Hospitais
Incorporando documentos em papel ao prontuário eletrônico do paciente. A experiência do InCor-HCFMUSP
GED na emergência de hospital
Hospital Albert Einstein - GED nos prontuários dos pacientes e em outros documentos administrativos. São 110 mil páginas digitalizadas mensalmente
Hospital Samaritano - Hospital reduz custos e dinamiza processos com GED
Case do Hospital São Luiz Benefícios da implantação do planejamento documental no serviço de arquivo médico.
Pronto socorro sem papel
Incorporando documentos em papel ao prontuário eletrônico do paciente. A experiência do InCor-HCFMUSP
O InCor está incorporando documentos digitalizados ao PEP, Prontuário Eletrônico do Paciente, que reúne dados estruturados, imagens médicas e sinais vitais através de uma única solução web. O objetivo é consolidar e completar as informações disponíveis aos profissionais de saúde.
Nos últimos cinco anos, a equipe de Informática do InCor vêm desenvolvendo um PEP-Web bastante abrangente. O PEP distribuído (baseado na visualização de informações de diversos sistemas) inclui diversas interfaces com diferentes sistemas: Laboratório, Informações Clínicas, Laudos, Imagens Diagnósticas e Monitores de Beira de Leito. O objetivo principal é ter uma integração completa das informações que permita a redução de redundância, fazendo uso extensivo de interfaceamento.
Usando-se um ambiente web todas as modalidades de informação podem ser apresentadas, incluindo imagens digitais ou documentos digitalizados. Após mais de dois anos de estudos, análises e discussão, decidiu-se por implementar-se a digitalização dos antigos documentos em papel.
Com a definição de se iniciar o processo, uma das primeiras decisões foi a de se microfilmar os mesmos antes de digitalizá-los. A segunda maior questão foi de se utilizar serviço de terceiros (OR Service) para realizar este processo. Essa decisão exigiu que os grupos técnicos de ambas empresas desenhassem juntos os detalhes do projeto. Um extenso planejamento definiu os formatos de imagem e tipo de mídia a ser utilizados, estrutura de indexação, controle de qualidade, responsabilidades e o fluxo geral do processo.
Após as definições básicas, o desenvolvimento foi iniciado (programas). No fim de 1999 já existia um modelo funcional. Muitos testes foram realizados e no início de 2000 havia uma versão estabilizada. Durante o primeiro ano de operação vários ajustes foram feitos, pequenos defeitos e problemas foram corrigidos, hoje mais de 10.000 prontuários digitalizados de pacientes internados no período encontram-se disponíveis para consulta no PEP-Web do InCor.
A primeira fase do processo consistiu na preparação do prontuário em papel. Essa etapa incluiu a separação de impressos gerados pelos sistemas do hospital, que não são digitalizados. Finalmente, é gerado um disquete contendo uma lista dos nomes e números de identificação dos pacientes cujos prontuários serão processados.
Essa etapa auxilia no processamento realizado externamente, uma vez que, por motivos de segurança e confidencialidade, um acesso geral aos dados dos pacientes não é habilitado ao parceiro externo.
Após a preparação, a pasta (prontuário) é enviada para microfilmagem e digitalização. Nessa etapa, o conjunto de imagens de uma pasta é relacionado ao número de identificação do paciente (PID). A “pasta física” é devolvida ao hospital e o microfilme vai para a fase de digitalização e indexação. O microfilme é digitalizado e simultaneamente indexado de acordo com os padrões definidos. Após o controle de qualidade, o resultado final, imagens e arquivos de índices são gravados em CD-ROM, que é então enviado para o hospital junto com os microfilmes
Após receber o CD-ROM, o hospital usa um conjunto de software, desenvolvido pelo seu próprio serviço de informática, que então carrega as imagens para o repositório e insere os ponteiros na base de dados do PEP (EPR-DB).
A aplicação de recuperação e apresentação dos que estabelece as conexões â documentos digitalizados usa um servidor ColdFusion entre o web server, o cliente web, o PEP e o Repositório de Imagens (para os Studio) formata a interface do â downloads das imagens). O software (ColdFusion , contendo as informações dos pacientes, â usuário, realiza as buscas no BD Oracle e verifica a existência de imagens digitalizadas para um determinado paciente. As imagens são formatadas como GIF e podem então ser visualizadas sem a necessidade de plug-ins extras, embora na prática está sendo usado um plug-in para aumentar a facilidade de manipulação das mesmas no browser Web.
A estrutura de indexação permite o agrupamento de arquivos por tipos pré-definidos. O usuário recebe uma lista de todos os tipos de documentos disponíveis, e antes de acessar as imagens, recebe outra lista contendo as datas dos documentos disponíveis para aquele tipo. O usuário pode então selecionar e apresentar os documentos de sua escolha. É importante lembrar que além dos documentos digitalizados, outras informações (Laboratório, Imagens, etc) podem ser recuperadas.
O processo de digitalização iniciou-se em janeiro de 2000. Após um ano, aproximadamente, 9 mil registros estão disponíveis para consulta. São mais de 1,5 milhões de imagens (dados de janeiro de 2001). Esse primeiro ano foi usado para ajustes do processo e para acumular um conjunto de dados mínimo para utilização no PEP.
A microfilmagem, nesse caso, provou ser muito útil: reduzindo os custos de digitalização, pois a manipulação dos documentos nos processos de microfilmagem é mais fácil do que para digitalização, questões legais, e também eliminou o efeito de filtragem de cores observada nos escaners digitais.
Desenvolver e colocar em operação um PEP tão complexo e amplo quanto o do InCor é uma tarefa árdua e longa. Qualquer proposta de boa qualidade deve levar em conta as necessidades e as particularidades do ambiente onde serão aplicadas. Mesmo com sistemas modernos e sofisticados, parte da informação encontra-se (ainda) em papel. Os documentos passados (e presentes) tornam-se, portanto, uma importante questão. É inegável a utilidade da informação apresentada em tinta no papel. A Informação é o maior patrimônio de uma Instituição de Saúde.
Muitos sistemas utilizados no InCor baseiam-se em informações que já nascem no formato digital e estruturado; mesmo sinais de monitoração de sinais vitais em tempo-real e imagens médicas digitais podem ser visualizadas pelo PEP-Web. No entanto a falta de parte das informações, ainda em papel, mostrou-se um grande entrave em direção ao ambiente sem papel. A decisão de se digitalizar e integrar os documentos ao PEP resolve este problema. Uma melhor medida de custo-benefício na prática clínica ainda está por ser realizada.
GED na emergência de hospital
O Hospital Pequeno Príncipe, Curitiba, Paraná, implantou um projeto-piloto de GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, no setor de emergência. O trabalho foi realizado pela ASP Informática, Curitiba.
Estão digitalizados 1,05 milhão de documentos. O sistema possibilita o acesso imediato para saber quando o paciente é reincidente, diagnóstico e medicação anterior.
O resultado é satisfatório, pois o paciente, anteriormente, tinha que aguardar o funcionário consultar sua última estadia no hospital e repassar ao médico. Agora, a resposta ao médico solicitante é rápida. Outro projeto em desenvolvimento é a implantação do GED na sala dos médicos para que eles consultem as imagens dos prontuários e façam as anotações nos prontuários eletrônicos e não mais em papel.
A infra-estrutura engloba um software Watermark Image, banco de dados SQL Server e cinco estações cliente, um servidor de imagem e um servidor de rede.
Hospital Albert Einstein - GED nos prontuários dos pacientes e em outros documentos administrativos. São 110 mil páginas digitalizadas mensalmente
O Hospital Albert Einstein, São Paulo, mantinha um sistema de arquivamento dos prontuários médicos em papel. O acesso era difícil e demorado. Agora está usando o GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, para os prontuários médicos em todas as suas áreas e principalmente no SAME – Serviço de Arquivo Médico.
Havia necessidade da disponibilização rápida dos prontuários passados dos pacientes e a melhor solução identificada foi o GED. Os documentos foram digitalizados no formato PDF e podem ser acessados pelo prontuário eletrônico, já utilizado por médicos, enfermeiras e outros profissionais de saúde.
O sistema disponibilizou 2,38 milhões de páginas de documentos de julho de 1997 a setembro de 1999 e 110 mil novas páginas a cada mês. Esses documentos são administrativos, como autorizações, termos de ciência, documentos dos pacientes e de conteúdo técnico, como prescrições médicas, folhas de evolução, formulários de avaliação.
A digitalização está sendo feita no próprio hospital utilizando-se um escaner de alta velocidade, leitoras e impressoras de código de barras e um sistema de fitas magnéticas para armazenamento.
O Albert Einstein tem mil estações que podem consultar os prontuários digitalizados, desde que os usuários tenham acesso ao prontuário eletrônico do paciente.
Os usuários que requerem mais treinamento são os operadores e indexadores de documentos que fazem a digitalização. Esse treinamento está sendo feito diretamente nos postos de trabalho com uma parceria entre o hospital e a ScanSystem, empresa que implantou o sistema.
Hospital Samaritano - Hospital reduz custos e dinamiza processos com GED
Para melhorar o atendimento e agilizar os processos de faturamento e auditoria de contas médicas, o Hospital Samaritano, em São Paulo, implantou um sistema de GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
No início do projeto, em 1999, objetivando apenas a área financeira, foram digitalizados os documentos e prontuários dos pacientes que já existiam há mais de 20 anos, perfazendo um total de aproximadamente um milhão de documentos e 34 mil prontuários. Atualmente, os prontuários em papéis são guardados apenas por dois anos, permanecendo somente o digital.
Após um ano da implantação do GED, as equipes do projeto observaram que a ferramenta também poderia auxiliar no processo de consulta dos prontuários nas unidades médicas, ampliando a sua utilização para além da área financeira. O sistema reduziu em 70% o volume da área ocupada e também trouxe benefícios qualitativos, porque atende todos os padrões da Joint Comission, comissão de auditores das companhias de seguro médico.
Os prontuários estão disponíveis on line para os profissionais da assistência médica 24 horas por dia. A segurança e a confidencialidade das informações são garantidas por controles de acesso.
Desde que o sistema entrou em funcionamento, o hospital agilizou o atendimento e todos os processos financeiros e burocráticos; otimizou o fluxo de trabalho, redirecionando atividades entre os funcionários; reduziu custos com materiais de escritório; e disponibilizou algumas áreas, antes ocupadas com arquivos físicos. Todos esses benefícios geraram uma economia de 80%.
A próxima etapa do projeto será a implementação do GED nos atendimentos dos prontos-socorros infantil, adulto e ginecológico. Esses setores geram cerca de 300 documentos por dia, além de ocupar uma área imensa para o seu arquivamento físico.
A solução de GED, da Laser Fiche, foi implantada pela Docs Brasil. O investimento não foi alto, porque o Hospital Samaritano utilizou sua própria infra-estrutura de hardware, necessitando apenas de um escaner para digitalização de imagens e um servidor que suportasse um banco de dados de quase 55 GB. Além disso, não houve terceirização de serviços, pois tudo foi digitalizado pelos próprios funcionários do hospital, que facilmente se adequaram ao uso da ferramenta.
Case do Hospital São Luiz
Fundado em 1948, o Hospital e Maternidade São Luiz - dispõe de duas unidades hospitalares, uma no Itaim e a outra no Morumbi, em São Paulo , e é considerado um dos mais avançados centros hospitalares do País. Destaque este que o fez novamente ser escolhido para ser o Hospital oficial da Formula 1 e Stock Car deste ano.
Alguns números do Hospital São Luiz:
Oito mil médicos credenciados
2.300 funcionários
444 leitos
3.800 internações / mês
2 mil cirurgias / mês
19 mil atendimentos / mês no Pronto-Socorro
15 mil atendimentos / mês no Centro de Diagnósticos
22.500 exames / mês (pacientes internos, externos e PS)
9 mil partos / ano
Sobre o projeto WebDesk:
A fase inicial do projeto de GED com o Datasul WebDesk no Hospital São Luiz engloba a digitalização dos prontuários médico e financeiro dos pacientes atendidos em pronto socorro. Considerando-se as duas unidades da Empresa, são aproximadamente 800 prontuários digitalizados, totalizando 9.000 documentos por dia, eliminando os custos com máquinas de xerox e de papel, além de agilizar o processo de consulta às informações médicas e financeiras de cada atendimento.
O projeto desenvolvido com o produto Datasul Webdesk, onde foram implantados os módulos de GED e Workflow, permitiu a digitalização das folhas contidas em um prontuário utilizando tecnologia OCR para o reconhecimento do código de barras, que identifica o paciente e, a partir dele, faz a integração com o sistema médico do hospital.
Agora o Hospital São Luiz tem centralizadas as informações médicas dos pacientes na intranet/extranet, passando assim a ser acessadas pelos médicos e funcionários via web.
Estima-se uma economia de aproximadamente R$ 100.000,00 já no primeiro ano do projeto. Na segunda etapa, o projeto englobará também a digitalização dos prontuários dos pacientes internados e a implantação de workflow em alguns processos da Empresa, além do desenvolvimento de um portal corporativo.
Data da inclusão: 15 de junho de 2005
Benefícios da implantação do planejamento documental no serviço de arquivo médico.
O Hospital Lúcio Rebelo conta, com aproximadamente 80.000 prontuários que permeiam sua atividade administrativa, assistência e pesquisa. A Resolução do (CFM ) Conselho Federal de Medicina N.º 1.639/2002 - Art.4º.Estabelece o prazo mínimo de vinte anos, a partir do ultimo registro, para a preservação dos prontuários médicos de suporte papel. O SAMIS ( Serviço de Arquivo Médico e Informações em Saúde ) vem de encontro a gerenciar o prontuário para quando, onde e como o usuário necessitar. Essas informações incluem o apoio á equipe médica, para a tomada de decisão; suporte aos pesquisadores, na busca de dados; aos administradores, nas tarefas de faturamento e relatórios.
Em situações anteriores o SAMIS apresentava o seguinte cenário:
Falta de legibilidade: Emissão de vias desnecessárias com fax e copias eram guardadas sem se saber o destino do original;
Falta de espaço físico para a guarda de documentos;
Excesso de massa documental.
Que tinha como causa:
Convivência entre o modelo de organização antigo;
Fragmentação do processo de trabalho e falta de conhecimento de novas tecnologias e metodologias arquivísticas.
Tendo como resultado:
Baixo grau de compartilhamento da informação produzida:
Dificuldade e demora no acesso a informação. Este cenário começou a ser modificado com a implantação do planejamento documental dividido nas seguintes etapas:
Elaboração do diagnostico documental e tabela de temporalidade;
Implantação do sistema de controle de documentos;
Elaboração do Manual de procedimentos arquivisticos.
Resultando assim nos seguintes benefícios, a destacar:
Agilidade nas consultas: O tempo de procura foi reduzido, de semanas para no máximo 2 minutos.
Otimização do espaço físico.
Redução de custos: Devido a higienização dos prontuários, os clipes utilizados retornam ao hospital para serão reutilizados. Os papeis em branco, ou documentos com a temporalidade vencida, são vendidos a empresas de reciclagem.
Fim dos erros de arquivamento: Os documentos são classificados de acordo com o plano de classificação, evitando a criação de assuntos a revelia.
Os problemas enfrentados em relação aos prontuários a cada ano vem se reduzido, visto que a preocupação principal SAMIS foca a melhoria da informação existente nos prontuários na busca da qualidade dos serviços.
Data da inclusão: 15 de junho de 2005
Pronto socorro sem papel
Case apresentado durante a Conip - junho de 2006 - Insumo fornecido pela assessoria de imprensa
Trama Comunicação (11) 5539-1509 - www.tramaweb.com.br
Os problemas encontrados no pronto socorro do Instituto da Criança, e que motivaram a procura de uma solução informatizada foram: A deficiência do registro do atendimento, inexistência de controle de fluxo do paciente, dificuldade de acesso a atendimentos anteriores, arquivamento ineficiente da ficha em papel de pronto socorro, preenchimento incorreto ou não preenchimento da ficha e falta de padronização no atendimento da triagem do pronto socorro. A tecnologia da informação teve papel fundamental não somente no projeto e desenvolvimento do sistema, mas também na criação da estratégia de implantação visando principalmente uma melhor adesão dos usuários.
Situação-problema ou oportunidade
O que propiciou o projeto foi o processo de triagem de pacientes no pronto socorro que não seguia um padrão estabelecido pela direção, mas sim determinado pelo bom censo do médico triador, sua experiência e opinião no caso. Havia então a necessidade de ser criado um protocolo, regras e um mínimo de critério no momento deste evento. A solução informatizada foi eleita a melhor por se tratar de um atendimento rápido que podia ser bastante padronizado e seguir regras rígidas. Este atendimento ate o momento servia para detectar se o paciente estava no lugar certo, ou se deveria procurar outro serviço. No entanto seria muito interessante que durante esta triagem o médico pudesse avaliar e classificar o estado de gravidade do paciente, e a urgência do atendimento. O registro deste atendimento era feito no papel, e armazenado diariamente em pacotes que representavam os pacientes atendidos no dia. A consulta a este documento era impraticável por não haver uma organização que permitisse uma fácil localização. A ferramenta foi desenhada para atender estes critérios, e foi a primeira etapa da implantação. A partir deste ponto a evolução do sistema ganhou grande participação da equipe médica, envolvida e participativa no processo de criação dos módulos restantes.
Solução
Este sistema permite ao chefe do pronto socorro determinar quais questões devem ser avaliadas e estabelecer uma pontuação para cada resposta. A soma dos pontos classifica o paciente e determina sua prioridade no atendimento. Outros módulos foram implementados e agregados a este módulo inicial, como o atendimento inicial (historia da moléstia atual, avaliação sobre os diversos aparelhos, exame físico, alergias, internações anteriores e medicação em uso) , evolução, diagnósticos e conclusão do atendimento. O banco de dados utilizado foi o Oracle, rodando sob sistema operacional Linux, o método de conexão é Ole for Oracle. A linguagem de programação é Microsoft Visual Basic versão 6. Como requisito principal de estação de trabalho é o sistema operacional Windows. Conseguimos uma boa adesão e participação por parte dos médicos utilizando como estratégia a implantação modular, substituindo rotinas manuais por eletrônicas, de forma que cada rotina substituída fosse agregado valores e funcionalidades que de alguma forma facilitaria o trabalho e o acesso a informação. Este projeto deu abertura para a implementação de outros projetos que estão ligados diretamente ao atendimento médico, como uma solução para o laboratório clínico e outro para exame de imagem, o registro de informações específicas como avaliação neurológica e informações sobre parada cardíaca.
Inovação e ineditismo
Ao sistema foram conectados dois painéis eletrônicos que auxiliam o médico, usado para chamar o paciente e indicar a sala em que será atendido. Na época da implantação somente painéis com conexão serial eram encontrados no mercado, e como a distancia entre os painéis e os computadores eram acima do recomendado optamos por criar um “servidor de mensagens”. Este servidor era o elo de ligação entre as estações de trabalho e os painéis. Foi instalado próximo aos painéis com distancia suficiente, e conectado aos computadores utilizando a rede de informática. Foi estabelecido um protocolo de comunicação para transporte de mensagens. O veiculo para transportar a mensagem foi um sistema de correio eletrônico (e-mail). Quando o médico escolhe um paciente e ‘chama-o’, o sistema colhe as informações do paciente, gera uma mensagem, envia um email que o servidor de mensagens recebe, interpreta e envia a mensagem via cabo serial ao painel indicado na mensagem. Mas, indiscutivelmente a avaliação e classificação da gravidade do paciente, através do escore clínico e a representação por cores, foi a idéia mais inovadora do projeto.
Público - Alvo
A comunidade foi diretamente beneficiada pelo projeto, formada por pacientes matriculados no Instituto da Criança (em tratamento) ou pacientes externos. Indiretamente beneficiamos os médicos e profissionais, que alem de todos os benefícios já relatados também tem a disposição um banco de dados altamente qualificado, a disposição para pesquisas administrativas e científicas.
Relevância para o interesse público
Esta tentativa de determinar a prioridade de atendimento médico deveria ser interpretada como uma proposta de âmbito global. Não temos noticia de pacientes que reclamaram da espera, quando devidamente orientados sobre nossa escolha de atender prioritariamente os mais graves. Existem muitas leis sobre prioridade no atendimento, para gestantes, idosos, crianças, mas pouco foi feito de fato para estabelecer prioridades no atendimento médico de forma criteriosa.
Efetividade
Os resultados podem ser divididos em dois, o primeiro seria os resultados de difícil mensuração os quais resultam em um melhor atendimento ao paciente através de um menor tempo de permanência durante o atendimento e o acesso a informações de atendimentos anteriores. O segundo grupo de resultados seria os mensuráveis, ou seja, os resultados que puderam ser enumerados e quantificados, houve uma melhora na coleta dos dados para faturamento dos serviços hospitalares (SUS) melhorando o faturamento em relação ao atendimento médico, aos procedimentos, aos exames radiológicos e aos exames laboratoriais, conseqüência direta da melhora do registro destas informações. Antes da implantação do sistema foi constatado que 5 % das fichas em papel eram perdidas, com o sistema este índice caiu a 0%, por ser eletrônica e com um sistema eficiente de copia de segurança. O tempo médio de permanência no Pronto Socorro pelo paciente caiu de 4 horas e 7 minutos para 2 horas e 3 minutos. Constatamos também que 16% dos pacientes atendidos são da casa (fazem algum tratamento no Hospital) e que mais de 50 % já haviam utilizado este serviço, demonstrando a necessidade do acesso aos dados dos atendimentos anteriores. Também podemos enfatizar a eficiência do registro das informações, no mês de março de 2000 (antes do sistema) o setor de registro de informações registrou 36 casos de infecção aguda de vias aéreas, em março de 2005 foram registrados pelos médicos (já no sistema) 626 casos.
Facilidade de reprodução
O projeto foi desenhado e produzido pela equipe de tecnologia da informação do Instituto da Criança, e foram utilizadas 2100 horas de Analista de Sistemas, 200 horas de Administrador de dados, foram 100 horas de treinamento. O custo total de desenvolvimento, na época, foi de R$ 180.500,00. A tecnologia empregada ainda disponível hoje, porem com considerada evolução, pode ser utilizada para criação ou modernização do projeto. Foi necessário a aquisição de 10 microcomputadores, no valor de R$ 2.800,00, totalizando R$ 28.000,00. Para estrutura física e conexão foi adquirido um switch no valor de R$ 5.000,00, uma impressora laser no valor de R$ 2.000,00 dois painéis eletrônicos no valor de R$ 1.500,00 cada. O servidor de mensagens foi criado a partir de um microcomputador da casa e teve custo de R$ 600,00. Com cabeamento foi gasto R$ 2.300,00. Totalizando para a estruturação física da área de de infra estrutura de informática o valor de R$ 40.900,00. Para suportar a demanda de novas conexão, para o armazenamento das informações e garantir alta disponibilidade do sistema foi necessário um investimento na aquisição de um sistema de armazenamento (Storage Área Network) no valor de R$ 551.000,00, um servidor de banco de dados no valor de R$ 35.000,00 um switch no valor de R$ 15.000,00 e três no-break no valor de R$ 2.500,00 cada. Totalizando um investimento na área de informática de R$ 608.500,00. Este investimento em especial é compartilhado com todos os outros projetos implantados no Hospital. O valor total gasto no projeto foi de R$ 857.900,00
Ambiente de Hardware e Software
Foi utilizado um ambiente de desenvolvimento da empresa Microsoft Corporation chamado Visual Studio versão 6, um ambiente de modelagem de dados chamado ERwin da empresa Computer Associates International Inc. O sistema foi desenhado para utilizar o banco de dados Oracle, da empresa Oracle Corporation. A estação de trabalho deve ser um microcomputador padrão IBM-PC, com sistema operacional Windows da empresa Microsoft Corporation. A estação de trabalho deve estar conectado ao banco fisicamente via rede ethernet, com protocolo TCP/IP.
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