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Document Management para todos os documentos da Empresa Brasileira de Aeronáutica
A Embraer, Empresas Brasileira de Aeronáutica, implantou um sistema de gerenciamento de documentos (Document Management) para gerenciar todo o fluxo documental de suas publicações técnicas. Tais publicações abrangem manuais operacionais, manuais de manutenção, boletins de serviços e catálogos de peças. Cada aeronave vendida exige um complexo conjunto de manuais. Por exemplo, a aeronave BEM 145 tem 26 manuais de manutenção, totalizando cerca de 20 mil páginas. Esse sistema da Embraer gerencia todo o banco de dados de ilustrações, textos técnicos, procedimentos de traduções, homologações, fluxo de aprovações e, principalmente, as revisões. As revisões ordinárias, contratualmente, devem ser trimestrais, causando grande impacto entre esses processos. São 4.900 manuais compostos por 70 mil arquivos no formato txt, Word e FrameWork, além de 20 mil imagens nos formatos MicroStation, TIFF, EPS e CGM. Cem usuários, criadores, ilustradores, revisores e tradutores, utilizam o software de GED Documentum. A Embraer investiu nesse sistema pelo aumento de produtividade obtido com a otimização dos recursos humanos envolvidos nas revisões, a segurança no controle das revisões publicadas, a redução de custos e a redução de multas contratuais por entregas fora do prazo. A fornecedora dessa solução foi a Xerox. Na INFOIMAGEM- 99, a Embraer recebeu o prêmio Melhor Aplicação do Ano em Gerenciamento Eletrônico de Documentos, na categoria Document Management.
Produto: Documentum
Nome do Fornecedor: Xérox
Gerdoc. Sistema gerenciador de documentos na Infraero - Sistema desenvolvido in house para atender necessidades específicas
A Infraero desenvolveu de um software para atender as necessidades de documentação, seguindo normas e padrões com necessidades e estruturas definidas. É o Gerdoc, sistema gerenciador de documentação implantado em 67 aeroportos, além da sede, em Brasília.
Ele trata uma massa documental de 6 milhões de documentos com acréscimo anual de 200 mil documentos, que geram 1 milhão de páginas. A opção de produzir um sistema in house foi pela necessidade de uma informatização diferenciada, que levasse em conta as características da empresa.
Em 1996 foi realizado um estudo do projeto e avaliação, dos quais constou um levantamento das necessidades na empresa; elaboração do projeto lógico; pesquisa de ferramentas no mercado de GED para atender as necessidades da empresa. Foi realizado também um levantamento de custos em hardware, software, treinamento e implantação, bem como foram avaliados os softwares existentes no mercado. Chegou-se à conclusão de que os custos do projeto se tornaram inviáveis para a empresa. Não havia como assegurar o sucesso da implantação do projeto, pois as ferramentas avaliadas estavam em projeto-piloto. Além disso, a cultura de informatização era recente na empresa.
Os empregados envolvidos viam o processo de democratização da informação com bastante receio. Como solucionar a questão?
Optou-se por desenvolver um gerenciador de documentos e basaseando-se nas ferramentas avaliadas, a Infraero criou um software para cadastramento, indexação e localização dos documentos recebidos e expedidos. Foi utilizada a norma interna de controle de documentos e elegeu-se o Aeroporto Internacional de São Paulo como projeto-piloto, visto que lá se concentra o maior volume de documentos e situações. Depois da aprovação do projeto pela área responsável, foi definido um cronograma de implantação em nível de Brasil.
Contato: edson_boldezan.cnsp@infraero.gov/br
Gol usa GED e Workflow em todos os seus processos
Uma empresa que começou com seis aeronaves e hoje opera com 36 aviões Boeing 737 também decola de modo inteligente no uso das tecnologias da informação.
A Gol Linhas Aéreas Inteligentes S.A. é controladora da Gol Transportes Aéreos S.A., empresa brasileira regular a operar no conceito baixo custo e baixa tarifa. Iniciou as operações em 15 de janeiro de 2001, com o objetivo de proporcionar vôos com preços acessíveis para uma maior parcela da população brasileira. Com uma estrutura de custos enxuta, baseada em três pilares que privilegiam a alta tecnologia, padronização da frota e motivação da equipe, a Gol consegue oferecer preços mais baratos que as empresas tradicionais.
Para dar continuidade a essa filosofia, faz uso do GED e Workflow – soluções GoldenDoc e Goldentrack, além de banco de dados lightbase , implementação e suporte da KT Sistemas – para tratar a documentação que circula na empresa, assegurando assim a possibilidade de disponibilizar documentos para empresa inteira, nas bases espalhadas por todo o Brasil e também em Buenos Aires.
A facilidade em encontrar e disponibilizar informação, gerenciar o capital intelectual da empresa, disseminar e preservar a memória da empresa, controlar a temporalidade e localização dos documentos físicos, e - com o sistema de workflow - preservar e padronizar toda correspondência recebida e emitida pela empresas motivaram a Gol para o uso das tecnologias, que foram implantadas em todos os setores e para todos os colaboradores.
Segundo informações da assessoria de imprensa da Gol, a implantação inicial se deu apenas em termo de software. Como não foi suficiente, posteriormente a consultoria “Novo Prisma” foi contratada para reestruturar o GED. Nesta reestruturação, todas as áreas foram envolvidas, indicando um foco point , as necessidades foram avaliadas e o sistema foi refeito com base nisso. Foi implantado o sistema de workflow e criada a memória Gol. Após finalização deste projeto de reestruturação, foi dado treinamento à empresa, como um todo, e atualmente o Centro de Documentação e Memória, junto com os foco point dos setores, é responsável pela manutenção do sistema. Com o rápido crescimento da Companhia, o Centro de Documentação também é o responsável em dar suporte aos usuários, além de atender novas demandas em termo de produção documental da Gol.
Estão envolvidos documentos administrativos, técnicos, operacionais, documentos históricos, correspondência, contratos, normas, dossiês, certificados e alvarás, entre outros . São aproximadamente 50 mil documentos, acessados via web.
Os documentos que não nascem eletrônicos, são digitalizados na própria empresa, que possui escaners Cannon e Fujitsu. Dentre os benefícios estão a gestão e preservação das informações e história da empresa e a rapidez na localização e consulta das informações.
Data da inclusão deste case: 1 de fevereiro de 2006
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