Governo Municipal
GED nas multas
Emdec, um caso de sucesso com redesenho de processos
GED nas multas
A CET, Companhia Engenharia de Tráfego, movimenta 260 mil AIIP, Auto de Infração para Imposição de Penalidade, mensalmente. São duas mil consultas por dia. Como lidar com toda essa papelada?
A Prodam, Cia de Processamento de Dados do Município de São Paulo, viu no GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, a solução ideal.
Criada por uma Lei Municipal em junho de 1971, a Prodam é provedora de soluções na área de tecnologia da informação. Atende aos órgãos da administração direta e indireta do município de São Paulo.
Realizar um trabalho com GED na CET significou dotar os órgãos da administração pública com recursos tecnológicos da informação, para proporcionar à administração do Sistema de Multas de Trânsito facilidade de localização de documentos processados no sistema, permitindo respostas rápidas e precisas.
O sistema substituiu a microfilmagem, proporcionando recuperação do documento on line. Os documentos são agregados aos recursos dos cidadãos e às solicitações judiciais da Junta Administrativa de Recursos de Infrações.
O GED da CET engloba a digitalização, reconhecimento de código de barras, indexação automática e armazenamento em servidor corporativo. Dessa forma, a consulta e impressão podem ser remotas, a partir de estações de trabalho no Detran e CET.
Acesso on line aos documentos, acervo único, agilidade no encaminhamento de processos, redução de tempo de acesso aos documentos, liberação de espaço físico e acesso simultâneo são os benefícios citados por Tavares com a adoção do GED na CET.
Emdec – Empresa Municipal de Desenvolvimento de Campinas, uma empresa pública de prestação de serviços de transporte e trânsito, com o Redesenho de Processos com Workflow
As empresas e órgãos públicos geram atualmente um volume enorme de informações, que precisa ser organizado, selecionado e analisado de acordo com os interesses corporativos, para apoiar decisões estratégicas, táticas e operacionais cada vez mais freqüentes. Mudanças constantes e pressões de custo, produtividade, competição acirrada, expectativas dos acionistas, exigências dos clientes e cidadãos, para exemplificar, exigem flexibilidade e agilidade das estruturas operacionais e gerenciais.
Obter relatórios com informações consolidadas é uma das maiores exigências para os gestores em todos os níveis da organização. E os dados e informações para obtê-los localizam-se nas mais variadas fontes: nos sistemas transacionais, nos sistemas de gestão integrada, em sistemas de informações gerenciais, em fontes externas, em “data warehouse”, em microfilmes, dentre outras. Além de serem obtidos com rapidez, precisam ser confiáveis, precisos e protegidos de acesso indevido, pois, em geral são confidenciais.
Sistemas de informação, produtos de GED e demais tecnologias dispõem de métodos e técnicas para os mais variados, rápidos e sofisticados processamentos da informação, mas desde que esta esteja disponível no local certo e na hora certa. O gerenciamento da informação eficaz deve permitir que esta seja localizada e se torne disponível para uso, com segurança, rapidamente.
É preciso, então, conhecer os fluxos da informação em detalhes, identificar os eventos que a movimentam, que a transformam e a monitoram ao longo de cada passo dos processos produtivos e administrativos dos produtos e serviços, pois, é através dos processos que a organização trabalha.
Identificar fluxos de controle e informação do processo constitui princípio de workflow, tecnologia madura de automação de processos, que traz grandes contribuições ao monitoramento das atividades e na obtenção de um modelo representativo, que permite analisar e excluir rupturas, ou seja, tudo o que não agrega valor ou não que não contribui para a eficiência e eficácia desejadas para o processo.
Houve um trabalho de Redesenho de Processos, que precedeu o Plano Diretor de Informática de uma empresa pública de prestação de serviços de transporte e trânsito. Com a missão de projetar e implantar novo sistema de informação para as atividades mais complexas e abrangentes, envolvendo 12 áreas internas, a Gerência de Informática argumentou junto à Diretoria e Presidência da empresa pela realização de uma ampla modelagem e análise dos fluxos de trabalho, que precedesse tal especificação e conseqüentemente servisse de base ao desenvolvimento do Plano Diretor. Se desenvolvido com sucesso para aquele processo, considerado o mais prioritário pelos próximos 2 anos, o projeto serviria de base para as definições decorrentes das demais áreas quanto à integração de sistemas e plataforma tecnológica de suporte.
Coordenando o projeto e contanto com apoio de empresa externa, a Gerência de Informática movimentou durante 4 meses boa parte da estrutura operacional e administrativa da empresa com mapeamentos e análises, identificando atividades, rupturas na interligação entre estas, falta ou redundância de informações. Utilizando-se técnicas de workflow, identificaram-se automações e gerenciamento de atividades, que implicaram na racionalização de procedimentos, junção de áreas operacionais, monitoramento de atividades, maiores facilidades e segurança na obtenção de informações por usuários autorizados e significativa redução de prazos vigentes. Principais ganhos:
• Maior automação do processo, diminuindo o ciclo de vida de 20 para 15 dias úteis;
• Padronização de procedimentos entre as áreas de trânsito e transportes;
• Especificação funcional de Sistema de Informação idêntica em cerca de 60% das 2 áreas;
• Maior capacitação dos funcionários envolvidos;
• Eliminação da retenção de informações manualmente e fora do processo;
• Diminuição de funcionários de retaguarda e remanejamentos para atendimento de munícipes;
• Diminuição de 12 para 9 no número de áreas envolvidas no processo.
A modelagem do workflow mostrou-se bastante úteis ao redesenho e gerenciamento necessários ao processo, pois, permitiu identificar todos os componentes para sua automação: sub-processos e atividades integrantes, os pré-requisitos dessas atividades, as regras para execução e roteamentos nos vários fluxos, as ações dos usuários, os controles de tempo e as conexões com outros sistemas internos e externos. Os resultados confirmaram ainda que o gerenciamento da informação implica no gerenciamento do processo e que a tecnologia de workflow realiza sua automação com eficácia.
Data da inclusão deste case: 29 de junho - Case apresentado na INFOIMAGEM-2006
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