Utilidade Pública
ANA- Agência Nacional de Águas
Em 2001, foi contratado um serviço de consultoria para diagnosticar a situação atual da gestão documental na ANA, sendo que um dos pontos detectados foi à inexistência de um sistema informatizado capaz de atender a todas as unidades organizacionais da Agência, contemplando o controle da produção, recebimento, tramitação, expedição e arquivamento de documentos e processos.
Naquele momento, somente o Setor de Protocolo detinha o controle parcial das informações, documentos e processos, por ser o único setor minimamente estruturado para dar entrada nos documentos recebidos, tramitar e expedir documentos e processos de todas as unidades organizacionais – UORG´s. Em muitos casos, por motivo de urgência, documentos entravam e tramitavam na ANA sem qualquer controle. Os responsáveis pelos arquivos setoriais nas UORG´s mantinham cadernos de protocolos e planilhas paralelas para controlar seus próprios documentos. O controle da informação era centralizado por cada área, inexistindo uma visão global de toda a produção documental da instituição.
Em 2002, foi criado o Centro de Documentação com a missão de “Implantar a Gestão de Documentos, Arquivos e Biblioteca na ANA”. Referida missão foi cumprida com êxito, resultando na criação dos Setores de Processamento Técnico, Arquivos Setoriais, Arquivo Central e Biblioteca e aprimoramento do Setor de Protocolo Geral já existente, bem como na implantação do Sistema de Informações Documentais – PRÓTON, na realização de palestras de sensibilização e treinamentos, na assistência técnica aos Arquivos Setoriais e, finalmente, na aprovação do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim pela Comissão Permanente de Avaliação.
Somente em novembro de 2002, foi possível a solução do acompanhamento eletrônico dos documentos, motivado pela implantação do Sistema PRÓTON, adquirido em agosto de 2002, e customizado até novembro do mesmo ano. A partir desse momento, o acesso à informação deixou de ser via Setor de Protocolo. Hoje, qualquer servidor da Agência através do uso de palavra-chave, data, número etc, localiza da sua própria estação de trabalho o registro de seu interesse. Também, o usuário externo acompanha a tramitação dos documentos pela Internet. Anteriormente, isso somente era possível pessoalmente ou por telefone.
O desafio agora é otimizar a utilização dos recursos técnicos e tecnológicos pelos Arquivos Setoriais, sensibilizando e integrando, cada vez mais, a Força de Trabalho, agregando novas tecnologias de GED, e se acercando de muito empreendedorismo.
Um dos grandes colaboradores para o sucesso da gestão de documentos na ANA, é sem dúvida, o sistema de informações documentais implantado, que contempla os recursos de modelos e minutas de correspondências, digitalização de documentos, anexação de arquivos digitais, tramitação e recebimento eletrônico de documentos, relatórios de supervisão do desempenho de cada Arquivo Setorial, o rastreamento de correspondência expedida e outros.
Tamanho é o sucesso da implantação e funcionamento do Sistema, que em apenas 2 anos foram cadastrados 12.359 processos e 61.382 documentos; tramitados 476.354 documentos e processos; anexados 46.884 arquivos digitais e expedidos 8.847 documentos.
O salto de qualidade alcançado pela ANA com relação à gestão de documentos, dada não somente à excelente performance do Software, mas também, à política de gerenciamento documental, tem superado os limites internos da Instituição, alcançando reconhecimento nacional.
Para exemplificar, pode-se destacar as 15 visitas técnicas de servidores das mais variadas instituições do Brasil às instalações da ANA, bem como os convites para realização de diversas palestras e participação em seminários para divulgação do trabalho realizado.
Data da inlusão: 15 de junho de 2005
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