Administradora de Consórcios
Bancorbras
Gestão de documentos na Bancorbras - O desenvolvimento de um projeto de Gestão Documental com Workflow e GED
A Bancorbrás Empreendimentos e Participações (BEP) surgiu no dia 13 de julho de 1983, fruto da união de funcionários do Banco do Brasil e Banco Central, que se reuniram na forma de cooperativa na tentativa de suprir uma carência do mercado na oferta de bons e novos serviços nas áreas de turismo, seguro e consórcio.
Hoje, 21 anos depois, o grupo se tornou uma sociedade anônima e conta com mais 05 empresas (Companhia Bancorbrás de Administração de Negócios CBAN, Bancorbrás Administradora de Consórcios BAC, Bancorbrás Corretora de Seguros BCS, Bancorbrás Viagens e Turismo Bancortur e Clube Bancorbrás Hotéis Lazer e Turismo CBTur), passando a atender todo o mercado nacional e não somente aos funcionários daquelas duas instituições.
Durante todo este tempo a CBAN, empresa que administra e controla as demais empresas do grupo, além de executar as diretrizes fixadas pela BEP, teve um grande desafio: sustentar os demais ramos da empresa, tarefa árdua e complicada, frente às características únicas de cada negócio. Para resgatar as informações necessárias ao adequado funcionamento das atividades das empresas do grupo foi preciso estabelecer condições seguras e eficientes de arquivamento e recuperação dos documentos.
Definiu-se então a necessidade de se implantar um programa de gestão documental, necessário para racionalizar e tratar adequadamente os documentos acumulados pelas empresas durante todos estes anos, sendo 800 m lineares só no arquivo permanente. As informações contidas nesses documentos são instrumentos estratégicos para a CBAN, pois fornecem dados para o planejamento, tomada de decisões, acompanhamento, controle e visibilidade das atividades de todas as empresas do grupo.
Este programa de gestão documental visou:
1. Estabelecer o planejamento, acompanhamento e controle de políticas de arquivo, voltadas para o acervo documental do Grupo Bancorbrás;
2. Propor formas de armazenamento e acondicionamento dos documentos adequadamente, recuperação rápida da informação e localização física do documento;
3. Criar um Código de Classificação de documentos e uma Tabela de Temporalidade para os documentos das atividades fim e meio;
4. Desenvolvimento de aplicações GED nas empresas do grupo, para gestão e recuperação de informações contidas nos documentos;
5. Desenvolvimentos de aplicações de Workflow em processos críticos das empresas, a serem selecionados de acordo com o grau de impacto
no negócio;
O Caso da Bancorbrás Administradora de Consórcios
Em 1986, a Bancorbrás Administradora de Consórcios - BAC entra no mercado com o objetivo social de explorar o ramo de administração de consórcio, trabalhando com a venda e administração de grupos de consórcio de imóveis e veículos. Hoje ela conta com aproximadamente 18.000 cotas ativas, além de ter adquirido recentemente duas carteiras de clientes de outras administradoras, totalizando, entre ativos e encerrados, 68.000 cotas. Além disto, existem nos arquivos as pastas dos representantes de vendas, com as notas fiscais e informações de pagamentos dos representantes. Este volume gera em seus arquivos a quantidade aproximada de 200 m lineares de papel, fora a documentação contábil e de pessoal, que é de responsabilidade da CBAN.
Em janeiro de 2002, o Banco Central publicou a circular 3.078, determinando às administradoras de consórcio implantação de controles internos voltados para as atividades por elas desenvolvidas, seus sistemas de informações financeiras, operacionais e gerenciais e o cumprimento das normas legais e regulamentares a elas aplicáveis.. Isto casou com o direcionamento da CBAN de gerir de uma forma mais eficiente as informações pertinentes a cada empresa do grupo.
Devido a isto, a BAC foi a primeira empresa do grupo a implantar a gestão documental por completo. Profissionais de arquivologia levantaram a tipologia documental e propuseram um código de classificação e uma tabela de temporalidade. Foi feita a higienização dos documentos com a retirada de grampos, clips, adesivos e de documentos duplicados ou irrelevantes ao processo, como relatórios emitidos pelo próprio sistema de consórcio, que poderiam ser consultados on-line a qualquer tempo.
A forma de guarda dos documentos também foi padronizada, uma vez que as empresas adquiridas não arquivavam seus documentos da mesma forma da BAC. Novos modelos de pastas e armários também foram propostos, visando uma modernização e a facilidade de recuperação dos documentos.
O consórcio é um negócio movido à credibilidade e por isto a exatidão das informações passadas ao cliente final é crucial para o sucesso neste mercado. A qualidade da informação torna-se mais crítica para a BAC quando existem auditorias, processos na justiça ou no PROCON, pois todas as informações existentes do cliente precisam ser levantadas.
Somado à gestão documental, implementou-se uma solução de GED no ambiente da intranet e integrada ao software de administração de consórcios composta pelos softwares da Lab245. Com o GED, os documentos mais solicitados ao arquivo pelas áreas da BAC foram digitalizados e indexados, proporcionando uma recuperação infinitamente mais ágil dos documentos, aumentando assim a produtividade dos atendentes e um melhor atendimento ao cliente final, com uma evidente redução do tempo-resposta, uma vez que não é mais necessário solicitar ao arquivo permanente as informações.
Vantagens obtidas:
Maior velocidade e precisão na localização de documentos;
Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos;
Grande redução de utilização de espaço físico;
Menor risco de extravio ou falsificação de documentos;
Maior agilidade nas transações entre empresas do grupo;
Melhor atendimento aos clientes;
Diminuição do re-trabalho;
Redução do número de cópias;
Atendimento aos requerimentos legais de arquivamento de documentos seguindo a legislação vigente.
Ambiente da Solução:
Plataforma: Windows 2003
Banco de Dados para índices: SQL Server
Plataforma GED: Folder245ServerSuite Lab245
Linguagem de desenvolvimento de páginas de consulta: HTML/ASP/Javascript
Data da inclusão deste case: 3 de setembro de 2004
Contato:
Fornecedor: ywstter@igsolutions.com.br
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