Governo Estadual
Agenda 21 - Governo de São Paulo foca o cidadão usando GED e KM
Estado do Ceará moderniza administração com o GED
Detran da Paraíba
Tribunal de Contas de Sergipe
Agenda 21 - Governo de São Paulo foca o cidadão usando GED e KM
Agenda 21 é o nome da solução para Gerenciamento do Conhecimento que o governo do Estado de São Paulo utiliza para integrar 12 secretarias.
Construída sob a plataforma Lotus Notes, a Agenda 21 está em funcionamento desde março de 2000 e coordena 13 projetos de fundo social.
A utilização do Gerenciamento do Conhecimento visa cumprir o objetivo do governo do Estado de São Paulo de dar um tratamento íntegro aos desafios sociais.
Numa visão tradicional, um cidadão que sofre de hipertensão seria atendido somente por funcionários da Secretaria da Saúde. Mas, para o governo atual, a hipertensão dessa pessoa talvez seja explicada pelo tipo de trabalho que ela realiza. Por isso, é importante que os médicos do posto de saúde, que atendem o cidadão desse exemplo, possam se apoiar em seus colegas da Secretaria de Trabalho.
O sistema é responsável pela disseminação da informação na forma de dados e documentos, além de prover contato com pessoas de diversas secretarias.
O Governo do Estado de São Paulo já utiliza também a solução DominoDoc para GED. Com essa ferramenta foi construída toda uma área de aplicação, a biblioteca, dedicada à construção, consulta, modificação e manutenção dos documentos que comprovam o que está se passando com cada projeto governamental.
Estado do Ceará moderniza administração com o GED
Órgãos públicos, segundo as pesquisas nacionais realizadas anualmente pelo CENADEM ,são os maiores usuários de tecnologias do GED. Isso porque são grandes geradores de documentos e de processos burocráticos.
Atualmente, diante das necessidades de melhor atender o cidadão e acelerar processos internos, a administração pública está modernizando seu parque informacional e o GED está na pauta. Um desses exemplos é o do Estado do Ceará.
A modernização administrativa é um dos pontos de destaque do governo do Ceará, sendo uma das tecnologias utilizadas para essa modernização o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, estando implantadas em várias secretarias. Há vários projetos implantados no Governo do Estado. A digitalização em todos os projetos ocorreu nas dependências da FabricaInfo, que dispõe de equipamentos adequados para tal, como, escaners de produção, servidores de alta capacidade, sistema de vigilância eletrônica, sistema de controle de umidade e temperatura, sistema de controle de presença.
Cada uma das aplicações implantadas foi customizada e fazem parte do sistema FabricaDoc ( cliente e server, da própria FabriInfo). A empresa conta com equipe specializada e equipamentos de qualidade. Os escaners são da marca Bell & Howell e Fujitsu. Os servidores são da marca Compaq e o sistema de segurança foi implantado por nossa equipe técnica. O sistema de produção utilizado por nossa empresa foi construído com tecnologia própria e de bibliotecas de imagem adquiridos da empresa norte-americana Accusoft. O sistema de produção roda em ambiente Windows e se chama FabricaDoc Manager.
Os projetos totalizam, juntos, 300 estações. O sistema gerencia, entre documentos digitalizados e digitais inclusos no sistema, aproximadamente de 10 milhões de documentos.
Alguns dos projetos permitem acesso pela Internet, como do diário oficial, decretos e leis, memorial do governo e Base de dados de recursos hídricos estão disponibilizados na Internet, para consulta publica e gratuita aos documentos.
Projetos GED no Ceará
Secretaria da Fazenda (Setor de RH) – Digitalização de Fichas de Funcionários Fazendários; Procuradoria Geral – Digitalização de toda a legislação do estado do Ceará, bem como todos os atos foram submetidos a processo de OCR, possibilitando a consulta textual dos mesmos. Abrange o período desde 1933. Também Infra-Estrutura (Setor de Transportes e obras)– Digitalização de projetos e acompanhamento de obras do Governo do Estado. Abrange todas as grandes obras realizadas pelo governo do estado.
Secretaria da Administração – Digitalização de Diários Oficiais do Estado desde a década de 1930
Secretaria da Educação – Digitalização de Dossiês de Alunos relativos a educação de adultos (supletivos).
–Secretaria de Recursos Hídricos Digitalização de projetos de obras de açudes, barragens e afins, formando a base de conhecimento de Recursos Hídricos do estado do Ceará.
Secretaria do Planejamento – Digitalização das publicações relativas a projetos e estudos elaborados pelo governo do estado. Este acervo compõe a biblioteca virtual Maria Olímpia Xavier, vencedora do premio E-Gov.
Gabinete do Governador – Memorial do governo do estado, envolvendo toda a circulação de documentos oficiais publicados de interesse das secretarias.
Alguns benefícios
Agilidade na consulta e obtenção de informações
Densidade de compactação e localização muito rápida
Velocidade de transmissão no fluxo de trabalho
Indexação e referências cruzadas
Segurança
Padronização da classificação do acervo facilitando consultas
Minimização de custos operacionais relacionados à disponibilização de originais da Documentos
Rastreabilidade efetiva e instantânea dos documentos
Data da inclusão destes cases: 1 de fevereiro de 2006
Detran da Paraíba
Agilidade nos processos relacionados com a emissão da Carteira Nacional de Habilitação foi o benefício oferecido ao cidadão no Detran da Paraíba, através de uma implantação da Light Infocon. Tendo responsabilidades, dentre outras, de credenciar e fiscalizar os Centros de Formação de Condutores, e necessitando de instrumentos que possibilitassem melhora de sua capacidade gerencial, de suporte e prestação de serviços a população em geral, vislumbrou na adoção de um software com interface amigável e suportado pela Internet, a ferramenta ideal para facilitar o gerenciamento e fiscalização dos CFCs e, em maio de 2005, começou a desenvolver a aplicação, para gerenciamento dos CFCs, com o módulo GoldenDoc do software LightBase.
O sistema ficou pronto em 30 dias, somados o tempo de especificação, testes do protótipo e de implantação. Um recorde sob todos os aspectos. A utilização do módulo GoldenDoc do software LightBase representou uma verdadeira revolução no trâmite interno dos processos administrativos do departamento no tocante aos CFCs, tendo como reflexo a celeridade com que as informações passaram a fluir, a economia de papel, e a conseqüente desburocratização e agilização destes processos, promovendo ainda a transparência processual, com a publicação em tempo real na Internet, através do nosso site, tudo isto para facilitar o trabalho dos nossos funcionários e demonstrar ao nosso público usuário uma moderna política de melhoria das ações administrativas.
Dentre os benefícios estão estatísticas de aprovação da CFC; testes, simulados; cursos e reciclagem (evitando custo para o Detran-PB de instalação e pessoal); pré-cadastro; expedições de todas as guias de pagamento; desburocratização e velocidade no atendimento; economia de tempo e papel.
Data da inclusão deste case: 2 de fevereiro de 2006
Tribunal de Contas de Sergipe
O Tribunal de Contas de Sergipe, buscando otimizar o atendimento ao público e organizar o acervo de documentos, foi implantado um sistema para digitalização da documentação l ocalizada em seu arquivo . Entre eles podemos citar: protocolos, processos, processos de despesa, balancetes mensais e pastas funcionais. Com essa tecnologia implantada, a informação pode ser acessada simultaneamente de qualquer ponto da Intranet do Tribunal de Contas, ou até pela Internet.
A indexação utiliza um banco de dados de uma outra aplicação, onde estão armazenadas as informações sobre mais de 200 mil documentos (processos e protocolos) que são atualizados diariamente. O funcionário digita apenas o ano e número do processo, e os outros campos de indexação são buscados automaticamente no banco de dados, dando confiabilidade, rapidez e minimizando significativamente os erros na indexação. A integridade dos documentos está assegurada, e o acesso à informação é gerenciado pelos administradores do sistema. A informação dos documentos pode ser atualizada pelos funcionários do Tribunal de Contas, através do próprio ambiente Web, gerando facilidade e agilidade nas atualizações dos documentos disponibilizados.
Data da inclusão deste case: 2 de fevereiro de 2006
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