Juntas Comerciais
Digitalização na Jucemg
Processos são digitalizados e facilitam a tramitação
Jucesc – Junta Comercial do Estado de Santa Catarina
Dificuldades das juntas comerciais
Digitalização na Jucemg
A Junta Comercial de Minas Gerais – JUCEMG é uma das mais antigas instituições públicas do Estado. Criada em 1893, durante o governo de Affonso Pena, a JUCEMG é uma pessoa jurídica de direito público com sede e foro em Belo Horizonte e competência para todo o Estado de Minas Gerais.
Incumbe à Junta Comercial do Estado de Minas Gerais a prática de atos de registro do comércio no Estado, dentre eles: arquivamento dos atos (de inscrição, alteração e extinção); arquivamento das declarações de microempresas e empresas de pequeno porte; arquivamento de atos de sociedades empresárias estrangeiras; arquivamento de atos ou documentos por determinação legal e daqueles que possam interessar ao empresário ou às sociedades empresárias; expedição de carteira de exercício profissional, dentre outras atividades.
Durante as várias décadas de sua existência a JUCEMG acumulou um acervo de milhões de páginas documentais em suportes analógicos. Atualmente o acervo permanente da Junta conta com mais de vinte milhões de páginas referentes a cerca de 4.500.000 processos de 1.733.906 empresas de Minas Gerais. Este acervo, armazenado em sua sede em Belo Horizonte, é constituído de páginas originais em papel e cópias de segurança em microfilme (rolo e jaqueta). Um acervo deste porte evoca as dificuldades clássicas dos grandes volumes analógicos, referentes ao acesso à informação e a conservação das mídias.
A cada dia útil, durante o funcionamento rotineiro da Junta, cerca de 4.500 novas páginas são incorporadas ao acervo. São 90.000 páginas/mês ou mais de um milhão de páginas anualmente.
Nos últimos três anos, a JUCEMG em conjunto com a Companhia de Tecnologia da Informação do Estado de Minas Gerais – Prodemge e com apoio da Secretaria de Estado da Fazenda – SEF/MG e da Secretaria de Planejamento e Gestão - SEPLAG/MG, vem automatizando seus processos de negócios, buscando maior eficácia e cada vez melhor desempenho de suas funções.
Sistemas de informação utilizando modernas e abrangentes tecnologias foram desenvolvidos para, a partir da captura do documento analógico e sua indexação tornar disponível, em ambiente Web, o acervo documental da JUCEMG em meio digital, tanto para uso da própria Junta como para os órgãos de arrecadação fazendária e de desenvolvimento econômico, as instituições jurídicas e comerciais e a sociedade em geral.
Os documentos correntes são digitalizados à medida que são protocolados na JUCEMG, tornando-se quase imediatamente objeto de pesquisa. Em outra frente de trabalho documentos do acervo legado, em microfichas, estão sendo digitalizados, segundo critérios de relevância, e incorporados ao mesmo sistema de informação e à mesma estrutura de banco de dados utilizadas pelos documentos correntes.
A estrutura tecnológica que suporta os sistemas de informações desenvolvidos para a Junta Comercial está instalada na sua sede, sendo composta de servidores tecnologia CISC/RISC de última geração, equipamentos de armazenamento de massa (storage) e equipamentos de backup (robô de fitas), visando garantir um bom nível de disponibilidade, segurança e desempenho aos usuários.
As aplicações foram desenvolvidas em Java, executam em ambiente Linux SUSE e utilizam, como gerenciador de banco de dados multimídia, o Oracle 10g. O acesso é integralmente via internet.
São utilizados, nos processos de captura, scanners de papel de alta produtividade para os documentos correntes e, para o acervo legado, um scanner profissional para jaquetas de microfichas.
Data da inclusão: 2 de outubro de 2007 - Case apresenatdo na INFOIMAGEM-2007
Processos são digitalizados e facilitam a tramitação
Documentos como abertura de firmas, alteração de contratos, enquadramento de empresas, consórcios, cisões e outros, geram um volume de quase 600 processos diários na Junta Comercial do Paraná.
Para facilitar essa tramitação, a ASP Informática implantou, em 1998, um sistema de GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, naquele órgão.
Com a solução instalada, os processos solicitados são localizados através de pesquisa numa estação de trabalho que tenha o sistema de consulta dos processos digitalizados, pesquisados e em seguida são impressos rapidamente.
É possível também a emissão de relatórios estatísticos sobre abertura de empresas, volume diário, mensal dos processos ou páginas digitalizadas.
Outra solução implantada com sucesso na Junta Comercial do Paraná, foi o acesso remoto aos processos digitalizados por parte dos escritórios regionais da Junta instalados no interior do Paraná. Os documentos são visualizados por Intranet e Internet.
O sistema envolve 25 estações e tem um servidor de imagens, uma jukebox de 80 GB e dois escaners de 100 ppm.
Jucesc – Junta Comercial do Estado de Santa Catarina
Projeto de GED de grande vulto com investimentos da ordem de R$ 2 milhões, a utilização de recursos tecnológicos atuais e esforços da BKM e do MDIC – Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior – na integração entre suas aplicações, DOCMAN e SIARCO, em benefício da JUCESC.
Descrição da aplicação
Utilizar uma solução em GED baseada no DOCMAN, para o gerenciamento e consulta via LAN e WAN em formato eletrônico digital, dos documentos referentes aos registros mercantis arquivados na JUCESC.
Foi criado e implantado o conceito de “Prontuário Eletrônico”. Cada empresa estabelecida no estado de Santa Catarina com registro na JUCESC, possui um prontuário eletrônico onde estão contidos os documentos digitais organizados pelo arquivamento, desde a sua constituição, até a última alteração contratual.
A consulta aos documentos digitais de uma empresa é feita através do SIARCO – Sistema Automatizado de Registro do Comércio – com o qual o DOCMAN está integrado.
Descrição da instalação
Foi instalado um site no interior da JUCESC contendo 6 estações de digitalização de alta produção, 10 estações para o controle da qualidade do serviço e indexação das imagens, além de mais 4 estações para outras atividades correlatas.
A solução em GED está integrada ao sistema de registro da JUCESC e disponível em rede para 65 estações de trabalho na sua sede na cidade de Florianópolis. Está em implantação em 30 escritórios regionais da JUCESC, distribuídos pelo estado de Santa Catarina além de 61 postos avançados em órgãos do Governo do Estado.
A infra estrutura de armazenamento de dados e imagens está baseada em servidores de alta performance, dual processado, de arquitetura aberta, tecnologia de Disk Array, protegidos em RAID com capacidade superior a 400GB.
O volume do acervo da JUCESC é superior a 6 milhões de documentos e uma taxa de crescimento mensal de 20 mil novos documentos.
Justificativas do projeto
O registro mercantil é uma função de Estado e as Juntas Comerciais são fiéis depositárias desses documentos. A fim de prestar um serviço de qualidade, a JUCESC tomou a decisão de implementar a tecnologia de GED, baseado em motivos como os descritos a seguir:
O arquivo físico estava centralizado em sua sede em Florianópolis, podendo uma consulta a documentos levar vários dias quando demandado de outras cidades do Estado.
Quando consultados, os documentos originais são manuseados, aumentando sua deterioração e correndo o risco de extravio.
Demora na localização dos documentos por se tratar de pesquisa manual em um grande volume de papel.
Ocupação de um considerável espaço físico para o arquivamento de documentos em papel no prédio da sede.
Cuidados especiais para evitar o risco de incêndio, devido ao grande acúmulo de centenas de milhares de prontuários de documentos em papel.
Insalubridade no ambiente de trabalho das pessoas que manuseiam documentos muito antigos.
Principais benefícios
Foram vários os benefícios atingidos com a implantação de uma aplicação de GED, no exercício das atividades diárias da JUCESC, como os descritos a seguir:
Rapidez na recuperação das informações, através da consulta aos documentos digitais dos prontuários eletrônicos.
Racionalização do trabalho devido a integração do sistema de registro mercantil ao sistema de gerenciamento de documentos digitais.
Segurança e controle no acesso aos documentos digitais dos prontuários eletrônicos.
Melhoria na gestão documental e no processo de guarda e conservação dos documentos em papel.
Melhor utilização do espaço físico antes ocupado pelo arquivo de documentos em papel.
Agilidade do atendimento nos escritórios regionais.
Dificuldades das juntas comerciais
As Juntas Comerciais, pelas características de seus serviços, processam e guardam uma grande quantidade de documentos, acumulando, assim, uma enorme quantidade de papéis em seus arquivos, gerando problemas de espaço físico, de dificuldade de manuseio por parte dos funcionários e de vulnerabilidade a fraudes. Além do mais, as áreas de arquivos se transformam em ambientes propícios à proliferação de ácaros, fungos e insetos tornando o local insalubre. Agravando ainda mais esse problema quanto mais antiga for a Junta Comercial.
RESOLVENDO O PROBLEMA
Tendo pleno conhecimento dessa realidade a TCI FILE implantou há pouco mais de dois anos, na Junta Comercial do Estado de Pernambuco – JUCEPE, uma solução que equacionou esses problemas e que funciona com muita eficiência até hoje.
A solução implantada contemplou o fornecimento integrado de serviços e equipamentos visando racionalizar os processos de aquisição, implantação e manutenção.
A solução integrada compreendeu o fornecimento de Serviços de Digitalização, Gerenciador Eletrônicos de Documentos Customizado, Hardwares, Treinamento, Estrutura Operacional e Terceirização da Guarda de Documentos.
VANTAGENS
A implantação desse processo modernizou os serviços da JUCEPE, órgão com 153 anos de existência, dando condições para que, por exemplo, se possa disponibilizar o acesso direto aos documentos arquivados, via on-line, à Receita Federal, Secretaria da Fazenda, Procuradorias, Polícia Federal, INSS, Justiça do Trabalho, entre outras instituições e órgãos públicos demandantes, eliminando conseqüentemente esses pedidos via ofício.
Permitiu ainda a descentralização dos serviços da Junta, dando condições para que os Escritórios Regionais instalados no interior do Estado pudessem, efetivamente, analisar e arquivar processos, gerando um ganho considerável de tempo para os usuários ao evitar os envios de malotes com os documentos à sede do órgão e sua posterior devolução aos escritórios.
Possibilitou total segurança às imagens guardadas eletronicamente, eliminando a fraude por adulteração ou extravio.
O atendimento de solicitações de cópias de documentos por parte dos usuários é bem mais rápida em virtude de não mais precisar procurar os mesmos nas pastas e xerocá-los. Eles são impressos diretamente a partir da tela do computador.
E, finalmente, a JUCEPE ao se atualizar tecnologicamente, deu um salto de qualidade na prestação dos seus serviços, tornado-os mais rápidos e eficientes.
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