Governo Federal
O GED na Marinha agiliza o trâmite mensal de 340 mil documentos
Otimizando o gerenciamento de protocolos de documentos no Departamento de Aviação Civil
Gestão Documental na Marinha do Brasil
Gestão Documental na Justiça Federal brasileira
O GED na Marinha agiliza o trâmite mensal de 340 mil documentos
A gestão de documentos na Marinha do Brasil - MB é uma tarefa extremamente complexa, uma vez que abrange um universo de 414 Organizações Militares, implicando o trâmite mensal médio de aproximadamente 340 mil documentos, contendo os mais variados tipos de informação, com diversos graus de sigilo. Por envolver a Defesa Nacional, a Gestão da Informação no âmbito da Marinha do Brasil deve propiciar o conhecimento adequado ao processo de tomada de decisão, garantindo-lhe a confiabilidade e a consistência.
À época em que o trâmite era exclusivamente manual, o processo de gestão de documentos era bastante burocratizado. Poder-se-ia classificá-lo como lento, complexo, dotado de uma série de procedimentos que não agregavam valor à informação tramitada, com baixa eficiência e não relacional. Era dispendioso, tanto em relação a recursos humanos quanto a recursos materiais. Tomava tempo dos usuários envolvidos, desviando-os de suas atividades finalísticas. Imperava a cultura do papel, com todos os problemas a ela inerentes.
A falta de método para diagnosticar, mapear, racionalizar e normatizar processos de trabalho vinha comprometendo a produtividade, eficiência e a adequada lotação e capacitação dos quadros administrativos das organizações, prevalecendo, de forma geral, o voluntariedade e o trabalho empírico.
A transmissão de uma informação por meio de ofício cuja origem era uma Organização Militar situada no Rio de Janeiro e o destino uma Organização situada em Brasília, considerando as etapas de preparação, aprovação, envio e recebimento, demandava um tempo médio mínimo, no caso de possuir baixa precedência (assunto de rotina), de três dias úteis.
A proposta era criar um sistema de workflow, desenvolvido no ambiente computacional Lotus Notes, que permitisse a efetiva substituição de todos os documentos em papel por documentos eletrônicos, além de controlar e monitorar o fluxo em que o documento tramita internamente na unidade organizacional e, externamente, entre unidades organizacionais.
O sistema deveria permitir a elaboração de documentos, a assinatura eletrônica, estabelecimento de privilégios de acesso, pesquisa/recuperação por temas/números, distribuição em rede, circulação em rede para comentários e aprovação, registro de alterações, segurança e autenticidade, a digitalização de documentos físicos e o arquivamento e recuperação segura de documentos. Aos usuários, deveria ser permitido elaborarem seus próprios documentos a partir de modelos oficiais utilizados na Marinha do Brasil e estabelecidos pelo Governo Federal.
Além dos requisitos acima elencados, o sistema propiciaria a:
· uniformização dos procedimentos para preparação, trâmite, transmissão, recepção e arquivamento de documentos;
integração das informações, contidas nos documentos, aos bancos de dados, de forma automática ou não, de acordo com as necessidades do usuário;
utilização de chaves criptográficas e certificação digital (assinatura eletrônica), utilizando infra-estrutura de chaves públicas (ICP), proprietária da Marinha do Brasil (Argos);
interface amigável, estável e adequada ao uso militar naval e administrativo;
· possibilidade em total integração e utilização dos dados contidos em outros sistemas;
acessibilidade simultânea por um número irrestrito de usuários;
facilidade de pesquisa, por meio de composição de vários tipos de consulta;
simplificação no processo de envio e notificação das atualizações do sistema;
acesso aos dados de modo on line (garantia da consistência); e
redução do tempo na tarefa de atualização do sistema, por parte dos usuários responsáveis.
O Sistema é considerado inovador em razão de promover a mudança do paradigma de administração burocrática – “a cultura do papel”, para o da gestão da informação, possibilitando à MB aproximar-se da idéia de Organização Fundamentada na Informação.
Dentre as inovações mais interessantes do SiGDEM podemos destacar:
integra, de forma flexível e customizável, todos os participantes do processo decisório da organização, do nível tático ao estratégico;
integra os ambientes administrativos e operacionais, atendendo as necessidades logísticas;
transmite informações e dados sem a interferência humana;
trafega documentos de forma rápida, ordenada, controlada e segura, entre plataformas diferentes e inter/intra departamentos ou organizações, eliminando o uso de papel;
templates, com os modelos de documentos adotados na MB; e
diminui o número de cópias dos documentos em trâmite, uma vez que os documentos são únicos e ficam disponíveis no servidor de banco de dados, eliminando o vazamento indevido de informações, além de gasto desnecessário de memória e inconsistência entre cópias, entre outros benefícios.
A Marinha do Brasil, a fim de cumprir com efetividade a sua Missão Constitucional, sempre buscou soluções que visassem à melhoria contínua de seus processos, a fim de aumentar-lhes a eficiência e garantir-lhes a eficácia, estando, portanto, coadunada com os princípios norteadores do Plano Diretor de Reforma do Aparelho do Estado. A MB procura seguir a filosofia de Gestão Empreendedora, considerando os aspectos relacionados à Desburocratização e à Qualidade.
A partir de outubro de 1996, por orientação emanada diretamente do então Ministro da Marinha, o que demonstra o nível de comprometimento da Alta Direção da Instituição com o projeto, foram iniciados, pela Diretoria de Administração da Marinha - DAdM, com o concurso do Centro de Análise de Sistemas Navais - CASNAV, estudos para o aprendizado de conceitos tais como documento eletrônico, groupware, criptografia automática e workflow a fim de possibilitar a implementação de um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) que fosse ao mesmo tempo um sistema de Gestão de Documentos Eletrônicos (GDE).
Em 2001, com a operação plena do SiGDEM, a MB possui a satisfação em exibir o dever cumprido e compartilhá-lo, fornecendo subsídios no âmbito dos Programas de Gestão Eletrônica de Documentos (incluindo o Protocolo Único) e de Segurança da Informação, ambos do MPOG (Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão), visando à implementação de um serviço de comunicação eletrônica de documentos que viabilize a construção de um Estado ágil, leve e eficiente.
Para essa implementação as seguintes etapas tiveram que ser cumpridas:
estudos dedicados ao aprendizado de conceitos conexos ao tema;
avaliação da plataforma Lotus Notes para atendimento às necessidades previamente definidas;
projeto para conversão dos dados existentes em plataformas anteriores, com refinamentos, visando à migração para o ambiente do Lotus Notes;
projeto do novo sistema, com todas as fases do ciclo de desenvolvimento: levantamento, análise, projeto e implantação;
acompanhamento do sistema, após a sua implantação, visando a aferir seu comportamento em face das mudanças verificadas;
criação de chaves (públicas e secretas), a fim de permitir a assinatura e a criptografia dos documentos eletrônicos;
desenvolvimento de uma criptografia própria da MB, no nível necessário ao emprego em operações navais.
Toda a Marinha do Brasil, envolvendo, portanto, um universo de 414 Unidades Organizacionais, que produzem, ao ano, um total estimado em 4.080.000 documentos é a clientela do sistema.
Para implementação do SiGDEM houve a formação de grupos multidisciplinares com vistas à definição de normas, gerenciadores de recursos e administração de repositórios de dados, com a participação de técnicos civis e militares da DAM e do CASNAV, e dos próprios usuários.
Os usuários foram fundamentais para o sucesso da experiência, uma vez que, cônscios da necessidade imperativa do projeto para a Marinha, exibiram um comportamento proativo, analisando, criticando, incentivando e oferecendo sugestões aos técnicos para o aperfeiçoamento do sistema.
Recursos de hardware e software: ambiente computacional Lotus Notes - versão 5; microcomputadores dotados de processador Pentium ou similar, 8MB RAM mínimo (recomendável 32 MB ou mais) para Win95/98 e 16MB RAM mínimo (recomendável 32 MB ou mais) para NT workstation; scanners; e impressoras.
Os recursos financeiros são de difícil contabilização, uma vez que a infra-estrutura de hardware e software já estava disponível, sendo utilizada por outros sistemas corporativos. Um custo plenamente identificável foi o de treinamento inicial do pessoal envolvido com o desenvolvimento do projeto, cujo valor total foi de R$ 18.800,00.
As seguintes estatísticas evidenciam o sucesso do projeto:
o tempo estimado de trâmite de ofício com assunto de rotina, entre unidades sediadas no Rio de Janeiro e unidades sediadas em Brasília, considerando todas as suas fases, era de, no mínimo três dias úteis. Hoje, de poucas horas. O tempo decorrido entre a transmissão e o recebimento é, praticamente, zero (on line);
estatística de tramitação de documentos (média mensal levantada em JUL2001).
Alerta-se que ainda há documentos cujo trâmite é obrigatoriamente físico, por mandamento legal. Hoje, o SiGDEM já está em operação em 40 Organizações Militares (OM), tendo, em média, 23.000 documentos diariamente em trâmite. As OM de menor porte, que não possuem o sistema, trocam informações com o mesmo por meio de correio eletrônico. Os documentos tramitam como anexos às mensagens.
O SiGDEM é um sistema considerado inovador em razão de promover a mudança do paradigma de administração burocrática – “a cultura do papel”, para o da gestão da informação, possibilitando à MB aproximar-se da idéia de Organização Fundamentada na Informação.
É um sistema de GED e GDE que permite efetiva substituição de documentos em papel por documentos eletrônicos, além de controlar e monitorar o fluxo em que o documento tramita intra/inter Unidades Organizacionais. Integra, de forma flexível e customizável, todos os participantes do processo decisório da organização, do nível tático ao estratégico. Possibilita a elaboração de documentos, a assinatura eletrônica, estabelecimento de privilégios de acesso, pesquisa/recuperação por temas/números, disponibilização em rede, registro de alterações, segurança e autenticidade, digitalização de documentos físicos, o arquivamento único e a recuperação segura de documentos. Permite, ainda, aos usuários elaborarem seus próprios documentos a partir de modelos oficiais utilizados na Marinha do Brasil e estabelecidos pelo Governo Federal, mediante o uso de templates.
Hoje, já tramitam 23.000 documentos/dia pelo sistema, notando-se claramente uma tendência a fluxos de documentos cada vez menores, mais normalizados e padronizados.
Otimizando o gerenciamento de protocolos de documentos no Departamento de Aviação Civil
O DAC - Departamento de Aviação Civil, optou pelo GED, visando a otimização de tarefas da organização no que se refere à documentação. Com a implantação do projeto Protocolo, o DAC obteve considerável aumento no ganho de tempo de busca de documentos, revisão e melhoria de tarefas, além de ter aumentado a eficiência e qualidade dos serviços prestados. Detalhamento das etapas do projeto e da solução. Entre os pontos apresentados estão: identificação de problemas e necessidades do projeto, as dificuldades enfrentadas pelas mudanças culturais e de infra-estrutura, os caminhos do processo de implantação, a implantação corporativa, a migração para web, benefícios para o público interno e externo. Conheça também as expectativas quanto ao futuro.
Gestão Documental na Marinha do Brasil
Um mundo de intensas e rápidas mudanças levou a sociedade e as organizações à Era da Informação. Os recursos estratégicos básicos da Era Industrial cedem lugar de destaque a outros recursos: a informação e o conhecimento, apoiados pela tecnologia.
O desenvolvimento cultural e tecnológico do homem moderno possibilita a geração e o acesso a um gigantesco volume de informações, sob muitas formas e naturezas em diversas áreas do conhecimento humano, sem as quais as instituições modernas não mais sobrevivem.
Na maioria das organizações, parte dessas informações está disposta em documentos textuais formais e informais. Parcelas significativas de documentos são simplesmente acumuladas isto é, armazenadas, muitas vezes, sem critérios definidos, tais como indexação, classificação, período de retenção e local de guarda sendo sua pesquisa e recuperação extremamente difíceis ou mesmo inviáveis. As informações contidas em documentos armazenados dessa forma, por um lado, perdem rápida e sensivelmente o seu valor para a organização e por outro, dificultam a tomada de decisão por parte dos administradores.
As organizações devem estar preparadas para suportar o crescente volume e rapidez de circulação de informações e conhecimentos, implantando estruturas organizacionais e tecnológicas flexíveis.
A falta de gestão documental é um problema que atinge hoje a quase totalidade das organizações, com um agravante para o setor público, limitado em seu orçamento para inserir soluções tecnológicas adequadas, em função do alto custo para implantação das mesmas.
As tecnologias atualmente disponíveis, e que originalmente deveriam auxiliar o gerenciamento de documentos, e por conseqüência, da informação, de certa forma vêm atuando como agente complicador. Isso se deve às facilidades de uso dos recursos tecnológicos à disposição das instituições e dos próprios usuários para gerar e acumular documentos provenientes de fontes internas e externas.
O acúmulo de documentos nas instituições públicas, quando não tratado, torna-se um conjunto de informações irrelevantes e sem utilidade. A informação deve, por conceito, ser útil.
Na crença de que as informações são recursos estratégicos para o processo de tomada de decisão e que a administração pública deve encontrar solução para esse problema, defende-se a necessidade de modernização tecnológica aliada às técnicas de Gestão Documental.
A Gestão Documental é uma alternativa viável na gestão da informação estratégica para a Marinha do Brasil.
Data da inclusão:15 de junho de 2005
Política de Gestão Documental da Justiça federal brasiliera
Estudos e ações empreendidas pelos Tribunais Regionais Federais – TRFs, Seções Judiciárias, varas e juizados especiais federais de todo o Brasil para racionalizar a gestão de documentos produzidos pela Justiça Federal no exercício de suas funções.
Os documentos são patrimônio público, tanto no sentido administrativo quanto do ponto de vista cultural. A sociedade delega à Justiça o dever de zelar por esse patrimônio e propiciar o acesso a ele. O direito à informação é garantido pelo art. 5º da Constituição Federal e a destruição de documentos de arquivos é crime ambiental, conforme estabelece o art. 62 da Lei n. 9.605, de 1998.
No estudo: Diagnóstico da Situação dos Arquivos da Justiça Federal detectou-se o grande volume documentos em condições inadequadas de armazenamento. Atualmente, enfileirados, os processos judiciais julgados na Justiça Federal e outros documentos arquivados definitiva ou provisoriamente, perfazem 2.100 km lineares ou cinco vezes a distância entre São Paulo e Rio de Janeiro.
Embora estudos da Unesco indiquem que os documentos de guarda permanente representam apenas de 2 a 5% de toda a massa documental produzida pelas instituições públicas (Rhoads: 1983) ,a falta de critérios para a seleção dos autos judiciais findos com vista à preservação e à eliminação tem obrigado as instituições do Poder Judiciário a guardarem todo o acervo de julgados.
Essa guarda indiscriminada de autos findos, terceirizada ou em prédios próprios, tem comprometido parte significativa do orçamento das instituições judiciárias e, ainda assim, não tem garantido condições adequadas de preservação desses documentos. Com raras exceções, as condições de guarda acarretarão a destruição desses autos pela ação do tempo e a falta de organização impossibilita o acesso ao seu conteúdo.
Essa conjuntura levou o Conselho da Justiça Federal a constituir a Comissão Técnica Interdisciplinar para a Gestão de Documentos – CT-GED, com a finalidade estudar os aspectos legais para a seleção e a eliminação de autos findos e propor métodos de gestão documental.
A eliminação de autos era disciplinada pelo art. 1.215 do Código de Processo Civil – Lei n. 5.925, de 1973, dispositivo suspenso pela Lei n. 6.246, de 1975, até a edição de lei específica sobre a matéria.
Após estudos, a comissão mencionada considerou que existem fundamentos legais para a seleção e a eliminação de autos findos – a Lei 8.159, de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados – constitui-se na lei especial prevista. Com esse entendimento, foram realizados estudos e formulado o conjunto de normas que disciplina a Programa de Gestão Documental da Justiça Federal brasileira.
O Programa de Gestão Documental da Justiça Federal estabeleceu o rol dos assuntos cujos processos são de guarda permanente e inovou ao abandonar as tabelas de temporalidade convencionais e estabelecer prazos de guarda das ações judiciais com base na Teoria Geral do Processo e na natureza do provimento jurisdicional.
Merece destaque entre os instrumentos do Programa, a implantação de tabelas unificadas de Assuntos e de Classes, que viabilizou a classificação dos autos findos no órgão de distribuição processual, facilitando, posteriormente, o trabalho dos servidores dos arquivos.
Após a aprovação do Programa, foram feito treinamentos de multiplicadores e implantado projetos pilotos. Atualmente, o TRF da 4ª Região e as Seções Judiciárias do PR, SC e RS já realizaram quatro editais de eliminação de documentos, cujos recursos obtidos com os venda dos papeis triturados são doados a comunidades carentes.
Data da inclusção deste case: 3 de julho de 2006 - Case apresentado na INFOIMAGEM-2006.
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