na INFOIMAGEM-2006

Serviços de documentação e informação na área RSUD - ID da Petrobras

A Petrobras em novembro de 2000 passa a operar com uma nova estrutura denominada Serviços Compartilhados, (dentro da qual está inserida a área responsável pela prestação de serviços de informação e documentação – denominada RSUD-ID ) resultante de uma idéia moderna e empreendedora que tem como missão prover soluções em serviços para o Sistema Petrobras e participar com destaque da obtenção de resultados excelentes para a Companhia.

 A extensão destes serviços atende desde o escritório central da sede no Rio de Janeiro até as plataformas de petróleo, refinarias e escritórios da empresa no Brasil e no exterior.

 Tanto a contratação dos serviços, quanto à sua gestão e execução estão fram configurados sob a égide dos nove princípios de atendimento definidos pelos Serviços Compartilhados que são:

•  Cumprir requisitos e prazos negociados

•  Assegurar soluções de qualidade e com os melhores custos para a Companhia

•  Valorizar as manifestações como oportunidades de melhoria dos serviços

•  Garantir agilidade nas respostas às consultas e solicitações

•  Simplificar o acesso aos serviços

•  Ter flexibilidade para atender às necessidades especificas

•  Atuar de forma integrada com equipe do cliente

•  Permitir que o cliente concentre seus esforços na sua atividade principal

•  Atuar de acordo com as diretrizes corporativas da Companhia

 É de extrema importância conhecer como a área de gestão de informação e documentação tem um papel fundamental, que é o de permitir que o cliente concentre seus esforços na sua atividade principal. Além disso, vale ressaltar que as atividades organizacionais têm como fundamento básico a informação e o conseqüente registro e explicitação do conhecimento produzido. Este conhecimento é processado armazenado de forma estruturada para que o processo de difusão das lições aprendidas seja viabilizado.

 Os serviços customizados para a RSUD-ID abrangem desde as aquisições de informações no mundo, até o seu processamento técnico, armazenamento físico e eletrônico, o desenvolvimento de produtos de informação específicos para a demanda e o atendimento final à clientela usuária.

Com a visão de gestão integrada, os Serviços Compartilhados RSUD-ID também engloba em seus serviços a consultoria para a organização de documentos setoriais nas mídias papel e eletrônica. Estes serviços contemplam desde o mapeamento dos fluxos da informação/ documentação e do processo de arquivamento, com propostas de melhorias, até a elaboração de procedimentos operacionais e tabela de temporalidade documental, orientações sobre material arquivístico e mobiliário adequado para a guarda física, tratamento da documentação (analise, seleção, descarte, classificação e organização), elaboração do manual de serviços e treinamento da equipe e a estruturação da taxonomia para organização dos arquivos eletrônicos.

Será apresentada ainda a forma de monitoramento da produção e as preocupações relativas à qualificação permanente da equipe técnica responsável pelo fornecimento dos serviços, que hoje está constituída por um contingente médio de 120 profissionais das áreas de gestão da informação e gestão de processos.

 Os indicadores de desempenho, a avaliação da clientela quanto ao nível de qualidade dos serviços prestados são fatores de importância crucial, quando se adquire os serviços de informação e neste caso esta experiência é relatada com os detalhes que permitem medir, de fato, os resultados alcançados.

 Nesta exposição serão abordados ainda os benefícios alcançados, os índices de satisfação do cliente e a ampliação da carteira de clientes interna que vem crescendo a cada ano.

Data da inclusção deste case: 3 de julho de 2006 - Case apresentado na INFOIMAGEM-2006

Controle de documentos sigilosos - Petrobras

Durante a implantação do sistema de GED para a documentação técnica de engenharia da infra-estrutura predial e segurança patrimonial da Petrobras, foi identificado um conjunto de documentos caracterizados como sigilosos, por conterem informações estratégicas que servem de base para a tomada de decisão por um grupo específico de usuários. Estas decisões dizem respeito à segurança patrimonial de edifícios da Petrobras.

A gestão destes documentos foi objeto da criação de um processo específico, envolvendo aspectos relacionados a:

• Segurança da informação da Petrobras, com a devida classificação das informações contidas nos documentos conforme o grau de sigilo definido pela Companhia;
• Tecnologia, com a introdução de funcionalidades no sistema de GED, visando à identificação destes documentos no sistema, controle de acesso, utilização de funções de impressão e download, criptografia de arquivos e acompanhamento dos seus ciclos de vida;
• Treinamento das pessoas envolvidas, enfocando aspectos comportamentais e necessidade de compromisso com o tratamento destes documentos;
• Auditorias periódicas visando à comprovação da execução do processo conforme as regras pré-definidas de forma a possibilitar a identificação de pontos vulneráveis e melhoria contínua do mesmo;
• A gestão desta categoria de documentos, envolvendo:
• Descrição do processo;
• Gestor e suas atribuições;
• Suporte tecnológico;
• Benefícios;
• Resultados obtidos;

Data da inclusão deste case: 2 de outubro de 2007 - Case apresentado na INFOIMAGEM-2007

 

 

 

<volta>