Imprensa Oficial
Digitalização de acervo
Gestão integrada de documentos
A história do Diário Oficial do Estado de São Paulo - O tratamento digital dado a um acervo com 110 anos de história A Imprensa Oficial do Estado de São Paulo é responsável pela composição, impressão e distribuição do Diário Oficial do Estado de São Paulo, composto de diversos cadernos. Ao longo de mais de 110 anos de história, acumulou um acervo documental composto por mais de 8 milhões de páginas de Diários Oficiais. A Imprensa Oficial é hoje o maior jornal do mundo, em termos de páginas publicadas diariamente, o que se verifica facilmente ao se constatar edições diárias de até 2.500 páginas.
Em função do aumento da necessidade de acesso às informações, verificado através da demanda crescente de acesso às próprias instalações da Imprensa, em busca das diversas publicações históricas ali armazenadas, foi necessária a criação de uma extensa área em suas instalações de xerografia, responsável pela pesquisa e autenticação de publicações por ela emitidas.
Tornou-se necessário estudar a utilização de uma nova tecnologia capaz de prover agilidade e conforto aos usuários em busca da informação. A Imprensa Oficial, como marca de seu pioneirismo, resolveu adotar a tecnologia de Document Imaging em substituição à tecnologia Micrográfica. O objetivo desta substituição era implantar uma solução capaz de digitalizar todos os Diários Oficiais gerados, permitindo assim que os clientes e leitores da Imprensa Oficial, pudessem ter acesso às imagens das páginas pesquisadas dos Diários Oficiais diretamente em seus computadores no trabalho ou em casa.
A partir destas premissas a Imprensa Oficial desenvolveu um projeto ambicioso em parceria com a Montreal Informática, com o objetivo de disponibilizar para acesso, pesquisa e consulta via web, as imagens convertidas da história de publicações dos Diários Oficiais do Estado de São Paulo.
DESAFIOS
Os principais desafios que nortearam a definição e implantação deste projeto foram:
A criação de sistemas e aplicações que permitissem o acesso, pesquisa, consulta, manipulação e disponibilização de toda a informação via web;
A conversão, em uma primeira fase, do acervo documental dos últimos 10 anos de publicações de Diário Oficial do Estado (mais de 3 milhões de páginas), correspondente a uma parcela considerável do volume de seu passivo histórico de 110 anos (desde 1891), em um prazo extremamente exíguo de 4 meses de processamento;
A definição de índices, classificadores e catalogadores que possibilitassem um acesso ágil e preciso à informação;
A normatização e o relacionamento das formas de acesso e pesquisa à documentação, sabendo da intensa mudança de nomenclaturas no decorrer da história, como por exemplo nomes de secretarias que no decorrer do tempo alteraram suas denominações mantendo as mesmas funções;
A busca de mecanismos de integração da documentação passiva convertida para meio digital (imagens), com os processos atuais de geração eletrônica do Diário Oficial (PDF´s), buscando criar uma forma única de disponibilização, acesso e pesquisa;
A criação de uma solução robusta e íntegra capaz de suportar um acesso estimado de até 20 mil consultas por dia;
A identificação de formas de autenticação da informação disponibilizada, de forma a garantir a confiabilidade, integridade e principalmente a legalidade do documento obtido eletronicamente;
SOLUÇÃO
A solução implantada pela Montreal Informática para as demandas solicitadas foi alvo de diversas avaliações, definições e evoluções que se consolidaram em um projeto extremamente eficiente, preciso e confiável.
A Montreal Informática, em conjunto com a Imprensa Oficial, se mobilizou de forma contundente, se empenhando ao máximo em buscar formas de superar os grandes desafios impostos pelo projeto, que resultou na definição de duas grandes frentes de trabalho.
Uma frente responsável pela conversão da documentação passiva empregando a mais moderna tecnologia de captura, tendo em consideração o prazo de implantação e os requisitos de qualidade e confiabilidade.
A outra, responsável pelo desenvolvimento de uma aplicação que permitisse a administração, armazenamento, acesso e disponibilização, de modo seguro de todo esse acervo documental, de uma forma simples e eficiente, agregando ainda todas os requisitos de escalabilidade, robustez e agilidade.
A solução encontra-se hoje totalmente operacianal e acessível pelo site
www.e-diariooficial.com.br
SERVIÇOS
Conversão do Acervo
O acervo a ser convertido possuía características de multiplicidade de mídias que incluíam papel, microfilmes de 16 mm e microfilmes de 35 mm. Para que fosse possível a digitalização do volume relativo aos 10 últimos anos de jornal no prazo estipulado de 4 meses, foi necessária a criação de uma central de captura específica para o projeto, com mais de 50 estações de operação, dotada de equipamentos de última geração como scanners de altíssima performance da Kodak e scanners de microformas Wicks & Wilson.
Novamente em função do prazo exíguo foi necessária a utilização de mão-de-obra intensiva durante os 4 meses de captura em regime ininterrupto. Foram utilizados até 220 operadores diariamente distribuídos em 4 turnos de trabalho.
Tendo em vista a exigência de qualidade requerida por uma aplicação desta visibilidade e responsabilidade, foram adotados procedimentos exaustivos de controle e aferição da qualidade, permitindo a detecção e adoção de medidas corretivas, criando, assim, um produto final confiável e preciso.
Aplicação
De forma a democratizar o acesso às informações capturadas na etapa de conversão, foi desenvolvida uma aplicação totalmente web, composta de diversos módulos, contemplando todas as premissas anteriormente elencadas, que possibilitasse um total controle e evolução da solução a partir de seu código fonte, em função de novas demandas que pudessem vir a existir.
Foi criada uma infra-estrutura de servidores (web, aplicação, bancos de dados e objetos) que interligados através de um robusto ambiente de comunicação, conferissem à solução total escalabilidade e segurança contra acessos indesejados. Da mesma forma foi projetada a utilização de uma solução de armazenamento focada em uma solução HSM (Hierarchical Storage Management), responsável pela migração dos quase 01(um) Tb de objetos disponíveis entre os diversos dispositivos (Disk Arrays e Biblioteca de Fitas DLT), de acordo com a temporalidade estabelecida.
Adicionalmente à aplicação foram incorporados os módulos de bilhetagem e tarifação de acesso, e, principalmente, o de certificação digital.
O módulo de certificação digital implementado em parceria com a Certisign, mais uma vez demonstra o pioneirismo da Imprensa Oficial, que se tornou, sem dúvida alguma, no primeiro grande caso de sucesso de implantação de documentos eletrônicos digitalizados, emitidos e certificados digitalmente.
BENEFÍCIOS
Disponibilização do acesso e pesquisa da documentação histórica, do maior jornal do mundo em termos do número de páginas publicadas diariamente;
Conservação e preservação da memória histórica da Imprensa Oficial;
Otimização do espaço físico;
Rapidez e precisão na recuperação de informações;
Agilização no atendimento de pesquisas;
Disseminação e democratização da informação;
DADOS TÉCNICOS
Ambiente de Captura
Servidores com Array integrado de 300 Gb RAID 5
Mais de 50 estações de trabalho
Scanners Kodak 3500
Scanners de microfilme das marcas Sunrise e Wicks and Wilson
Aplicativos de tratamento e processamento de imagens, baseados em tecnologia da Kofax
Ambiente de Disponibilização
Servidores do Sistema, Web, Bancos de Dados e Objetos. interligados na rede corporativa e com acesso isolado e seguro através do firewall.
Arrays de disco totalizando uma capacidade disponível de 1 Tb
NÚMEROS
3.000.000 (tres milhões) de páginas de jornal digitalizadas
Prazo de execução de 4 meses
Mais de 1.300 CD´s gerados
Mais de 320 pessoas trabalhando em regime de turnos ininterruptamente
Projeto de gestão integrada de documentos e informações da Imprensa Oficial do Estado de São Paulo
Motivação do projeto:
• Manutenção do pioneirismo da Imprensa Oficial em soluções tecnológicas;
• Melhorias no site da Imprensa Oficial, para melhor atendimento às necessidades do cidadão;
• Alto valor e sensibilidade que os documentos e informações da Imprensa Oficial representam para o Estado e a população;
• Necessidade de disseminação de cultura em segurança da informação no ambiente da Imprensa Oficial.
Objetivos:
• Converter acervo físico e micrográfico para um ambiente digital;
• Organizar sistematicamente todo o acervo da Imprensa Oficial;
• Permitir buscas seguras e inteligentes de textos e informações contidas nos Diários Oficiais (full-text);
• Garantir continuidade do acervo digital para os futuros Diários Oficiais;
• Fortalecer a imagem da Imprensa Oficial como referência em certificação digital;
• Definição de política de segurança na Imprensa Oficial.
Escopo do projeto:
• Sistema de busca de imagens e busca full-text;
• Substituição do sistema atual do D.O. – Busca (Full-Text);
• Disponibilização de busca de todo o acervo digital da Imprensa;
• OCR Full-text de imagens;
• OCR Full-text no acervo de quase 06 milhões de imagens de D.O., com foco inicial: 1991 a 2001, crescendo de forma gradativa;
• Implantação do sistema de gestão documental interno;
• Digitalização do acervo de diários oficiais;
• 2001 a 2002 (Papel);
• Importação do período já digitalizado de 1991 a 2001;
• Digitalização dos microfilmes de 1891 a 1991;
• Implantação de um bureau de digitalização de alta produção para a Imprensa Oficial;
• Implantação de soluções em certificação digital cliente e servidor para toda a Imprensa Oficial;
• Suporte à assinatura eletrônica dos D.O.s digitais com selo cronológico (timestamp) (cerca de 7 milhões de imagens);
• Desenvolvimento do sistema de publicação eletrônica de diários oficiais com certificação digital na web.
Benefícios e resultados esperados:
• Disponibilização de acesso de todo o Diário Oficial para seus clientes;
• Proteção e preservação da história do Diário Oficial do Estado de São Paulo;
• Retorno financeiro com a prestação de novos serviços e otimização de custos nos processos internos;
• Organização, estruturação e gestão integrada das informações e documentos;
• Segurança e integridade das informações;
• Fortalecimento da instituição como entidade pioneira em gestão do conhecimento de forma segura.
Data da inclusão deste case: 29 de junho de 2006 - Case apresentado na INFOIMAGEM-2006
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