Ensino
Mackenzie e o GED
Capes - GED agiliza concessão de bolsas de estudo e faz enorme economia
Programa Nacional do Livro Didático
Instituto Euvaldo Lodi IEL Nacional Gestão integrada de recursos informacionais. Mais de 300 mil papéis foram descartados
Tecnologias do GED dão agilidade e transparência em processos
Casa Thomas Jefferson sai na frente aliando tecnologia ao acesso a informação.
GED - Case Educacional Mackenzie
A instituição: O Mackenzie é uma instituição educacional que atua em nosso país há 137 anos, possuindo unidades de ensino nas cidades de São Paulo, Brasília, Rio de Janeiro, Campinas, Recife, Belo Horizonte e Tamboré,. Oferece 28 modalidades de cursos compreendidos nas áreas de Ciências Biológicas e da Saúde; Ciências e Humanidades; Comunicação e Letras; Ciências Sociais Aplicadas; Engenharia; Teologia; Arquitetura e Hurbanismo; Computação e Informática, e Direito.
Organização Tradicional x Organização Digital – Mudanças: A instituição vem obtendo interessantes resultados operacionais a partir da decisão em se transformar os problemas decorrentes de um modelo de Organização Tradicional onde os processos hierárquicos, burocráticos, de inovação/criatividade e de mercado/clientes eram conduzidos de maneira a representar entraves para a Organização, em soluções propiciadas por um novo modelo baseado em uma Organização Digital, substituindo os processos arcaicos por conceitos envolvendo estruturas matriciais em rede, forte integração, disponibilidade de serviços Anytime: 24 x 7 e Anywhere: global, valorização do capital intelectual e foco no mercado/clientes.
A TI na Educação: Visando oferecer serviços de excelência a todos os relacionamentos, o Mackenzie (Instituto Mantenedor e Universidade) vem desenvolve projetos nas seguintes áreas:
Ensino On-line; Treinamento Baseado em Computador; Videoconferência; Universidade Aberta; Universidade Virtual; Educação à Distância; Curso Semi-Presencial; Professor On-line; Biblioteca Digital; Escola 24 Horas; Educação Continuada; Portal Educacional.
Plano Diretor de Informática: O PDI do Mackenzie contempla o alinhamento da área de TI com o seu planejamento estratégico global, focando a tecnologia da informação e automação como um instrumental/ recursos para atingir seus objetivos institucionais. Sua meta estabelecida a partir do ano de 2001 estabelece como objetivos:
Reposicionar o Mackenzie na adoção tecnológica; Integrar todas as áreas e unidades; Reduzir custos; Adequar pessoal; Alcançar níveis elevados de eficácia nos processos administrativos; Prover informações gerenciais e de apoio à decisão em tempo real.
Contexto dos Problemas no Mackenzie: Secretaria Acadêmica: Enorme volume de papéis: Prontuários dos alunos matriculados / Dificuldades: Consultas; Atualizações; Armazenamento; Preservação de Originais / Solução possível até então: Microfilmagem.
Contexto anterior - 1991/1992: Secretaria Acadêmica: Execução com staff próprio; software para DOS / Dificuldades: Grande volume de papéis ocupando grande espaço físico; Demora na digitalização; 2 Anos... “Ainda na letra A”; ... Interrupção do trabalho!
GED - Contexto anterior - em 1998: Secretaria Acadêmica: Dificuldades: 3 milhões de documentos; Como ter acesso aos prontuários?; Como fazer acréscimos?; Como resolver definitivamente?; Como controlar os originais? ... Opção pela terceirização!
Necessidades Urgentes... após 1998: Secretaria Acadêmica: Digitalização completa desde o ano de 1991
A Busca por Novas Soluções ... Secretaria Acadêmica: Seis milhões de documentos; Gravação em DVD; Consulta e compartilhamento pela rede local
Infra-Estrutura: Servidores dedicados; Sistemas especializados
Novas Soluções Integradas: Secretaria Acadêmica; Setor de Diplomas; Setor de Bolsas; ERP
Abrangência Corporativa: Faculdades: Teses; TGIs; Revistas interativas; Biblioteca; Anais de Congressos; Prontuários; Etc. / Bibliotecas: Acervos Digitais em papel - de 14 bibliotecas. / TV Mackenzie: Acervos: Vídeos digitais; On demand; Live. / Outros Setores: Engenharia; Jurídico; Sistemas; RH; Compras; Financeiro; Contábil ; Etc
Data da inclusção: 2 de outubro de 2007 - Case apresentado na INFOIMAGEM-2007
Capes - GED agiliza concessão de bolsas de estudo e faz enorme economia
A Capes é uma fundação pública vinculada ao Ministério da Educação, MEC. Atua na formulação de políticas para a área de pós-graduação, coordenação e avaliação dos cursos desse nível no Brasil. Estimula, mediante bolsas de estudo , auxílios e outros mecanismos, a formação de recursos humanos altamente qualificados. Atualmente dispõe de aproximadamente 1.500 bolsistas no exterior e de 25 mil ativos no País. Para tratar os 4 mil processos de concessão que recebe anualmente, a Capes adotou solução de GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Antes do GED, o processo consistia no manuseio de grande volume de papel. Os papéis tramitavam entre várias unidades, o que exigia o envio de pareceres para todos os consultores da Capes em diversas regiões do Brasil. Os consultores recebiam uma cópia do processo ou se deslocavam para fazer a análise e emissão dos pareceres. Com o GED, os processos tramitam eletronicamente e os pareceres são veiculados pela Internet. Assim, o candidato também pode acompanhar o andamento de seu processo. Os resultados obtidos são grande economia de recursos, agilização nos processos e melhor acompanhamento gerencial. CASE APRESENTADO NA INFOIMAGEM-2000.
Programa Nacional do Livro Didático
O uso de tecnologias consolidadas e relativamente simples, como o código de barras e o OCR, está ajudando o FNDE (Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação) a distribuir 110 milhões de livros didáticos nas escolas de ensino fundamental de todo o Brasil. Aplicadas ao Programa Nacional do Livro Didático, essas tecnologias permitem que cerca de 170.000 escolas recebam livros e dicionários antes do início do ano letivo, aumentando assim o aproveitamento didático dos alunos e reduzindo em mais de 80% os custos envolvidos na distribuição desse material. Com a introdução da tecnologia, conseguimos uma expressiva economia de recursos e de tempo de execução na operação de distribuição. Anteriormente, os formulários que chegavam ao FNDE onde os professores escolhem os livros didáticos que irão utilizar no ano letivo eram processados manualmente. Com a introdução do preenchimento por código de barras, OCR e digitalização tecnologias mais do que consolidadas tornou-se possível não só diminuir de 90 para 30 dias o tempo de entrada desses dados e reduzir a equipe envolvida de 300 para 16 pessoas, como também diminuir o custo do processo: pelo método anterior nosso custo era de R$ 250.000,00 por ano. Neste ano, nosso custo foi de R$ 37.600,00, sem contarmos o ganho de qualidade e as vantagens pedagógicas na entrega do livro antes do início do ano letivo.
A introdução da tecnologia de código de barras e de OCR do FNDE começou em 1998, quando foi iniciada a utilização de códigos de barras e sua leitura através de canetas óticas. Em 2000, foram implantados a digitalização e o OCR. Durante a etapa inicial, foi estabelecida uma parceria com a empresa NT Imagem, vencedora de uma licitação, que forneceu o hardware, os softwares e o treinamento de pessoal. Atualmente o FNDE usa scanners Kodak DS 3510 para digitalização e o software FineReader Professional 4 para o OCR. Hoje o projeto está implementado e a tecnologia internalizada, sendo totalmente operada por técnicos da casa.
Instituto Euvaldo Lodi IEL Nacional Gestão integrada de recursos informacionais. Mais de 300 mil papéis foram descartados
Em l998, o Instituto Euvaldo Lodi IEL Nacional, Brasília, instituição difusora de idéias e promotora da aproximação entre o setor produtivo e instituições de ensino e pesquisa, vivia um momento em que o desejo de organizar a sua documentação tornou-se uma meta a ser alcançada em curto espaço de tempo. A transferência da Instituição do Rio de Janeiro para Brasília fez emergir o quanto era necessário implantar um sistema que eliminasse documentos, que poderiam ser arquivados eletronicamente, deixando somente os que são obrigatórios por lei. Nesse sentido, entre setembro de 98 e dezembro de 99, funcionários do IEL Nacional e de empresas privadas
somaram esforços para desenvolver e implantar uma sistemática de produção, manipulação e arquivamento de documentos nas áreas técnica, administrativa e na superintendência do IEL. Foram desafios racionalizar o arquivamento de documentos e do uso do espaço físico; aumentar a velocidade de acesso às informações; reduzir o tempo gasto em consultas e ter ganhos significativos na produtividade. O projeto Gestão Integrada de Documentos e Informação do IEL Nacional foi implantado com metodologia desenvolvida pela empresa Documentar (documentar@documentar.com.br), com sede em Belo Horizonte, especialmente para atender as necessidades do IEL. A informatização do sistema, com a organização e disponibilização dos arquivos eletrônicos em textos, imagens, planilhas, bases de dados, programas de e-mail, foi de responsabilidade da empresa Multidata (aqueiroz@multidata.com.br), de Goiânia, que criou um aplicativo utilizando a tecnologia Lotus Notes, já com ampla utilização no IEL há algum tempo. Como parte dos procedimentos, toda documentação em mídia física que chega ou sai da instituição tem seu registro processado no protocolo que realiza o mapeamento do fluxo interno dessa documentação. Na parte superior de cada estação de trabalho, os usuários da área técnica, denominados coordenadores de projetos, têm apenas um pequeno armário de madeira, de um metro de largura por 50 cm, para armazenamento da documentação, que ainda permanece em papel. Ali ficam coletores com as pastas de documentos de uso freqüente. Ocorre a mesma organização nas áreas administrativa/financeira e de superintendência. A facilidade de acesso à informação se dá em razão da metodologia de organização dos conjuntos de assuntos, intercalados por ordem alfabética. Nessas áreas, o principal cliente é aquele que produz e consulta as informações, abertas, porém, há outros integrantes da equipe técnica, que compartilham inclusive o acesso a arquivos eletrônicos. Quando a utilização rotineira dessa documentação torna-se dispensável, segue para o arquivo geral inativo, que armazena por tempo determinado, conforme tabela de temporalidade implantada, a documentação de valor técnico, jurídico/fiscal, de prova legal ou histórica do IEL Nacional. Uma das primeiras providências, durante o desenvolvimento do projeto, foi analisar todo o acervo de documentos existentes no IEL para fazer a sua catalogação. Nesse processo, foram descartadas cerca de 310 mil folhas de diversos documentos do acervo. Outras 220 mil foram encaminhadas para o arquivo inativo, 50 mil para o arquivo ativo e 2.379 itens classificados como material bibliográfico de obras de referência e livros, até balanços, fotografias, fitas de vídeo e relatórios. Como resultado do projeto de Gestão Integrada de Documentos e Informação, existe hoje no IEL um Centro de Documentação e Informação, área responsável pelo gerencimento do sistema como um todo, incluindo o cadastramento de material bibliográfico e documentos de qualidade, controle de empréstimo do arquivo inativo e orientação sobre a forma de organização e controle do sistema informatizado. Através da metodologia utilizada é possível também realizar a identificação instantânea, e eliminar a duplicidade dos documentos. CASE APRESENTADO NA INFOIMAGEM-2000
Tecnologias do GED dão agilidade e transparência em processos
Impressão eletrônica, digitalização de documentos, OMR Optical Mark Recognition, OCR Optical Character Recognition e código de barras. Essas foram as tecnologias empregadas num projeto da MI Montreal para a Secretaria de Educação do Estado de Minas Gerais, órgão responsável pela supervisão, gestão e fomento de projetos no segmento educacional do Estado de Minas Gerais.
O processo de seleção de candidatos para provas em exames vestibulares costumava ter alto custo, demora no processamento dos resultados, alto índice de erros de digitação, além da dificuldade de armazenamento e acesso aos gabaritos físicos e falta de controle do processo como um todo.
Diante da necessidade de agilização e controle do processo de impressão de documentos relativos à operação de processos seletivos, o que refletiria na redução do prazo de apuração de resultados, a adoção das tecnologias do GED foi a melhor alternativa.
Com o uso dessas tecnologias, o processo seletivo ganhou agilidade, controle e transparência. Houve redução de erros através do processamento eletrônico de documentos e com o estabelecimento de âncoras e pontos de controle de quantidade automatizados. Além disso, possibilitou o acesso indexado aos formulários eletrônicos após o final do processo e a disponibilização da informação sem limites físicos.
A MI Montreal utilizou uma solução customizada, envolvendo sistema de impressão eletrônica, impressoras de grande porte IBM, sistema de captação Ascent Capture, da Kofax, o VRS Virtual ReScan, também da Kofax, escaners Kodak e Bell+Howel, servidores de processamento também da IBM e o sistema de gestão acadêmica @ULA Automação Lógica Acadêmica.
As etapas de implantação foram detalhadamente estudadas e contemplaram criação, desenho e impressão dos formulários de resposta, manuais, provas, comprovantes de inscrição, listagens e demais documentos envolvidos no processo. Também focou na operacionalização da inscrição dos candidatos, distribuição desses candidatos nas salas, recebimento dos formulários e gabaritos preenchidos pelos candidatos. Também englobou a digitalização dos documentos, identificação de marcas, caracteres e códigos de barra e o processamento dos resultados a partir das informações nos gabaritos.
Data de inclusão deste case: 1 de fevereiro de 2006
Casa Thomas Jefferson sai na frente aliando tecnologia ao acesso a informação.
A Casa Thomas Jefferson de Brasília, colocou um ponto final na era do papel, digitalizando a documentação das fichas dos alunos arquivadas, o que dificultava o acesso as informações, além de ocupar espaço nobre com a guarda dos documentos.
Buscando sempre otimizar o atendimento ao público e organizar o acervo de documentos, foi implantado pela Lab245 Software, um sistema utilizando Folder245ServerSuite, rodando com SQL Server, para digitalização das fichas dos alunos, localizadas nos arquivos das cinco unidades da escola de Brasília. Com essa tecnologia implantada, a informação pode ser acessada simultaneamente em qualquer das cinco unidades da escola no Distrito Federal, via intranet.
As informações estão integradas ao banco de dados de uma outra aplicação em SQL Server, o Sistema CTJ, que controla todas as informações referentes aos alunos e dos serviços de secretaria, faturamento e cobrança. O funcionário aciona as informações sobre a ficha dos alunos integrados ao sistema CTJ, digitando o nome ou ano de nascimento do aluno, ou utilizando o número de matrícula integrado ao sistema.
Dessa maneira, o tempo de busca dos documentos utilizados no dia-a-dia pela Casa Thomas Jefferson foi reduzido significativamente. Ainda, os documentos podem ser atualizados pelos funcionários da Casa através do próprio ambiente web, possibilitando maior facilidade e agilidade no acesso as informações e as atualizações dos documentos a serem disponibilizados.
A instituição trabalha hoje com mais agilidade em seus processos internos integrando as cinco unidades da escola, economizando espaço e promovendo o acesso às informações de maneira segura e eficaz.
Data da inclusão deste case: 1 de fevereiro de 2006
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