Colégios
Colégio Santo Américo
Coleguium
GED para 600 mil documentos
Colégio Santo Américo, mantido pelo Mosteiro São Geraldo, São Paulo, utiliza o GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, para documentos do arquivo central, dossiês dos alunos e acervo fotográfico. Também organizou o arquivo de plantas de engenharia com sistema de identificação computadorizado e disponibiliza, em seu site, a comunicação com pais e alunos. Após longo trabalho de preparação dos documentos, surgiu o sistema de classificação de documentos e foi definida uma tabela de temporalidade. Mas essa solução não foi suficiente e optou-se pelo GED. A quantidade de documentos é 54 mil dossiês de funcionários, desde o primeiro funcionário de 1951; 33 mil cartões de ponto; 30 mil folhas de pagamento; 25 outros documentos de pessoal. O total, só de documentos de pessoal, soma 142 mil documentos. Os demais documentos administrativos somam 150 mil. Os dossiês dos 9 mil alunos que já passaram pelo Santo Américo formam um universo de 270 mil documentos. O passado do colégio é de 600 mil documentos. No arquivo central havia ainda 1.500 desenhos e plantas de engenharia. Eles foram identificados por autor e número de revisão e arquivados em caixas ou canudos e são controlados por um sistema informatizado. Atualmente, o Colégio Santo Américo dispõe de um sistema organizado e centralizado, gerenciado pelo software Alchemy e a pesquisa está disponibilizada em rede para todos os postos de trabalho do Mosteiro e Colégio, que tem 350 funcionários. O acesso se dá por competência e função, via Intranet ou Internet. O colégio também desenvolveu um sistema de informações para pais e alunos on-line. Tal sistema permite aos pais de 1.600 alunos acompanhar atrasos e faltas, notas das provas, notas bimestrais etc e aos alunos, acessar e-mails do colégio, fazer exercícios, conferir gabaritos, verificar roteiros de trabalho tirar dúvidas e participar de fóruns e debates. Contato Stepfan Haypek, (11) 3744.6835. CASE APRESENTADO NA INFOIMAGEM-2000.
Contato: shaypek@csasp.p12.br
Implantação da metetodologia de gestão integrada de recursos informacionais
O caso do Coleguium, instituição educacional que, sentindo necessidade de tratar um grande volume de informações estruturadas no segmento educacional e administrativo, desenvolveu o projeto Cerpac, baseado na metodologia de Gestão Integrada de Recursos Informacionais (GIRI). Esse projeto visa modernizar a biblioteca para torná-la um centro de referência em pesquisa e aquisição de conhecimentos em documentos técnico-pedagógicos. Detalhamento da metodologia que embasou o projeto, contemplando Tabela de Temporalidade Documental, procedimentos, recursos tecnológicos. O Cerpac inclui a gestão integrada dos acervos administrativos, técnicos, bibliográficos e especial, com acesso por rede local e Internet.
Para mais informações sobre esse case apresentado na INFOIMAGEM-2002, contate:
Simone Alves Diamantino
Bibliotecária, Coleguium
simone@coleguim.com.br
|
