EMPRESA DE GUARDA DE DOCUMENTOS
metrofile ® adota solução Datasul ECM WebDesk para automação de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e Administração e Gerenciamento de Fluxos e Processos de Trabalhos (workflow)
A metrofile ® , empresa especializada em BPO (terceirização de processos de negócios), guarda e gestão de documentos selecionou a Datasul como provedor do projeto de implantação da solução Datasul ECM WebDesk, voltada à Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e Administração e Gerenciamento de Fluxos e Processos de Trabalhos ( workflow) .
Alguns processos interdepartamentais utilizavam vários modelos de formulários eletrônicos , ocasionando eventuais extravios, retrabalhos e atrasos nos prazos. Além disso, por exemplo, no caso das requisições internas de materiais, os formulários em papel impossibilitando o rápido e fácil registro e atualização dos dados do recebimento das requisições, em tempo real.
Neste caso, a entrega dos formulários era feita pelo próprio funcionário, gerando gargalos, perda de tempo e uma “fila” de processos, com colaboradores ociosos no aguardo da atualização da documentação .
O recurso do e-mail para troca de informações também não era eficaz e eficiente, ainda que sendo um processo eletrônico, visto que não solucionava o gerenciamento pleno das informações recebidas e descritas no próprio corpo do e-mail, com fácil rastreabilidade de busca dados . A falta de um acompanhamento era evidente, já que apenas os funcionários diretamente envolvidos sabiam exatamente o escopo e estágio das atividades executadas ou pendentes.
Diante desse cenário, tornou-se necessária a utilização de uma ferramenta de gestão de fluxo de processos, a fim de se obter um acompanhamento mais eficiente e produtivo, como solução ótima e potencial para as questões internas, tornando viável a disseminação, controle e gestão plena de informações e conhecimentos, dotada de ampla rastreabilidade, integridade, confiabilidade e segurança.
Após um criterioso e rigoroso processo de seleção promovido pela metrofile ® a solução Datasul ECM Webdesk foi selecionada por ser completa, com ótima aderência, dinâmica, parametrizável, flexível, de rápida e simples implementação.
A metrofile ® identificou na Datasul um parceiro estratégico de negócios, uma proposta ótima de solução de valor agregado e credenciada à acompanhar a expansão e diversificação de atividades empresariais demandadas pelo business metrofile ® , dotada de escalabilidade, dinâmica, rapidez e, sobretudo, com segurança, integridade e confiabilidade.” “Saímos a campo para pesquisa e análise de várias ferramentas e soluções de mercado, na busca da identificação de um provedor que melhor atendesse as novas necessidades e demandas, preparada para acompanhar e suportar o nosso crescimento e evolução de operações de negócios”, explica o Engenheiro César Andrade, gerente de TI da metrofile ® .
“ A Solução Datasul ECM Webdesk é uma potencial alternativa com ótima aderência no atendimento dos diversos requisitos de negócios solicitados para a plena automação e rastreabildade de dados e informações relativas aos processos de negócios de cada empresa. Trata-se de uma solução única no mercado, englobando todos os recursos e funcionalidades de ECM (Enteprise Content Management) como GED (Gestão Eletrônica de Conteúdo e Documentos), Document Imaging (OCR), Workflow (Modelagem e Gestão de Fluxo e Processos Integrados), Gerenciador de Portais Colaborativos Web , Gestão de Normas, Processos, Qualidade (ISO9000:2000) e Certificações Específicas, além de ser uma aplicação de Intranet e Extranet Corporativa”, enfatiza José Antonio De Mieri, gerente de relacionamento de mercado da Datasul Morumbi.
“Outro diferencial Datasul que propicionou-nos maior eficiência e eficácia no retorno dos investimentos nesse projeto, foi a disponibilidade de Capacitação e Treinamento para o analista responsável, que em quinze dias assistiu aos treinamentos, gravados do Webdesk, oferecidos e homologados pela Universidade Datasul. Isso proporcionou um melhor aproveitamento por ocasião do treinamento presencial voltado à implementação, posteriormente implementado pelo consultor ECM da Datasul Tecnologia durante o projeto de implantação dos processos de negócios da metrofile ® . Iniciamos o projeto em outubro/07, implementado funcionalidades de forma gradativa, atingindo os resultados iniciais de imediato, no início de dezembro/07.”, relata o Engenheiro César Andrade, gerente de TI da metrofile ® .
Logo após a instalação do sistema e dos treinamentos, foi implantado o projeto-piloto com foco na automação do processo de análise e formatação de propostas para os clientes, fator crítico de sucesso para o negócio metrofile ® . “ A Solução Datasul ECM Webdesk tornou viável a plena integração das principais áreas e departamentos da organização, armazenando os dados coletados e diagnosticados no mapeamento de processos relativo à cada oportunidade de negócios elaborado pelo nosso time comercial voltados ao atendimento das demandas de negócios de cada cliente, lead e prospect, simplificando a automação do preenchimento dos formulários específicos, fundamentais para a definição do escopo e precificação do projeto.” afirma Vitorio Piccolo Duarte, gerente comercial da metrofile ® .
“Esses formulários são avaliados pela área de engenharia , responsável pelas análises de viabilidade técnica e econômica, precificação e, posteriormente, direcionados para a homologação final da área de produção, que complementa a modelagem da solução com eventuais comentários a respeito de aspectos produtivos do processo e demonstrativos de benefícios e retornos de investimentos. O fluxo de processo tornou-se mais interativo, assegurando a participação de todos os envolvidos por competência e alçada de decisão, preservando as versões de documentação em mídia eletrônica gerada na evolução por fase do processo, obedecendo os critérios definidos em nossa Metodologia de Vendas, preservando históricos, dispensando procedimentos “burocráticos” e operacionais que dispersavam o foco nas atividades comerciais, gerandouma formatação qualitativa da proposta de solução diferenciada para os negócios de cada empresa. “ ressalta Vitorio Piccolo Duarte, gerente comercial da metrofile ® .
Após a aprovação do fluxo pelas áreas envolvidas, foi implantado o processo de requisição de materiais ao almoxarifado, que abrange usuários de todos os setores da empresa. Atualmente, existem três processos em produção e mais dois em desenvolvimento, atingindo mais de 200 requisições no período de dois meses.
Complementado a visão exposta por De Mieri, Elemar Osni Negri, gerente de operações da Datasul Tecnologia, fundamentado na experiência de diversos projetos, lembra que através dos processos implantados no Webdesk na metrofile ® , foi rápido atingir ótimos indicadores de desempenho, superando os resultados dimensionados para o controle pleno do processo, gerando ganho no tempo de resposta, tanto no plano interno quanto voltado à automação das propostas apresentadas aos clientes. Outro diferencial reside na eliminação dos atrasos do recolhimento dos materiais no almoxarifado, o que provocava morosidade e distorções no controle da produção.
Os usuários das áreas envolvidas nesses processos demonstraram ampla satisfação com os resultados obtidos, adaptando-se rapidamente às mudanças, usufruindo os benefícios propiciados pelas funcionalidades e recursos oferecidos no novo cenário de solução.
Agilidade e objetividade são as palavras usadas por Luiz Renato da Silva Ferreira , analista de Negócios da metrofile ® , ao descrever sua experiência no processo de capacitação e treinamento “relâmpago” : “Atingimos ótimos indicadores de desempenho, confiabilidade e integridade na troca e intercâmbio de dados e informações, de forma objetiva e ágil, evitando “cópias múltiplas” de e-mails destinados à vários profissionais para efeitos de históricos, com perda de foco e tempo. Os prazos para as atividades deixaram de ser os gargalos do processo, tornando-o muito mais ágil, aumentando significativamente os índices de cumprimento dos prazos, além de reduzir sensivelmente os impactos decorrentes dos atrasos. Outro diferencial competitivo foi a preservação do acesso ao histórico dos processos, facilitando muito o processo de implantação, através da simplificação e automação da coleta das informações necessárias para cada processo, antes armazenadas e repassadas no conteúdo dos e-mails trocados durante os vários usuários de cada processo”, conclui Luiz Renato da Silva Ferreira , analista de Negócios da metrofile ® .
Satisfação com os resultados obtidos foi a tônica demonstrada por Marco Aurélio Lessa, Diretor Comercial da Datasul Morumbi e Datasul Mineira : “Desde o contato inicial, identificamos que o Projeto metrofile ® reunia todos os requisitos que consideramos fatores críticos de sucesso para todo e qualquer projeto, destacando o compromisso com resultados e prazos, foco no retorno dos investimentos, sinergia entre os times da metrofile ® e Datasul, envolvendo diretoria, usuários, colaboradores e profissionais especializados, capital intelectual e humano dotado de amplo conhecimento, competência e experiência, proximidade com as regras de negócio metrofile ® , inovação e iniciativa para promover um amplo processo de Change Management . A combinação ótima de todos esses tópicos e variáveis e a observância garantiram o sucesso e êxito do Projeto metrofile ® “ conclui Lessa.
Data da inclusão deste case: 28 de abril de 2008 . O texto foi redigido pela Datasul. O Jornal do GED on-line não se responsabiliza pelo teor das informações aqui declinadas.
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