Indústrias em geral
Chocolates Garoto - Aumento de produtividade e padronização documental com GED
Na Ceval, indústria alimentícia, GED e COLD eliminam papéis
Na Cadbury-Adams, Workflow para aprovação de documentos integrado ao ERP
Grupo DaimlerChrysler - EDMS por Intranet. Um sistema batizado de ZGDOK controla o acesso à documentação em oito países
A Ultrafértil, indústria química, já tem 35,5 mil imagens disponíveis no sistema desenvolvido in house
EDMS, Procurement, Construction na White Martins
Açúcar Guarani - Fluxo Eletrônico de Documentos no Processo de Compras
GED numa Intranet para atingir qualidade total
ABB – Alstom Power - GED e ERP - Atendendo normas ISO e integrando toda a fábrica
Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos no departamento de Recursos Humanos controla documentação de prontuários ativos e inativos na Caterpillar
Condor simplifica sistemas e gera conhecimento
Chocolates Garoto - Aumento de produtividade e padronização documental com GED
Inicialmente o projeto de GED da Chocolates Garoto visava apenas o armazenamento de documentos. Mas durante o seu desenvolvimento, o objetivo passou a ser o gerenciamento real do documento, desde sua concepção até seu armazenamento final.
As novas metas foram alcançadas apenas com a utilização correta e sensata dos recursos disponíveis da solução. O projeto piloto para seis máquinas atualmente possui mais de 64 postos de acesso e criação de informação on line.
Foram implementadas características como fluxo em paralelo, padronização e customização de modelos de documentos, integração com sistemas de e-mails, criação e controle automático de revisão, garantindo um ambiente pró-ativo e lucrativo para a empresa.
O sistema de GED também proporcionou o aumento da produtividade da equipe, a padronização da comunicação, localização imediata às informações dos projetos em andamento e maior qualidade das informações entre os funcionários.
A empresa iniciou o projeto com o Document Imaging e depois expandiu para o GED. A Chocolates Garoto ofereceu treinamento teórico e prático para projetistas, técnicos, engenheiros e mais dez pessoas da manutenção.
Na Ceval, indústria alimentícia, GED e COLD eliminam papéis
Com o objetivo de reduzir custos e agilizar processos a Ceval, empresa do ramo alimentício, divisão da Bunge Alimentos S.A., em Santa Catarina, implantou solução de GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, e de COLD/ERM, Enterprise Report Management, da LaserFiche.
Desde que o programa foi introduzido na Ceval, os usuários apontam a velocidade de acesso às informações e facilidade da administração como os principais benefícios do sistema.
Outro fator importante para a Ceval é que os usuários das 30 filiais agora podem transferir e visualizar somente a página de que precisam para a consulta.
Na Cadbury-Adams, Workflow para aprovação de documentos integrado ao ERP
A Cadbury-Adams, empresa do setor de confeitos, detentora das marcas Halls, VitaC, Chiclets Adams e outras, conta, no Brasil, com três unidades industriais e uma administrativa, nas quais atuam 2 mil colaboradores.
Alinhada às diretrizes mundiais – a empresa está presente em 200 países – para a Tecnologia da Informação e aos padrões adotados nas demais plantas do Grupo, a Cadbury-Adams implantou solução de ERP. Mas, entre as diversas competências envolvidas numa solução ERP, algumas perguntas ficaram em aberto para os gestores de TI, tais como qual o esforço de mudança e treinamento para que os gestores passassem a utilizar o sistema ERP para realizar aprovações; como minimizar a circulação de papel necessária nos processos de aprovação de documentos ( requisições de materiais e pedidos de compra); como os processos de aprovação devem se comportar para atender o acréscimo de requisições e pedidos internos, resultado da nova forma de trabalho ditada pela solução ERP; qual é o impacto da instalação de uma licença de uso do ERP somente para utilizações pontuais; e como administrar as alçadas de aprovação para cada nível hierárquico e o cadastro de aprovadores.
As respostas para todas essas indagações vieram com uma ferramenta de Workflow, o Acorde Process, da Optika, implantada na Cadbury –Adams pela SML Consultoria e Tecnologia da Informação, num trabalho conjunto com as equipes do projetos ERP, as áreas usuárias e os gestores de TI da empresa.
Denominado Workflow de Aprovações, o projeto foi dividido em quatro grandes blocos, sendo o primeiro a análise de negócio, através da identificação de tipos de documentos que sofreriam aprovação eletrônica, o mapeamento das informações de cada documento, as exceções, os aprovadores e o desenho de cada fluxo de trabalho.
No segundo bloco, houve a especificação do módulo de alçadas, com o mapeamento das regras de negócio, os níveis de aprovação e a identificação dos níveis hierárquicos e seus representantes na empresa. O desenvolvimento da aplicação de gerenciamento de alçadas e seus métodos para identificação dos aprovadores para cada fluxo de trabalho e documentos aconteceu no terceiro bloco. Já o desenvolvimento dos fluxos de trabalho no Acorde Process, a integração com o ERP, a integração com a solução de correio eletrônico para notificações, a criação dos formulários eletrônicos para aprovação e o tratamento histórico dos eventos como instrumento de rastreabilidade e análises gerenciais aconteceu no último bloco. Para o funcionamento, o usuário abre uma requisição de materiais no ERP, que transfere os dados da requisição para a ferramenta de Workflow. A ferramenta identifica o tipo de documento, seu respectivo fluxo e o aprovador no módulo de alçadas. Depois, gera mensagem eletrônica ao mesmo tempo em que o registro fica disponível para aprovação no módulo web. O aprovador recebe a mensagem, abre o link da aplicação, identifica-se e procede a aprovação ou rejeição do documento. O Workflow retorna o arquivo com o estatus do processo de aprovação para o ERP.
A solução é escalável, permitindo, assim, a criação de novos fluxos de trabalho para que, gradativamente, outros tipos de documentos administrativos sejam aprovados pelo Workflow.
Grupo DaimlerChrysler - EDMS por Intranet. Um sistema batizado de ZGDOK controla o acesso à documentação em oito países
A DaimlerChrysler, São Bernardo do Campo, SP, é um grupo com 467 mil funcionários e presente nos cinco continentes. É formada pelos grupos Mercedes-Benz, Chrysler, debis e DASA. Por uma questão de estratégia, a empresa definiu que deveria ter uma cópia de cada desenho de produto armazenada em duas fábricas na Alemanha, independentemente da localidade ou do software em que foi criado. Esses desenhos eram microfilmados e arquivados em forma de cartões-janela. Essa forma de trabalho era muito eficiente, mas não oferecia a agilidade necessária para a corporação. Em 1990, a empresa decidiu implantar um sistema de EDMS, Engineering Document Management System. Esse sistema é capaz de armazenar todos os seus desenhos. A inclusão e a consulta são feitas em qualquer parte do mundo e o acesso é rápido e seguro. O sistema engloba 21 servidores distribuídos em 8 países. Dois servidores mestres, localizados na Alemanha, armazenam os desenhos e os disponibilizam, por Intranet, na data certa para os demais servidores espalhados pelo mundo, de acordo com o controle de acesso. São 2 milhões de desenhos consultados por 20 mil usuários em 10 mil estações cliente. A solução foi da debis humaita e é chamada de ZGDOK (Zzeichnung Geometrie Dokumentation). CASE APRESENTADO NA INFOIMAGEM-2000.
A Ultrafértil, indústria química, já tem 35,5 mil imagens disponíveis no sistema desenvolvido in house
Depois de atravessar diversas fases com a finalidade de consolidar a implantação de um sistema de EDMS, Engineering Document Management System, a Ultrafértil desenvolveu o SEDE, Sistema Eletrônico de Documentos de Engenharia.
As fases para a avaliação incluíram o desenvolvimento do projeto de gerenciamento, recadastramento, indexação, triagem e preparação dos documentos. A digitalização e os mecanismos de busca para recuperação das informações também foram feitos pela própria empresa. Antes de implantar o sistema, a Ultrafértil analisou diversos softwares e visitou locais que já utilizavam o EDMS.
Após a escolha do produto, a base de dados migrou para o sistema. Desde então, tornou-se possível controlar o acervo de documentos e gerenciar a mão-de-obra técnica da área de engenharia, agilizando processos de recebimento, cadastramento, elaboração, verificação e aprovação de documentos.
Cerca de 78% de todo o acervo já está no sistema, são 35,5 mil imagens. Dentre as vantagens do sistema, destacam-se: a confiabilidade da documentação técnica, níveis de segurança de acesso, agilidade na recuperação de informações e preservações de informações tecnológicas.
EDMS, Procurement, Construction na White Martins
O sistema de EDMS controla todos os documentos que fazem parte do life cycle das plantas industriais dos projetos da White Martins. O sistema, batizado de EDMS Sincronia, facilita o desenvolvimento de cada projeto entre as diversas disciplinas e aumenta a troca de informações entre as mesmas. Utiliza ferramentas de redling, mensagem e comentários. Realiza check-lists e determina cada etapa de Worlflow. Os documentos são disponibilizados em Intranet, utilizando formato público, com controle de acesso particular e de direitos, conforme o usuário. Os benefícios atingidos: redução de tempo com projetos e dimi-nuição da quantidade de revisão. O retorno do investimento foi recuperado em dois anos.
Açúcar Guarani - Fluxo Eletrônico de Documentos no Processo de Compras
Utilizando os conceitos de “Collaborative Commerce”, a Açúcar Guarani montou uma estrutura fortemente apoiada na Internet, totalmente integrada com seu ERP, onde uma necessidade de compra de algum material é atendida em tempo muito reduzido e com a emissão de um único papel: a Nota Fiscal de Venda pelo fornecedor.
Todas as atividades operacionais e burocráticas são informatizadas, agregando rapidez, economia e qualidade da informação, e liberando os profissionais envolvidos no processo de compras da empresa para atividades que melhorem o desempenho da área, como o desenvolvimento de fornecedores e a negociação das compras Estratégicas e de Livre Concorrência. Porém, mesmo dessa forma, a segurança do processo também foi incrementada, garantindo transparência no processo e pontos de auditoria durante todo o seu curso, além de gerar um pró-memória completo e livre das possibilidades de manipulação implícitas no processo tradicional.
Hoje a Açúcar Guarani compra mais de 70% de seus itens pela Internet, com uma redução mínima de 40% no “cycle time” de compras, podendo chegar a 70% quando tratar-se de um item de Contrato de Compras”.
GED numa Intranet para atingir qualidade total
A AstraZeneca, empresa do ramo farmacêutico, escolheu o GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, para tratar a informação da empresa, e assim garantir que o processo produtivo atendesse ao requisitos de qualidade total. Como o objetivo principal foi a qualidade no processo produtivo, o departamento escolhido foi o de Normas e Procedimentos (NP). A criação de um documento de NP envolve a circulação e um alto volume entre vários funcionários da empresa. Isso gerava um atraso na publicação final, problema solucionado com a circulação eletrônica dos documentos. A AstraZeneca escolheu a Xerox do Brasil, divisão Xerox Professional Services, como parceira no desenvolvimento e implementação da solução. O software adotado foi o Documentum, que permite a circulação eletrônica de documentos entre todos os participantes do processo. Todas as assinaturas do processo de aprovação são colhidas de forma eletrônica e ao final do processo todos os interessados no novo documento recebem um aviso no correio eletrônico informando da nova publicação. A publicação final dos documentos de N&P acontece na Intranet com segurança e garantia de que o que está disponível é sempre o mais recente. CASE APRESENTADO NA INFOIMAGEM-2000.
ABB – Alstom Power - GED e ERP - Atendendo normas ISO e integrando toda a fábrica
Com liderança mundial no desenvolvimento e fabricação de equipamentos de geração de energia, em Taubaté, SP, a ABB Alstom Power destaca-se atualmente como fabricante das turbinas de Três Gargantas, na China, e Tucuruí, no Brasil. A ABB implantou o SAP R/3, em fevereiro de 1999, com o módulo de GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Com essa solução, a empresa conseguiu controlar os documentos de acordo com as suas necessidades, atendendo as exigências da Norma ISO 2001, e integrar toda a fábrica com um sistema de GED, dentro do SAP R/3, superando expectativas. O módulo de GED provê gerenciamento de revisão e status. Tem elaborador e aprovador, tipo de documento, link com arquivo eletrônico, com objetos SAP e outros. A ABB desenvolveu também dois programas para complementar o módulo de GED. O primeiro tem por objetivo controlar a circulação de cópias em papel necessária para a elaboração do processo de fabricação, compras de materiais e outros. Esse programa registra o destinatário de cada cópia divulgada, e quando há uma revisão no documento, automaticamente é divulgada uma cópia atualizada para cada destinatário, bem como é solicitada a devolução da cópia obsoleta. O segundo programa faz a alteração automática do status, quando da liberação ou revisão do documento, e o controle do arquivo eletrônico que, ao ser liberado, é movido para uma área com acesso somente de leitura. Assim, quando houver qualquer alteração no documento é necessário gerar uma nova revisão do mesmo. CASE APRESENTADO NA INFOIMAGEM-2000.
Mazaferro - GED e workflow para normas, especificações de produtos e matérias-primas. O tempo de tramitação dos documentos é reduzido em 80%.
O Grupo Mazzaferro, São Bernardo do Campo, São Paulo, é formado por quatro empresas. Atua nos ramos de polimerização de resinas de poliamida (náilon), produtos para pesca, como fios, redes, cordas, bóias. Entre os principais clientes estão aqueles do setor de filmes para embalagens: Itap, Unipac, Viscake, e auto-peças.
Antes do uso do GED e workflow, o processo de controle de documentos exigia um grande esforço para redigir, digitar, copiar para consenso, recolher cópias de consenso, adequar textos, registrar documentos aprovados, copiar, carimbar, distribuir, alojar em pastas ou outros pontos de uso. Todo esse trabalho era repetido a cada revisão de um documento, levando a uma situação em que operavam-se verdadeiras linhas de montagem para fazer os documentos e controlá-los.
Com os recursos do GlobalDocs, as tarefas tornaram-se parte de um fluxo automático em que se poupa a mão-de-obra e o material, além de liberar o tempo destinado ano manuseio físico de cópias de documentos para o trabalho criativo do aprimoramento de seus conteúdos. O tempo de tramitação de documentos foi reduzido em até 80%.
Todos os documentos do sistema da qualidade são gerenciados pelo GED e workflow. Para os documentos do sistema de gerenciamento ambiental e os do sistema de segurança e saúde ocupacional, a solução está em implantação. A empresa está verificando a utilização do programa para as áreas administrativas.
As etapas da implantação foram treinamento dos gerentes e operadores do sistema; identificação e definição dos tipos de documentos; identificação e definição dos fluxos de controle de documentos; identificação e definição dos grupos de usuários de documentos; elaboração dos fluxos de trabalho; cadastramento dos documentos e treinamento dos usuários.
São cem estações tratando 2 mil documentos ativos no sistema. O Grupo Mazzaferro trabalha uma Intranet. A empresa ganhou em agilidade no trato da documentação. Os pedidos, em algumas divisões, são transmitidos pela web.
Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos no departamento de Recursos Humanos controla documentação de prontuários ativos e inativos na Caterpillar
Gerenciar documentos de prontuários de funcionários ativos e inativos. Esse é o propósito da Caterpillar, Piracicaba, SP, implantado o GED no departamento de Recursos Humanos. O GED mantém organizado e gerencia os prontuários. Ele mostra se esses estão completos e de acordo com a a documentação exigida, facilitando inclusive a montagem de processos trabalhistas. O software de GED utilizado é o WI Viewer, da Work Image, São Paulo, e está integrado aos sistema de ERP da gestão de RH. Se um funcionário é contratado, transferido, promovido ou dispensado, o sistema aponta as alterações e quais documentos são necessários para dar continuidade ao processo. Já existem 732 prontuários no sistema, perfazendo um total de 103 mil imagens. Eles estão disponibilizados em 75 estações de trabalho. Ainda em andamento estão 1,7 mil prontuários, que vão gerar mais 340 mil imagens.
Condor simplifica sistemas e gera conhecimento
Fundada em 1929 por imigrantes alemães, e baseada em São Bento do Sul, SC, a Condor é referência em qualidade e tecnologia no segmento de produtos e serviços para higiene, beleza e limpeza.
Além do cuidado com o que fabrica, a empresa também se preocupa com suas informações. Para tratá-las, a Condor tinha duas soluções separadas, uma para GED e outra para Workflow.
Mas, como as soluções trabalhavam de forma paralela, descentralizada e sem integração, o acesso às informações, documentos e arquivos estava comprometido. Isso ocasionava menos aderência aos processos, que precisavam de informações rápidas e fundamentais nas atividades de cada etapa dos processos.
Uma outra dificuldade era que as informações estruturadas contidas no sistema ERP não tinham qualquer ligação com as não-estruturadas dos sistemas de GED e Workflow. Isso fazia com que o tempo de procura de informações fosse ainda.
A Condor também precisava que todas as suas informações pudessem ser acessadas pelas demais unidades do grupo de modo rápido e seguro.
A melhor alternativa para solucionar esses gargalos foi a implantação de uma nova solução, fornecida pela Datasul, o WebDesk.
Implantada em apenas três semanas, a operação foi facilitada, pois os colaboradores e usuários já tinham a cultura da importância dos processos que contribuem para aumentar a produtividade e assegurar a qualidade da empresa. Alguns usuários chaves atuaram como multiplicadores de conhecimento, diminuindo a curva de aprendizagem sobre a solução.
A estrutura de distribuição e publicação das informações e permissões de acesso foi organizada conforme os departamentos espalhados pela plantas do network da Condor. O sistema da Datasul possibilitou levar os processos para todo o grupo Condor e o acesso remoto às interfaces do ERP DatasulEMS nas atividades em que eram requeridos. A administração das informações ficou mais ágil através da integração transparente que o produto faz entre ERP, GED e Workflow.
As atividades de cada processo estão mais aderentes, porque as decisões são tomadas com base nas informações estruturadas contidas no ERP e nas informações publicadas no software pelos colaboradores.
Data da inclusão deste case: 1 de fevereiro de 2006
Atingindo objetivos com Gestão de Conteúdo Colocar em prática a Gestão de Conteúdo e auxiliar na implantação do programa de Qualidade Total ISSO 9001-2000. Essas foram as motivações da Demag Cranes & Components para implantar solução de ECM/GED da Datasul, o Webdesk.
A empresa atingiu alto grau de controle dos documentos e a racionalização no uso de cópias, além do controle de versão atualizada no setor fabril. Com relação à Qualidade Total, ele comenta que a empresa obteve uma automação nos processos, como o Registro de Não Conformidade (RNC), gerenciados por Workflow, resultando em melhores controles de acompanhamento e obtenção das metas propostas. O controle e evolução das RNCs, por meio do Workflow, trouxe uma visão atualizada e altamente gerencial para tomada de decisões mais eficazes.
O projeto de implantação demandou cerca de dois meses. Após um ano de uso da solução WebDesk, a Demag tem 1,5 mil documentos publicados, bem como 400 solicitações de Workflow processadas e em andamento, envolvendo cem usuários nominais. A implantação compreendeu o controle eletrônico de documentos, usando as funções check-in/check-out e o fluxo de aprovação de documentos WebDesk. Isso garantiu a distribuição e o acesso às normas e procedimentos da qualidade na sede da empresa localizada em Cotia (SP), além das filiais comerciais em Porto Alegre (RS), Belo Horizonte (MG), Curitiba (PR) e Rio de Janeiro (RJ) por meio da web.
O plano da Demag para o futuro em relação à solução implantada é configurar novos processos no Worlflow com maior integração com solução Datasul, utilizando o Webdesk como camada de gestão de processos sobre os sistemas de gestão empresarial. Osvaldo comenta que as funcionalidades da solução ainda não foram totalmente exploradas, como o Portal e outras ferramentas.
Data da inclusão deste case: 2 de fevereiro de 2006
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