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Banco utiliza GED e obtém múltiplos benefícios
Banrisul redesenha processos e elimina deficiências
GED para contratos de leasing e seus anexos num total de 2,8 milhões de páginas
No Banestado, Curitiba, Paraná, os contratos de leasing e seus anexos, como aditivos, notas fiscais, cadastros, recibos etc. perfazem um total de 35 mil pastas com 30 páginas cada. O total de páginas é de 2,8 milhões.
Em 1996, a ASP Informática implantou um sistema de GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
O Banestado Leasing trabalhava diariamente com as pastas de contrato. Por isso, muitas vezes quando um operador de leasing precisava da pasta, outro já a estava usando.
Com o GED, um ou mais operadores podem trabalhar com o mesmo contrato. Esse processo foi satisfatório para posicionar o cliente a qualquer momento sobre o andamento de seu contrato.
No total são 35 estações ligadas a um servidor de imagens, duas jukeboxes de 40 GB cada, uma unidade gravadora de CD-R, dois escaners de 22 ppm e dois para 4 ppm. O software utilizado é o Watermark Image Server, da FileNET.
O Banestado conta também com 50 usuários que consultam diariamente o sistema.
Usando workflow para reorientar seu foco de atuação na venda de concessão de crédito e empréstimos
Após o advento do plano Real, as instituições financeiras obrigaram-se a rever suas estratégias, reorientando o foco de atuação para a venda de produtos de concessão de crédito/empréstimos. Para atingir esses objetivos, o Banco Santander implantou um sistema de workflow, visando agilizar a aprovação de crédito, melhorar e padronizar a forma do gerente de negócios interagir com seu cliente durante o processo de venda, permitir imediata consulta à imagem do dossiê de clientes e melhorar a qualidade da formalização das operações. A solução é composta por um sistema baseado no InfoImageFolder na plataforma Windows NT. Com mais de 1.500 usuários em todas as agências do Santander e nos departamentos de risco, central de ativos e análise técnica, o sistema opera em oito servidores e utiliza banco de dados Oracle. Também está integrado a um sistema de armazenamento e consulta de imagens dos documentos do dossiê do cliente, baseado em duas jukebox com 160 GB, dois escaners e servidor de fax. Entre os principais benefícios obtidos com o uso dessas tecnologias, salienta-se a agilização do processo de negociação e concessão de crédito, a redução de custos operacionais, a melhora da gestão do crédito e o grande aumento da produtividade. A fornecedora da solução foi a Unisys. Na INFOIMAGEM-99, o Banco Santander recebeu o prêmio CENADEM de Gerenciamento Eletrônico de Documentos na categoria Workflow do Ano.
Benefícios com GED e workflow
O Unibanco, São Paulo, obteve benefícios tangíveis e intangíveis na área de Administração e Formalização de Contratos (AFC) com solução de GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, e workflow. Problemas diagnosticados antes da implantação dessas tecnologias foram a manipulação de grande fluxo de documentos e a diversidade de aplicativos que eram utilizados na operação de controle de processos. O sistema gerencia documentos, imagens, informações e processos. Entre os benefícios atingidos com a implantação do sistema estão a eliminação de papel, facilidade nas consultas e a possibilidade do uso simultâneo da documentação por város usuários. Além de outras, como eliminação da dupla digitação de um documento em diversos sistemas e a facilidade de consultas às operações de crédito em andamento. Eliminar o risco de extravio e deterioração de documentos pelo excesso de manuseio e ter maior rapidez no processo de análise e formalização de uma operação de crédito também foram objetivos atingidos com a adoção do GED e workflow. A solução no Unibanco foi da CPM com o software FileNET. A solução se integra com sistemas existentes. Ela possibilita a segurança física dos documentos, a lógica das informações e o desenvolvimento tecnológico das ferramentas utilizadas pela equipe da AFC. CASE APRESENTADO NA INFOIMAGEM-2000.
Automação de processos. É o acaminho para aumentar a produtividade
O Banespa é o banco do Estado de São Paulo há mais de 90 anos. Tem 20 mil funcionários e cerca de 600 agências em todo o Brasil e uma carteira de 3 milhões de clientes. Dentro de um banco há muita circulação de documentos. A estrutura organizacional é departamentalizada, exigindo muitas interações entre as áreas para a tomada de decisões. A automação de processos objetiva agilizar o fluxo de documentos e padronizar os procedimentos. A solução é integrar, de acordo com a cultura organizacional, recursos de tecnologia como e-mail, workflow, Intranet, GED e outros. No Banespa, a automação de processos abrangeu todos os setores: agências, departamentos e empresas coligadas. A primeira fase, que iniciou-se em meados de 80, utilizava a plataforma mainframe com produtos integrados para e-mail, agenda corporativa, quadro de avisos etc. A segunda etapa, iniciada em 1995, transferiu os serviços para a Intranet e correio eletrônico. Estão automatizados os fluxos de processos administrativos, como compras e requisições, e de negócios, como operações de crédito, câmbio, tarifas e outras.
Estão disponíveis cerca de 15 mil estações em todo o banco. A quantidade aproximada de documentos diários é de 40 mil.Todos os produtos e serviços do Banespa, cerca de 200, estão automatizados. CASE APRESENTADO NA INFOIMAGEM-2000.
Automação de processos na Superintendência de Materiais com ferramenta workflow colabora para o acompanhamento de solicitações de bens ou serviços por qualquer funcionário pela Intranet
Com o objetivo de munir a Caixa Econômica Federal com um sistema que possibilite a automação de processos produtivos é que foi criado o Projeto de Automação de Processos da Superintendência de Materiais – Sumat. O projeto inclui ferramenta de workflow, e se integra aos sistemas legados e a novas aplicações. A Sumat espera, com a implantação desse projeto, obter mecanismos ágeis para que cada solicitação de bem ou serviço seja localizada, informando quais etapas do processo já foram cumpridas, quando e quem as cumpriu. Com o workflow é possível controlar o prazo e andamento de todo o processo. O sistema implantado vai gerar relatórios gerenciais efetivos para se ter uma visão abrangente do andamento e das decisões tomadas com relação às solicitações e ao volume de trabalho de cada célula envolvida. Assim, será possível identificar obstáculos e redistribuir tarefas, ajudando no planejamento e na produtividade. Com a integração de sistemas já existentes, o retrabalho será evitado, bem como haverá redução de carga de serviços. Mensalmente, o sistema trata 15 mil pagamentos; 230 contratações; 130 licitações e 4,6 mil eventos. Diariamente, existe o movimento da documentação de 280 viagens. Qualquer funcionário, utilizando a Intranet da Caixa, poderá fazer solicitações de bens ou serviços, dentro de sua alçada e acompanhar a evolução de sua solicitação.
Diferencial no atendimento ao cliente com GED, COLD e Workflow
No Unibanco, solução viabilizou a integração de diversas bases de informação, racionalizou os processos de pesquisas, análise de ocorrências e atendimento de solicitações.
Com o propósito de melhorar o atendimento, solucionando problemas de clientes e de áreas internas da empresa, o Unibanco investiu 5 milhões de dólares no projeto On Time. A empresa pretende revolucionar todo o sistema de atendimento, garantindo aos clientes a entrega de solicitações de documentos num prazo máximo de um dia.
Mas todo esse avanço só foi possível graças a reengenharia de processos e a implementação de soluções adotados pelo Unibanco. É aí que o GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, aparece. A sua aplicação foi fundamental para a melhoria dos serviços prestados pelas áreas de back office das agências.
O GED, combinado com as tecnologias de workflow, COLD e microfilme indexado, viabilizou a integração de diversas bases de informação, racionalizou os processos de pesquisas, análise de ocorrências e atendimento de solicitações. E o resultado desses serviços não poderia ser melhor: houve um significativo aumento da produtividade e redução dos custos por operação.
O Unibanco já utilizava solução de imagem no processamento das funções de back office, mas decidiu ampliar o seu uso porque pesquisas junto aos clientes indicavam a necessidade de maior agilidade no atendimento, além da tendência mundial de disponibilizar cópias de documentos aos clientes com a tecnologia de imagem.
A infra-estrutura On Time foi planejada para suportar a evolução dos processos de gestão de conteúdo de toda a empresa. Essa solução gera um valor inestimável para o atendimento personalizado do cliente, permitindo ofertas de serviços e produtos inéditos no mercado bancário brasileiro.
Com a solução, o Unibanco pretende atender todas as necessidades decorrentes do negócio bancário, garantindo qualidade, segurança e custos adequados nos serviços de processamento transporte e segurança banco.
Outras facilidades promovidas pelo banco é a utilização da Intranet e da Internet para os clientes, que podem solicitar cópias de cheques através do Internet Banking, a entrega do pedido é feita por e-mail. O sistema está disponível em 60 estações para o registro de atendimento e agentes de solução no back office.
Desde o início do projeto o Unibanco já acumula uma base de imagens de aproximadamente 120 milhões de documentos arquivados, com arquivamento médio de mais de três milhões de documentos em dias de pico. O prazo de retenção dos documentos é de 30 dias para cheques de outros bancos e de um ano para os demais documentos. Após esse prazo, as pesquisas são efetuadas em microfilme.
No COLD , são arquivados mais de 500 milhões de páginas ao ano, considerando todos os tipos de relatórios. A retenção total se dá por seis anos.
Apesar dessa nova concepção de solução afetar valores culturais já estabelecidos, as mudanças não trouxeram maiores problemas para o banco. A apresentação baseada em web facilitou o treinamento, porque muitos funcionários já tinha contato com o ambiente Internet. Além disso, foi incontestável a eficiência no atendimento e na solução de problemas.
A primeira fase de digitalização dos documentos já terminou em São Paulo. O Unibanco vai começar agora o mesmo processo no Rio de Janeiro.
Solução de automação de uma cadeia completa de processos de logística, da solicitação do cliente ao pagamento do fornecedor
Sistema de Workflow implantado para a Automação de Processos da área de Suprimentos da Caixa Econômica Federal, composta de três gerências: suprimentos, infra-estrutura e alienação. O projeto resultou no redesenho de processos com posterior implantação do GED e Workflow, da Staffware. Os usuários internos do sistema são 10 mil solicitantes de 3.702 unidades e mil usuários da área de suprimentos. Participam do fluxo também os 4 mil fornecedores (usuários externos) e outros que tenham acesso à Internet. Os principais benefícios do sistema são: facilidade de gestão e controle do processo produtivo através de relatórios e estatísticas; redução dos custos tanto operacionais como de valor final de compra; divulgação das necessidades de compra, em nível nacional, através do site corporativo utilizando o princípio de leilão reverso; transparência e auditoria nos processos de suprimento e facilidade de treinamento e disseminação, em função da automação e padronização de todos os procedimentos operacionais. A fornecedora da solução foi a Politec.
Automação do processo de Abertura de conta e Operações de ativo no Banco Mercantil
A criatividade da solução, aliada à ousadia e ao direcionamento
empreendedor do Banco Mercantil do Brasil, viabilizaram a mais inovadora solução do
mercado nacional, colocando o Banco Mercantil do Brasil como pioneiro nos
aspectos:
É o primeiro Banco a ter uma solução de Workflow e Imagem, que considera todas as etapas de tratamento e controle dos documentos de abertura de conta e operações de ativo, abrangendo desde a captação,
passando pela análise e validação, até o arquivamento, incluindo a microfilmagem
eletrônica;
Criação do conceito de Dossiê Único do Cliente, que é uma pasta eletrônica que contém todos os documentos que formalizam o relacionamento cliente-Banco;
Criação do Painel de Controle que traz informações em Real Time sobre o andamento de todo o processo.
Bradesco tem o maior Repositório Virtual de Documentos da América Latina
Guarda de 21 milhões de imagens de extrato de FGTS em modelo ASP , através
do Application Service Provider Xerox - Aspix. A implantação em modelo ASP
permitiu além de um prazo de implantação bastante reduzido, a substituição
de altos investimentos em tecnologia, incluindo hardware, software e recursos humanos especializados, por um modelo de serviço baseado em uma assinatura mensal. O acesso as imagens é feito através da Internet, em modo seguro.
É o maior repositório de documentos da América Latina.
Produtividade e agilidade garantidas com Content Management, Workflow e GED no HSBC
Manter um atendimento de nível elevado, além de garantir aumento de produtividade e agilidade, numa vasta rede de várias agências espalhadas pelo País. Esse foi o desafio do HSBC Bank Brasil no tocante às suas informações. Para vencê-lo, as tecnologias de Gerenciamento do Conteúdo, Workflow e GED se destacaram como muito apropriadas.
A motivação foi busca por agilidade, produtividade e qualidade no armazenamento. Os pré-requisitos de negócio para escolha da solução foram: solução corporativa, escalabilidade, integração com fax, indexação automática, segurança, flexibilidade, alta disponibilidade e redução do volume de papel em circulação na empresa.
O sistema está em funcionamento nos segmentos Seguradora, Câmbio, Crédito Imobiliário, Centro de Serviços e Auto-Finance.
No HSBC Brasil, todos os projetos que envolvem GED foram implantados, contemplando uma fase de piloto. Os projetos sempre passam pelas fases de testes integrados, homologação e piloto em produção. O projeto-piloto prevê um número menor de usuários/agências, com expansão (roll-out) gradativa.
O Grupo HSBC iniciou suas atividades no país em 1997, com a aquisição de ativos e passivos selecionados do Banco Bamerindus do Brasil. Com sede em Curitiba-PR, o HSBC Bank Brasil está presente em cerca de 550 municípios, atendendo a todos os Estados do país. Possui uma das maiores redes bancárias privadas do Brasil, com mais de 1.700 agências e redes de atendimento. Também compõe o grupo a HSBC Seguros nas principais cidades do país.
INFRA-ESTRUTURA
Equipamentos: escaners: Kodak, Bell&Howell e HP; Jukebox: IBM
Software para GED: IBM Content Manager for Multiplatforms v7.1 (Armazenamento dos documentos); IBM Enterprise Information Portal v7.1 (Gateway para repositório de imagens e dados).; IBM Common Store for Lotus Domino v8.2 (Front-end de comunicação do Content Manager com o Lotus Domino).
Ambiente: servidores: IBM AIX, MS Windows 2000 Advanced Server e MS Windows NT. Estações Cliente: MS Windows 98, MS Windows 2000 Profession e MS Windows XP Professional.
Estações: 500
Tipos de documentos: documentos de Sinistros de seguro automóvel (fotos, documentos do veículo e do segurado, boletim de ocorrência etc.); documentação de crédito imobiliário (contratos de financiamento, documentos pessoais do cliente, documentos do imóvel, etc.); documentos de operação de câmbio (documentos do cliente PJ, fax de operações etc.); documentação de abertura de conta-corrente (propostas e documentos do cliente) e documentação de crédito automotivo (fax, propostas, documentação do veículo e documentação do cliente).
Documentos: 19.700.000 documentos armazenados referentes aos processos citados. O volume médio diário é de cerca de 16.000 documentos.
Data da inclusão deste case: 1 de fevereiro de 2006
Banco utiliza GED e obtém múltiplos benefícios
O departamento jurídico do Banco de investimentos BBM adotou tecnologia de GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos na área jurídica. A solução entrou em operação no dia 20 de maio e, neste curto período, os dez advogados do setor já inseriram 300 documentos na estrutura, que são únicos, o que significa que a duplicidade de arquivos foi extinta, o que reduziu o espaço requerido para armazenamento.
O volume de arquivos seria muito maior sem o sistema de gestão. A área jurídica também tinha dificuldade para localizar e compartilhar documentos, com a segurança exigida. Com o sistema, além de garantir segurança, foi possível organizar os documentos e ainda prover aos usuários recursos eficientes de compartilhamento, o que resultou em aumento da produtividade.
Após a escolha da solução, que foi implementada em apenas um mês, o jurídico conseguiu alcançar seu principal objetivo, que era a organização da informação, além da disponibilidade de recursos avançados de busca e pesquisa, que têm contribuído para a produtividade da equipe.
Outro benefício inegável é o controle de versões. O departamento jurídico tem perfil de advocacia, sendo assim, os documentos que origina são petições, cartas, minutas de contrato social e com clientes, análises e avaliações de contratos, das operações que o banco faz. No processo interno, esses documentos são revisados por vários advogados. Antes da implantação do GED, a cada vista salvava-se uma versão, de forma que era necessário um procedimento de controle não-automático para identificação da posição atual do documento. Com o aplicativo, um link é enviado para o e-mail do destinatário. Esse link cai diretamente no gerenciador e, apenas quem tem a ferramenta consegue usá-lo, o que evita alterações indevidas e provê controle efetivo.
A organização dos documentos também é ouro benefício. Os recursos da solução, em especial a possibilidade de se utilizar uma estrutura de pastas em conjunto com as fichas de documentos utilizadas em sistemas de GED tradicionais, trouxeram grande facilidade tanto para armazenar como para localizar os arquivos.
A tecnologia permitiu sistematizar os arquivos e compartilhar as informações de forma imediata; já que quando se publica no GED todos têm acesso. E ainda, os advogados do BBM, passaram a contar com avançados recursos de busca, o que reduziu o tempo gasto na procura de arquivos e, assim, aumentou a produtividade. E ainda, a ferramenta de permissão de alteração ajudou a evitar que enganos extraviem contratos ou cartas importantes.
Para Lemos, o jurídico já se tornou dependente da ferramenta e a tendência é estender o uso para outras áreas, como Produtos e Comercial. A solução é o Worksite, da Interwoven, comercializado pela BCS Informática.
Data da inclusão deste case: 1 de fevereiro de 2006
Banrisul redesenha processos e agiliza seus trabalhos
O Banrisul conta com aproximadamente 8.500 funcionários, alocados em 400 agências e 300 postos de atendimento, que estão distribuídos em 74% dos municípios do estado do Rio Grande do Sul, atendendo a 96% da população gaúcha. Está presente também nos estado de: Santa Catarina, Paraná, São Paulo, Rio de Janeiro, Brasília, Bahia, Pernambuco e Ceará. Foi fundado em 1928, como um banco voltado ao segmento rural e hoje se destaca como um banco de ponta no segmento de varejo. A Unidade Financeira estava operando com limitações na comercialização de Fundos de Investimentos, ocasionando demora para a realização de atividades operacionais, com excesso de revisões e redigitações para garantir a qualidade dos produtos.
A dificuldade de lançar produtos agressivos e novas operações, gerava a perda de fatia importante do mercado de investidores.
A limitação nas opções de operações e relacionamentos com clientes implicava na insatisfação dos aplicadores, bem como não estávamos atendendo integralmente as regulamentações da CVM, gerando ônus desnecessários à instituição.
Dificuldade no gerenciamento da Carteira de Aplicadores e para as novas operações sem suporte de sistemas, cálculo de cotas e projeções para o próximo dia era efetuado em planilhas Excel , envolvendo várias pessoas, devido ao sistema de apoio ter sido desenvolvido na década de 80, sem condições de atender o atual e exigente Mercado de Capitais.
Buscar uma solução que viabilizasse o total Gerenciamento das Carteiras dos Fundos de Investimentos, dentro de padrões tecnológicos viáveis, com segurança e atendendo os requisitos regulamentares da CVM.
Adotado novo Processo de Operação e Gerenciamento de Fundos de Investimentos, de acordo com as necessidades identificadas pelo Gestor, incluindo a aquisição de sistema líder de mercado no segmento, com as devidas alterações organizacionais necessárias dentro dos padrões exigidos pela CVM.
O Banrisul, através de sua Gerência de Processos, juntamente com os funcionários da Unidade Financeira, indicados pela alta administração, passam a aplicar a Metodologia de Desenho e Redesenho de Processos em todos os Processos relacionados à Administração de Fundos de Investimentos.
Inicialmente foi identificada a forma de trabalho de como estava sendo feito a atividade, denominada de “etapa como é”, onde foram encontradas 48 rupturas ou possibilidades de melhorias.
Posteriormente executou-se a “etapa como deveria ser”, buscando-se com os executantes das atividades da área definir as metas, modelos e critérios para a devida aprovação pelos Executivos da Unidade Financeira.
Mediante as definições foi construído o novo Mapa de Processos de Fundos de Investimentos, incluindo as atividades e seus detalhamentos, conforme praticado no mercado financeiro, inclusive com a proposição de criação de uma “Asset Management” com possibilidade de Custódia Qualificada.
Tendo em vista que a maioria dos problemas identificados era de origem sistêmica, foi contratada (dentro dos padrões de empresa pública) a empresa líder de mercado, com as devidas customizações oriundas da “etapa de redesenho do processo”.
Das 48 rupturas identificadas, o redesenho eliminou 91,6% delas.
Obteve-se, como resultado final, uma nova forma de trabalho, automatizada, eliminando-se retrabalhos, definindo responsabilidades e privilegiando o trabalho técnico de planejamento e gestão de Fundos de Investimentos, facilitando as atividades de controle, back office e contabilidade.
Principais Fases do Projeto:
Fase 1 – Partida do Projeto- 28 de novembro de 2003;
Fase 2 – Análise e Redesenho dos Processos - de 18.12.2003 até 06.05.2004;
Fase 3 – Aquisição de Solução de TI - de junho até outubro de 2004;
Fase 4 – Implantação Solução TI - de outubro até dezembro de 2004 ;
Fase 5 – Início em Produção - 03 de janeiro de 2005.
Obs: O pessoal de TI integrou-se a equipe de Implantação em dezembro de 2004.
Resultados:
A nível de Impacto Estratégico, pode ser notada, já em janeiro de 2005, a inclusão de investidores que nunca operaram com o Banrisul, inclusive fora do eixo principal de atuação que é o Rio Grande do Sul.
A agilidade operacional proporcionada pelo novo sistema permitiu a criação de novos modelos de negócios. Ao cliente foi proporcionado um leque maior de opções, com o diferencial de informações de suas aplicações na Internet em tempo real, o que era reclamado pelos clientes.
Foi notada uma maior interação do cliente com o banco, visto as informações estarem disponíveis de uma forma clara e facilmente entendida pelo aplicador. O Projeto previu e realizou retorno sobre o investimento no primeiro mês após sua implantação. Aumentou a agilidade para inserção e/ou alteração de Fundos, tornando o Gestor um definidor de suas necessidades, diminuindo a dependência da área de TI.
Conclusões: A implantação da solução adotada, através da metodologia empregada, foi um marco na área de Fundos de Investimentos, pois permitiu a concorrência com Bancos atuantes no Mercado de Capitais, com a inclusão de uma marca forte como o Banrisul.
Data da inclusão deste case: 28 de junho - Esse case foi apresentado na INFOIMAGEM-2006
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