Financeira
Grupo financeiro usa Gerenciamento Eletrônico de Documentos para os contratos.
Portal SICREDI – Eficácia na Comunicação baseada no Gerenciamento de Conteúdo
Grupo financeiro usa Gerenciamento Eletrônico de Documentos para os contratos.
O Grupo Exprinter Brasil, São Paulo, pertence ao grupo financeiro internacional Exprinter/Banex. O Grupo é formado por várias empresas voltadas aos negócios de Private Banking e Consumer Finance. É constituído pelas empresas Exprinter Losan e Exprincred Promotora de Crédito. Elas são as maiores usuárias da tecnologia de gerenciamento da informação. No segmento de atuação do Grupo Exprinter Brasil, o contrato é um documento de muita importância. Ele é o instrumento jurídico da operação realizada. Portanto, as informações devem ser mantidas com segurança e ter fácil recuperação. O Grupo contratou a Work Image para implantar uma solução de GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, no setor de Arquivo e Controle de Documentos. Antes do sistema, havia seis funcionários para controlar o arquivo. Quando o documento chegava era feita uma separação, classificação por origem e ordem numérica. Os documentos eram armazenados em caixas numeradas e identificadas. Era necessário um lugar muito grande para o arquivo. Havia manipulação freqüente, extravio, rasuras e danificação dos documentos. Além disso, o local não possibilitava controle rígido de acesso e segurança contra fogo. Qualquer recuperação de documento tinha um prazo de pelo menos um dia, e muitas vezes não havia devolução correta do documento. Após a implantação do sistema, são dois funcionários trabalhando num espaço reduzido. Quando o documento chega, seu número é digitado num sistema que controla a digitalização dos documentos. O sistema é integrado ao banco de dados SQL Server do Sistema de Financiamentos. Automaticamente, todos os outros dados complementares do contrato são captados do banco de dados. As informações são indexadas junto com a imagem e permitem a recuperação do documento por quaisquer combinação de dados como nome, CPF, data, valor, código do cliente, além do próprio número de contrato. Após a digitalização, que envolve, além do contrato original, as cópias dos documentos e comprovantes do próprio financiado, os originais são etiquetados e colocados diretamente em caixas para possibilitar a recuperação pela empresa especializada na guarda de documentos. Tal empresa possui estrutura própria para garantir o acesso seguro aos documentos, bem como a integridade física em caso de incêndio. A recuperação de documentos é feita por pesquisa num banco de dados. O sistema possui ferramenta de visualização. O GED foi implantado no setor de Arquivo e Controle de Documentos. Estão envolvidos no sistema contratos, documentos pessoais, CPF/RG, comprovantes de residência e de renda, comprovação de idoneidade. A digitalização é feita internamente, mas quando há picos de movimento, recorre-se a um birô especializado. Há três estações de consulta para cerca de 1,04 milhão de documentos. Os benefícios são o controle, organização, agilidade, aumento de produtividade, segurança e redução de custos.
Portal SICREDI – Eficácia na Comunicação baseada no Gerenciamento de Conteúdos
O SICREDI – Sistema de Crédito Cooperativo – atende atualmente em torno de 900 mil associados através de 900 pontos de atendimento no Brasil. Para qualificar o fluxo de comunicação interna, contribuir na padronização de conteúdos, estreitar distâncias e estilos de linguagens regionais e ainda produzir e disponibilizar acesso a informações relacionadas ao seu negócio, foi necessário definir um canal onde o colaborador do SICREDI pudesse buscar e compartilhar o conhecimento necessário para atuar neste cenário.
Este novo canal de comunicação foi viabilizado através do Portal SICREDI, que oferece uma solução para a construção, publicação, rastreabilidade e gestão descentralizada de conteúdos, através de um conjunto de aplicações que englobam desde a edição até a publicação dos documentos. Todo o processo é controlador através de workflows que contemplam as atividades de revisão, aprovação, publicação e leitura dos documentos e, integrado a um “gimmick”, administram a lista de tarefas dos usuários pelos critérios de prioridade e tempo.
A edição de documentos pelo Portal SICREDI é realizada através de um editor de conteúdos desenvolvido em XML, com interface similar a editores em HTML, disponível em todas as estações de trabalho, substituindo o Processador de Texto Word. Entre as ações de gestão da mudança, foram desenvolvidas diversas customizações na nova ferramenta de edição no sentido de minimizar o impacto e de oferecer ao colaborador novos recursos tangíveis, dispensando-o de esforços com formatação de documentos. Além disso, a edição de conteúdos através do Portal está aderente à Política de Comunicação Corporativa Interna, contemplando documentos do tipo Carta, Comunicado, Carta-Circular, Parecer, Nota de Reunião, Voto, Ata, Notícia, que constituem a comunicação formal do SICREDI. A atual metodologia de publicação de conteúdos estáticos em páginas da intranet, ferramenta que está sendo descontinuada gradualmente, foi substituída pela gestão descentralizada dos conteúdos, que assegura ao SICREDI redução do tempo de publicação de um conteúdo, passando de em média três dias para algumas horas.
A base de conhecimento do SICREDI, construída através do Portal, se dissemina através de recursos de inclusão de termos em glossário e de canais de relacionamento do tipo Mensageria, Fale Conosco, Ache Seu Colega, Publique Sua Notícia ou Evento, Comente uma Notícia, e ainda com recursos do tipo Personalize Sua Seção, Construa sua Página. Antes da implantação do Portal SICREDI, o processo de pesquisa de documentos variava desde buscas em diretórios de rede até contatos com colegas e pesquisas em arquivos físicos. Com a publicação pelo Portal, esta atividade se torna rápida e segura, podendo durar apenas alguns minutos. Para controlar a duplicidade de informações e assegurar uma pesquisa por contexto de qualidade, foi criado o conceito de documentos estruturados e compostos, que permite a vinculação dinâmica entre documentos ou entre partes de documentos. Este recurso possibilita a criação de vários conteúdos, contribuindo para o mapeamento do conhecimento dentro da Organização.
Para promover o compartilhamento de informações e a ação planejada, o Portal SICREDI construiu um fluxo de comunicação de tal forma que ao leitor não basta receber a mensagem; deve consentir, acatá-la ou questionar seu teor, assumindo seu compromisso diante do autor. Esta abordagem promove a correta execução dos procedimentos internos e qualifica o processo de comunicação interna.
O Portal SICREDI foi desenvolvido com tecnologias J2EE, XML, LDAP e replicação de dados em servidores locais. A necessidade de replicação se deve à velocidade das linhas de comunicação, pois o SICREDI, atuando em modo on line, compartilha a estrutura de comunicação com vários serviços. A implantação do Portal SICREDI contou com uma campanha de lançamento que envolveu distribuição de peças gráficas, “teasers” eletrônicos, ciclo de palestras e o uso da própria ferramenta. Desde sua implantação, já foram capacitados em torno de 250 usuários-chave nos Estados do RS, PR, SP, MS e MT, além dos integrantes da Central de Atendimento (Suporte), e foram realizadas em torno de 20 palestras presenciais e 4 palestras transmitidas via satélite para usuários de todo o Brasil, atingindo um contingente de aproximadamente 4.000 usuários finais. Atualmente, o Portal do SICREDI é acessado por uma média de 1.000 colaboradores em cinco estados do Brasil, sendo que até o julho de 2005 este número deve aumentar para 2.000 e até o final do ano a meta é atingir todos os colaboradores (7.000).
Data da inclusão: 15 de junho de 2005
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