Assembléias Legislativas
Assembléia Legislativa da Bahia Governo do Paraná
Na Assembléia Legislativa da Bahia, um sistema de informações dimensionado consiste na implantação da tecnologia micrográfica aliada à imagem, configurando-se em um sistema híbrido .
A microfilmagem se efetiva para efeito de segurança e o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, GED, como suporte para o gerenciamento das informações, interagindo assim, com as vantagens de cada um dos sistemas. O sistema implantado foi configurado para microfilmagem planetária, e utilizou a microforma rolo e com indexação em blips. A recuperação é manual, mas integra-se a um sistema informatizado de gerenciamento de documentos. Esse sistema tem funções específicas de controle e acompanhamento dos documentos que são processados micrograficamente, com capacidade de registrar e localizar os endereços desses documentos no microfilme. São produzidos dois rolos de microfilme, que atenderão aos usuários e ao arquivo de segurança, conforme estabelece a legislação pertinente. As características da documentação contemplada com esta sistemática indicaram a microfilmagem como a mais adequada pelas vantagens que o microfilme apresenta: baixo custo, durabilidade, segurança e legitimação pela lei. Isso permite a substituição do documento em papel para o suporte da informação em microfilme. O modelo implantado é uma arquitetura aberta que permitirá, num segundo momento, a integração com outras tecnologias que viabilizem sua expansão. Contato: José Luiz Sales dos Santos: (71) 370.2934. CASE APRESENTADO NA INFOIMAGEM-2000
Viabilização do GED em órgãos do governo do Paraná
O GED está entrando na sua fase de maturidade. Encontram-se hoje no mercado muitos excelentes produtos o que tem viabilizado soluções com importantes benefícios e baixo custo. Apesar desse cenário promissor, é comum encontrar situações que mesmo utilizando os melhores produtos não conseguem trazer o retorno esperado. Na maioria desses casos o problema não está no produto e sim na forma de implementação. Utilizando uma abordagem adequada, é possível garantir sucesso em qualquer implementação de GED. Este case apresenta a abordagem utilizada pela CELEPAR em órgãos do Governo do Paraná o que vem reduzindo riscos e garantido sucesso na utilização de tecnologias para GED. Pesquisas tem demonstrado que soluções inicialmente direcionadas para tecnologias e produtos como um fim em sí, muitas vezes inibem o foco para gestão, o que pode trazer riscos na implementação de soluções com tecnologias da informação, em especial tecnologias para GED. Para resolver estes problemas, a CELEPAR utiliza como aspecto inovador, a implementação de soluções para GED nos órgãos do Governo do Paraná em 3 fases:
O foco da primeira fase é a Gestão Documental e tem como lema: “Organizar para Informatizar”. Deve ser executada como pré-requisito para qualquer solução de GED. Questões como racionalização de processos, diagnóstico da massa documental, temporalidade documental e política de descarte são tratadas independentemente de tecnologias e produtos para GED.
O foco da segunda fase é a definição de tecnologias para GED. Tem como base o resultado da Gestão Documental e objetiva a definição das tecnologias mais adequadas para dar resposta ás necessidades da demanda em questão.
O foco da terceira fase é a avaliação e escolha no mercado dos produtos que melhor suportam as tecnologias definidas na fase anterior. Envolve a avaliação de propostas/produtos, elaboração de projeto detalhado e contratação da solução.
A abordagem utilizada, tem trazido resultados positivos na medida que possibilita melhor organização na fase de Gestão Documental, maior segurança na definição de tecnologias para GED e maior garantia de sucesso na licitação/contratação de fornecedores/produtos
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