Advocacia
Machado, Meyer, Sendacz e Opice
Cleverson Marinho
Da biblioteca real para a virtual
Stuber Advogados
Migrando informações jurídicas para banco de dados
O Centro de Documentação e Informação da Machado, Meyer, Sendacz e Opice Advogados, São Paulo, tem um acervo de 90 mil registros, sendo 8 mil livros, 80 coleções de periódicos e 200 pastas de hemeroteca. Todas essas informações eram gerenciadas pelo software MicroIsis. O sistema foi totalmente transferido para a plataforma Oracle, em um processo complexo de importação de dados e rotinas paralelas de atualização de banco de dados na fase de transição. Hoje, o sistema está integrado numa rede, permitindo a entrada estruturada de dados em Oracle. Isso propicia ao usuário uma pesquisa amigável em Folio Views , com possibilidade de recuperação integral de textos, imagens e OCR. A equipe do Centro de Documentação tem um ganho de tempo com procedimentos mais nobres, compartilhando com o usuário a função de pesquisa e busca da informação na base de dados da empresa. CASE APRESENTADO NA INFOIMAGEM-2000.
Contato: renaland@mmso.com.br
Escritório de Advocacia torna-se ágil e obtém melhor controle de petições e processos com GED integrado a workflow .
O escritório da Cleverson Marinho Teixeira Advogados Associados, em Curitiba, utiliza GED com workflow integrado na documentação jurídica.
A aplicação possibilitou a organização de grandes volumes de documentos e a localização imediata das informações e históricos. Esse sistema foi a solução ideal para o controle de prazos dos andamentos jurídicos.
As etapas para se chegar à implantação, estudou-se a caracterização do escritório jurídico, identificando os problemas com os documentos. Também foi avaliada a ferramenta de GED integrada ao workflow, com seus conceitos chave e estudo dos benefícios.
Trata-se de um escritório de advocacia empresarial com nove advogados, 3,5 mil processos, sendo 2,4 mil deles em andamento. É utilizado editor word para a elaboração das petições.
Havia dificuldade em se gerenciar grandes volumes de documentos, sendo que seu controle era manual. Perdiam-se prazos e havia desorganização, dificultando a localização de documentos e processos. As petições em elaboração eram guardadas em diversos lugares. A manipulação das pastas de processos causava rasuras. Era difícil a elaboração de processos em equipe e perdiam-se documentos importantes.
A solução adotada foi o GlobalDoc, da Polo de Software, que possibilita o gerenciamento de diversos tipos de documentos do escritório, formando pastas virtuais de processos.
A documentação fica centralizada, gerando organização. O GED assegura o reaproveitamento do acervo jurídico, segurança, aumenta a eficiência e a qualidade do serviço do advogado, permitindo organizar e preservar a informação disponível, facilitando o acesso, revisão e estruturação de novas petições, relatórios e outros documentos.
Da Biblioteca Virtual para a Biblioteca Real
1) Introdução
A Internet é uma realidade presente para todos nós atualmente. Isto porque a extensão e a facilidade do seu alcance abre um leque de possibilidades para ser usada no momento de construir uma aplicação de GED, trazendo para esta tecnologia vantagens na consulta e no gerenciamento de uma base de documentos, sendo remotamente ou não.
A Internet, juntamente com os conceitos de GED, pode prover a usuários de uma biblioteca de periódicos de um grande escritório de advocacia, a Vieira, Rezende, Barbosa e Guereiro - VRBG, facilidades de pesquisa, agilidade, segurança e ganho de tempo em suas consultas.
2) Metodologia Empregada
É importante ter uma sistemática definida na implementação de um trabalho, pois este pode ser aproveitado para outras aplicações semelhantes, reduzindo seu tempo de preparação em função de uma organização pré-definida. Assim, os métodos empregados para um cliente podem ser, de forma prática, ajustáveis às suas necessidades e expansíveis, segundo o nível de uso do sistema.
Antes de expor como foi a implementação dessa aplicação de GED, faz-se necessário conhecermos alguns conceitos e formas de trabalho que utilizamos em nossos sistemas.
2.1) Exportação
Após a digitalização do documento, faz-se sua indexação através de um software indexador. Essa indexação irá associar o documento a valores que o representarão e o tornarão buscável no sistema de consulta: estes valores associados formam o registro do documento. Ainda para esse registro, dispomos de um campo para acrescentar o seu conteúdo em formato de texto (txt, rtf, doc), resultante do reconhecimento de caracteres durante a sua passagem para o formato digital. Este último passo é importante para a realização da pesquisa pelo conteúdo.
Daí, através do software indexador, nós fazemos o envio da imagem do documento com seus valores para a máquina onde se encontra a base de consulta do sistema, um servidor de Internet/Intranet, usando como intermediária uma área de importação, cuja definição veremos no item 2.2. Este envio de registros é chamado de exportação e assegura que todos os arquivos gerados nesse processo que compõem o registro sejam enviados e recebidos pelo sistema no servidor e lá sejam tratados para inclusão na base de consulta.
Há duas formas de realizar esta operação: via rede local, ou seja, o servidor se encontra na mesma rede interna (Intranet) que a máquina que está realizando a indexação, ou via ftp, quando se realiza a exportação remotamente, isto é, o servidor de documentos pode estar em outro local, podendo ser qualquer parte do mundo, já que a transmissão é feita usando a Internet. Este último caso facilita bastante e torna segura a terceirização do processo de digitalização e indexação.
2.2) Importação
A exportação é feita para uma área pré-definida no software de gerenciamento dos documentos, que se encontra no servidor. Através de um serviço em permanente execução, dentro de um período que pode ser programado de acordo com a freqüência de exportação, ele faz uma varredura nessas áreas, que na verdade são diretórios, para, caso existam novos documentos exportados, ele os importe para a base. Resumindo: importação é a inclusão dos documentos na base pelo software GED que está instalado no servidor.
As razões para a não inclusão dos documentos já indexados diretamente na base pelo próprio exportador são diversas. A principal delas é permitir que, através de configurações do software GED no servidor, ele possa executar algumas tarefas durante essa importação para a base. Dentre elas podemos citar a marcação no registro dos documentos da data de importação para a base ou de um status padrão (inativo, público, etc) e a execução da importação somente se os registros respeitarem algum critério de valores.
Outra razão que vale citarmos é que podemos ter também múltiplos pontos de exportação. Com isso, várias máquinas com o software indexador, de lugares distintos, podem efetuar a exportação simultaneamente, bastando para isso exportarem cada um para uma área de importação diferente.
2.4) Lista de valores pré-definida
É um conjunto de valores que podem ser definidos no software de indexação para agilizar a catalogação de um novo periódico, reduzindo a necessidade de digitar novamente valores que já foram anteriormente digitados ou que são constantes como os meses do ano, dias da semana, nomes de setores de uma empresa, autor, título de publicação, etc.
Essas listas podem ser construídas dentro do indexador ou adquiridas de uma base de dados, sendo necessário apenas indicar nome, tabela e coluna onde estão os valores para serem utilizados pelo usuário, depois de definido a que campo de registro pertence a lista de valores escolhida.
No momento da indexação, quando chegar o momento de escrever um valor para um campo que possui uma lista de valores pré-definida, ela será exibida e assim o usuário apenas seleciona o valor desejado através do cursor ou do mouse, não precisando digitá-lo.
Para cada campo podemos definir uma lista e estas podem ter uma dependência entre si. De acordo com o valor escolhido no campo A, o campo B pode ter um conjunto menor de valores que são os que se relacionam diretamente com o valor indicado para o campo A. Por exemplo, o campo A possui a lista de nomes de setores de uma empresa e o campo B, os nomes de funcionários da empresa. Para facilitar a seleção para o campo B, ao selecionar o setor 1 do campo A, no campo B será apenas exibida a lista de funcionários da empresa pertencentes ao setor 1 e não toda a lista de funcionários.
2.5) Construção da interface de consulta para o usuário
A interface de consulta da base para o usuário final é composta essencialmente de páginas web. Nelas, nós disponibilizamos os campos que permitirão a busca e a posterior visualização do resultado da pesquisa, que também pode ser configurável segundo o que o próprio usuário pode definir no momento da busca.
Hoje em dia, há muitos softwares de construção de páginas web, no entanto, a maioria exige conhecimentos de programação html e de scripts. Há até alguns que seguem a linha WYSWYG (What You See is What You Get - o que você vê é o que você tem).
Porém, em nossa aplicação GED, dispomos de recursos próprios para montar a página, também visualmente, selecionando objetos (no caso, os campos de busca) e estabelecendo funções para eles e dispondo-os da forma e na posição que desejarmos, de acordo com o layout que for desenhado, sem para isso nos preocuparmos com a programação html ou javascript: ele próprio constrói as páginas da melhor forma que atenda às requisições do software de GED para responder às consultas.
2.6) Pesquisa por conteúdo
É a pesquisa pelo texto contido no documento. Isto é possível quando, ao digitalizar o documento, é feito o reconhecimento de caracteres e deste é gerado um arquivo em um formato doc, txt ou rtf. No momento da indexação, este arquivo, de no máximo 2Gb de tamanho, pode ser incorporado ao registro do documento e à sua imagem,compondo a unidade do documento no sistema.
Por ser uma pesquisa textual, ela é muito poderosa, mas ao mesmo tempo necessita, para sua eficiência, da possibilidade de pesquisar poruma palavra inteira sem que ela faça parte de outra. Por exemplo: pesquisar por “contra” e retornar ocorrências de “contrato” pode não ser o que o usuário deseja. Há também o uso de conectivos E e OU e a opção de procurar por uma expressão ou frase. O refinamento através destas possibilidades ajuda a encontrar a informação desejada.
2.7) Histórico e geração de gráficos
Cada operação de consulta é registrada em uma base de dados. São registradas informações como dia e hora da realização da pesquisa, quais foram os campos pesquisados e os valores utilizados, o usuário que fez a consulta (para o caso da utilização de login e senha), a partir de que página, que estilo de resultado foi usado e para qual tópico a consulta foi feita.
A principal funcionalidade deste controle é extrair dados estatísticos e deles, após análise, extrair gráficos de amostra através de uma aplicação relacionada ao sistema GED do servidor, e estabelecer quaisquer conclusões que sejam desejadas.
3) Estudo de Caso: GED aplicado a periódicos de uma biblioteca
3.1) Objetivo
Havia a necessidade de diminuir o tempo que os advogados gastavam na procura de informações no acervo, que era feita manualmente. Quando algum advogado necessitava fazer uma consulta sobre um determinado assunto em que ele estava trabalhando, se dirigia à biblioteca da empresa, selecionava alguns periódicos em que ele julgava conter a informação que ele desejava e passava vários minutos lendo sumários para, muitas vezes, não obter sucesso, reduzindo o tempo de sua produtividade.
E, por serem periódicos, há um fator complicador na pesquisa: uma revista sobre direito ambiental, por exemplo, pode abordar o assunto que o usuário deseja somente em uma de suas edições e se a biblioteca dispuser de muitas edições de decorrer de anos, a busca pode ser bastante custosa e demorada.
O objetivo foi permitir que os usuários, antes de se deslocarem para a biblioteca real na VRBG, já efetuassem a pesquisa do local onde estavam, através da Intranet, numa espécie de biblioteca virtual e, encontrando o que desejavam, fossem até a biblioteca somente para solicitar os periódicos encontrados na pesquisa na página que continham aquele assunto desejado.
3.2) Implementação
A primeira etapa é a organização da digitalização e da indexação. O ideal seria ter todas as páginas de todos os periódicos disponíveis para consulta textual, porém, em função do custo altíssimo, optou-se por digitalizar apenas o sumário (que funciona como índice) de cada um, já que eles eram completos o suficiente para não reduzir a eficiência da pesquisa textual. Estas digitalizações foram feitas no formato tiff por se tratarem somente de páginas de textos simples, e a partir delas é que foram gerados arquivos doc para possibilitar a pesquisa textual.
Para facilitar o usuário a identificar o periódico quando se dirigisse à biblioteca real, acrescentou-se a digitalização das capas dos periódicos, em jpg. Assim , o sistema, na hora de exibir os resultados de uma pesquisa, poderá exibí-las em forma de miniaturas. E, além disso, ao selecionar um periódico para visualização de seus detalhes, será exibida sua capa juntamente com a imagem das páginas do sumário.
A digitalização ainda é terceirizada em função do volume de novos periódicos que chegam mensalmente, mas existe a pretensão da própria VRBG realizar esta operaçãoA empresa digitalizadora optou por enviar CDs com toda a indexação gerada pelo software indexador, e lá todo o seu conteúdo é copiado para a área de importação configurada no sistema GED do servidor. Apesar de não ser uma das opções fornecidas pelo sistema, não há qualquer problema neste procedimento que até traz uma vantagem: o acervo da biblioteca virtual já dispõe de um backup em caso de pane no servidor.
Os campos estabelecidos para a indexação dos periódicos foram: título, data, volume, número e periodicidade. No momento da indexação de cada periódico, foi efetuada a integração do arquivo texto, resultado de OCR, ao registro do periódico.
A lista de valores construída foi a de meses do ano para facilitar na hora da digitação do período que correspondia ao periódico a ser indexado. Também foi montada uma lista de valores para os títulos dos periódicos, já que havia muitas ocorrências de repetição neste campo e muitos desses eram bastante extensos. E ela era adicionada dinamicamente: caso um novo título de periódico chegasse ao acervo, este era adicionado na lista de valores correspondente ao título.
A construção da página se baseou essencialmente na pesquisa pelo conteúdo, que é o tipo de pesquisa mais usado pelos usuários, por isso não poderiam deixar de haver todas as opções possíveis, citadas no item 2.6. Além disso, foram disponibilizadas as opções de ordenação por data, título e autor e a escolha do estilo de exibição de resultado no formato tabela, lista e miniaturas, em que, juntamente com os registros de indexação encontrados, aparece a imagem da capa dos periódicos.
Recentemente, foi solicitada uma forma de visualizar no sumário a palavra pesquisada grifada em negrito. Com este objetivo, adicionamos esta visualização do conteúdo textual do periódico. Nele, pode ser vista a palavra grifada, facilitando assim a leitura do sumário pelo usuário da biblioteca e a cópia de trechos de texto desejado.
Outra funcionalidade colocada à disposição do bibliotecário responsável é poder fazer alterações, mediante apresentação de login e senha, no que já está na base, apagando ou modificando registros, de maneira prática: também via uma página na Intranet.
3.4) Funcionamento básico
O usuário, da sua mesa de trabalho, acessa a página através de um endereço da Intranet da empresa e nela dispõe das opções de pesquisa e dos campos para efetuar a busca. Após tê-los preenchido, clica no botão ok e uma nova janela se abre com o resultado no formato (miniatura, tabela ou lista) e na ordenação que a pessoa escolheu. Nessa mesma janela, o usuário dispõe de um link para visualizar, em outra janela, mais informações do periódico, sua capa e sumário em forma de imagem e outro link para visualizar o conteúdo do sumário, em forma de texto, com a palavra pesquisada grifada.
3.5) Vantagens
A principal vantagem adquirida é a redução do tempo de permanência na biblioteca, a agilidade e a rapidez na consulta, que eram os objetivos propostos. Porém, outros benefícios foram trazidos paralelamente, como o controle de quais são os periódicos mais requisitados e que assuntos são mais procurados em um dado período, sendo estas adquiridas através de visualizações feitas na tabela Histórico.
Podemos citar também um incremento no uso do acervo da biblioteca em função das novas facilidades implementadas e da forma de disponibilização da biblioteca virtual (Intranet), fatores esses que acabam por valorizar o acervo. Ainda sob este aspecto, há um menor manuseio dos periódicos, proporcionando uma melhor conservação deles.
3.6) Possibilidades de expansão e incremento do sistema
A forma como o sistema foi implementado ainda permite outras possibilidades que atualmente não são usadas, porém podem ser habilitadas sem maiores alterações no sistema GED do servidor, além de pequenas configurações já previstas.
Por exemplo, a biblioteca virtual da VRBG pode estar disponível na Internet para que escritórios de lugares distintos, como por exemplo em São Paulo , possam também consultar o acervo do Rio de Janeiro. Pode-se também, caso cada escritório tenha sua própria biblioteca real, unificar todas em uma única biblioteca virtual. No momento da indexação e da exibição, será especificado o local onde se encontra tal periódico pesquisado.
É claro que pelo fato de estar disponível na Internet, faz-se necessário maiores restrições de acesso, exigindo a segurança que o sistema possui, mas atualmente não é necessário ser utilizada já que esta base se encontra somente na Intranet do escritório, no Rio de Janeiro.
O bibliotecário pode ter uma melhor visão das necessidades dos usuários, através de visualizações dos dados contidos na tabela histórico. Assim, ele pode decidir pela aquisição de mais exemplares de um periódico muito procurado ou suspender a compra de periódicos que não têm sido proveitosos para os usuários.
4) Conclusão
Como podemos ver, com os conceitos de GED que foram aplicados juntamente com as facilidades que a Internet nos proporciona, foi possível construir uma poderosa biblioteca virtual de consulta para os advogados da VRBG, otimizando suas horas de pesquisa por leis, decretos e outros assuntos diversos.
Além disso, a forma como o sistema foi implementado, permite ainda a utilização de outros recursos que estão disponíveis, mas não habilitados, ficando a cargo do utilizador determinar exatamente a sua necessidade para então os recursos serem configurados.
Carlos Marcelo
Analistas de Sistemas
Lab245
Av Rio Branco 123, 1612/1613, Rio de Janeiro, Brasil
Centro de documentação usa GED para os processos
Os documentos são o produto do trabalho dos advogados na Stuber Advogados Associados, um escritório jurídico fundado em 1992 que atua na área de direito empresarial, especialmente fusões e aquisições, planejamento fiscal, contenciosos trabalhista e tributário. Entre advogados e estagiários, tem uma equipe de 30 profissionais.
Além de representarem o produto, os documentos também são matéria-prima do trabalho jurídico. Nesse caso, advogados podem usar documentos, desde que os casos sejam semelhantes, como modelos em outros processos. Portanto, é muito importante que tudo esteja organizado de modo centralizado a fim de agilizar a busca e recuperação de documentos.
Para que isso seja possível, o Stuber tem seu centro de documentação é utiliza o GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Vários fatores motivaram a criação do Centro: a necessidade de preservar a produção intelectual do escritório, no seu todo, ou seja, desde a primeira versão do documento até a última; a possibilidade de compartilhar documentos entre os membros da mesma equipe; evitar o retrabalho, à medida em que um arquivo pode ser recuperado facilmente e reaproveitado em outra situação; a certeza de recuperar um documento, mesmo que o seu autor não esteja no escritório.
A utilização do GED traz como vantagens segurança e preservação da produção intelectual do escritório, possibilidade de visualização e controle do que é produzido.
O sistema de GED utilizado no Stuber foi implantado pela Destaque Informática e o software é o McFile. Roda em ambiente Windows e opera com banco de dados Oracle. O investimento foi de R$ 200 mil. Cinqüenta usuários acessam o sistema, que atende, além dos advogados, a biblioteca, arquivo e administração do escritório. Aproximadamente, são 13.765 documentos produzidos tanto pelos advogados quanto pela área administrativa do escritório. Além disso, o sistema gerencia as informações do acervo da biblioteca ( 1,8 mil livros e cinco coleções de periódicos indexadas) e o arquivo físico de pastas de clientes, cerca de 7 mil.
O acesso ao sistema, com controle por tipo de documento ou usuário, é previamente definido de acordo com as necessidades da equipe. O acesso remoto também foi contemplado.
Entre os benefícios, estão a otimização no tempo de resposta ao cliente e a redução de cópias impressas do mesmo documento. A rapidez de acesso ao documento e à informação, proporcionada pelo GED, refletem na rapidez de resposta ao cliente, que, conseqüentemente, se traduz em um diferencial perante a concorrência.
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