Hidroelétrica
Itaipu Binacional EDMS e microfilme no arquivo técnico gerencia 780 mil desenhos
GED na Chesf Recursos humanos, patrimônio documental e outras áreas da empresa
Itaipu Binacional EDMS e microfilme no arquivo técnico gerencia 780 mil desenhos
A Itaipu Binacional, Foz do Iguaçu, Paraná, detém uma grande quantidade de documentos técnicos em seu acervo, fruto da realização do projeto da maior usina hidrelétrica do mundo. A usina tem 18 unidades geradoras. Para gerenciar 780 mil desenhos de engenharia e mais de 5 milhões de folhas textuais, a Itaipu Binacional implantou um sistema híbrido de gerenciamento de documentos, que inclui Engineering Document Management Systems, EDMS e microfilme.
O sistema possibilita cadastro, pesquisa, visualização, execução de comentários, revisões e centralização de plotagem através de rede corporativa para 240 mil imagens de desenhos e documentos de textos ativos.
Como se deu a implantação
Em 1974, os meios para o gerenciamento da documentação eram manuais, com registros em fichas e livros e solicitações e controle usando formulários.
Após reestudo da situação dos documentos, algumas ações foram implantadas, como a organização e centralização do acervo técnico; restauração dos desenhos com legibilidade comprometida e análise dos meios adequados de armazenamento para resguardar a documentação, considerando-se a microfilmagem, sistema digital e papel.
O sistema híbrido adotado
Os discos magnéticos são para desenhos técnicos do arquivo ativo, que são de maior utilização em revisões e consultas, portanto, necessários em sistema on-line; microfilme para desenhos do arquivo histórico, do arquivo de segurança e para os textuais e desenhos com baixo número de consultas e papel para desenhos e documentos do arquivo ativo e documentos de valor histórico.
Infra-estrutura utilizada
O sistema roda em Windows NT, gerenciador de banco de dados Oracle; a interface usuário é Visual Basic. O banco de imagens tem capacidade para 25GB: são 240 mil imagens, servidor de 18GB e 180 estações on-line.
As vantagens
O EDMS possibilita o armazenamento de grandes quantidades de desenhos; dez mil deles num disco óptico. Outras vantagens são o acesso rápido à informação, reprodução com qualidade em qualquer tamanho, edição ou restauração eletrônica melhorando a legibilidade.
O sistema promove também a atualização tecnológica, permitindo a integração com outros sistemas e o acesso às informações por diversas áreas da empresa . O emprego do sistema híbrido reúne as vantagens que cada meio tem de melhor, promovendo benefícios como redução nas áreas e arquivamento, recuperação fácil da informação, redução de mão-de-obra operacional e outros.
GED na Chesf Recursos humanos, patrimônio documental e outras áreas da empresa
A Companhia Hidro Elétrica do São Francisco, Chesf, Recife, tem em sua documentação, de mais de cinquenta anos, um patrimônio de alto valor estratégico.
Com o objetivo de preservar e zelar esse patrimônio e de modernizar a gestão empresarial, a Chesf usa o GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, em todas as áreas da empresa. O projeto foi implantado na certeza de que armazenar e compartilhar documentos em imagens eletrônicas, em vez de em papel, oferece inúmeras vantagens. Ao contrário dos documentos em papel, que precisam ser examinados em um só lugar, o GED permite acesso simultâneo em várias estações de trabalho. Para alavancar o projeto, o sistema foi implantado em Recursos Humanos, com a documentação cadastral dos empregados. O desenvolvimento e a implantação desse projeto-piloto tornaram-se-se a base principal de avaliação dos pontos críticos do trabalho, e contribuiram para o sucesso na difusão e implementação nas demais áreas da empresa. Há 2600 computadores em todas as áreas de atuação regional e uma Intranet. CASE APRESENTADO NA INFOIMAGEM-2000.
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