Energia
O caso celesc
Documentação Técnica de engenharia da Cemig
Aneel - Uma combinação de tecnologias para produzir, transmitir e armazenar documentos
CPFL - GED e workflow para 200 mil documentos
Gestão de Documentação da Tractebel Energia
Modelo estratégico de gestão do conhecimento um modelo de implantação departamental
Copel concilia utilização de GED com sistemas legados
A necessidade de criar um sistema único de documentos na Copel
Aprovação com Workflow pela Internet de Projetos Particulares para ligação de redes elétricas com a concessionária de energia elétrica CPFL
Programa Aondê-Copel Preparando um infra-estrutura para Gestão do Conhecimento
O tratamento da memória corporativa e o desafio do gerenciamento da informação - Furnas Centrais Elétricas
Na CEEE GED e Workflow disponibilizam documentos
Política de Gestão Documental na Celg
Desenvolvimento de uma Sistemática de Gestão Documental – Do Mapeamento de Processos, Fluxos Documentais à Normatização, com vistas à Implantação de GED. O caso CELESC.
Instituições de caráter público como a CELESC – Centrais Elétricas de Santa Catarina S/A (empresa pública de capital misto) estão submetidas à Lei 8.159/91, que assegura a todos o direito de receber dos órgãos públicos informações de interesse particular, coletivo ou geral, contidas em documentos.
Esse dever de proteção especial a documentos de arquivo exige um conjunto de procedimentos e técnicas que viabilizam de modo eficiente a produção, tramitação, uso, avaliação e guarda desses documentos, denominado: Gestão de Documentos.
Na Celesc, o órgão responsável pela gestão dos documentos expedidos e recebidos na empresa atende por Secretaria Geral, responsável pelos serviços de Protocolo e Arquivo Corrente, onde foi preciso iniciar o desenvolvimento de uma sistemática de Gestão que contemplasse todas as fases do ciclo de vida dos Documentos da empresa.
O trabalho contou com uma abordagem por processos, partindo pelas atividades de mapeamento dos fluxos de documentos, o inventário de arquivos, o levantamento de itens documentais, a criação de comissões permanentes de avaliação de documentos, a elaboração de tabela de temporalidade.
As informações obtidas até então, somadas à intensa pesquisa do conjunto de normas e procedimentos que disciplinam as atividades de gestão Documental, acrescidos de contatos estabelecidos com autoridades da esfera Estadual e Federal em arquivologia, a fim de manter os trabalhos consoantes aos seus princípios teóricos, práticos e legais, foram então organizadas e registradas sob a forma de instruções: para operação de arquivamento, para transferência de arquivos correntes e intermediários, para eliminação de documentos destituídos de valor.
O trabalho abrange ainda a divulgação de toda a toda a sistemática, seus produtos e serviços, através da criação de canais de disseminação: site e biblioteca virtual do setor de documentação da empresa.
Tendo o contexto documental já mapeado, com conhecimento das rotinas e procedimentos aplicados em cada uma das fases do ciclo vital, bem como dos atores envolvidos no processo de entrada e saída de documentos, é que se obteve a clara definição de processos que podem ser automatizados, acervos que precisam com maior ou menor urgência de tratamento tecnológico, alteração de suporte informacional (microfilmagem e/ou digitalização), a fim de nortear o trabalho futuro. O conjunto de normas, então definidas, estabelece regras de gestão que serão replicadas nos sistemas de gestão eletrônica de documentos, tal qual um mapa indica e desenha os caminhos a serem seguidos.
Data da inclusão: 2 de outubro de 2007 - Case apresentado na INFOIMAGEM-2007
Documentação Técnica de engenharia da Cemig
A Cemig, Companhia Energética de Minas Gerais, implantou um sistema de EDMS, Engineering Document Management Systems. O sistema envolve aproximadamente 4 milhões de folhas de documentos em diferentes formatos e mídias.
Esse acervo tem uma taxa de crescimento de 5% ao ano e ocupa uma área de armazenamento de 3.600 m² espalhados por diversos unidades da empresa.
O sistema é corporativo e atende toda a equipe técnica da Cemig, cuja concessão cobre aproximadamente 97% do Estado de Minas Gerais. A previsão inicial é de implantação de 200 assentos em todo o Estado.
Na primeira etapa, foram convertidos dados da antiga plataforma IBM - cerca de 250 mil registros. As imagens foram convertidas aos poucos. Para efetivação deste processo, parte dos documentos está sendo digitalizada internamente e outra parte está sendo terceirizada.
O sistema prevê o uso da tecnologia de workflow, full text retrieval, para localização de documentos, além do uso de ferramentas de visualização para web para empreiteiros e usuários de áreas não atendidas pela rede corporativa da empresa.
Os benefícios pretendidos com o novo sistema são segurança, agilidade, conservação, economia de áreas físicas de armazenamento, redução de pessoal no controle, aumento de produtividade, melhor aproveitamento de informações, integração com outros sistemas e aumento de competitividade.
Aneel - Uma combinação de tecnologias para produzir, transmitir e armazenar documentos
O SIC, Sistema Integrado de Controle de Documentos, foi desenvolvido para atender à legislação federal sobre a preservação, acesso e destinação do acervo documental produzido pela Agência Nacional de Energia Elétrica, Aneel. A política de gestão de documentos deve prover as diversas unidades organizacionais da Aneel de procedimentos, recursos e métodos de gestão de documentos, abrangendo a geração, o recebimento, a tramitação, o arquivamento corrente, o arquivamento intermediário, a avaliação, aguarda permanente e a eliminação dos documentos.
O sistema de arquivos da Aneel tem subsistemas de normas e ferramentas de gestão de documentos de arquivos; subsistema de gestão de arquivos correntes, intermediários e permanentes, bem como um subsistema de gestão de avaliação de documentos e auditoria de arquivos. As feramentas de gestão são instruções normativas e procedimentos técnicos, plano de classificação de documentos, tabela de temporalidade e comissão permanente de avaliação de documento. A normatização de documentos e arquivos correntes inclui a padronização para editoração dos documentos oficias, autuação de documentos, organização física dos arquivos nas unidades e treinamentos, instrução de processos, indexação e técnicas de arquivo. No banco de dados estão 43.762 documentos. São 85.833 tramitações de documentos, 84.757 processos e 320.952 tramitações de processos. O SIC tem mais de 450 usuários, um banco com aproximadamente 90 mil imagens com previsão de crescimento para 240 mil em outubro de 2001
CPFL - GED e workflow para 200 mil documentos
A Diretoria de Distribuição da CPFL, Companhia Paulista de Força e Luz, Campinas, São Paulo, tem como missão administrar e gerenciar um grande volume de documentos (normas, padrões, especificações, orientações e desenhos técnicos, manuais, estudos e relatórios) além de distribuir e divulgar para toda a sua área de atuação, de forma ágil e segura. A dimensão atual deste acervo é de mais de 200 mil documentos. O acervo técnico da CPFL é composto de documentos eletrônicos nos formatos DWG, PCX, BMP, MS Office, MS Project, PDF, TIF e similares. O grande desafio era disponibilizar o acesso a essa documentação de forma corporativa, em um ambiente controlado. Para isso a CPFL está usando o GED e workflow. O sistema foi implantado em 1999 e batizado de Projeto Acervo Técnico em Meio Digital. Essa solução, que contempla atualmente 300 usuários, abrange o gerenciamento de todos os documentos técnicos incluindo o ciclo de vida dos documentos, desde sua criação até exclusão, passando por aprovações, controle de versões e sua publicação final. A publicação final dos documentos atende a duas necessidades. A primeira para documentos específicos (equipamentos e instalações), somente usuários qualificados possuem acesso, de acordo com seu envolvimento nos diferentes processos da empresa. A segunda para documentação básica (manuais e padrões), o acesso é feito via Intranet, da qual qualquer usuário da empresa, mesmo estando em localidades remotas, pode ter acesso à pesquisa e visualização desses documentos. Em função da diversidade de formatos que compõe a documentação técnica, o projeto determinava integração a diversos sistemas (R/3, Notes, Ferramentas Office, CAD). A integração do GED ao sistema de ERP da empresa, o R/3 da SAP, permite que usuários conectados a esse sistema possam acessar a documentação técnica através da interface R/3, visualizando somente a versão aprovada e corrente. O workflow desenvolvido é totalmente integrado ao ambiente de correio eletrônico existente, Lotus Notes. Usuários das plataformas Office e AutoCAD criam, revisam e aprovam documentação desenvolvida nesses ambientes, diretamente em um repositório único, com critérios de segurança específicos, em função do ciclo de vida de cada documento. O produto escolhido foi o software Documentum, que oferece uma grande variedade de meios de acesso ao repositório, dando a flexibilidade para se trabalhar com documentos oriundos dos mais diversos ambientes ou aplicações de usuários, como WEB browser, aplicações desktop ou ERP.
A CPFL implantou o GED com os seguintes objetivos: reduzir o tempo de tramitação dos documentos; eliminar riscos de extravio de documentos; possibilitar que um mesmo documento seja examinado/visualizado por várias pessoas ou até diversos departamentos, simultaneamente; obter ganhos na manutenção e na confecção de projetos de instalações; reduzir danos em equipamentos e na interrupção do fornecimento de energia elétrica, devido à falta ou desatualização de documentos; ter mais segurança na execução dos serviços de campo; reduzir o retrabalho e custos operacionais na manutenção do acervo técnico, e atender os requisitos da ISO série 9000. Esse sistema opera nas áreas técnicas e após seis meses da implantação superou os objetivos previstos. Despertou a necessidade de se estender a implantação da solução para toda a empresa nas áreas: comercial, financeira, administrativa, que deverá ocorrer até final de dezembro de 2000. CASE APRESENTADO NA INFOIMAGEM-2000.
Gestão de Documentação da Tractebel Energia
PROGNÓSTICO
Diminuição do espaço físico de guarda de documentos
Acesso simultâneo às informações por várias áreas da Empresa
Evitar duplicidade de documentos
Rapidez no resgate de informação
Reduzir o fluxo, manipulação e extravio dos documentos, proporcionando controle e proteção do Patrimônio Documental
Processo de Seleção da Solução
Realização de reuniões para definição dos requisitos necessários;
Definição das características técnicas desejáveis;
Visitas técnicas à empresas em processo de implantação;
Pesquisas de mercado (consultas, congressos, apresentações);
Análise de soluções disponíveis, inclusive com projeto piloto.
Problemas na Implantação
Planejamento deficiente;
Treinamento em época inadequada;
Equipe reduzida para acompanhamento;
Atraso na ü digitalização em função de problemas do Bureau
Falta de planejamento na ü etiqueta de indexação
ÁREAS ABRANGIDAS COM O PROJETO
DRH/Benefícios
DCO/Contabilidade
DPS/Patrimônio Imobiliário
ACERVO DIGITALIZADO
45.000 Imagens da área de Novos Negócios
730.000 Imagens da área de Contabilidade
150.500 Imagens da área de Benefícios
650.000 Imagens da área Patrimonial
Modelo estratégico de gestão do conhecimento um modelo de implantação departamental
Esse novo modelo, denominado Modelo Estratégico de Gestão do Conhecimento, engloba, dentre outros elementos, a (re)definição dos dispositivos organizacionais que constituem os mecanismos capacitadores e facilitadores do funcionamento da empresa e os alicerces da sua sustentação no mercado, direcionando-os para os preceitos da nova economia. Esses alicerces são cinco: a estratégia organizacional, os processos de negócios, o ambiente organizacional, a competência dos empregados e a estratégia tecnológica da empresa. Tais alicerces, juntamente com as ações da empresa, seus ativos intangíveis e todo o processo de conversão do conhecimento, constituem os elementos fundamentais do citado modelo.
Nesse modelo, define-se uma estratégia tecnológica para tratamento e compartilhamento de conhecimentos e informações de modo eficiente, seguro e integrado, seja na forma de texto, banco de dados, voz, imagem, gráficos ou vídeo, seja trocando informações entre empresas ou seja disponibilizando informações à população. Essa estratégia tecnológica está disposta em três camadas - a camada de infra-estrutura físico-central, a camada de controle e difusão das informações e conhecimentos pela empresa e a camada de gestão do conhecimento - que aumentarão a eficiência e a eficácia dos processos de negócios, além de contribuírem muito para o processo de gestão do conhecimento como um todo.
Nesse cenário, onde as grandes empresas atuam como redes de inteligência buscando novos mercados e clientes, o Departamento de Informática da Eletrobrás está desenvolvendo um projeto entitulado "Plano Estratégico de Tecnologia - PET" que se destina a implantação desse Modelo Estratégico de Gestão do Conhecimento. Essa implantação está envolvendo todos os seus gerentes, empregados e clientes estratégicos e vem estimulando a integração e a capacitação técnica de todos nesse novo contexto inovador e de alta competitividade.
Copel concilia utilização de GED com sistemas legados
Integrada aos sistemas legados, solução gerencia 1 milhão de documentos e é utilizada por mais de 1.800 usuários. A Copel (Companhia Paranaense de Energia) introduziu um novo sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) no mainframe de informática da empresa totalmente compatível com os demais sistemas legados em uso pela companhia. Dessa forma, a empresa teve acesso aos benefícios proporcionados pelo GED (menor burocracia e gerenciamento mais eficiente) a um custo de implantação bastante reduzido.
O principal requisito desse trabalho era o acesso aos recursos de GED a partir do mainframe do sistema. Dessa forma, foi preciso usar a criatividade para associar a imagem digital aos sistemas já existentes. O mainframe já operava os setores de pagamentos, recursos humanos, compras, contratos, licitações e gestão de consumidores. Era necessário conciliar esses sistemas com as imagens digitais geradas pelas novas ferramentas de GED, que iriam operar nas áreas de billing e gestão.
Para atender essa necessidade, criamos uma solução híbrida, que permite o acesso aos documentos digitais via correio eletrônico diretamente do mainframe. Assim, o usuário solicita a imagem digital armazenada em um banco de dados e ela é enviada em até 5 minutos através do correio eletrônico. Também é possível acessar a imagem de modo online, através do portal de Intranet da empresa.
A solução foi introduzida aproveitando-se dos sistemas já vigentes, o que reduziu muito os custos de implantação e treinamento. Desse modo, os controles de acesso, índices de recuperação e as próprias telas de consulta foram criadas com base nos sistemas legados, tornando a operação familiar para os usuários. Outra vantagem é a rapidez e facilidade para adaptação a expansões da solução, que irão seguir o mesmo padrão.
E os efeitos do novo sistema não tardaram a ser sentidos. Com a implantação do sistema, o índice mensal de consultas ao Arquivo Geral sobre processos de pagamentos caiu de 500 para zero. Além disso, a nova solução também agilizou e padronizou a tramitação dos documentos, organizou os procedimentos e padronizou as consultas, evitando cópias de documentos desnecessários e volumes nos malotes internos.
Com a introdução iniciada em dezembro de 2002, a solução gerencia um volume anual de 1 milhão de documentos relativos a processos de pagamentos, além de mais 40.000 registros referentes a contratos vigentes e documentos de serviço. Atualmente, estão cadastrados no sistema mais de 1.800 usuários.
A necessidade de criar um sistema único de documentos na Copel
Os documentos gerados nas diversas áreas da Companhia têm seus prazos de retenção determinados pelo que estabelece a legislação ou a necessidade empresarial. Tais documentos, após serem arquivados nas próprias áreas para uso corrente, são encaminhados ao arquivo geral da Equipe de Gestão de Documentos EQGED, para serem guardados em formato original. Algumas séries documentais são microfilmadas e outras digitalizadas, conforme a necessidade.
Anteriormente, o controle do processo documental na EQGED era feito de forma pouco padronizada, através de planilhas eletrônicas, em alguns aplicativos mainframe, não integrados e defasados tecnologicamente, principalmente no tocante ao GED.
O processo era centrado principalmente na experiência do quadro de pessoal, pelo conhecimento dos aplicativos, fluxo e localização física dos documentos.
Com o aumento do número de arquivos, sentiu-se a necessidade de se criar um sistema único, gestor do tratamento documental, que englobasse todos os processos utilizados na guarda da documentação, garantindo, assim, a integração e interação de sistemas, visando segurança, agilidade, padronização e disseminação. Era necessário também vincular todo esse contexto à Tabela de Retenção e Destinação de Documentos - TRD utilizada na Empresa, com base no tratamento documental.
Foi criado um grupo de trabalho para elaboração da nova TRD, formado por profissionais de gestão da informação, que revisaram as séries documentais junto às áreas, redefinindo e registrando os prazos de retenção e destinação dos documentos.
Os profissionais da área de Tecnologia da Informação pesquisaram no mercado um sistema que satisfizesse os requisitos estabelecidos, porém, nada foi encontrado de forma completa, optando-se pelo desenvolvimento interno de um sistema apropriado.
As principais características do Gerenciamento de Documentos e Informações - GDI, software construído para atender essas necessidades, são:
Acesso via Intranet, facilitando a disseminação;
Segurança e controle de acesso às informações e aos documentos;
TRD contemplada como base fundamental do tratamento documental;
Padronização do contato dos usuários com a área de Gestão de Documentos, tanto para envio de documentos, quanto para empréstimos e consultas ao acervo;
Integração e controle dos processos para tratamento documental utilizados na Copel: microfilmagem, GED ou arquivamento físico do papel;
Monitoramento, pela área de Gestão, do acervo, empréstimos, processos em andamento e descartes físicos de documentos;
Relatórios gerenciais referentes a atendimentos, empréstimos, acervo, etc.;
Utilização dos conceitos de workflow, com integração ao correio eletrônico da Empresa (Notes);
Integração total com as aplicações de GED disponíveis na Empresa, de tal forma que uma série documental, sendo digitalizada, sua imagem pode facilmente ser consultada pelo aplicativo, sem qualquer acesso a outros softwares;
Gestão documental feita única e exclusivamente no software, sem a necessidade do auxílio de planilhas eletrônicas, bancos de dados e controles paralelos.
Alguns benefícios após a implantação:
Portal único para acesso a todas as séries documentais da Organização;
Maior confiabilidade quanto à segurança das informações e documentos;
Maior satisfação do usuário pela padronização do acesso, facilidade e comodidade de consulta;
Melhoria do atendimento da Equipe de Gestão de Documentos, pela agilização do processo de pesquisa, localização física dos documentos e envio ao usuário;
Confiança no controle do acervo, já que não são mais utilizadas planilhas eletrônicas;
Melhoria no controle de custos aplicados ao controle do acervo, com a utilização dos relatórios gerenciais oferecidos pelo sistema;
Diminuição de consultas a materiais em seu formato original (papel) e microformas, devido à disseminação do GED;
Melhoria da imagem da área de gestão de documentos.
Além dos benefícios citados, conseguiu-se uma grande sinergia entre os profissionais da gestão da informação e tecnologia da informação, com ganhos profissionais para ambos.
Futuramente, planeja-se a integração do GDI com o sistema de gestão de bibliotecas e controle de protocolo, dando cada vez mais enfoque de gestão do conhecimento ao aplicativo.
Aprovação com Workflow pela Internet de Projetos Particulares para ligação de redes elétricas com a concessionária de energia elétrica CPFL.
A CPFL Paulista e CPFL Piratininga acabam de disponibilizar mais um canal de atendimento para aproximar os clientes de projetos particulares. Pioneiro no setor elétrico, o Grupo CPFL acaba de lançar um novo sistema eletrônico para receber projetos particulares de instalações elétricas ou alterações de demanda de energia.
As empresas juntas recebem cerca de três mil pedidos por ano de análise e de viabilidade de projetos particulares como ligações nova de edifícios, loteamentos e para clientes de média tensão. Com o novo sistema, engenheiros e técnicos poderão encaminhar os projetos por meio eletrônico, via Internet pelo site (www.cpfl.com.br).
A inovação promoverá um gerenciamento eletrônico de documentos de alta confiabilidade, buscando, além da excelência no atendimento ao cliente, aumentar ainda mais as condições de competitividade da CPFL no mercado.
Com a nova ferramenta, o trâmite deixa de ser feito por meio do Correios ou pela entrega nos escritórios das empresas, o que gera grande perda de tempo e custos aos clientes em relação à cópias, locomoção e atendimento telefônico inerentes ao processo.
O sistema on line permitirá aos profissionais do setor ganho de 30% na agilidade do processo. Apenas com o fim da tramitação por meio de Correios, há um ganho de tempo de três dias.
Além de maior agilidade do processo, o novo canal traz um ganho para o meio ambiente. Com o meio eletrônico, são deixados de transitar pelas empresas um número nove vezes menor de papéis (cópias do projeto para cada área responsável). Os profissionais recebem automaticamente a confirmação do recebimento da proposta do projeto.
Por meio de um cadastro no site, os clientes de projetos particulares efetuarão todo o trâmite de consulta, análise, opção por grupo/modalidade tarifária e autorizações dos projetos por meio eletrônico. Além disso, caso o projeto apresente falhas ou necessite de algum documento, o profissional já recebe as solicitações tanto da CPFL Paulista quanto da CPFL Piratininga.
Os engenheiros, técnicos ou tecnólogos responsáveis por projetos poderão fazer o acompanhamento on line da situação de seu projeto na CPFL. Além disso, ao assinar o contrato de fornecimento, todos os dados já estarão no cadastro das empresas. Formato que agilizará ainda mais a execução do pedido.
O sistema já está disponível na página da CPFL para cadastro dos projetistas.
Atualmente 517 usuários cadastrados entre projetistas externos e profissionais internos e cerca de 175 projetos e 14 analises de viabilidade cadastradas no sistema, transferindo cerca de 30 Mb de documentos dia.
O modelo antigo de envio de projetos em papel por meio de Correios valerá até abril deste ano.
Programa Aondê-Copel Preparando um infra-estrutura para Gestão do Conhecimento
Hoje na COPEL as informações estão espalhadas pela empresa e, muitas vezes, fora dos seus sistemas formais. Na maioria dos casos elas se encontram nos e-mails, nos HDs e na cabeça de seus colaboradores. Isto tem feito com que tenhamos dificuldade em gerir essas informações e, conseqüentemente, com que não tenhamos a informação quando precisamos. Compartilhar as melhores práticas de gestão do conhecimento, capturando, organizando e disponibilizando o conhecimento e experiências relevantes para a realização de nosso trabalho é a grande justificativa deste programa
Com o programa AONDÊ , a Copel está preparando uma infraestrutura para suportar a Gestão do Conhecimento orientada aos seus processos de negócios. A apresentação será focada nos seguintes tópicos:
1. O Programa AONDÊ e a COPEL: Breve histórico da COPEL e do programa
2. O envolvimento de Áreas Estratégicas e Clientes: apresentação de quais e de como as áreas que darão sustentação ao processo estão sendo envolvidas .
3. A preparação dos pilares: apresentação da importância da consolidação de alguns pilares que são fundamentais no processo de gestão do conhecimento da COPEL, são eles: O Ambiente Colaborativo na organização, o E-Learning, o Workflow(Gestão de Processos) e os processos de Gestão de Documentos, de Projetos, de Conteúdo(Intranet/Internet) e Gestão da Qualidade.
4. Case de Sucesso: apresentar com mais detalhes o pilar de Gestão da Qualidade suportado por um Portal que integra um conjunto de processos certificados ou em certificação ISO9000 dentro da organização. Através de uma solução simples denominada SORRISO, desenvolvida internamente, todo o conhecimento ISO9000 dentro da empresa está organizado em uma intranet e disponível a todos.
Números envolvidos
12 processos de negócios , entre eles : CALL CENTER, Empreendimentos de Engenharia, Empreendimentos de Transmissão, Medição de Energia, Operação e Despacho de Energia, Operação do Sistema Elétrico, Produção de Energia.
Aproximadamente 2000 pessoas envolvidas entre Leitores, Facilitadores, Auditores e Gestores
Benefícios
Redução de custos com novas certificações e recertificações
Integração entre os processos envolvidos
Agilidade nas novas certificações
Padronização
5. Próximos Passos : apresentar como se dará a continuidade do programa AONDÊ
Data da inclusão deste case: 3 de setembro de 2004
Contato: ismael@copel.com
O tratamento da memória corporativa e o desafio do gerenciamento da informação Caso - Furnas Centrais Elétricas
Após anos de trabalho gerando um acervo de aproximadamente 100.000.000 (cem milhões) de documentos, Furnas Centrais Elétricas S.A. se deparou com o enorme desafio de gerenciar, armazenar e pesquisar toda essa massa de documentação existente, relativa à sua memória corporativa. Tendo em vista este cenário caótico e visando otimizar seus processos internos, Furnas buscou a aplicação de uma solução de Document Imaging que abrangesse:
Levantamento, identificação e avaliação dos documentos a serem digitalizados e/ou microfilmados;
Identificação das origens dos documentos;
Preparo e Recuperação dos documentos;
Digitalização, Indexação e Disponibilização das imagens
Desafios
Prover uma solução para o gerenciamento, armazenamento, acesso e disponibilização de documentos, que fosse corporativa, escalonável e confiável. Além de disponibilizar o acesso deste material, via rede local e via Web, para todos os departamentos de Furnas e suas regionais espalhadas por todo o Brasil, de maneira ágil e eficiente.
Implementar toda uma infra-estrutura de captura das informações, baseada em uma metodologia de gestão de processos, que se traduzisse na confiabilidade e na garantia da qualidade do produto final.
Identificar uma solução com a capacidade de armazenar uma vasta gama de tipos de documentação, em áreas distintas da empresa, de maneira a permitir aos usuários, um acesso seguro e preciso às informações. Atender aos exigentes níveis de performance da aplicação e disponibilidade do sistema, além de prover um processo de captura em tempo real, compatível com a geração ininterrupta de documentos em Furnas.
Solução
A solução adotada para estes desafios baseou-se no que se refere à infra-estrutura de captura das informações, na implantação de um ambiente interno às dependências de Furnas de modo a incrementar a interação entre as equipes e a equalização de dúvidas e expectativas. Furnas criou a estrutura de disponibilização de informações, bem como todo o hardware, software e recursos necessários para a captura do enorme volume de informações processadas. Entre as características da solução, destaca-se uma alta performance na disponibilização dos dados, aliada à facilidade de utilização, podendo inclusive ser consultado via interface Web, pela Intranet/Internet. A solução foi dimensionada para uma produção mensal de 1.600.000 (um milhão e seiscentos mil documentos), tendo em vista uma temporalidade de até 10 anos por grupo documental.
Serviços
Completo levantamento de dados visando a implantação do ambiente de Gerência Eletrônica de Documentos, englobando a identificação dos diversos usuários, a definição de índices, definição dos procedimentos de produção para cada tipo de documento a ser processado.
Preparação dirigida e digitalização de documentos, em scanners de alta performance, configurados para automaticamente captar a melhor resolução de cada documento.
Controle de Qualidade dos dados e imagens processadas, de modo a retirar imperfeições das imagens, alinhá-las, corrigir distorções e assegurar a consistência do processamento de todos os documentos.
Indexação dos documentos, segundo os parâmetros definidos pelos usuários.
Customização das suítes de Imaging production com a implementação de rotinas específicas para o tratamento de cada tipo de documento, de modo a abranger todas as suas especificidades da maneira mais produtiva.
Gestão da produção, através de sistema próprio, de modo a permitir o tracking de cada lote em produção, provendo uma completa auditoria do processo.
Treinamento on-site
Suporte on-site e via Central de atendimento localizada no site de produção.
Benefícios
Eliminação de cópias redundantes.
Velocidade na consulta de documentos;
Disponibilização das informações via solução sistêmica.
Redução de espaço físico para armazenamento.
Acesso via Web - Intranet/Internet.
Números
20 Milhões de documentos gerados até dezembro de 2004.
Produção Diária de 120.000 imagens.
Microfilmagem digital.
Data da inclusão: 15 de junho de 2005
Na CEEE GED e Workflow garantem disponibilização de documentos
Atuando há mais de 60 anos nos ramos de geração, transmissão e distribuição de energia elétrica, destinados ao suprimento do Rio Grande do Sul, a CEEE, Companhia Estadual de Energia Elétrica, destaca-se no panorama nacional e latino-americano pelo elevado índice de satisfação manifestado por seus clientes e consumidores. Atualmente posicionada como a sexta maior empresa do Estado, conforme ranking da Fundação Getúlio Vargas, a empresa fornece energia elétrica à cerca de 3,5 milhões de pessoas, produzindo 75% da energia hidrelétrica gerada no RS.
A área de Transmissão da CEEE , através do Centro de Operação do Sistema COS- CEEE, é a área responsável pela Administração, Coordenação, Supervisão e Controle da Operação em Tempo Real de 57 subestações, 5781km de Linhas de Transmissão nas tensões de 230kV, 138kV, 69kV e 44kV e 6919MVA de Potência Instalada no estado do Rio Grande do Sul.
Visando a sua adequação ao novo modelo do setor elétrico, a implementação das mais modernas práticas de gestão e a certificação pela ISO 9001:2000 obtida para o escopo Coordenação, Supervisão e Controle da Operação do Sistema Elétrico de Potência do Estado do Rio Grande do Sul, a empresa passa por intensa fase de mudanças estruturais e de processos. Neste contexto, deu-se inicio ao desenvolvimento de uma ferramenta que integra os recursos de workflow e GED a fim de garantir a correta disponibilização dos documentos utilizados pela sua área de Operação da Transmissão.
Implantada em abril de 2005, esta ferramenta permite que os membros do Grupo de Gestão da Qualidade elaborem, distribuam e controlem os documentos, bem como contratos de parcerias com outras empresas do setor de Transmissão, Distribuição e Geração de Energia Elétrica, que necessitem estar disponíveis para consulta de uma forma rápida, eficiente e descentralizada durante 24 horas, uma vez que as atividades fins da área são executadas em tempo real.
Esta ferramenta procura tornar a informação mais dinâmica e possibilitar ao usuário maior agilidade na localização dos documentos necessários para o desenvolvimento da suas atividades, além de promover uma cultura de redução de uso do papel.
Data da inclusão deste case: 28 de junho de 2006. Este case foi apresentado na INFOIMAGEM-2006
Política de Gestão Documental na Celg
A solução encontrada pela Companhia Energética de Goiás CELG, para os graves problemas de arquivamento de sua documentação e o controle da informação gerada por uma empresa com 50 anos de existência, e com uma carteira de aproximadamente 2.000.000 clientes, foi a de integrar tecnologias utilizando todas a s ferramentas disponíveis e com poucos recursos.
Os arquivos em suporte papel, os microfilmes (mais de 17.000.000 de fotogramas) e os arquivos digitais produzidos, tiveram seu controle centralizado no Centro de Documentação e Informação - CEDOC, construído em função das necessidades específicas da Companhia, seguindo as normas e padrões do Conselho Nacional de Arquivos.
O objetivo de todos os esforços despendidos na implementação desta política de gestão documental, é o de preservar, com segurança e tornar ágil e eficiente a busca da informação na empresa, visando uma melhor satisfação dos clientes externos e internos, com a informação eficiente e eficaz.
A experiência vivenciada poderá trazer informações para as empresas congêneres que estão em igual situação ou implementando seus centros de informação.
Data da inclusão deste case: 3 de julho de 2006 - case apresentado na INFOIMAGEM-2006
<volta>
|
